银行会计档案管理办法.doc

XX银行会计档案管理办法第一条 为加强XX银行会计档案管理，保障会计档案的安全完整，根据中华人民共和国档案法和财政部会计档案管理办法,结合XX银行实际,制定本办法。第二条 会计档案是指我行在业务活动中形成的，记录和反映各项经济业务活动的重要史料和证据。计算机打印输出和手工核算形成的会计数据信息、凭证、账表文件均为有效文件，应作为会计档案妥善保管。具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证与相关附件、交易流水、自动转账传票清单、其他会计凭证等。 （二）会计账簿类：总账、明细账（分户账）、日记表、余额表、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注与文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行对账单与对账回执，企业结算账户管理档案、开户单位预留印鉴卡、其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。有权机关的查询书、冻结扣划通知书、裁定书、判决书、调解书，公证机关的公证书、委托书、查询冻结扣划登记簿以与挂失申请书（第一联）、挂失登记簿等。第三条 会计档案管理职责XX银行会计档案实行统一领导、分级管理、逐级建档的管理原则。在总行的统一领导下，各行负责建立本行所管理和经办的会计档案；总行运营管理部门负责对所辖分支行会计档案工作进行指导、监督和检查。各分行的运营管理部或运营管理主管部门负责对各所辖经营单位（包括各支行、小企业信贷部、资产经营管理中心以与结算中心、会计核算中心、事后监督中心等二级机构，下同）的会计档案管理制度的制定和会计档案的管理。会计档案的管理工作包括整理立卷、保管、移交归档、调阅、销毁等。XX银行各分行必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第四条 会计档案保管介质会计档案可采用纸、磁（光）盘等方便实用、易于保管的介质保存。已经使用非纸介质存储保管的会计档案数据，按照我行电子介质存储保管方式存储会计档案信息，不再保存纸质会计档案。但原始凭证、票据、合同等具有法律效力与属于永久保管的资料，必须保存纸质档案。第五条 会计档案归档范围和保管期限凡是本行管理和直接经办的会计凭证、账簿和报表编制业务所形成的业务资料，均属于会计档案归档范围。会计档案分为“会计凭证、会计账簿、财务报告、其他”共四个类别。会计档案的保管期限，分为永久、定期两种。定期保管期限又分成3年、5年、1 5年等三类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如有必要可以延长，但不能缩短。会计档案具体保管期限见附件会计档案保管期限第六条会计档案的归档整理各分行每年形成的会计档案，其中分行各经营单位业务发生所形成的会计凭证，应由分行事后监督审核后集中整理装订。分行各经营单位账簿所形成的会计账簿、报表、其他类会计档案资料，根据会计档案资料的存储介质的特点，由各经营单位按照归档要求，对纸质会计档案资料负责整理立卷，装订成册，对综合业务系统档案资料，定期导出，交由信息技术部门刻制光盘,装订成册或导出存盘后，统一编制会计档案保管清册。(一)分行设立会计档案凭证库房的，分行当年形成的纸质会计档案会计凭证，在会计年度终了后可由分行运营管理部门设立的临时会计档案存放库房保管一年。期满之后，由分行运营管理部编制移交清册将会计档案移交于会计档案凭证库房统一保管。(二)分行不具备条件未设立会计档案凭证库房的，当年会计档案应当在运营管理部门内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。历史会计档案保管可由总行授权分行向具有代理经营银行业务会计档案保管业务资格的外包公司签订代保管协议，按照银行会计档案管理办法的管理规定，对分行历史会计档案代理管理。(三)分行会计档案的收集、整理和立卷归档工作，应指定专职人员负责。第七条 会计档案的编列运营管理部门对经营单位移交的会计档案，按各所辖分支行、内容和形成时间分类索引，以便查阅。采用非纸介质存储的会计档案，应能满足阅读与打印要求。