集团财务档案管理制度.docx

财务档案管理制度1 目的根据财政部、国家档案局关于印发会计档案管理办法的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。2 适用范围本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。3 管理职责财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库管理。4 会计档案范围 包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。a、 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；b、 会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；c、 财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；d、 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。 5会计档案的管理 5.1 会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。a、 分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；b、 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；c、 管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。5.2 会计凭证的装订会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：5.2.1分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；5.2.2按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；5.2.3摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；5.2.4整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全；5.2.5记账凭证上有关人员的印章是否齐全；5.2.6 会计凭证装订时的要求：a、 装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；b、 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；c、 装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。5.2.7 会计凭证装订后的注意事项:a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。5.3 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：5.3.1 首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；5.3.2 然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册；b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。5.3.3在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；5.3.4账簿装订后的其他要求:a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账；c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。5.4会计档案的移交归档5.4.1每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；5.4.2移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。5.5会计档案的保管5.5.1 会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起；5.5.2 会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；5.5.3 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；5.5.4 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。电算化会计档案保管按以下要求：a、 电算化会计档案的保存期限会计档案的保存期限按现行制度规定的各种档案存放时间保管。b、 通过计算机计算打印输出的各类帐薄、凭证清单等视同原手工登记的帐薄等会计资料进行保管。c、 由机器打印输出的会计档案发生缺损时，须补充打印，并由操作人员在打印输出文件上签字盖章。d、 会计电算化系统开发的全套文件档案资料视同会计档案进行管理，保存期限最低截止至该系统停止使用或重大更改后三年。e、 电算化会计档案存放要求会计档案存放做到“八防”，即：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强磁场、防冻。会计数据的备份软盘应分别存放在三个不同地点，并定期复制。5.6会计档案的借阅5.6.1会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印；5.6.2外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度；5.6.3借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；5.6.4借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。5.7 会计档案的销毁5.7.1 保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：a、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；b、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；c、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；d、在建设期间的会计档案，不得销毁。6公司合并、分立与解散的会计档案管理6.1 公司下属子公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，由公司财务部派员协助终止单位的财务部门进行整理立卷，装订成册，编制会计档案移交清册，经公司财务部主管审核后移交综合档案室统一保管。6.2 公司下属子公司合并，其会计档案应由合并单位保管。6.3 公司下属子公司撤销解散后，其会计档案应由其主管公司接收、保管。7 附表附表：会计档案保管期限8 附则本制度的修订、解释权属集团总部财务管理部门。附表:会计档案保管期限表档案类别序号档案名称保管期限备注一、凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二、会计账簿类4总账15年5明细账15年6日记账15年现金及银行日记账保管25年7固定资产卡片15年固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三、财务报告类9月、季报告3年包括汇总财务报告及文字分析10年度报告永久包括汇总财务报告及文字分析四、其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年