保健食品安全管理制度零售.doc

平康保健品店保健食品安全管理制度1、岗位责任制度2、监督档案管理制度3、索证制度4、退换货制度5、保健食品安全知识培训考核制度6、从业人员健康检查制度7、从业人员健康档案管理制度8、进货查验记录制度9、保健食品安全档案管理制度10、销售记录管理制度11、假冒伪劣保健食品报告制度一、岗位责任制度为确保本公司经营行为的合法性及保健食品管理办法等法规和公司有关质量管理的各项规章制度,特制定了各项岗位责任制度。一、总经理岗位责任1、对公司保健食品的经营负全面责任,保证公司执行国家有关保健食品的法律、法规和行政规章。2、对公司经营保健食品的质量和质量管理体系的建立和运行负全面领导责任。3、负责签发保健食品质量管理制度及其他质量文件,负责处理重大质量事故。二、保健食品安全负责人岗位责任1、负责公司质量管理方针和质量目标的落实和实施。2、负责有关保健食品的法律法规及各项政策在公司内部的贯彻实施,负责质量管理制度及其他质量文件的制定。3、负责定期组织对质量管理制度的执行情况进行考核。4、负责对保健食品首营企业和首营品种的审批,对公司购进的保健食品质量有裁决权。5、负责公司员工的质量教育和培训工作。三、保健食品安全管理员岗位责任1、保健食品安全管理员应认真学习和贯彻执行国家有关保健食品的法律、法规和行政规章,严格遵守公司的质量和卫生管理的规章制度,承担保健食品质量管理方面的具体工作,并对保健食品安全管理工作负直接责任。2、负责保健食品首营企业和首营品种的初审及安全信息的收集。3、负责督导验收员按法定标准和合同规定的质量条款对保健食品的购进、销售退回进行逐批进行验收。4、负责督查营业场所和仓库的清洁卫生工作,保持内外环境整洁,保证各种设施、设备安全有效,做好在库品种的养护与保管工作,发现可能影响保健食品质量的问题时应立即解决,或向保健食品安全负责人报告。5、负责会同办公室每年安排公司全体人员的健康体检工作。6、负责会同系统管理员保证公司微机管理系统的稳定运行。四、保健食品购销人员岗位责任1、严格遵守国家有关保健食品的法律法规和各项政策,遵守公司各项质量管理的规章制度。2、采购人员应根据公司的计划按需进货、择优采购,严禁从证照不全的公司或厂家进货。3、对购进的保健食品应按照合同规定的质量条款,认真检查供货单位的卫生许可证或食品流通许可证、营业执照,保健食品生产企业还应提供保健品GMP,保健食品的批准证书、检验报告书和合格证4、销售人员应确保所售出的保健食品在保质期内,负责收集保健食品在销售中的质量信息,发现不良反应,应立即停止销售,同时向保健食品安全负责人报告。5、销售保健食品时应正确介绍保健作用、适宜人群、使用方法、食用量、储存方法和注意事项等内容,不得夸大宣传保健作用,严禁宣传疗效或利用封建迷信进行保健食品的宣传。五、保健食品储运人员岗位责任1、仓储人员应保持库区清洁卫生,严格按照保健食品的理化性质及储藏条件进行养护、储藏,做好保健食品储藏场所的温湿度检测和记录,定期检查在库保健食品的外观性状,如发现问题立即停止出库,同时向保健食品安全管理员报告。2、运输人员做好出库和到货检查,严格按照保健食品外包装上的储运要求进行运输,注意运输过程中的温湿度变化,保证运输过程中保健食品的质量安全。二、监督档案管理制度为了保证保健食品安全管理制度的有效运行与实施,使安全管理制度真正落到位,特制定本制度。1、保健食品安全管理员负责安全管理制度的监督检查工作及监督档案管理。所有监督检查工作必须形成记录放入监督档案。2各部门对涉及本部门的制度由部门负责人对执行情况每季度组织一次检查;保健食品安全管理员负责组织每季对质量各环节主要管理制度的执行情况进行检查与考核;保健食品安全负责人每年对各部门及分支机构制度的执行情况进行一次全面检查与考核。2、对自查中查出的问题,应由部门负责人提出整改措施,并落实实施。保健食品安全管理员检查出的问题,要发出限期整改通知单,到期后要跟踪核查。3、保健食品安全管理员每季对制度执行情况检查的结果及整改落实情况进行汇总分析,并放入监督档案。对不合格项目的责任人提出通报批评意见或罚款意见报保健食品安全负责人审批。