纸质会计档案采用“类别年度支行”分类法，即按照会计档案类别、所辖分支行、会计年度的顺序进行分类排列。非纸质会计档案采用“永久、定期-会计档案类别-会计档案日期-机构名称-件号”分类。 第八条 “综合业务系统”会计档案的保管方式见附件 （一）分行日常形成的纸质凭证类档案，应由后督中心指定柜员定期将装订，将会计凭证档案交与本行临时会计档案存放的库房保管。（二）分行其它类纸质会计档案需各所辖支行保管的，在保管期间，按照档案管理要求立卷成册，按期（月、季、年）装订。保证会计档案的齐全、完整，要依据我行会计档案存放地点的保管时限和会计档案的保管期限的管理要求，定期分行集中保管的会计档案资料要与分行设置的会计档案存放库房保管。（三）分行各经营单位日常形成的以转换电子信息存储的会计档案，电子信息的转换存储由原单位负责完成，分行会计档案与所辖支行档案资料的以光盘电子介质的存储、刻录、复制，定期由信息技术部业务人员负责完成，信息技术人员应对存储数据的完整性进行检查，按照档案机构、部门、性质、内容、保存年限等进行合理分类刻盘，备份双份并异地存放保管。第九条会计档案的移交（一）各类会计档案在本单位保管期满一年后，由各所辖分支行的当年会计档案的专管人员于次年三月底之前向接收历史会计档案存放库房管理人员移交。属分行级永久保管的会计档案由分行各经营单位于次年三季度移交分行历史会计档案存放库房管理人员移交。交接会计档案的各经营单位应编制移交清册，办理交接手续，由双方负责人监交并签章确认。在保管期限内特殊档案原件由所辖支行保管，保管期满移交分行运营管理部保管，支行可根据需要留存复印件，也可仅留存登记簿，在需要时到分行查询原件。（1）冻结、扣划通知书应与“冻结、扣划登记簿”登记的编号一致。（2）挂失申请单应与“挂失登记簿”登记的编号一致。（二）当年形成的非纸质会计档案，根据介质特点、数据保存要求，定期光盘刻录、复制，由信息技术部和运营管理部分别存放保管。（三）会计档案库房对送交的档案清点验收后，应按保管期限、档案类别和网点（部门）登记“已用凭证、账表登记簿”，分别保管，做到存放有序、查找方便。 第十条 会计档案的管理（一）各级行的会计档案库房，实行专人管库。严格执行安全和保密制度，未经批准的其他人员不得随意进入库房。（二）会计档案库应具备防盗、防火、防潮、防尘、防日光、防有害生物等条件，防止档案被火烧、水浸、虫蛀、鼠咬、霉烂、化学腐蚀、偷盗等。对于以磁介质、光盘形式记录的会计档案，应按照磁性材料的技术要求提供保管环境，妥善保管。（三）各级行应采用高质地、具备加密或不可修改等保护措施的存储介质保存会计档案。（四）会计档案库房管理人员要定期进行会计档案的检查，做到登记簿与档案相符，对破损、变质会计档案与时进行复制、修复,定期调阅非纸质介质的存储信息，检查电子会计档案信息的安全完整性，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。（五）已刻录电子账表内容的光盘，其存储期应以该光盘内所存储档案保存期最长的期限为光盘的保存期。（六）已刻录的档案光盘必须在盘片上或盘片盒上标明光盘内存储电子档案的机构名称、时间、内容、编号、光盘数与分光盘数与刻录人员姓名等要素。（七）光盘内存储电子档案的时间是指电子账表生成日期；光盘编号是指每张光盘应按电子账表生成的会计日期连续编号；光盘数目是指每个会计日存储电子账表的光盘数量；分光盘数目是指每个会计日存储电子账表超过一张光盘时，按账表存储顺序的编号。（八）所有的光盘应按存储电子账表的时间顺序即光盘编号顺序存放；一个会计日存储电子账表超过一张光盘时，该会计日内的光盘应按分光盘数的顺序连续存放。（九）有归档的电子类会计档案原则上应在本行报表系统存储一年。因数据量大而影响系统正常运行的，必须经总行运营管理部门和信息技术部门对已存储内容进行确认，无误后方能进行导出或清除。第十一条 机构分立、解散、合并会计档案的处理机构分立，原机构存续的，会计档案由原机构保管；原机构解散的，会计档案由总行指定其中一方代管，或移交分行运营管理部保管。机构合并，会计档案由合并后的机构保管。机构关闭或撤销的，会计档案移交分行运营管理部保管。第十二条会计档案的销毁（一）会计档案保管期满，可以进行销毁。由分行运营管理部会同审计部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。