工程项目监理资料管理及移交制度.docx

工程项目监理资料管理及移交制度1.业务说明1.1 本制度承接贵州电力工程建设监理公司科技档案管理实施细则，进一步明确公司承监项目监理资料管理要求。1.2 为指导公司各监理项目部规范开展工程项目监理资料管理，明晰管理流程及要求，特制定本制度。1.3 在监理资料形成及归档过程中建设单位要求及本制度有冲突或不能完全吻合的，在符合国家规范的情况下，按照工程监理委托合同条款要求，原则上移交给建设单位的资料应满足其要求，移交给公司的资料应满足本制度的要求。2.适用范围2.1 本制度用于公司承监电网建设项目监理资料收集、整理、组卷、移交等管理业务。2.2 公司承监的其他工程项目参照执行。3.引用文件以下引用文件以最新版为准。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范科学技术档案案卷构成的一般要求重大建设项目档案验收办法建设项目（工程档案验收办法电子文件归档及管理规范照片档案管理规范中国南方电网有限责任公司基建项目管理办法中国南方电网公司有限责任公司档案管理办法中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书贵州电网有限责任公司档案管理业务指导书贵州电力工程建设科技档案管理实施细则4.职责4.1 经理工作部公司经理工作部是公司档案归口管理部门，负责公司档案资料移交的具体管理；在职责范围内对工程监理资料数量的清理、确认、检查，并对监理资料装订、上传形式进行指导。4.2 监理管理部1）负责对监理项目部监理过程形成资料进行督促、指导，使其符合规程规范及合同的规定。2）负责监督、督促监理项目部按期移交工程监理资料，对不符合要求的督促其按时整改闭环。4.3 安质管理部负责对监理项目部移交的资料进行抽查，并提出考核意见，确保资料移交质量符合要求。4.4 总监室1）组织监理项目部按期进行资料的归档整理及移交。2）协调工程监理资料移交相关事宜。3）组织审查工程监理资料移交质量。4.5 监理项目部1）按照国家相关规程规范、行业标准、企业制度、工程技术文件、合同文件等要求，认真履行监理职责，并真实签认及形成有效的监理过程管控资料。2）按要求同步收集、整理监理资料，按期、合规的移交，确保监理资料齐全、真实、有效。5.管理流程及实施5.1 交底监理项目部成立后，总监理工程师要明确监理人员资料收集、整理、过程管控职责、内容及技术要求，进行书面交底。5.2 过程管控1）日归档制度各级监理人员按照分工和要求应当日收集监理过程中形成的资料（对当日不能形成闭环的过程资料要跟踪完成该工作闭环后对资料进行归档），并分类整理存入监理项目部的资料盒中，需要形成电子版的要扫描存入指定的计算机中，做好备份，以防电子文档的丢失。2）监理工作台账制度对当日形成的监理资料归入资料盒中后，要在卷内目录中填写清楚归档资料名称、时间、经手人签名等，同时应建立监理工作台账，在台账中描述清楚资料形成的流程。3）自查：监理过程中，总监理工程师每月至少进行一次监理资料的自查，并形成自查、整改记录，对不符合要求的及时整改，形成闭环。4）公司级检查监理过程中，公司职能部门按照职责的分工不定期的对监理项目部的监理工作质量和监理资料形成进行抽查，发现问题提出整改要求、复检闭环，并按照公司相关管理制度提出考核意见。5）资料整理工程投运后，监理项目部应在规定的时间内按照规范、南网及公司相关要求对工程监理资料进行整理、装订，按数字化档案要求扫描上传。6）资料审查总监理工程师应对已整理的工程监理资料进行审查，并在移交清册上签字确认。7）移交建设单位经审核合格的监理资料由监理项目部按照要求在30天内移交给建设单位档案室（包括纸版及电子版），由建设单位档案室在移交清册上签字确认。8）移交公司档案室监理项目部将建设单位已签字的移交清册连同移交给公司的工程监理资料（包括纸版及电子版）在工程投运后45天内移交给公司档案室，由公司档案室对移交数量验收确认，在移交清册上签字确认，一式两份，分别由档案室、监理项目部保存。