集团股份有限公司财务管理制度.docx

XX集团股份有限公司财务管理制度目 录一、 XX集团费用开支管理制度.1二、 XX集团成本开支管理制度.6三、 XX集团银行帐户管理制度.12四、 XX集团票据管理制度.15五、 XX集团发票、收据管理制度.17六、 XX集团会计档案管理制度.20七、 XX集团各类财务报告的编制与分析制度.25八、 XX集团财务信息汇总制度.29九、 XX集团财务部合同管理制度.30十、 XX集团印鉴管理制度.32十一、 XX集团财务工作移交制度.34十二、 XX集团销售案场收付款管理制度.36十三、 XX集团物业收费管理制度.38十四、 XX集团现金管理制度.40十五、 XX集团资产管理制度.43十六、 XX集团往来帐款管理制度.45十七、 XX集团预算管理制度48十八、 XX集团股份有限公司参与一级市场认购新股管理办法51十九、 关于上报新开发项目财务环境分析报告的通知54二十、 XX集团合同付款管理作业指引56二十一、 关于规范集团对外披露财务信息的通知61二十二、 房地产项目EVA值计算作业指引.63二十三、 盈利预测编制流程作业指引66二十四、 现金流计划编制作业指引72二十五、 资金计划管理办法78二十六、 资金计划管理作业指引80XX集团费用开支管理制度第一条： 为加强XX集团各企业的财务管理，按预算控制费用开支，本着勤俭节约，提高效益与有利工作的原则，并根据国家的法律、法规及公司的具体情况，特制定本制度。第二条： 本制度所指的费用开支包括维持公司日常营运的所需的开支（如：租赁费用，办公费用，车辆使用费，业务招待费用、市内交通费用、差旅费用以及薪资奖金等相关费用），但不包括成本项下的开支（如：广告费用，材料采购与工程费用等开支，成本开支管理制度另行规定）。第三条： XX集团的费用开支从小帐户列支并实行一支笔的审批制度，各公司的费用开支在该公司总经理授权范围内的，由该公司总经理审批，集团公司总裁授权职能部门与项目公司负责人的，由被授权人审批；在授权范围外的，由集团公司总裁审批。第四条： XX集团费用开支实施预算管理，各公司必须做出年度费用开支的预算，报集团公司审批后执行；各地区公司总经理有权在整体预算不突破的情况下，灵活安排各个月与季度的费用开支计划；各公司应于每个月的成本分析会上确定下个月的费用开支预算，并报备集团公司财务部。第五条： 对于预算计划内除薪资奖金外的费用开支的审批权限与程序：1、 费用当事人填写费用报销单或付款申请书（见附表一、二）；2、 在填制费用报销凭证时，要按费用类别分别列支；3、 部门经理审查并签字后送交财务部审核；4、 主管会计对费用报销单或付款申请书进行统一编号并审核签署意见后送交财务经理审核确认，之后呈报总经理，或被授权人批准；超过授权审批金额的，须经集团总裁与财务总监联签批准；5、 费用的事项与金额在授权范围内的，由各公司被授权人审批，授权范围外的除各公司总经理审批外还要报集团公司总裁审批；6、 已审批过的费用报销单或付款申请书，转到各公司财务主管签阅后，交由出纳办理付款手续；如公司没有另设财务主管，则直接返回到出纳处办理付款手续；7、 出纳付款前核对各原始票据，并复核付款金额，正确无误后将相关款项支付给经办人，同时将已付款的原始票据加盖付讫章，并将已编号的费用报销单或付款申请书存档保管；第六条：薪资奖金的审批权限与程序：1、 薪资奖金在年度预算额度内的，每月未人力资源部专人负责核算，然后送交财务部审核，财务部审核无异议后，送各公司总经理审批后，发放当月薪资奖金；2、 人力资源部门应将总经理鉴署的所有员工的薪资结构表、薪资调整表，加班表等与工资计算相关的资料原件报备财务部存档；3、 超过年度预算额度的薪资奖金报集团总部追加预算后方可发放；4、 在公司总经理授权范围外的薪资调整应报集团总部审批。第七条： 超出年度预算的费用开支应报集团公司追加预算额度后方可按上述程序审批，否则财务部有权拒绝支付该款项。第八条： 费用支出的有关规定：一、 办公费用办公费用由办公室统一采购、集中向财务部报销。