采购部制度及工作流程003.doc

华东区采购部规章制度与工作流程规章制度与工作流程一、目的：加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和企业的经济效益。二、范围：本制度适用于公司所有物品（原材料、包材辅料、五金电器设备、固定资产与设备、办公用品、劳保用品、食堂用品等）或劳务（技术、服务等）的采购。三、采购部人员架构与岗位职责：（一）、采购部人员架构采购部设采购经理1名，采购主管2名，采购员4名，内勤1名。目前公司主要有7大类物资的采购，根据采购部实际人员的配备，采购经理、采购主管、采购员兼任部分类别的物资采购工作。 采购部经理采购部主管采购部主管采购部内勤采购员食堂类采购员办公用品类采购员五金机电钢材类采购员港务工具设备类采购员辅料类采购员包材类 （二）、岗位职责 1、采购部经理 建立和健全本部门规章制度、各项工作的工作流程，给本部门所有员工确定工作职责、工作标准，落实公司和本部门各项规章制度与流程。 全面负责华东区采购工作。对采购商品的价格、质量、到货周期等进行监督、把关，对采购订单、合同进行审核。 供应商的开发与管理。按照请购部门采购订单中对质量的要求进行筛选供应商并建立供应商档案。根据送货与时率、售后服务质量、价格对比相结合建立供应商评估体系。 付款的监督与执行。按照OA流程、财务制度认真填写付款审批单。 加强内部团队建设。保证部门与部门之间的友好关系，建立部门之间日常沟通反馈制度。 强化部门的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失控制责任事 故发生率为零，确保整个团队无任何经济问题。严格按照公司制度，与时高效地执行领导交办的其他工作。2、采购部主管协助采购部经理做好采购部的日常管理工作，完善本部门的规章制度、工作流程与标准。了解和掌握公司各部门物资需求与消耗情况，熟悉各类物资的供应渠道和市场变化情况。熟悉掌握各类物资的型号规格、性能参数与用途。做好供应商的管理与筛选工作。指导并督促下属展开业务，不断提高其业务技能，确保公司的正常运作。做好与相关部门的协调与配合工作。做好本职范围内的物资采购工作。3、采购员根据采购部管理制度、采购部物资到货制度、华东区合同管理制度等公司管理制度，对请购物资进行仔细核对，确保采购物资的准确无误。询价时要做到货比三家，“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”。严格按照公司关于合同审核的最新规定进行采购订单/合同的编制与审核。确保采购物资按要求到货，以保障正常的生产秩序。为提高公司的竞争力，降低生产成本，努力做好采购物资的成本控制工作。对包材的品质进行监控。做好到货物资的检验单、入库单等单据的收集整理，按要求做好账目的核对。为确保公司产品品质与生产的稳定，与时剔除不合格供应商，引进合格供应商。强化个人的安全意识，无任何安全隐患，无钱款丢失，个人无任何经济问题。与时高效地完成领导交办的其它工作。4、内勤按照公司OA流程、财务制度认真做好华东区报销付款工作。做到认真、仔细、全面、准确。做好供应商档案的整理与归档，建立和完善供应商更新制度。做好订单、合同的整理归档工作。做好本部门人员的出勤考核工作。认真负责地履行部门安全员的职责。四、采购原则：（一）、严格执行询价议价程序“同等质量选价格低的，同等价格选质量好的”物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格后，由采购部直属领导签字确认，如金额超过1万元则需靖江区主管领导审批（临时性紧急购买的物品除外，但需向相关领导汇报，事后需补办相关手续）。采购部应将采购物品的名称、规格、单价都录入到ERP系统中，每次采购以此作为参考。如果价格变动与上一次相比超过20%，则要在OA上发布采购价格评定表由采购部，涉与使用生产物料的部门领导，成本会计和财务主管或经理共同评议（办公用品、劳保用品采购除外）。（二）、一致性原则采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，与时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。（三）、廉洁制度所有采购人员必须做到：1、不以任何形式、任何理由向供应商收受或索取个人佣金、回扣、礼金礼券、贵重物品等。2、不以虚假票据、虚假合同套取个人费用或从事与业务无关的活动；不弄虚作假损害或侵占公司利益。3、不指使或授意下级人员同意验收或接收质量不合格、不符合合同约定的材料、工程等。4、不违反合同约定擅自变更或决定产品的定价、标准与指定的材料。5、不泄露应当保密的与招标活动有关的情况和资料；不将制作的标书与相关资料，提供给投标方，获取好处。6、不利用公司的商业秘密、知识产权、业务渠道与其它资源为本人或者他人从事牟利活动。7、不从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。（四）、道德准则1、“爱岗敬业”。“爱岗敬业”是采购员做好任何一项工作的出发点，也是采购员首先应当具备的最基本的“职业道德”。采购员只有热爱本职岗位工作，并在本职岗位上尽心尽力、尽职尽责，才能全身投入采购工作。