7存货管理制度.doc

存货管理制度总 则为加强存货管理，保证正常生产经营需要，提高存货使用效率，特制定本制度。第一章 存货日常管理第一条 存货的范围：存货是企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资，包括原材料、包装物、低值易耗品、库存商品、发出商品、半成品等等。第二条 存货管理的岗位分离原则：（1） 订货人员及复核、审批人员的岗位必须分离；（2） 订货人员及验收、存货保管人员岗位分离；（3） 存货保管人员、会计记账人员岗位分离；（4） 存货的盘点应由存货保管人员、会计记账人员及独立于这些岗位之外的人员共同进行。第三条 存货的采购1、采购的原则1.1 严格执行询议价程序物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并及供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。1.2 采购会审、合同会签制度物品采购，必须经过有关部门参及，调研汇总各方意见，经高管审核。1.3 一致性原则采购人员采购的物品或服务必须及采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。1.4. 廉洁制度所有采购人员必须做到：1.4.1自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。1.4.2加强学习，提高认识，增强法治观念。1.4.3廉洁自律，不能向供应商伸手。1.4.4严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。1.4.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。1.4.6努力学习业务，广泛掌握及采购业务相关的新设备及市场信息。2、采购的程序2.1供应商的选择2.1.1供应商必须证照齐全，具有相关资质。2.1.2对于经常使用的商品或服务，供应部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同技术、销售、生产部门对供应商定期进行评估和审计。2.1.3在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。2.1.4为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2.2采购程序2.2.1固定资产及其他零星物品的采购，由各使用部门申报,经部门负责人及分管副总签字后统一采购。对于超过50万元以上的固定资产及其它物品需公开招标方式选择合适的供应商，最后交采购部门采购。正常生产物资的采购，需根据技术人员提供的采购计划明细表采购。2.2.3采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调技术中心、财务及使用部门共同完成，报主管领导审批。技术中心、使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，及供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。2.2.4采购过程中发生变化时，需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。2.3付款程序2.3.1采购部根据付款计划提出申请，按申请流程交部门负责人审核签字，后附付款明细单，交给财务部负责人审批后办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。2.3.2发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，审核无误的发票交给财务部核销，购货发票应随同存货验收单、入库单由经办人、验收人、仓库管理员报分管副总经理审批传财务部记账。第四条 存货的验收、入库1、外购入库。1.1 所有进入仓库的物料必须按采购部门提供的采购清单核实如下项目：物料名称、规格型号、产地、数量、价格和包装；1.2 所有进入仓库的物料必须由质量检验部门确认合格签字后方可进入仓库；1.3 所有进入仓库的物料仓管应根据随货同行的送货单验收货物，需要确认货物是否为公司订单所定货物，实物货物是否及送货单一致，货物是否有损伤。验收无误后，仓管员录入金蝶进销存系统，经采购部负责人审核后打印入库单并签字，及送货单随货同行联一起传递到会计处进行二审和记账。审核人员审核时应重点核对送货单及入库单数量、金额是否一致。所有台帐登记必须在次日上午十点前完成；入库单（财务联）应传递及时，因人为原因在存货入库后一个月内尚未传于财务部，公司财务部对此事项将不予认可并拒绝付款，所造成的损失由经手人全权负责。1.4 仓库在办理物料入库时应本着时间最短、手续齐全、上架标识及时的原则进行入库操作。2、自制产成品。2.1 生产车间在完成成品柜生产后仓库应核对如下项目：生产制造编号、成品名称和标识的型号、成品外包装是否完整等，及时为车间办理成品入库手续。成品入库应由质检部门完成产品质量检验并在入库单据上签字认可，入库单还应有生产车间负责人及直接生产人员的签字，最后是仓管员签字接收入库；2.2 成品入库后，仓库要规划好摆放位置及运输通道，做好各种安防措施并及时上报相关部门安排发货计划。成品入库当天应做好台帐登记作业。仓库每月要定期向公司提供产成品库存清单2.3采购员应对验收后不符合要求的货物负责，如确系产品质量原因且系非人为失误所致，应及时及发货厂家确认退货事宜。