各部门把经审批的办公购物申请表（见附表三）报办公室，办公室每月汇总的办公费用计划抄报财务部一份，由财务部监督执行。二、 业务招待费各部门员工（包括部门经理）因业务需要招待宾客，应事先填制礼品/业务招待申请表（见附表四），详细填写招待对象、预计金额及时间，一事一单，不得与其他费用项目混合报销。按金额范围报总经理或其他被授权人批准，并严格掌握不得超支，特殊情况外出联系业务临时发生业务招待费的，应电话口头申请，于次日补办手续（遇周末与节假日顺延）。三、 市内交通1、 公司员工外出联系业务、工作一般以公交车、中巴为主，特殊情况下，经部门经理同意，公司总经理批准，方可报销出租车费用。2、 在报销出租车费时，应填写差旅费报销单（见附表五），所有的车票反面均需注明起止地点与原因，以便审核。3、 因工作需要，公司已经为其配备专用车辆的部门经理或员工，原则上不允许报销市内交通费，特殊情况须由公司总经理批准方可。四、 外埠差旅1、 员工因公出差必须事先提出申请，经部门经理审核签字，总经理或其他被授权人批准。2、 出差人员可凭批准的申请单向财务部办理暂借款手续，填写暂借款申请单，预借金额由财务部根据路程远近，时间长短核定，呈送总经理或其他被授权人签字同意后，方予借款。3、 出差期间的市内交通费、伙食补助费归为外勤补贴均按出差的自然（日历）天数计算，实行分项计算、总额包干、调剂使用，节约归己，超支自理的办法。4、 凡出差到异地超过半个月以上的，按本出差补贴标准的80%报销，超过一个月以上的，按长期外派人员待遇报支。5、 工作人员出差期间，市内交通费与伙食补助实行包干使用，不再凭据报销。乘坐往返机场或火车站等的交通费用不属包干范围，凭据另外报销。6、 出差人员如自带交通工具或由接待单位提供交通工具，则不予报销出差地市内交通费用。7、 如出差人员由接待单位提供食宿的，交通费用据实报销，其它补贴取消。8、 员工出差返回公司，应在三天内到财务部办理结算手续。财务人员按公司规定标准，认真审核报销单，超过标准的支出，个人自理。暂借款如有剩余，必须于结算时返还给公司，否则下月工资中扣除。9、 因公出差发的邮资、电话费（因业务而发生的）、行李寄存费，必须在票据上注明原因一同报销。10、 长期外派人员或驻外机构人员，其住宿原则上应租房解决。每月补贴生活费（视具体情况定）。当地招收的员工，不享受生活补贴。11、 出差人员乘坐交通工具、住宿标准及补贴标准依各地公司具体情况而定。第九条：其他事项：1、 本制度之修改须经董事会讨论、批准。2、 本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。附表：1， 费用报销单；2， 付款申请书；3， 礼品/业务招待申请表；表一费用报销单年 月 日附单据 张报销人公司部门金 额内容报销金额（大写）总经理签字部门经理签字财务审核出纳签字报销人签字表二付 款 申 请 书年 月 日企业名称： NO：经办部门填写申请付款部： 经办人： 部门负责人： 收款单位： 开户行及账号： 申请付款金额：大写： 小写：￥ 款项用途： 合同金额： 已付： 付款方式： 支票 贷记凭证 本票 汇票 电汇 其它： 备 注：第一联：存 根财务审批付款开户行： 票号： 实付金额： 主管会计： 财务部经理： 财务总监：总经理批示：表四礼 品业 务 招 待 申 请 表 年 月 日 凭证号： 申报部门招待礼品 招待用餐时间 年 月 日申报经办人招待礼品标准 申请用餐标准 元应酬内容部门经理意见总经理审批注：本表：1. 由公司各职能部门或项目公司按规定事先办理申报审批手续后，在填制“费用报销单”时，随同提请已获批的“礼品业务招待申请表”，或礼品招待用餐“正式发票联”，办理相关核准手续。 2. 不含项目总经理相关费用。XX集团成本开支管理制度第一条 目的为了进一步加强成本的控制，提高经济效益，合理有序的安排资金的运用，根据公司的具体情况，特制定本制度。第二条 成本开支的范畴本制度所指的成本开支的范畴是指除费用开支管理规定中所指的维持公司日常营运的费用以外的开支。（包括土地及拆迁费用、前期费用、建筑安装费、基础设施费、公建配套费、以及项目所承担的贷款利息等）。