档案管理制度上传.doc

员工档案管理制度一 建档1. 新员工入职当天由招聘专员收齐身份证、毕业证书、3张一寸照片，填妥员工履历表，同时将新员工入职手续办理清单，新员工入职审批定薪表，员工手册阅读反馈单等相应表单资料放入档案袋，生成该员工档案。分公司员工的档案建档工作，由公司招聘专员在各分公司行政助理配合下，于新员工入职后8个工作日内完成。2. 档案袋封面体现信息招聘专员在建档时需在相应位置填写相关员工信息：档案袋左上角填写工作地点；档案袋正中间填写员工姓名、性别、入职日期、入职业务级别、入职部门等相关信息；档案袋右下角显示档案编码，OA系统编号。3. 根据实际情况需陆续补充相应资料 在新员工入职3周左右由相关负责的人事专员完成新员工劳动合同、保密协议的签订工作，盖章完成后归入该员工档案。分公司行政助理有义务配合公司人事专员按期、及时完成该分公司入职员工的合同、保密协议类资料归档工作。 在新员工满足转正条件时，由人事专员负责完成转正通知书（营销）、转正面谈记录表（非营销）的填写工作，签字确认后归入该员工档案。员工在任职期间职位职级、薪资、工作地、部门等发生变动的需填写人员异动记录表，此表填写、签批工作由人事专员完成（分公司由行政助理协助填写后转公司人事专员），签批完成后及时将表单归入档案。在员工提出离职申请后，人事专员为其办理相应离职手续，完成工作交接，填写离职申请表，并将此表归入该员工档案，同时将此档案抽离在职员工档案。分公司员工离职由人事专员指导各分公司行政助理协助完成离职手续，并及时归档相应表单。当周离职人员档案于每周五分类整理，抽离在职员工档案，同时在档案袋左上角工作地点下方标记离职字样及离职日期。如员工系之前有过雇佣关系离职后再次入职者，其原先档案作为保存件一并归入新档案，作为历史资料，同时人事专员需根据实际情况安排完成再次雇佣相关审批流程，完成营销人员再次雇佣审批表的填写工作，而后安排人员入职，（分公司由助理完成审批表填写交至总部由招聘专员完成后续签批工作），并及时将表单归入档案。注： 人事专员有义务确保放入档案中的表单资料填写清晰整洁，签批完整，如有信息遗漏需即刻催收，如有未通过审核的表单，需立即补齐签批工作，否则不予归档。二 编码及整理 新员工档案编号由归档人员负责编译，填写在档案袋右下角，编码方式如下：例：总部销售一部XXX 其编码为：ZB-YX01-1 一卷一个流水号第一级“ZB”代表总部，如杭州分公司则“HZ”，同理得其他分公司；第二级“YX01”代表营销一部，如客服等非营销部门则为“FYX”，后面不设数字；第三级“1”则代表序列，此序列根据员工入职时间来编译。同时此编码下另登记该员工OA系统账号码，为方便通过档案搜索检索至系统资料， 如在OA系统中查看此员工信息后想要查找其档案，可根据部门编码寻找，实现双向 检索。三 检核 由公司指定人事专员每周对全员档案进行检核校对，保证与员工名册，OA系统同步，如有员工资料未按期及时归档，有催收及告知相关责任人义务，并及时向上级提报员工档案检核情况，由公司依责任划分追究相关人员档案管理失职责任，包括招聘专员、其他相关人事专员、分公司行政助理及分公司总经理。四 档案调阅 调阅权限： 调阅人员职务级别必须为部门经理及以上级别，且只可查看所辖部门员工资料。 凡需跨部门调阅员工档案，则需调阅人报批同时管理调阅人部门及被调阅人部门的高层主管审核，签批后方可调阅。如总部区域经理需调阅分公司某部门经理档案，则需上报同时管理总部营销与分公司营销的公司营销总监审核，获得签批后方可到人事部门调阅该员工档案。调阅流程： 调阅人员凭有效填写、签批的员工档案调阅单，到人力资源部门调阅相应员工档案。 调阅人需在员工档案管理员在场的情况下查阅员工档案，且不得私自带走、外借或者复印，且调阅人有义务保密员工个人信息。 相关人事专员有义务做好调阅记录和统计工作。五管理细则：1、 公司人事部人事专员均默认为员工档案的管理人员，对档案的建档、完善、维护等管理工作负有不可推卸的责任，并且应本着相互协助、鼎力支持的团队合作精神，维护员工档案管理的各项工作及时性、准确性。2、 同时各管理人员必须具备专业的档案管理知识，忠于职守，遵守纪律，保守公司秘密，保证档案的合理利用和使用。3、 档案管理人员负责收集和保管各类档案，指导和督办各部门进行文件材料的收集、整理和分类归档工作。4、 档案管理人员应当保持相对稳定，如因工作变动或因故离职，则应将经办的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。5、 凡纳入归档范围的档案资料，必须按归档时间逐一放入档案袋，任何个人不得据为己有或拒绝归档。6、 档案资料必须完整齐全，具备利用、凭证和参考价值。六 归档附件、表单1，员工简历2，身份证、毕业证书复印件3，一寸证件照3张4，劳动合同及保密协议5，面试评价表6，员工履历表7，新员工入职手续办理清单8，新员工入职审批定薪表9，员工手册阅读反馈单10，人员异动记录表11，面谈记录表12，转正面谈记录表13，转正通知书14，离职申请表15，营销人员再次雇佣申请表