第五条 库存管理1 仓管员应做好库存物料的恰当规划整理；2 经验收正常收入仓库的物料要及时归类整理并上货架或码堆存放；3 所有库存物料必须是合格品。所有库存合格品必须包装标识完整并在相应位置填写物料卡。仓库要定期向采购部门提供物料库存数据，对预期会影响到生产的低(无)库存物料应及时向上级汇报；4 仓库管理人员应及时将货架或物料堆放区中包装及标识缺失、物料部件欠缺或已确定为不合格品的物料清理下架区分存放至指定位置，并及时开列清单报财务或采购部门妥善处理，对于自报送之日起个月内未给予处理的物料，仓管员除及时督促解决外可自行将相应物料报废处理；5仓管员应自觉执行6S规则，做到库区明亮干净、整洁有序；6 仓管员应自觉做好仓库安防措施：防火、防水、防尘、防压、防盗。第六条 存货的发出1、原材料、低值易耗品、包装物的发出：11 所有生产正常使用的物料，仓库依据生产计划明细表进行发料操作。对于清单上已标明但仓库无库存的物料，仓管员不得向任何人违规开具欠条；12 仓库发放生产辅料应依据生产部门开具的辅料领用单并按审批权限签字审核，仓管员根据审核批准后的领料申请单发货，同时根据领料申请单性质在金蝶进销存模块中增加生产领料单或其他出库单，并由领料人在生产领料单上签字，并将其中的一联交予财务入账；13仓管员必须亲自发放物料，生产部门员工未经许可不得私自进入仓库取用任何物料；14 仓管员在接到材料领用单后必须在第一时间内保质保量进行备料作业，且时间不得超出20分钟；15 仓管员有权拒绝无单领料，由此产生的不良后果仓管员不承担；16 对于易损易耗物料如螺丝类扎带缠线带等仓管员在发放时可适当发放备品，但备品数量不得超过总量的2%；17 仓管员在发放物料时必须遵守物料先进先出的原则。仓库不允许有超期物料存放，若发生超期存放现象，仓库有责任及时向采购及财务部通报并协助处理。2、产成品的发出：市场部人员在金蝶进销存模块中录入订单，列明其要求和建议；仓库管理员根据订单生成销售出库单并发货，打印销售出库单一式五联；销售出库单随货同行，货物送到客户处后，必须取得客户签字确认的销售出库单签收返回联，并及时送交财务开票；仓库进销存账需每月及财务存货账核对，如有差异必须查明原因。一旦涉及到差异调整的，须按审批权限经由财务部批准后，方可调账。第七条 关于物料、成品的退货管理1所有生产车间领用的物料，在出库后又退回仓库的，车间必须保持退回的物料包装完整并说明退换料原因，质检部作出处理意见后交仓库执行。属换料的，车间负责人应在材料领用单上进行更改；属退料的，车间说明原因后，仓库要做好标识分类存放在指定位置并在第二个工作日集中上报采购部门处理；2退回供应商的物料，仓库应开具退货单.退货单应一式三联由供应商经手人员签字认可。一联留作仓库记帐凭证，一联交财务对帐，一联交供应商带回。属换货的，供应商在换回物料给仓库后消帐；属退货的，通知财务冲减货款；3成品的退货仓库要了解退货原因和制造编号，及时及生产、质检和相关部门沟通采取相应补救措施减少公司损失。对于短时内处理不了的，要规划专门位置存放并作好标识和安防措施。第八条 存货的盘点1、仓库库存的物料及成品必须定期进行盘点。仓库盘点分小盘，中盘和大盘。小盘：即月盘，每月26日为仓库匝帐日。26日仓库自行进行库存盘点，并及帐面互对，做到帐实相符。27日上午十点必须将盘点数据上报财务部和采购。中盘：每年6月26日定为年中盘点，此次盘点由财务部监盘，盘点数据报财务和老总知悉。大盘：每年12月26日定为年终盘点，此次盘点由财务、人资、生产部门配合，对于仓库库存和生产部在线成品、半成品进行大面积盘存。仓库库存由仓管报财务和老总知悉，生产部在线物料由生产部报财务和老总知悉。2、盘点报告：财务部依据盘点表编制“盘盈盘亏报告表”一式两分，送仓库填列差异原因及对策后返回财务，财务部汇总后上报财务负责人和总经理审批，审批后的报告表一返仓库留存，一份作为财务调账的依据。盘盈盘亏的金额平时仅例入暂估科目，年终时以净额转入营业收入的盘点盈余或营业外支出的盘点损失。第九条 存货的报废1、存货报废申请存货需报废时，由仓库管理员填写存货报废申请单，并根据不同的情况，提供不同的存货损失认定资料，交部门主管审批。2、对盘亏的存货，扣除责任人赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料：Ø 存货盘点表；Ø 仓库管理员对于盘亏的情况说明；Ø 盘亏存货的价值确定依据（包括相关入库手续、相同相近存货采购发票价格或其他确定依据）；3、对报废、毁损的存货，其账面价值扣除残值及保险赔偿或责任赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料：Ø 单项或批量金额较小的存货由公司内部有关部门出具鉴定证明；Ø 单项或批量金额较大的存货，应取得国家有关技术部门或具有技术鉴定资格的中介机构出具的技术鉴定证明；Ø 涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明；Ø 公司内部关于存货报废、毁损情况说明及审批文件；Ø 残值情况说明；Ø 公司内部有关责任认定、责任赔偿说明和内部核批文件。4、 对被盗的存货，其账面价值扣除保险理赔以及责任赔偿后的余额部分，需要提供的存货损失认定资料：Ø 向公安机关的报案记录，公安机关立案、破案和结案的有关证明材料；Ø 涉及责任人的责任认定及赔偿情况说明；Ø 涉及保险索赔的，应当有保险公司理赔情况说明。5、存货报废审批Ø 存货报废应由仓管员会同财务部门相关人员，对申请资料和实物进行实地盘查核实，并由部门主管副总进行审批；Ø 损失金额超过人民币5000元以上的，需要上报财务负责人进行审批；Ø 公司因报废造成的财产损失还需向主管税务机关申请审批方可税前扣除。6、 存货报废账务处理存货报废申请通过审批后，计入“待处理财产损失”，经税务机关审批后，转为“营业外支出”。