公司会计电算化管理制度.docx

中通建设公司会计电算化管理制度一、会计电算化岗位责任制（一）会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。（二）电算化会计岗位和工作职责划分如下： 1.电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验，可由会计部经理兼任。2.软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；可由基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。 3.审核记账：负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。 4.电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训，应由专职人员担任。 5.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，可由会计部经理兼任。 二、会计电算化操作管理制度1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。 2.预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。 3.操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件。 4.根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作日志，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。三、计算机硬件、软件和数据管理制度1.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。 2.确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，建立如“口令”、只读等措施；对磁性介质存放的数据要保存双备份。 3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。 4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性，如安装不间断电源，保证停电时，能有时间保存资料。5.健全必要的防治计算机病毒的措施：如安装杀毒软件，且每星期更新杀毒软件，每星期扫描内存；严禁外来人员的软盘在本公司计算机上使用等。6建立系统风险评价体系，由电算主管及电算维护人员定期分析。 四、电算化会计档案管理制度1.电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。 2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由会计档案管理人员负责。 3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。 4.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。 5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。五、本制度是公司会计制度的重要部分，由公司财务总监制定，解释权、修改权归公司财务总监。六、本规范自2002年1月1日起实施。附件： 会计电算化基础工作规范1.目的由于本公司的会计核算工作已分别完成电算化进程相当长的时间，针对相当一部分的（即除银行、现金账外）手工账已经取消，管理上需要用新的方法、新的规定来保障核算质量，以及确保系统稳定持续地运行。特制定本规定。2.财务部电脑管理2.1财务部电脑在公司电脑方的管理下在部门内根据工作需要进行调配。2.2 部门内电脑及财务软件的密码属于财务机密，不得向部门以外的人员泄露。2.3 使用外部软秀须经电脑房进行防病毒检测，证明无病毒后方可使用。2.4 如遇电脑异常须及时报告并请电脑方人员进行维护。3.财务软件的管理3.1系统管理 由系统管理人员负责管理财务软件的使用、用户权限分配等事宜。 系统管理人员要严守超级用户密码不被泄露，并定期更换。 系统操作人员自行设置密码并注意保密及定期更换。3.2 财务数据管理 财务电脑数据信息系包含全部与财务有关的账簿资料、各种报表、分析性资料及其它部门报送财务保存或经财务加工处理后而生成的信息。 全部电脑数据的所有权属于本公司所有，未经授权不得将数据携带到公司以外在地方或者复制提供给非财务的人员。 任何人不论何种原因离开公司时，都不得带走、修改或破坏电脑数据，违者将受到公司或法律的追究。 为增强数据的安全性，防止数据因受电脑病毒感染等问题使财务数据遭到到破坏、丢失，相关岗位和全体操作者，应严格遵守操作规定和安全规定。个人电脑单机数据个人电脑单机数据系指个人因工作需要而制作的各处财务揶表、说明及报告等辅助资料。由于个人电脑单机数据所有权属于公司所有，未经授权不得将数据设置密码、携带到公司以外在地方或者复制提供给非财务部的人员。个人电脑所制作的所有文件完成后均须打印后存档，并同时打印出文件在电脑中所存在的目录、文件名称、表格名称、制表人、打印日期及时间要素，便于文件的查找。个人电脑中所存在的文件无论文件大小、资料重要程度，在电脑硬盘允许存放的情况下，不要轻易将文件删除。对于重要文件要做好软盘备份工作，并在备份盘标签上注明备份内容。服务器及内部网上数据财务软件数据须每季度打印并存档，确保数据安全。由系统管理员进行财务软件数据的备份工作。系统管理员必须每天下班前在外挂硬盘进行备份，采取单双日两套备份制度，单日备份时覆盖上次单日备份数据，双日备份时覆盖上次双备份数据。每月结账后进行一次年度备份，年度备份一共12次，到下年度的同月备份时覆盖 。每月至少一次与电脑工程师一起检查日常备份的效果。4.电脑核算4.1记账凭证的编制 记账凭证必须按要求输入，科目运用需符合会计制度要求。特别要注意借贷方的红蓝字运用，以不影响账务正常的借贷方发生额为妥。 记账凭证的摘要应简明、扼要，每行应根据科（子目）内容分别输入，并能说明经济业务的来龙去脉。 发生调账业务时，若情况复杂的，必须要附有详细的书面的说明。 记账凭证编制输入后，须由制证人打印、粘贴附件后签字或盖章，再由凭证审核人结合电脑分录审核签字（章）。记账凭证的所有内容不得涂改，若发生错误应在电脑中改写并重新打印。 记账凭证必须写清附件张数、附件应粘贴可靠防止遗失。记账凭证的附件未经请示（部门经理），严禁抽出。经同意抽出的，应予复印并在复印件上书面说明，并加盖审核章。 现金、银行收付凭证在收付款同时，出纳员和收款人必须签字。所有收、付、转凭证的附件，在收款或付款及转账业务完成的同时，必须由相关人员加盖收、付、转讫章。4.2 记账凭证的审核 记账凭证的审核除注意以上内容外，还应审核原始凭证的合法性与合理性及会计分隶的合法、合理性（如原始凭证的核销手续是否健全，是否符合国家与企业的相关制度规定，原始凭证本身是否合法有效；会计分录运用是否得当，经济业务的表达是否正确，处理本身是否会给企业造成额外经济损失等）、审核单证金额是否一致等。5.1初始化会计软件的初始化工作，必须按照会计软件的说明书和用户使用手册，以及国家财政部对会计核算的相关规定，企业与部门对核算的特殊要求进行，力求科学、完整。根据核算要求相关子目至少设置三级。必须设置多栏式的费用明细账。 按现行制度要求的格式设置各种会计报表。 所有期初数据的输入，必须是根据会计业务的要求，对所有必须分解的科目余额进行分解。因定资产科目必须按存放地点逐笔录入。5.2电脑核算由于会计软件自动生成电脑账余额，确保了计算过程的准确性，彻底解放了记账与结账的工作。因此，电脑核算的工作重点，除了原来的制证、凭证审核仍要继续重视和加强以外。应将加强对暂挂款的跟踪与处理；清理长期的应收（含其他应收）未收款或长期的预付款项；按月收面核对内部往来账项，按季书面核对外部往来；加强对固定资产的管理；按权责发生制原则，确保费用水平的均衡性；认真分析费用水平升降的原因，与相关部门紧密配合，努力降低费用消耗；按季进行预算的跟踪工作，为管理层提供决策依据。