仓储物资管理制度.docx

仓储物资管理制度一、目的仓储物资是公司物资供应体系的重要组成部分，是公司各种物资周转储备的环节，同时担负着物资管理的多项业务职能。为规范各类物资入库、领用、发放、盘存流程，保管好库存物资，做到收发迅速、数量准确、质量完好、服务周到，降低费用，加速资金周转，使仓库管理工作规范化，保证仓库和库存物资的安全完整，更好地为公司经营管理服务，结合本公司的具体情况，特制定本管理制度。二、适用范围和职责权限1.适用范围：本管理制度适用于仓储部、物资部、生产部、工程部、小容量注射剂车间 、生化提取车间、质量控制室、质量部、商务部、技术部及其他各相关部门。2.职责权限：仓储部职责：（1） 根据本制度做好物资出库和入库工作，并使物资储存、发放各环节平衡衔接。（2） 做好物资的保管工作，据实登记仓库各项台帐，定期清查、盘点库存物资，做到帐、卡、物相符。（3） 积极开展废旧物资的回收、整理、利用工作，协助做好陈置物资的处理工作。（4） 做好仓库安全保卫、防火及卫生工作，确保仓库和物资的安全，保持库容整洁。 其他各部门：负责根据本管理制度相关内容完成物资入库、领用、发放、退库、盘存等日常工作。三、具体内容1. 物资入库（1）仓储部各库房管理人员应根据到货通知单与采购员对到库各类物资进行验收，核对品名、数量、规格、型号等信息，如工器具、备品配件等由采购员联系提出计划的部门负责人员共同进行验收。如未接到到货通知单或采购员未到现场，仓库各库房不接受任何物资进库。各库房管理人员未见到货物不予补办验收入库单。生产车间须凭成品入库单进行办理成品入库，成品入库单须规范、清晰填写产品相关信息，成品库库管员凭入库单核对入库产品品名、规格、数量等是否与实际入库产品一致无误。（2）如发现单货不符、外包装破损、物料标签不清晰、不在合格供应商名单、无相关厂家提供资料或其他质量问题，要及时报部门负责人，同时通知质量部，与QA和采购员共同现场鉴定，必要时拍照记录。原则上不符合上述标准要求的物资不得接收，如物资部或其他管理、使用部门要收下该物资时，并于相关单据上注明实际收货情况，另要求收下部门负责人签字确认。（3）需质量部批准放行的物料（原辅料、包材及其他关键性物料），在质量控制室取样之日起，质量部应在规定的检验周期的第二个工作日内将检验报告书下发至物料管理直接负责人，便于在库物料执行GMP日常化管理，不延误生产车间物料使用，接到放行通知后物料管理负责人通知采购人员配合办理入库相关手续，其他不需质量放行的物料验收合格后立即办理入库手续。未办理入库手续或未经质量部放行的物料，物料管理负责人不得发放，任何部门不得领用。（4）验收入库单填写要保证最后一联字迹清晰、可见，便于仓储部统计员、财务相关人员账务处理。验收入库单信息中库别、供应商、序号、规格、单位、数量、入库日期由仓储部各库房管理员负责填写，单价、金额由物资采购人员负责填写，填写后双方仔细核对信息是否正确，核对无误后，分别签字确认。存根联、凭证联由采购人员撕下找财务相关人员签字，做为报销及采购凭证；财务联留仓储部统计员做为金蝶系统数据录入凭证，定期将此联汇总统一报送财务相关人员；仓库联留各库房管理人员，做为入库凭证和台账、记录、货卡填写依据。（5）为避免发生混淆、差错等不符合GMP物料管理情况发生，仓储部各库房不寄存经验收不合格拒收的物料、非本公司物料、与现有仓储物资管理范围无关的其他部门物料。（6）退库物料入库，退料部门必须凭填写完整、清晰并经相关负责人签字确认后的退料单与物料负责人办理物料退库。退料人员与物料管理员须当场清点退库物料品名、批号、数量是否正确，是否恢复原包装等，如不符合，物料管理员拒收待退物料。从市场退库的成品，需由商务部相关负责人联系质量部相关QA凭退货申请单到现场与成品库管员一起进行验收，根据验收结果办理相应手续。（7）所有物资的验收入库单必须在规定期限内办理，经仓储部负责人本人签字确认后方可生效。如相关人员不按规定私自办理验收入库单，仓储部不接收此类单据。（8）物资入库后，分类、分批规范码放，原辅料、包材、成品码放保证货距、地距、柱距等符合要求。（9）由于五金劳保类物资种类繁多，除按用途化分类别外，入库后五金、劳保库房内各类物资根据成本比重，按单价分A、B、C、D四类管理，在物料标签上根据入库单价分别标注A、B、C、D类。 