同时，采购从业人员要认真钻研采购业务，才能干好本职工作。    2、“诚实守信”。“诚实守信”是采购员做好采购工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本准则。采购员只有具备了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，严格遵守和兑现自己作出的承诺。才能在具体的采购工作中，严格地履行好自己的权利和义务。 3、“廉洁自律”。采购员自我约束、自我规范、自我控制、自觉树立高尚的觉悟、良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力。只有这样，才有助于采购员工作和采购宗旨的充分完成和实现。 4、“客观公正”。“客观公正”是采购员的职业灵魂。它要求采购从业人员在实际工作中，要公平正直，没有偏袒，既不得搀杂个人的主观意愿，也不能被他人的意见所左右；严格按照统一的评标规则和标准确定中标或成交的供应商，不得有任何主观倾向，以切实维护各供应商的切身利益。5、“坚持原则”。“坚持原则”就是要求采购员在其采购活动中，要严格依照规定的操作程序进行操作，不以自己主观或他人强加的意志所转移。  6、“优质服务”。采购员一定要时刻树立“优质服务”的工作态度，对来任何供应商都要做到态度温和、语言文明、尊重事实、谦虚谨慎。（五）、奖惩 对于为公司做出贡献的员工经主管领导同意上报华东区管理委员会给予一定的物质奖励，对于违反工作制度、流程、与相关规定的视情节严重性按照公司管理规定与国家法律法规严肃处理。五、采购部流程：（一）、请购1、五金电器设备、固定资产与设备、劳保用品、包材的请购：一般是由请购部门的内勤在OA系统上填写靖江区请购单，经各相关领导审批，最后交采购部门进行采购；办公用品的请购原则上是按照各部门上报办公用品采购的月计划由行政部统一请购，如果在月计划之外的采购则由请购部门的内勤在OA上提交靖江区请购单。特别说明：在请购市值超过5万元人民币以上（含5万元）的固定资产，请购部门需同时提交华东区管委会出具的相关审核意见书，方可进行请购申请，采购部给予采购。2、原辅料的请购：一般是由生产部按照销售订单制定生产计划，经生产部领导审批后，原料交由进出口部采购，辅料交由采购部门进行采购。3、食堂用品的请购： 由食堂负责人（管理员）负责提出请购。4、紧急请购：原则上不允许进行紧急请购，如有紧急请购，则有请购部门直属领导审批签字后打印纸版的请购单交由采购部直属领导、靖江区主管领导、靖江区负责人签字确认后交由采购部门进行采购。5、大型成套设备与大宗商品的采购：原则上需要由2名采购员协同进行采购。（二）、采购物资的核对采购员应根据收到的请购单，与时与请购部门联系，以确定所请购物品的具体性能参数与使用要求等信息，力求采购工作的正确无误。（三）、询价、比价根据核对后请购单，与时寻找合适的供应商，进行相关信息的收集，对各供应商的报价本着“同等质量比价格；同等价格比质量”的原则进行比价、核价、上报、批示。（四）、供应商的选择与评价1、供应商信息资料的收集。2、对供应商进行初审，初审合格后，先由品控部、生产技术部、采购部等相关部门进行评审并出具意见。对于产品质量、企业状况都符合要求的，最后由主管领导签字同意后，建立合格供应商的档案并报公司备案。3、对于合格供应商要定期（半年）进行评价，对供货质量下降的供应商，相关部门应书面通知，要求期限整改，再根据相关部门的评价结果决定是否继续订货。对于不与时配合我公司处理问题的供应商，采购部将取消合格名单，并报相关领导审核。（五）、订单/合同的制定1、低值办公用品、食堂采购的蔬菜、肉类、禽蛋、调料、大米等物资无需签订采购订单/合同。采购员需定期了解市场行情的变化并与时向部门经理汇报，以便与时调整供应商。2、包材、生产辅料、五金机电设备、大型设备、高价值办公设备、劳保用品等产品均需签订采购订单/合同（金额小于1万元的，需签订采购订单；金额大于等于1万元的，需签订采购合同。（六）、采购订单/合同的审核与签订1、采购订单 采购员根据询价结果拟完采购订单后，交由采购部经理审核签字，由采购部内勤加盖采购章，再经供应商签字盖章，采购订单即可生效并转入执行阶段。2、采购合同 采购员根据询价结果初步制定采购合同后，按照以下流程进行合同的审核：合同管理部审核 法务部审核 采购部经理审核 审计部审核财务部副总经理审核华东区负责领导审核。经过上述审核流程后，合同再交由供应商签字盖章，最后交我公司财务部盖章生效并转入执行阶段。（七）、合同的跟踪对于转入执行阶段的采购订单/合同 ，采购员应与时跟踪并了解采购订单/合同的执行情况，以减少意外状况和不确定因素的发生，进而保证物资的与时到位。（八）、验收、入库1、包材、生产辅料等产品到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统，再由品控部门进行产品检验，在品控验收合格并出具检验合格报告单后与时通知仓库办理入库手续，仓库凭品控部的检验报告单办理入库手续。原则上不合格的产品拒绝入库，如有紧急放行，需相关部门经理级以上的领导审批。