三、索证制度为了确保本企业经营行为的合法性,把好保健品购进质量关,根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规,制定本制度。1、业务部严格执行企业制定的保健食品购进程序,确保从合法的企业购进合法和质量可靠的保健食品。2、业务部负责企业和品种的资料索取工作,建立首营企业和首营品种初审工作;并加强合同管理,建立合同档案,签订的购货合同必须注明相应的质量条款。3、审批首营企业和首营品种的必备材料:3.1、首营企业的审核要求必须提供加盖供货单位原印章的、有效的卫生许可证或食品流通许可证、营业执照(复印件,以及企业质量认证情况的有关证明;销售人员需提供加盖企业原印章和企业法定代表人印章或签字的委托授权书,并标明委托授权范围及有效期限,销售人员身份证复印件,并对销售人员及其身份证原件进行审核;还应提供供货单位发票、销售清单式样和加盖的印章式样(复印件。3.2、首营品种必须有保健食品批准证书、产品检验报告书或产品合格证,保健食品的包装、标签、说明书,以及该产品所对应生产企业的卫生许可证和保健食品GMP。3.3、首营企业和首营品种还同时必须向国家食品药品监督管理局或省食品药品监督管理部门官方网站上进行核查。因网上信息更新不及时核查不清时应电话查询。查询后应在首营审批表上作好查询记录。4、保健食品安全管理员负责对业务部门填报的表格及资料进行审核后,报安全管理负责人审批。5、首营企业及首营品种的审核以资料的审核为主,对首营企业的审批如依据所报送的资料无法做出准确判断时,业务部应会同保健食品安全管理员对首营企业进行实地考察。并由保健食品安全管理员根据考察情况形成书面考察报告。再上报审批。6、首营企业和首营品种必须经审核批准后,方可开展业务往来并购进保健品;首营企业和首营品种的审批要在2天内完成。7、保健食品安全管理员负责将审核批准的“首营企业审批表”、“首次经营其他类审批表”及报批资料等存档备查,并将审批后的企业名称输入微机。建立合格供货方档案。资料不全或未经审批,一律不准录入。8、购进保健食品应有合法票据,按规定做好购进记录,做到票、帐、货相符,购进记录保存期不得少于二年。四、退换货制度为了加强对销后退回保健品和库存保健品退换货的质量管理,根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规,特制定本制度。1、保健食品售出,无正当理由,公司一律不承担退货要求,特殊情况由业务部经理批准后执行。2、销后退回保健食品要先放入退货区,由仓储部核实所退换保健食品是否本公司所售,报业务部;业务部经理同意后方可开销后退回验收入库通知单办理退货手续。3、公司分支机构的退换货,由分支机构负责人签字,才能办理退换货手续。4、未接到业务部门开具批准的销后退回验收入库通知单,仓库保管员或验收员不得擅自接受销后退货药品。5、验收员要按照验收程序对退货保健品逐批进行质量验收。验收合格的保健品保管员方可办理入库手续,并在微机中建立台账;退回保健品验收不合格的,应查明责任,如不属于本公司的责任,应不予退货,并向客户讲明原因;如在7天内验收员没有接到销后退回验收入库通知单的,由仓储部按不合格保健品处理。6、要加强退回保健品的验收质量控制,加大验收抽样的比例,零货保健品要全部检查验收,对外包装有疑问的保健品,要逐件开箱检查。7、向供货方退换保健品时必须由经业务部经理同意,由业务部开具采购退出出库单,方可办理库存保健品退货手续,仓库不得擅自向供货方退换保健品。8、所有退货票据仓库应分类归档,按规定保存二年,以便查询。五、保健食品安全知识培训考核制度为提高全体员工的保健食品安全意识和专业技术水平,有计划、有目的地开展职工质量教育工作,根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规,特制定本制度。1、保健食品安全管理负责人会同质管部负责公司职工的质量教育培训及考核工作。2、员工质量教育培训要有年初总体计划,计划要交保健食品安全负责人批准后执行。每一次培训还要有具体的培训安排,根据公司内外部环境的变化及新的法律、法规的颁布,公司应随时调整培训计划。