A类：单价在500-3000元之间及3000元以上的物料，约五金劳保总库存10%； B类：单价在100-499元之间的物料，约占五金劳保总库存15%； C类：单价在30-99元之间的物料，约占五金劳保总库存20%； D类：单价在0-29元之间的物料，约占五金劳保总库存55%；库房管理人员对不同类别物资采取不同控制措施。其中A、B类物料为重点控制物料，入库及发货时注意数量盘存，并严格控制入库质量验收。各部门提报A、B类物料采购计划时，必须认真核对库存，避免多次、大量、重复提报，占用库存、占用资金。2. 物资领用（1）各部门物料领用人员必须凭经本部门负责人和仓储部负责人签字确认的领料单到仓库领料。领料单上领用物料按要求将名称、规格、型号、数量、领用日期等信息填写清晰，并确保财务联、仓库联字迹清晰、可辨。不允许先领料后补领料单或提前给库管员领料单后领料（在仓库寄存物料），避免仓库发生物料帐卡物不符或与其他不同物料发生混淆等风险。（2）除商务部领用补货成品外，其他任何部门领用成品必须凭总经理签字批准的领料单到库房领用。（3）各部门领料人员负责领料单分发。领料单一式三份，首联由领用部门存档；财务联交仓储部记账员，记账员凭领料单做金蝶系统物资出库数据录入凭证，每月月末将本月领料单上交财务归档；仓库联交物料管理员，做发料凭证和台账、记录、货卡填写依据。（4）各部门到仓库领料时，除该仓库管理员、车间领料员进入库房，其他人不得进入库房内（库房内最多不得超过三人），避免人为原因造成物料混淆，特别是原辅料、包材类生产用物料。进入库房外来人员不得在货架通道乱走动，不得随意翻看、挪动仓库物资，库房管理员有权监督、制止进入库房人员行为，并有权将其驱逐库房。3. 物资发放（1）各库房物料管理人员需见填写规范领料单后，进行发货。发货应遵循下列原则： a领料单填写不规范不发放、无领料单不发放；b 未办理入库手续的物料不发放；c 过有效期期或近效期3个月复验后未经质量放行的原辅料不发放；d未经质量部批准放行的物料不发放。如有部门强制使用，必须有质量部书面正式通知；e 新旧版本包材更换，旧版本包材不得发放；f 原辅料、包材遵循近效期先出、先进先出、零头先出、贴取样证先出原则；g 剧毒品领用部门必须双人领用，仓储部双人发料。（2）成品库库管员需见商务部销售出库单后，核对待发成品品名、规格、数量后进行备货。成品发货需遵循以下原则：a 未见销售出库单不发货；b 根据文件规定近效期6个月的成品不发货；c 遵循先进先出、近效期先出原则逐批发货；d 不得跳批发货，任何部门不得跳批号领用产品。无特殊要求不得随意拆包零头发货；e 带电子监管码的成品，发货时不进行合箱；f提货物流公司需凭经商务部负责人签字确认的物流提货信息确认单到仓库提货，否则成品库库管员不予发货。（3）每次发货时，应注意核对物料数量、有效期/贮存期等信息，有效控制库存数量或复验管理。（4）各库房管理员发货时要坚持“一盘底、二核对、三发货、四检数”。同时坚持单料不符不出库、包装破损不出库、物料变质/过期不出库、标签不清不出库。对贪图方便，违反发货原则造成混淆、差错等事件发生，延误或影响车间生产及各部门使用，库管员负直接经济责任。（5）各部门物料领用人员领用物料时应仔细核对领用物料的品名、规格、批号、数量、外观、质量等信息，确认物料是否符合领料单需求，确认无误后将物料领出。物料发放后，不得随意到库房调换，仓库各库房管理员有权拒绝，不予办理。（6）劳保用品每月5日统一发放，如遇节假日休息，顺延至休息后第一个工作日发放。除本规定时间外任何部门不得领用劳保用品。劳保用品领料人员必须遵守吉林四环劳保用品管理规定，凭经生产负责人签字确认后的领料单到库房领用。吉林四环劳保用品见附件1吉林四环劳保用品一览表，凡在此表内物料均按劳保用品统一发放。（7）仓库物资在工作日内，上午8:30-11:00、下午12:30-15:50为发货时间，其他时间为物料管理员整理台账、记录，核对账物时间，各部门领料人员应提前做好物料领用预算工作，在规定时间内领用物料。如在节假日、休息日内有物料领用需求，需在休息日前一天通知仓储部负责人，仓储部负责人根据领用需求安排相关人员值班。（8）为配合财务部月度结算，不延误其工作进度，每月最后一个工作日为仓储部各库房库存结算日，此日内任何常规使用物料、可预见性物料概不发放。各生产车间需在各库房库存结算日13:00前完成生产用物料退库相关工作（包材退库时间可根据生产进度后延，但不超过下月第一个工作日上午9:00）。仓储部各库房管理员有权利督促各部门物料退库、结算、核对工作。