2、五金机电设备类物资到货后，应在第一时间将到货产品的相关信息录入ERP系统并通知请购部门的相关人员对产品进行验收确认，在产品准确无误后，通知库管收货并办理产品的入库手续。在验收入库的过程中出现不合格产品，仓库有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。3、大型设备到货后，由供应商与请购部门办理设备交接手续。在供需双方对设备进行调试与试用后确认产品的无质量问题后办理相关的产品合格验收证明。4、劳保用品、办公用品到货后，由行政部的相关人员进行验收入库，并开具入库单，由采购部和行政部共同签字确认。在验收入库的过程中出现不合格产品，行政部有权拒绝入库，由采购部与供应商联系退货或者调换。5、食堂物资到货后，由食堂负责人负责验收，对到货物资的数量、质量进行检验并签字确认。食堂负责人在验收过程中发现菜品有质量问题的可拒收，并通知相关采购员与供应商联系退货或者调换。（九）、核对发票对于已入库的合格采购物资，应与时核对发票、入库单、订单/合同等资料。发现票据、单据有问题的应与时排查原因，以杜绝将不完整的票据资料流转到下一流程。（十）、报销1、签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据请购单，将核对好的订单/合同、入库单（地磅单）、检验报告以与对方开具的合法发票，交给采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。2、不签订采购订单/合同的产品报销：采购员根据情况说明、请购单，入库单，对方开具的合法发票交由采购部内勤报销，然后交给财务办理付款。（十一）、已入库产品的退货对于已入库的产品，生产领用部门在使用过程中发现产品不合格的，应与时通知品控部再次对这批产品进行检测。再次检测结果确不合格的，应出具相应退货通知，由品控部领导和生产部领导签字确认。仓库人员凭退货通知通知采购员。采购员首先应将质量事故情况向采购部经理汇报，并根据与供应商签订的相关产品采购合同之规定与公司关于相关物品退货之规定提出处理意见，经采购部经理同意后与时办理退货手续。处理完后还应与时向采购部经理与相关领导汇报处理结果，并且在供应商考核时，将此供应商做降级处理，情况严重的将取消其合格供应商资格。另外，采购员在办理退货时，还应与时向财务了解相应的货物发票是否已入账。如发票尚未入账的，则将货物发票一并退还给供应商；如果发票已经验票通过，则由财务部相关人员到当地税务机关开具相关证明，由采购员交给供应商开具相应的红票。红票应在月底结账前交给财务，以便与时冲账。 （十二）、工作流程示意图1、包材采购流程：OA系统接收包材请购单结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据包材物资的长期供货合同，结合近期各供应商的供货情况制定合理的采购订单有长期供货合同 无长期供货合同制定长期供货合同法务部审核价格有无变动 有变动产品询价采购部审核无 变编写询价说明公章使用申请单审计部审核 动财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章、合同生效制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章 A A供应商签字、盖章，订单生效 跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认 产品到货、检验 不合格 合格 办理入库手续 核对发票 将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜 2、生产辅料采购流程：OA系统接收生产辅料请购单结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格、需求日期等根据辅料物资的长期供货合同，结合近期各供应商的供货情况制定合理的订单合同有长期供货合同 无长期供货合同制定长期供货合同法务部审核价格有无变动 有变动产品询价采购部审核无 变编写询价说明公章使用申请单审计部审核 动财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章、合同生效制定采购订单采购部经理审核、签字采购部内勤盖章 A A供应商签字、盖章，订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认 产品到货、检验 不合格 合格 办理入库手续 核对发票 将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜3、五金机电采购流程：0A系统接收请购单与供应商沟通了解产品细节结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格等 信息反馈产品询价 依据供应商考核制度对新供应商进行考核 新供应商确定供应商及产品价格 金额小于1万元 金额大于1万元 