3、公司对验收、养护人员要加强培训,且每年的培训按规定不少于16学时。4、保健食品安全管理负责人要按计划组织开展公司的质量教育培训工作,并指导分支机构的质量教育培训工作。5、保健食品安全培训要采用多种方式进行:发放学习材料自学、集中授课、外出专业培训、接受上级药监部门的培训等;任何人无正当理由,均不得缺席公司的培训。6、培训内容要包括中国华人民共和国食品安全法及其实施条列和保健食品管理办法等有关保健食品方面的法律、法规,公司各项制度、职责等。7、新招员工上岗前均需进行保健食品安全教育与培训,经考核合格者进入试用期,试用期为3个月,试用期满再次考核,经考核合格者,经总经理审批后方可转为本公司正式职工。考核不及格者,延长试用期一个月,考核仍不及格者,不予录用。8、对因工作需要调整工作岗位时,对转岗员工应进行新岗位质量职责及相关质量管理制度及操作程序的培训9、保健食品安全管理人员参加外部培训及在职接受继续学历教育的人员,应将考核结果或相应的培训教育证书原件交办公室验证后,留复印件存档。10、员工培训要达到预期的效果,根据培训内容的不同可选择笔试、口试,现场操作等考核方式,并将考核结果存档。保健食品安全管理员负责对每次培训进行考核和总结。11、培训、教育考核结果,应作为有关岗位人员聘用的主要依据,并作为职工晋级、加薪或奖惩等工作的参考依据。12、保健食品安全管理负责人应不断总结职工培训教育经验。同时借鉴外部经验不断提高自身的培训教育管理水平。六、从业人员健康检查制度为保证保健品质量,保证职工身体健康,防止传染病的发生及传播,中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规,特制定本制度。1、凡直接接触保健食品的人员,每年必须进行健康体检,合格者方可从事直接接触保健食品的岗位工作。2、办公室每年定期组织一次健康检查,负责卫生监督检查。3、新工上岗、员工换岗前、必须进行全面的身体检查,检查合格后方可进入试用期。4、健康体检应在具备体检资格的符合要求的医疗机构进行。严格按照规定的体检项目进行检查,不得有漏检或找人替检行为。5、每位员工均有义务向部门领导报告自己及家人身体情况,特别是痢疾、伤寒、甲/戊型病毒性肝炎、活动性肺结核等有碍保健食品安全的疾病时,必须立即报告,以确保保健食品不受污染。6、在岗员工应着装整洁,注意个人卫生。七、从业人员健康档案管理制度为更好的做好保健食品从业人员健康体检档案管理工作,特制定本制度。1、办公室负责制定每年健康体检计划,对每一次体检情况都要汇总,建立人员体检台帐,并建立员工健康档案2、各部门及分支机构在日常工作中发现员工健康异常时,应及时上报办公室处理,由办公室填写记录,记录内容包括上报日期、健康异常员工姓名、症状、处理意见及结果。3、经体检发现患有精神病、传染病、皮肤病或其他可能污染保健品的患者,立即调离原岗位或办理病休手续,并按人员健康管理程序对患病者所在岗位的环境进行消毒等处理。病患者身体恢复健康后,应经体检合格方可上岗,并将患病情况及体检结果录入档案。八、进货检查验收及记录制度为保证入库保健食品的质量,把好验收质量关,根据中华人民共和国食品安全法及其实施条例、保健食品管理办法等法律、法规,制定本制度。1、验收员负入库保健食品的验收及验收记录的整理归档工作。2、验收员必须熟悉保健食品知识和理化性能、了解各项验收标准,能正确处理验收过程中的质量问题,并坚持原则。3、验收员凭业务部门的验收入库通知单对到货保健品进行逐批验收,验收到保健食品最小包装;验收应在规定的待验区或退货区验收,待验区和退货区必须保持干净整洁,有黄色标示。4 、验收时应按对保健食品的包装、标签、说明书以及有关要求的证明或文件进行逐一检查。4.1 、验收保健食品包装的标签和所附说明书上应有生产企业的名称、地址,是否在显著位置标有保健食品的专用标识、品名、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等。