9）抽查及考核资料移交完成后，安质管理部将对移交资料的质量进行抽查，不符合要求的，每项按照50元进行考核，并提出整改意见书面通知整改。10）整改、复查对不符合的工程监理移交资料由监理管理部督促监理项目部在5个工作日内整改完成，并报安全质量管理部复查。11）移交内容工程监理资料具体移交内容及要求详见附录1工程监理资料移交目录清单。6.监理资料管理质量要求6.1 一般项目文件的编制要求1）项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。其载体及书写、制成和装订材料应符合GB/T 11822规定。2）文字材料幅面一律采用70g 以上的A4纸（297mm×210mm），小于此标准的，应用A4标准纸裱托；大于标准幅纸的，应折叠成A4标准幅尺寸。3）项目文件需要签字、签章、审核或批准，手续完备。4）需整改闭环或回复的项目文件，应在完成后按要求编制相应的闭环文件。5）文件题名中一般不得使用标点符号，题名中必须包含项目名称及标段或工序名，能够体现文件主要实质内容。6）非纸质载体文件归档时，应编制文字说明及纸质载体一起移交，并在备考表中填写互见号。6.2 电子文件的归档质量要求1）各类电子文件的格式要求：文字部分为PDF；扫描件为双层 PDF和、多页TIFF（像素200dpi）；图纸为DWG；照片为JPG；网页文件为 XML、HTML、HTM转为PDF；多媒体文件为SWF。2）电子文件的清晰度要求：照片要600像素以上；扫描件要求200dip及以上，录像画面清晰，录像和录音音质清晰,播放流畅。照片和录像资料应附有简要说明，应能描述图片和影像的主题内容。3）工程重要部位、关键工序和隐蔽工程施工时，应从不同角度进行有针对性和目标性的拍摄；按照公司监理工作影像资料管理办法要求反映关键工序施工过程及监理检查过程。4）光盘的质量要求:光盘应为利用长久保存的只读光盘。各参建单位项目竣工时，应向建设单位移交一份照片及录像档案。施工单位、监理单位在移交照片及录像前，附有相应的说明。6.3 文件整理1）项目文件整理，卷内文件不得有重复，共用时应在备考表中说明。案卷厚度一般不超过5CM。2）监理文件应按文种整理组卷。如：会议文件、监理月报监理日志等。3）文件装订前应拆除文件的金属物(不锈钢钉除外)、塑料封皮及不能长久保存的装订材料。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐；采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。4）档号由项目代号（目录代号）、分类号、案卷顺序号三组代号构成，分别用字母或数字标识。各组代号之间用“-”分隔。具体的编制见中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书附录E电网建设项目档案质量规范的要求。5）页码应按装订形式分别编写。按卷装订的，卷内文件应从“1”开始连续编写页号；编写位置，单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。案卷封面、卷内目录及备考表不编页码。已有连续页码的文件，不另行重编页码。6）有纸质档案相对应的电子文件，应挂接在相对应的档案系统中，整理、编号方法及纸质档案相同。无纸质对应的项目电子文件以形成单位建立层级文件夹，各单位可根据项目电子文件情况，按单位工程、专业、阶段等建立层级文件夹。7）照片说明应按公司的监理工作影像资料管理办法进行，每张照片用文字说明标注检查点、日期及编号。照片的整理应按项目范围划分表的分部工程单位工程单项工程进行归类。照片移交内容见附录2工程监理电子影像资料移交目录清单。6.4 其他档案名称填写、组卷、编目、排列、题名、系统上传等未尽事宜按照中国南方电网有限责任公司基建项目档案管理业务指导书附录E电网建设项目档案质量规范、贵州电网有限责任公司档案管理业务指导书及公司科技档案管理实施细则执行。7.附录附录1：工程监理资料移交目录清单附录2：工程监理电子影像资料移交目录清单附录3：档案移交用表