符合要求法务部审核采购部审核公章使用申请单编写询价说明审计部审核财务部审核采购部经签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章，合同生效合同生效报公司备案根据询价单制定采购订单制定采购合同采购部经理审核、签字采购部内勤盖章供应商签字、盖章采购订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司相关规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、检验 不合格办理入库手续，核对发票 合格将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜4、大额固定资产与设备采购流程：金额大于5万元的固定资产及设备，请购时需提交集团华东区管委会审核见0A系统接收请购单附华东区管委会出具的相关审核意见结合请购单的审核意见及时与请购部门沟通，确认产品型号、规格等组织相关人员对供应商进行考察，详细了解供应商各方面的情况，对各供应商及其产品进行评估信息反馈 新供应商依据供应商考核制度对新供应商进行考核产品询价或进行招标确定供应商及产品型号规格、价格等 符合要求报公司备案 制定设备采购合同法务部审核采购部审核编写询价说明审计部审核公章使用申请单财务部审核采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章财务部盖章，合同生效合同生效跟踪采购合同的执行情况根据采购合同对于产品不合格之规定进行处理产品到货、检验、调试 不合格 合格 A B办理设备验收证明，核对发票 A B将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜5、办公用品/设备采购流程：OA系统接收请购单与请购部门确认产品规格、型号及到货日期小额办公用品办公设备依据供应商考核制度对新供应商进行考核新供应商产品询价 金额小于1万元 金额大于1万元符合要求报公司备案根据询价单制定采购订单制定采购合同法务部审核采购部审核采购部经理审核、签字审计部审核通知供应商送货公章使用申请单编写询价说明财务部审核采购部经理签字采购部内勤盖章华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章供应商签字、盖章采购订单生效财务部盖章，合同生效合同生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司对不合格品的处理规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、检验 不合格 合格办理入库手续，核对发票将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由内勤办理付款事宜6、劳保用品采购流程：OA系统接收请购单与请购部门确认产品规格、型号及到货日期依据供应商考核制度对新供应商进行考核产品询价 新供应商金额<1万元 金额1万元编写询价说明采购部审核供应商签字、盖章财务盖章，合同生效符合要求报公司备案制定采购订单制定采购合同法务部审核 公章使用申请单采购部经理审核、签字审计部审核财务部审核采购部内勤加盖公章采购部经理签字华东区负责人审核、签字供应商签字、盖章采购订单生效跟踪采购订单、合同的执行情况根据公司相关规定，对不合格品进行处理，并经相关部门审核确认产品到货、验收 不合格将核对完毕的请购单、订单合同、入库单、发票以及其他相关资料等一并交由采购部内勤办理付款事宜办理入库手续，核对发票合格7、食堂菜品采购流程：接收食堂菜品请购单每周一次到菜场了解最新行情，及时向部门经理汇报调查情况，并根据实际情况及时调整供应商采购员向各定点供应商下达订单将核对完毕的账目交由内勤办理付款事宜采购部经理审核签字确认行政部负责人审核签字确认食堂负责人审核签字确认定期整理送货单、核对账目按照请购单对所送菜品进行检验、称重入库供应商按时、按质、按量送货 信息反馈8、新品开发工作流程：接收新品请购单与请购部门沟通，确认新品的相关性能、技术参数、品质要求等信息根据我方要求组织生产样品送请购部门确认样品 信息反馈依据供应商考核制度对新供应商进行考核寻找相关供应商,与供应商沟通，了解产品细节， 新供应商 老供应商 符合要求报公司备案初步确认价格 不合格 合格与供应商进一步沟通，改进样品并送样品控检验 不合格 合格请购部门小批量试用按需采购部门经理审核确认确定主次供应商根据样品试用情况结合需求确定价格产品定型相关部门审核签字确认 不合格 合格9、采购部内勤工作流程：日常费用报销流程：内 勤采购员提供报销资料工业/港务财务会计 资料完整 资料不完整采购部经理审核请购部门经理审核财务副总理审核采购部门分管领导审核请购部门分管领导审核华东区负责人审核集团财务总监审核靖江工业/港务出纳付款 项目付款报销流程：工业/港务财务会计内 勤采购员提供报销资料 资料不完整采购部经理审核法务审核审计审核财务副总经理审核工业/港务出纳金额低于2万元分管领导审核华东区负责人审核财务总监审核 金额高于2万元 借款流程：采购部经理发起者（内勤/采购员）财务总监分管领导工业/港务出纳 差旅费报销流程：工业出纳财务总监华东区负责人工业财务会计采购部经理内勤采购员财务副总经理采购分管领导 探亲费报销流程:工业财务会计采购部经理财务副总经理人力专员采购员采购分管领导工业出纳财务总监华东区负责人内勤