标签或说明书上还应有保健食品的成份、保健功能、用法、用量、禁忌、注意事项以及贮藏条件等;4.2 、验收整件包装中应有产品合格证;4.3 、验收进口保健食品,进口保健食品应凭进口保健食品批准证书复印件验收。4.4 、验收进货品种,应有到货保健食品同批号的保健食品出厂质量检验报告书;4.5、对销后退回、配送后退回的保健食品,验收人员应按验收程序的规定逐批验收,对质量有疑问的应拒收入库或抽样送检。5、验收抽样应具有代表性和均匀性,能真实反映该批保健品的质量状况。对验收抽取的整件保健品,抽样完毕要进行复原封箱,贴验收取样封签。6、近效期保健品验收时实行控制性管理,对保健品有效期在 1 年内,购进时已超出生产日期 6 个月的保健品,除业务急需外,验收员在入库验收时应拒收。7、对验收中货与单不符,质量异常、包装不牢、标识模糊或有其它问题的品种应拒收。并按规定的程序做上报及退货等处理。8、验收员要在验收入库通知单上详细写明验收情况,并签名。9、验收员负责从微机上进行质量确认。用自己的密码进入微机系统,输入相关信息。并做好自己密码的保密工作。10、验收记录及时、准确、完整、有效。并按规定归档、保存。验收记录保存期限不得少于二年。九、保健食品安全档案管理制度 为保证保健品安全有序管理， 根据 中华人民共和国食品安全法 及其实施条例、 保健食品管理办法等法律、法规，特制定本制度。 1、保健食品安全管理员负责保健食品安全档案的整理及相关信息收 集。 2、公司应建立保健食品安全管理档案，其内容包括保健食品法律法 规档案、监督档案、从业人员健康档案、保健食品索证档案、进货查 验记录档案、保健食品安全知识培训档案等。 3、保健食品安全管理员负责指导养护员和保管员养护在库保健食品 工作， 涉及保健食品的包装、 标签、 说明书及保健品外观质量等内容， 养护员做好养护记录并存于养护室。 4、 保健食品安全管理员对可疑问题要及时处理，如不能确认时，向 生产厂家或食品药品监督管理局进行查询，索取相关资料或文件存 档。 十、销售记录管理制度 为认真贯彻执行中华人民共和国食品安全法及其实施条例、 保健食品管理办法等法律、法规，严格做好销售记录管理，特制 定本制度。 1、业务部销售保健品前要考察销货方是否为具有合法资格的单位， 合法资格指具有卫生许可证及营业执照或医疗机构执业许 可证的企业。 2、保健食品安全管理员负责建立合格销货方档案，并保存销货方合 法资格复印件，档案信息输入微机。档案信息内容包括：企业名称及 经营范围、以及联系电话、地址等。 3、 不得将保健品销售给未进入公司合格销货方档案的单位，更不准 销售给个人。 4、 销售保健品要开具合法票据，要遵照“先进先出、近期先出、按 批号发货”的原则开票。做到票、帐（微机记录） 、货相符，销售票 据和记录，保存期限不得少于二年。 5、微机管理系统自动形成“销售记录” ，详细记录：销售单位、发货 日期、保健品名称、规格、剂型、批准文号、生产企业、数量、批号 有效期等，微机系统管理员对记录资料定期备份。 6、已经售出的保健食品如果发现质量问题，业务部门负责组织及时 追回保健食品并做好记录，把可能造成的危害减少到最低限度。 十一、假冒伪劣保健食品报告制度 为确保公司保健品的质量， 确保消费者使用安全保健品， 依据 中 华人民共和国食品安全法及其实施条例、 保健食品管理办法和 保健食品标识规定等法律、法规，特制定本制度。 1、 假冒伪劣保健食品指与法定质量标准及有关规定不符的保健食 品，主要包括： 1.1、 内在质量（含量、理化鉴别、微生物检查）不合格的保健品。 1.2、 外观质量不合格的保健品。 1.3、 保健食品包装、 标签及说明书不符合 保健食品标识规定 的。 2、保健品销售人员要配合保健品安全管理员做好用户访问工作和质 量信息收集工作，对待客户投诉和反映的质量保健品要加大检查。 3、 对发现的疑似假冒伪劣保健品，应立即通知保健食品安全管理负 责人对疑似保健品进行质量确认，并进行有效控制，及时上报*食品 药品监督管理局，不准擅自退货。 4、 假冒伪劣保健食品的销毁工作，经总经理批准，由保健食品安全 负责人报经*食品药品监督管理局批准后， 在其他相关部门监督下进 行，并详细填写销毁清单 。