本行行长在会计档案销毁清册上签署意见。（二）会计档案的销毁由分行统一进行，会计、审计、保卫和信息技术（电子会计档案的销毁）等部门共同派员现场监销，销毁情况报告分行行长，同时分别报告当地档案机关和总行备案。（三）会计档案保管期满，但尚有未结清的债权、债务关系，或账务上尚未查清，或还需经常查用，或涉与到某项未了案件的原始凭证和有关账表不得销毁，应当单独立卷或另行存储。待债权债务结清、账已查清或案件结束后，再按规定销毁。单独抽出立卷或另行存储的档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管登记簿中列明。 第十三条 会计档案的查阅利用。（一）会计档案一律不准外借，以防止会计档案被替换、更改、毁损、散失和泄密。如有特殊需要，经主管部门负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 （二）内部调阅会计档案和本行聘请的会计师事务所等中介机构查阅会计档案，需经部门主管批准，办理登记手续后，由档案管理人员协同查阅。采用网络形式提供会计档案查询的，查阅人员必须经过部门主管授权。会计档案可提供查阅、复制、下载或打印。（三）公安、司法、检察机关等法律、法规授权部门因处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有执行公务证、本人工作证与县以上主管部门的正式公文，并由专人负责陪同查阅，不得将档案交给查阅人任意翻阅。查阅人对所需的部分可以抄录、照相或复印，严禁在会计档案上涂画、拆封或将原件抽出借走。（四）开户单位要求查阅会计档案，须凭单位出具加盖预留印鉴的查阅会计档案书面申请的向开户网点申请，个人客户查阅须出具个人身份证件向开户网点申请，查阅范围仅限于本单位的账务凭证。（五）会计档案保管部门应建立“档案调阅记录簿”，对查阅日期、单位、人员、查阅内容、等进行记录，并由查阅入签字确认。（六）查阅会计档案的公函、介绍信、查阅申请单等，应专夹妥善保管，按期装订备查。（七）各网点（部门），只能由本网点（部门）具有授权资格的人员登录后台报表系统，查询本网点（部门）的有关账表。 第十四条 凡发现有私自涂改、撕毁、藏匿等损害会计档案行为的，依照中华人民共和国档案法有关规定处置。 第十五条本办法由XX银行运营管理部门解释和修改。 第十六条 本办法自印发之日起施行。附件2:银行会计档案保管期限银行会计档案保管期限一、永久保管的会计档案1.年度财务会计报告2.资本金、股金与股权明细与相关变更文件3.挂失申请书、挂失登记簿4.会计档案保管与销毁清册5.存、贷款开销户登记簿6.机构变动交接清册、用章登记、人员变动交接登记。7.有权机关查询、冻结与扣划书以与冻结扣划登记簿8.已用凭证、账簿登记簿9.会计系统数据移植日的会计档案10.账销案存记录.11.银行认为应永久保管的其他会计资料二、保管15年的会计档案1.中期财务会计报告2.总账、分户账与明细核算资料3. 会计凭证与附件4.各类计息清单5.重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录6. 会计人员与会计档案移交清册、查阅登记7.银行认为应保管15年的其他会计资料开户单位预留印鉴卡三、保管5年的会计档案1.下级行上报的财务会计报告2.联行往来核算资料3.密押表使用、保管记录4.存、贷款单位余额对账回单5.固定资产卡片、已处置固定资产卡片6.客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议7.银行认为应保管5年的其他会计资料四、保管3年的会计档案1.日报表2.计算机应用系统运行日志3.流水账4.不定期报表5.会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料.