建立综合开发核算体制，搞好经济核算，降低开发建设费用。第三条 成本开支的预算根据公司成本分析会的制度，各项目公司按照集团公司的年度战略，编制年度工作计划与工程进度，报集团公司审批后执行。各地区公司总经理有权在整体预算不突破的情况下，合理安排各个月与季度的成本开支计划。每月各公司工程部门编制“经营预算表”确定下个月的成本开支预算，于财务部汇总在每月初的成本分析会上确定，并报备集团公司财务部。第四条 成本开支的帐户管理 本制度所规定的成本开支原则上必须从大帐户列支。如遇特殊情况，在总经理授权审批的额度以内的，可以从小帐户临时列支，但财务部应做相应的台帐备查。第五条 成本开支的审批权限所有的成本开支审批实行一支笔制度，各公司的成本开支在该公司总经理授权范围内的，由该公司总经理审批，或由总经理授权的被授权人审批；在授权范围外的由集团公司审批。第六条 成本开支审批的一般程序1 工程预付款的支付，必须有工程施工合同的依据，付款前必须按合同取得施工承包单位履约预付款保函或保证金的手续依据，未办理保函或保证金手续的不得支付预付款。2 所有成本开支的付款都应严格按照合同条款执行，不得提前预付或超付款项；3 集团下属各房地产开发公司自行采购的材料、设备（甲供料），要有验收报告，并附有规划设计部、工程部、成本合约部等相关部门负责人的联合签名（签单格式由集团工程部制定）a) 需验收后支付的工程款，要附有验收报告并有规划设计部、工程部、成本部等相关部门负责人的联合签名（签单格式由集团工程部制定）b) 支付精装修项目工程尾款时，要有权威机构的环境卫生检测报告c) 支付最后一笔项目工程款时，应审查工程款发票是否包含保修金，未含保修金的不予支付。d) 支付保修金时，应附有保修服务情况征询表（见附表四）并由成本部、工程部、物业管理部门及项目总经理联合签名。4 合同项下的付款由经办人填写付款申请书，部门经理审核后送交财务部；5 财务部门参照合同核对后，送公司总经理审批，超出授权范围的，再送集团公司总裁审批；6 出纳人员凭审批后的付款申请书办理支票，由经办人员签领；7 以上流程对于建筑安装工程款项，除按照合同条款约定外，经办人员还必须附有经会签过的工程款拨付签证程序单（见附表一）或工程决算单；如因原设计图纸修改等原因导致工程量的增加或减少，致使工程成本发生变化的应在该合同后另附施工图变更签证表（见附表二）；第七条 特殊事项的审批1. 对于土地相关费用、前期的交易规费以及市政配套费用等向政府部门支付不全部具有合同的款项，可依照政府规定或相关文件办理；2. 对于应缴的营业税金及附加税及预征的企业所得税与土地增值税，由各公司财务部主管会计精确计算后，将当月申报税款填列付款申请书报公司总经理批准划转至纳税帐户，税务申报后自动转帐。3. 银行贷款利息支出由所贷银行每季度末按照贷款合同利率自动扣款，财务部应在每月末预提当月的利息支出。第八条 超出预算外的成本开支应报集团公司追加预算额度后，方可按上述程序审批，否则财务部有权拒绝支付该款项。第九条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。第十条 本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。附表：1， 工程款支付审批表；2， 工程变更审批表； 3， 工程合同质保金/尾款支付保修服务情况征询表工程合同质保金/尾款支付保修服务情况征询表项目名称：合同名称：合同承包单位名称：合同编号：质保期起止日期：质保期限：质保金尾款支付征询部门意见：物业管理部门反馈意见：1、质保期内保修服务情况（简述）：2、质保期内物业代维代修情况（简述）：3、所发生费用是否已由开发商支付？ 