4. 物资盘存（1）仓储部记账员每周一根据金蝶系统录入各种物资入出库情况，到各库房进行库存抽盘，主要抽盘对象是上周发生入库、领出的物料，确保库存物资数量处于准确、可控状态。发现盈余、短少、残损或变质，必须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报部门负责人和有关部门，未经批准不得擅自调帐。（2）每月月初，仓储部记账员依据上月结存对各库房所有物资进行全面盘存，确保与财务进行正确数据对接工作。积极配合财务部做好全面盘点和抽点工作，定期与财会部对帐，保证帐表、帐帐、帐物相符。（3）各库房管理人员每月月末对库房物料进行全盘，并填写物料盘存记录。（4）盘存过程中如发现有近有效期/贮存期的生产用原辅料及非产品用物资、变更版本的包材、近有效期1年或近有效期6个月的成品等，将该类物料信息汇总，报送仓储部负责人，并有仓储部负责人与生产、质量、商务等相关部门一起协调处理，将处理结果上报总经理。（5）为确保物料计划的严谨性、合理性，盘存中发现以下情形的物料（原辅料、包材、易制毒、剧毒品除外），通知物料提报部门妥善领用此类物料，由仓储部统一汇总物料详细信息上报总经理。a 采购入库后1个月内未领用的物料；b 长期不领用造成闲置占用库存的常规物料，使用部门转领同种其他厂家、规格、包装、批号同种物料情形的；c由于提报数量大，在有效期内未领用完的物料（非大宗性物料）；（6）做好仓库与物资部、商务部工作衔接，在保证经营供应、管理需要等合理储备的前提下，力求减少库存量。（7） 定期进行库存物资结构与周转分析，执行仓储部最低库存管理制度及时向生产部上报库存预警信息。协助有关部门做好报损、报废和陈置物资的处理工作。5. 仓储部员工工作纪律及库房安全管理（1）仓储部各库房管理员有义务对到货物料进行仔细、全面质量、外观检查，有权利拒收一切残次、伪劣物料，严格履行出入库手续，对无效凭单或审批手续不健全的出、入库作业请求有权拒绝办理，并及时向上级反映。（2） 妥善保管出入库凭单和有关报表、帐簿，不可丢失。（3） 做好保密工作，不得随意透露仓库特殊物资信息。（4） 库管员调动工作时，一定要办理交接手续，由上级领导监交，只有当交接手续办妥之后，才能离开工作岗位。移交中的未了事宜及有关凭单，要列出清单三份，写明情况，双方与上级签字，各保留一份。（5）监督做好文明安全装卸、搬运工作，保证入库物资完整无损。（6）做好仓库的安全、防火和卫生工作，确保仓库和物资安全完整，库容整洁。（7） 做好仓库所使用的工具、设备设施的维护与管理工作。（8） 做到四“检查”：a 上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。b下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患。c 经常检查库内温度、湿度，保持通风。d 检查易燃、易爆物品或其他特殊物资是否单独存储、妥善保管。（9）严格遵守仓库工作纪律：a 严禁在仓库内吸烟、动用明火。b 严禁无关人员进入仓库。c严禁涂改账目、抽换帐纸。d 严禁在仓库堆放杂物。e严禁在仓库内存放私人物品。f严禁私领、私分仓库物品。g严禁在仓库内谈笑、打闹。h 严禁随意动用仓库的消防器材。i 严禁在仓库内私拉乱接电源、电线。（10）未按本规定办理物资入、出库手续而造成物资短缺、规格或质量不合要求的和帐实不符，库管员要承担由此引起的经济损失，并视情节进行处罚。（11）各库房 做好各种防患工作，确保物资的安全保管。预防内容包括：防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电。（12） 各库房负责人确实做好安全保卫工作，严禁闲人进入库区。建立和健全出入库登记制度，对因工作需要出入库人员按规定进行盘查和登记。货运公司上门提货的人员可在一旁等候，不得进入库房。（13）危险品库管理员及公司安全保卫部门应做好防火安全工作。库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业，对库区的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。公司安全保卫部门应加强对危险品库库区安全巡护工作，严禁在库区周围吸烟、携带火种、明火作业。如在危险品库区进行明火作业，应经总经理批准。