人事档案信息管理制度.docx

1 目的为规范公司人事档案信息管理，保护和利用档案信息资源，结合本公司实际，制定本制度。2 适用范围本管理制度适用于公司范围内的人事档案管理工作。3 职责3.1建立(见附图1:建档流程)3.1.1人事档案应在员工到职三日内由人力资源本部负责建立。3.1.2招聘员工及员工到职后形成的人事资料，应及时完整地移交给人力资源本部人事专干整理归档。3.1.3人力资源本部人事专干对移送的人事资料要按档案材料分类表（见附表3）进行审核，发现有资料不完整的及时向有关部门或人员追索，以确保员工人事档案的真实与完整。3.2装订3.2.1人事资料统一以A4型纸为标准整理。3.2.2档案材料按分类顺序排列，分类资料以形成时间为序并放置类别隔页纸，在封皮上注明姓名、员工档案编号后装订。3.2.3将装订好的人事档案放入写好姓名和编号的标准档案袋。3.3管理3.3.1人力资源本部招聘经理对新入司员工的学历、职称等证件的真实性进行核实后交人事专干保管，人事专干对员工档案的真实性有审核权。3.3.2人事档案应设专柜保存并按编号顺位排放。3.4归档基本资料3.4.1求职申请表。3.4.2劳动合同、保密协议、担保协议。3.4.3原单位解除劳动合同证明或下岗、退休证明。3.4.4体检表。3.4.5学历证、身份证、职称证、技能证。3.4.6转正定级表。3.5入司后有关人事资料归档3.5.1有关员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务（工作）调动、离司审批表等人事资料一经形成，公司各部门应当及时移交给人力资源本部人事专干。3.5.2人事专干对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。3.5.3员工调任、晋升、降职、免职等人事异动情况资料归档时，按时间顺序分类将资料归档。3.6人事档案的借阅(见附图2: 借阅流程)3.6.1科级（含）以上主管有了解所属员工基本情况、员工晋升或降职、员工奖惩、员工调动（调入或调出部门主管为了解员工状况需要）的情况之一的使得借阅档案。3.6.2借阅部门借阅人填写人事档案借阅的申请书，由借阅部门部长签字确认。3.6.3借阅人持签核后的借阅申请书办理人事档案的借阅，原则上不得借出档案室。3.6.4借阅部门在归还档案时，档案管理人员应依照档案袋的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，经确认无误后，方可在登记表上注明归还日期。3.6.5借阅部门应按期交还所借阅的档案，逾期未还的者，档案管理人员应进行跟催。3.6.6借阅档案不得撕页、涂改。3.7离司人员的档案处理3.7.1将离司人员资料归档，按分类目录排放装订。3.7.2在档案袋上注明离司日期和原因。3.7.3将离司人员档案放于专类，依时间顺序排列保存。3.7.4离司人员档案保存期限：职员档案保存十年，工人档案保存八年，期满时造册经人力资源本部核准后销毁。3.8集团所属各子公司之间人员调动及其档案调转3.8.1跨公司调动人员，该员工人事档案亦作相应调转。3.8.2员工调入公司人事部经办人须填写档案调转申请单，并附双方公司总经理批准的该员工调出、调入人事异动单，经双方公司人事部主管核准方可办理。3.8.3员工调出公司人力资源本部人事专干依申请书提取档案进行复制，并将人事档案内所有资料逐一录在人事档案资料清单上，之后按要求装订。3.8.4调出公司人事部将档案正本及清单正本交接收公司人事部门签收，清单复印件存本公司，依照离司人员档案处理方法存放。4 相关文件：暂无。5 工作记录：暂无。6 附加说明6.1本制度由人力资源本部提出。6.2本制度由人力资源本部门负责解释并归口管理。整理、归档录入数据库、人事档案管理员人事专干集收附图1 : 建档流程 担保保密协议送领导签字人事专干应聘申请表、劳动合同、担保保密协议、体检表、技工操作证等回 收附图2： 借阅流程附表3： 档案材料分类表序号类别具体内容第一类履历材料应聘申请表、自传材料、简历表、职务变动登记表第二类合同、协议员工劳动合同、担保协议、保密协议、劳务协议及其他有关协议第三类学历、职称学历证明、职务、职称证明，工种资格鉴定证明、技术等级评定，培训总结、成果和获奖证明，毕业生推荐表第四类政审身份证、重要岗位员工情况调查表、劳动关系调查表、体格检查表第五类考核考察年度考核、任职考核、述职报告第六类党团证明材料参加中国共产党、共青团及民主党派的证明材料第七类奖励、处分材料模范、先进个人，一般表扬、奖励，参加公司内外各种活动所获荣誉；警告以上的处分，通报批评和一般处理第八类聘用、任免、工资、离职聘用、录用、转正，任免、工资变动登记表，工资审批，内部调动审批，离职审批第九类其他可供公司参考的材料社保证明、婚育证明、工作学习总结、论文、合理化建议，保险转移单、高工餐厅就餐审批