是（ ） 否 （ ） 部分 （ ）4、未支付费用的代维代修项目维修书面通知、项目及费用清单（附后） 共页 经办人：日期： 年 月 日单位负责人：日期： 年 月 日物业管理部门盖章：项目公司审核反馈意见：1、质保期内保修服务情况（简述）：2、建设单位代维代修情况（简述）：3、建设单位代维代修项目及费用清单及事先通知事后告知书（附后） 共页4、承包单位合同竣工资料编制、归档完整性与及时性情况（简述）：经办人：日期： 年 月 日项目工程部经理：日期： 年 月 日项目总经理：日期： 年 月 日 注：1、物业管理单位在保修期限内发生自行维修项目，应事先书面通知项目公司维修项目内容、清单及费用并须得到项目公司的书面签字认可，此类书面文件应归档保留作项目公司支付相关费用的依据。 2、项目公司若在保修期限内发生自行维修项目或物业代修项目，应向承包单位采用事先书面通知，事后书面告知（含维修项目内容、费用清单），此类书面文件应归档保留作质保金/尾款支付时的扣款依据。XX集团银行帐户管理制度第一条 为了加强XX集团银行帐户使用的监督与管理，贯彻落实XX集团财务集中管理的原则，特制定本制度。第二条 银行账户开销户的审批程序各公司的银行帐户开设必须符合国家有关规定，原则上不准擅自开设银行帐户，如根据实际经营情况需开设相适应的银行账户时，由公司财务部填写申请表（见附表一），报公司总经理签字，然后报送集团财务部，经集团总裁审批后，方可办理银行账户的开设与注销。第三条 银行账户印鉴管理公司所有的银行帐户都必须预留三枚印鉴，实行三章分管并用制，分别为：财务章、法人章与出纳章。财务章由该公司会计保管，法人章分大小账户管理，其中大帐户由集团总裁授权予专人保管，小帐户由所授权的各公司总经理保管，出纳章由公司出纳本人保管，不准1人同时保管两枚印鉴章，印鉴保管人临时出差时必须向财务主管报告备案，由其指定委托人代管。第四条 银行账号保密原则各公司银行帐户的账号应严格保密，非因业务需要不准对外提供。第五条 各公司所有银行的资料（开户资料、开户许可证、银行账本）要妥善保管，银行账本要及时登记，定期同银行核对。第六条 银行账户只供本单位经营业务以及结算使用，严禁出借账户外单位或个人使用，严禁为外来单位或个人代收代支、转账套现。第七条 对于公司未使用的账户应及时办理销户手续，并按开户的程序进行审批；第八条 各公司财务主管在年度报表编制中应将本公司所有的银行帐户的资料填入银行账户的汇总表（见附表2），并向集团财务部报备； 如银行帐户的情况发生变化，应及时调整汇总表的信息并及时报备。第九条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。第十条 本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。附表：1， 开户银行帐户申请表；2， 银行帐户汇总表。表一开设银行账户申请书申请部门申请人开户公司开户原因开户银行账户性质备注总经理意见财务总监意见集团董事长意见 年 月 日银行帐户汇总表编制单位：年 月 日附表二序号开户银行银行帐号帐户性质开户时间主要用途备注复核：制表：XX集团票据管理制度第一条 目的为完善XX集团的各类票据的管理，杜绝由于票据管理不当而可能导致的经济损失，特制定本制度。第二条 收入的票据管理1 本条所指的票据包括财务付款时收入的各类正式的原始凭证以及收款时接收的支票、汇票与本票；2 财务人员在付款时，必须要求经办人先行提供正式有效的收款凭证，包括税务局印发的正式收据或者发票或政府部门开立的行政收据（如向政府部门付款，可允许先付款后取收款凭证），不符合规定的收据、发票不得作为财务报销凭证；3 财务人员收到收款凭证后，必须仔细核对凭证的真伪以及凭证的填写是否完整无误（尤其是对金额与收款单位事项），对于金额较大的票据（20万元以上），财务人员应向税务局查核；4 对于收到的银行支票、汇票或者本票，财务人员应仔细核对票据的真伪，并且注意票据的填写是否完整准确，有无涂改的痕迹，票据是否在有效期内，付款人是否有权签发或者背书转让是否连续，对于大额或者有疑问的票据，应查验持票人身份证件或向开立银行查询；5 对于收到银行票据解行遭到拒付的，财务部门应在第一时间内将情况通报上级主管与经办部门，以便及时采取措施；6 公司对于票据管理实行审核监督制度，出纳员对票据使用部门的付款审批程序进行审核监督，财务主管对出纳员的付款手续及审批程序进行审核监督。