认为应保管3年的其他会计资料五、各类账户开销户资料，保管期限为账户注销后十年附件3：综合业务系统会计资料保管明细综合业务系统会计资料保管明细经营机构:支行序号报表名称随传票送事后支行打印留存支行导出留存打印导出周期保管期限1部门轧账单每日三年2尾箱交接单每日三年3柜员轧账单每日三年4支付系统(小额、清算支付平台）往账清单每日三年5支付系统(大额) 往账清单每月三年6部门业务清单每日三年7特殊业务清单每日三年8凭证作废换折清单每日三年9ATM交易流水和网银交易流水每日三年10自动转存本金转出清单每日三年11自动转存本息转入清单每日三年12自动转存付息清单每日三年13存款利息传票每日三年14贷款利息传票每月三年15计提利息清单每月三年16代发工资提交清单发生日三年17表内机构营业状况表（日计表）每日三年18备忘与表外营业报表（日计表）每日三年19损益明细表（月、季、半年）每月五年20资产负债表（月、季、半年）每月五年21损益表（月、季、半年）每月五年22账户余额积数表每月五年23储蓄存款利息所得税报告表每月五年24教育储蓄台账每月五年25凭证列表每日五年26现金列表每日五年27现金日记账每月五年28月总账每月五年29表内利息逾期转表外每日十五年30冲帐登记簿每月十五年31大额取现登记簿每月十五年32代理授权登记簿每月十五年33柜员空白重要凭证登记簿每月十五年34银行承兑汇票销号登记簿每月十五年35银行承兑汇票使用登记簿每月十五年36挂失登记薄每月十五年37账户对账单内部分户账每季十五年38冻结解冻登记簿每月永久39部门开销客户清单每月永久40部门开户清单每月永久41部门销户清单每月永久42表内机构营业状况表（年报）每月永久43备忘与表外营业报表（年报）每年永久44损益明细表（年报）每年永久45资产负债表（年报）每年永久46损益表（年报）每年永久综合业务系统会计资料保管明细经营机构:结算中心序号报表名称随传票送事后打印留存导出留存打印导出周期保管期限1表内机构营业状况表（日计表）每日三年2备忘与表外营业报表（日计表）每日三年3支付系统来往清单每月三年4损益明细表（月、季、半年）每月五年5资产负债表（月、季、半年）每月五年6损益表（月、季、半年）每月五年7账户余额积数表每月五年8月总账每月十五年9利息收入冲减对照表每月十五年10账户对账单每季十五年11表内机构营业状况表（年报）每年 永久12备忘与表外营业报表（年报）每年 永久13损益明细表（年报）每年 永久14资产负债表（年报）每年 永久损益表（年报）每年 永久综合业务系统会计资料保管明细经营机构:核算中心序号报表名称随传票送事后打印留存导出留存打印导出周期保管期限1表内机构营业状况表（日计表）每日三年2备忘与表外营业报表（日计表）每日三年3重要空白凭证日报每日三年4柜员业务清单每日三年5部门业务清单每日三年6柜员补充转账传票流水清单每日三年7损益明细表（月、季、半年）每月五年8资产负债表（月、季、半年）每月五年9固定资产折旧清单（财务系统）每月五年10损益表（月、季、半年）每月五年11账户余额积数表每月五年12月总账每月十五年13全行科目日结单（表内、表外）每月十五年14凭证列表每月十五年15账户对账单每季十五年16表内机构营业状况表（年报）每年 永久17备忘与表外营业报表（年报）每年 永久18损益明细表（年报）每年 永久19资产负债表（年报）每年 永久20损益表（年报）每年 永久综合业务系统会计资料保管明细经营机构:资产保全部门序号报表名称随传票送事后打印留存导出留存打印导出周期保管期限1表内机构营业状况表（日计表）每日三年2备忘与表外营业报表（日计表）每日三年3损益明细表（月、季、半年）每月五年4资产负债表（月、季、半年）每月五年5损益表（月、季、半年）每月五年6账户余额积数表每月五年7月总账每月十五年8账户对账单每季十五年9表内机构营业状况表（年报）每年 永久10备忘与表外营业报表（年报）每年 永久11损益明细表（年报）每年 永久12资产负债表（年报）每年 永久13损益表（年报）每年 永久综合业务系统会计资料保管明细经营机构: 小企业信贷部序号报表名称随传票送事后打印留存导出留存打印导出周期保管期限1表内机构营业状况表（日计表）每日三年2备忘与表外营业报表（日计表）每日三年3部门轧账单每日三年4柜员轧账单每日三年5计提利息清单每月三年6损益明细表（月、季、半年）每月五年7资产负债表（月、季、半年）每月五年8损益表（月、季、半年）每月五年9月总账每月十五年10贷款利息传票本金/应收未收/表内欠息/表外欠息（贴息贷款）每月十五年11贴息贷款实收利息清单每月十五年12账户对账单每季十五年13表内机构营业状况表（年报）每年 永久14备忘与表外营业报表（年报）每年 永久15损益明细表（年报）每年 永久15资产负债表（年报）每年 永久15损益表（年报）每年 永久