电话招展流程.doc

电话招展流程给企业打电话之前，一定要熟悉该展会的招展资料，其中的信息包括展览会的名称、举办时间及地点、主办单位、展览周期（几年一届、一年几届）、展会回顾（展出面积、参展商、参展观众、专业观众等具体数据信息）、参展范围、相关的一些费用（报名注册费、展位费、人员费、空地费、展品运输费）等，都要熟记。在打电话过程中有企业问到时，我们可以做到对答如流。这样既肯定了我们的业务水平，也给企业留下了好的印象。一、电话招展的大致流程1、了解更多企业的相关信息这里关系到企业名录获得的途径和方式（后面有提到）。通过网络（公司主页等）更进一步了解与企业有关的信息，比如企业的主营产品（看是否符合我们展会的参展范围）、是否有进出口经营权、出口到哪些国家、企业员工人数（中小企业的话我们有可能申请“中小企业海外市场开拓资金”）等，这样在与对方沟通的过程中尽量让他们感觉我们已经对该企业做了深入的了解，也能确定此次电话招展的重点，尽量把企业的产品和我们的展会靠拢。否则只能完全凭自己想象来与企业负责人沟通了。2、辅助工作打电话前把准备好的关于展会相关信息的资料和空白纸放在手边，准备资料是为了对方问到相关的问题时，我们能及时准确的回答并告知对方，准备空白纸是为了记录在电话过程中对方提出的我们未曾准备到的新内容和新问题，或个别企业需要了解的个别问题。记录下来后可请教业务经理并将信息及时回应给个别企业，并可进一步将该信息充实到公司原有的资料中，以备日后使用。 3、后续工作 电话结束后记录下此通电话的结果和是否需要跟进等信息。二、具体工作流程在具体工作的整个过程中都需注意电话礼仪，具体内容见相关文件。1、开场白。设法找到真正能负责的相关人员（外贸部、出口部），如已掌握的企业信息中已提供，可直接找此负责人接听。若未掌握直接负责人信息或此人非直接负责人，可通过以下方式间接询问，“请问想咨询*方面的业务是拨打这个电话吗/请问我想咨询*业务应该拨打哪个电话/*业务负责人的电话是？”等等。 2、自报家门。待与对方确认之后，就要开始自报家门。“我们是山东省商务厅指定的境外展服务机构”，让对方了解我们的来历，方可进行下一步的展会招展。3、有效询问。虽在企业网站看到相关信息，但电话接通时，也要问清楚企业的情况。并做记录。 是否有进出口经营权？产品销往何地？以前是否参加过境外的展会？参加过哪些？4、抓住企业的“眼球”。 一个展会下来，一个企业至少要花个几万元的费用，对于那种不很在乎费用、而注重展会的效果和展会对自己企业带来效益的企业，费用当然不算什么障碍；但有的企业就很在乎钱，一听需要花钱，虽不直接拒绝，但会找尽理由不参加。这就需要招展人员怎么样才能让企业感兴趣。换言之，有的展会有相当大一部分补贴，有的甚至展位费全额补贴，当然每个地市的补贴也不一样，而我们公司也会根据展会的具体情况，申请“国家中小企业海外市场开拓资金”，这样以来，就给企业减轻了一部分的负担。5、如何应对企业的拒绝 有的企业对展会不感兴趣，直接就拒绝，不参加，这种情况难免会出现。此时，我们要想让客户转变思想，就得说展会的补贴及市场扶持政策或者说往届展会的效果，从而会给企业带来更多的效益。这样或许客户会感兴趣，然后我们再发详细的资料给客户（邮件或传真）。即使企业真的无意参展，也尽量询问清企业不参展的原因和疑虑并记录，为以后工作中打消企业在这方面的疑虑作准备。6、后续电话回访 针对有意向或发过展会资料的企业进行电话回访。1)、问到基本信息的（邮箱、具体负责人的专线电话及手机、传真），三天之后回访。2)、第二遍回访时，可问一些即时的沟通方式，MSN、QQ等。PS: 1、讲话时要说标准的普通话，使用标准的专业文明用语、行业用语，切忌说口头语。 2、电话招展中直接挂电话的、拒绝的情况时常发生，重点是招展人员调整好心态。我们是为企业提供出国参展服务的，尤其是好的展会，不参加是企业的损失。所以这一点，心态要摆正。 3、对每一通电话的内容做好相应的记录，以备后续的电话回访工作。企业资料收集的途径1、公司现有的资源。2、各行业的网站都贴有相关的企业。3、直接在“百度”、“谷歌”等搜索引擎中搜索相关企业。或找一些综合性的网站，如阿里巴巴网站。4、家里的亲戚或朋友有在相关企业工作的，可让他们提供些信息，也可介绍他们参加展会。展会的发布尽可能多的方式和途径宣传展会1、在各大展会网站中注册账号，发布展会信息。2、各个行业性的网站发布展会信息。一般该行业网站都有相关的链接网站，点击链接也可注册并发布展会信息。3、通过申请博客或空间，发布信息。注册的用户名及密码做好记录，以备再次登录时忘记密码。