第三条 公司票据的购买公司的支票、汇款凭证以及实际业务中涉及到的其他银行票据，由出纳人员根据实际需要，经财务部经理或者总经理批准后，向开户银行购买。第四条 公司票据的保管1 公司的支票、汇款凭证以及其他银行票据由出纳人员进行保管，出纳人员应负责将票据号码与数量在支票备忘簿进行登记，并妥善保管，不得转交他人；2 尚未使用签发前的空白支票，不得加盖印章，支票印章必须按职责分离保管，对签发的支票须加盖“不得转让”印章；3 所有作废的票据均应注销后存档备查，不得擅自销毁；4 公司的票据如有遗失，应及时向上级主管报告，并立即采取相应的补救措施（如向相关部门登记备案或登报挂失等）；第五条 公司票据的使用1 公司所有的收入款项均应开立正式的票据给客户或付款单位；2 公司所有超过现金使用范围的开支均应使用票据支付，原则上一般的采购事项均应使用支票，有特殊原因的经财务主管批准后可以使用本票或银行汇款；3 财务人员办理支票（或其他银行票据）时应严格按照支付程序与授权管理制度，并在支票的存根上注明使用事项且要求经办人在存根上签字备查，经办人对未经审批的会签单不得提交财务人员付款，财务人员对未经审批的会签单不得擅自付款；4 财务人员在使用支票时必须填写完整，并仔细核对收款单位与金额，财务人员未经集团公司总部的书面许可不得以任何理由对外开立空白抬头的支票，签发支票的金额必须有足够的存款余额，不得签发空头支票；5 对于由于业务需要无法确定准确金额的小额支票（如手续费、登记费等），财务人员可将最高位金额与付款单位填写完整后交给经办人员，经办人员在完成支付后，应在第一时间将实际付款金额告知出纳人员，并在存根联上签字确认；6 支票领用人在领用支票时，应在支票存根联上签名（外单位来领取支票时，须由本单位相关人员陪同，并注明领用人的姓名与身份证号码）。7 出纳人员在离岗期间，除财务部指定的人员之外，不得将票据移交给他人；8 财务人员在收到支票、本票或汇票，在开立收据或发票时，应在收据或发票上注明票据的形式、开票人与票据号码等事项。第六条 其他事项1 未经集团公司财务部书面许可，XX集团任何公司与部门不得擅自使用自制票据，包括各种类型的收据、白条或代币券等；2 本制度之修改须经董事会讨论、批准；3 本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。XX集团发票、收据管理制度第一条 目的为了加强发票、收据管理，杜绝由于发票管理不当而可能导致的经济损失，根据集团财务制度与中华人民共与国发票管理办法的有关规定，制定本办法，请遵照执行：第二条 发票、收据领取与保管 1、 公司的发票与收据由主管会计根据实际需要，填写购买发票申请表（见附表），经财务部经理批准后，向所在地税务部门购买，并定期进行清点、核对、结报。2、 公司的发票与收据由主管会计负责保管。主管会计购回发票与收据后，作为保管责任人，应设置专用登记本，及时登记号码与数量，并放置保险箱妥善保管。3、 现场收银员或公司内部出纳人员作为发票与收据使用责任人，严格按各公司的业务流程与实际业务需要，向主管会计领取发票，并在票据专用登记本上进行签收，原则上主管会计只允许下发一本，使用完后出纳必须登记开票明细，再以明细单与存根换领新票据，内部出纳人员逐号填开，妥善保管，按月盘点发票或收据，不得任意由他人代开、借用、拆本、撕毁、跳号、错位填开发票，不得擅自转借、转让、买卖、销毁、涂改及丢失。第三条 发票、收据使用管理1、 对通过税控机开票的，内部出纳应设立二道密码，一是启用电脑密码；二是启用开票程序密码，发票作为重要有价凭证，不得泄漏密码给他人或委托他人代开，开票时严格按税务机关管理规定填开、作废、退库、结存，不得任意删除、打印、跳号、错位使用发票，要做到机号与实际票号相符，机票数与实际数相符，票机同号，每日开完票后应取下黑匣子中的IC卡交给主管会计保管，并相互签收。2、 主管会计与开票人员严格按开票程序办理开票手续，由开票人员开具发票并在发票的开票人处签字后交与主管会计，经审核无误后在发票的财务处签字，并盖上发票专用章。3、 每月发票领用人填写发票领用存月报表（见附表），并由主管会计审核，双方确认签字，按年装订成册，妥善保管。4、 主管会计对开票人缴销发票存根应按册装订，妥善保管。对装订成册封面要记载发票或收据的使用单位、起止号码、开票日期、本册作废份数、填开金额、开票人员。5、 财务部门对已开具发票、收据在入帐前应核实其是否合法、合理、合规；收款时应在相应的发票、收据上加盖“收讫”章，并及时入帐。6、 已作废的票据，不得缺少联次，各联次都要加盖“作废”印章后，与原发票存根联一并妥善保存、备查。7、 任何企业与个人未经批准，不得跨地域携带、邮寄、运输空白的专用发票。8、 发票存根的保管期限为五年，在保管期限内，任何企业与个人不得私自销毁。第四条 发票检查制度1、 财务部派专人每月定期检查发票使用管理情况，并对检查结果作记录报送财务总监；法务审计部不定期的对发票使用管理进行全程抽查，同时出具检查报告报总经理，并抄送财务总监。2、 加强对主管会计、内部出纳人员与现场收银员等涉票人员进行培训，经财务部经理考核后上岗。附件一购买发票申请表单位名称： 日期：类别联数金额版面期初库存（份数）本期购买（份数）申请人：财务部经理审批：发票填列明细表单位名称： 日期：发票号码对方单位内容金额（元）备注附件二发票领用存月报表单位名称： 年 月 日发票类别期初库存本期领购本期开票已收款本期开票未收款本期作废份数本期遗失份数本期缴销份数期末库存份数发票号码份数发票号码份数金 额份数金 额份数发票号码主管会计 领票人XX集团会计档案管理制度第一条 总则为了强化XX集团会计档案的管理工作，确保会计档案的有序管理、妥善保管、方便查阅、严防损毁，特制订本制度。第二条 会计档案的界定1、 会计凭证类，包括：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2、 会计帐簿类，包括：总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、辅助帐簿、电算化备份及其他会计帐簿。3、 财务报表类，包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、电算化盘片、附注及文字说明等。4、 其他类，包括：银行存款余额调节表、银行对帐单、发票存根、固定资产卡片、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理与投资者权益有关的的其他重要文件，如经济合同、公司章程等各种会计资料，其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。5、 电算化会计档案，包括储存在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘存储的会计数据与计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等数据。第三条 会计档案的装订1、 对每月形成的会计档案，装订成册，贴上统一规格的封条，填妥凭证的年月、凭证的起止编号、凭证归档编号、凭证种类、凭证保管期限，并在凭证封口处加盖装订人的骑缝章，以分清责任。2、 对每年形成的会计报表、会计帐簿，经核对无误后，按年装订成册，并按规定编制归档号码。3、 每年对会计档案登记清册应单独装订成册。4、 对每年形成的会计档案，按上海市档案局要求分报表、帐册、凭证、其他四大类装入财务凭证盒，并编制档号。第四条 会计档案的保管。1、财务部为会计档案主管部门，负责建立与健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅与销毁等管理制度。2、财务部应有专人负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷编号登记。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年，期满后原则上编造清册移交公司档案部门。3、对电算化的会计档案，其中重要的会计档案要做双备份，并存放在不同的地点；采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。4、会计档案的保管期限为永久保存与定期保存两类。会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部与财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。5、档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装；个别须拆封重新整理的，会同财务部与经办人共同拆封整理，以分清责任。6、会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全与保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失与泄密。7、凡遇单位撤消或合并，会计档案由接受单位全部接受并保管。当项目公司清算关闭结束后，项目公司必须把所有的会计档案整理造册及时移交给集团档案库。第五条 会计档案的借用1、 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借用，并及时归还，所借资料不得带出公司；若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。2、 公司内查阅会计档案要按规定办理手续。公司其他部门或集团内其他单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看，原件不得借出。3、 外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经公司领导及集团公司财务部批准后，方能由档案管理体制人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。4、 会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。第六条 会计档案的移交由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。第七条 会计档案的销毁1、对保管期满的会计档案，按照国家会计档案管理办法的规定，由财务部门与档案部门共同鉴定，严格审核，编制会计档案销毁清册（见附表），按规定程序报经批准，方可销毁。2、在待销毁的会计档案中，有未了的债权债务事项与投资事项，其原始凭证应单独抽出，另行装订，由档案管理部门保管到结清债权债务与投资终了时为止。3、各企业按照规定销毁档案时，由单位领导指定档案部门与财务部门共同派专人监销，并在销毁清册上签名盖章。第八条 会计档案保管期限档案名称 保管期限1、会计凭证类：（1）原始凭证、记账凭证。 15年其中，涉及外来与对私改造的会计凭证。 永久（2）银行存款余额调节表。 5年 2、会计账簿类： （1）日记账。 15年 其中，现金与银行存款日记账。 25年 （2）明细账、总账、辅助账。 15年 （3）涉及外来与对私改造的会计账簿。 永久 3、会计报表类： （1）主要财务指标报表； 3年 （2）月、季度会报表； 3年 （3）年度会计报表。 永久 4、其他类： （1）会计档案保管清册及销毁清册； 永久 （2）财务成本计划： 3年 （3）主要财务会计文件、合同、协议； 永久 （4） 公司规定的付款申请的附属单据（如验收单、8年，工程签证 单等）。第七条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。第八条 本制度自发布之日起执行，解释权属集团公司财务部。附表XX集团会计档案销毁明细表年 月 日单位：序号会计档案名称内 容数量会计档案备注单位负责人 财务总监 财务主管 档案管理员附表XX集团会计档案销毁汇总表年 月 日序号单位名称内 容数量备注单位负责人 财务总监 财务主管 档案管理员 监销员X