零部件采购管理规定.doc

编号：CA/A15-CX-015-2015 批准：金毅 零部件采购管理规定2015年6月26日发布 2015年6月26日实施中国第一汽车集团公司 发布前 言本规定依据集团公司采购管理规定中相关条款编制，是集团公司管理文件之一。本规定是对零部件采购管理控制程序（CA/A15-CX-015-2014）的修改和替代，自本规定发布之日起实施，零部件采购管理控制程序（CA/A15-CX-015-2014）同时废止。本规定由集团采购部提出并归口管理。本规定由集团采购部负责起草。本规定主要起草人： 王筱媛、麻明海、郭丹、包长君、李雪冰、王冬1 适用范围本规定适用于一汽集团自主品牌整车公司零部件采购业务的管理控制，其它分公司、全资子公司、控股子公司、参股子公司零部件采购业务参照本规定执行。2 术语定义2.1采购委员会：由采购部门及与采购工作相关部门组成，对一汽集团整车零部件采购业务进行决策的领导机构。2.2采购部商务例会：是采购部采购业务集体决策的形式之一。根据采购活动决策事项及职责权限，会议由部长或副部长主持，相关单位高级经理、二级经理及业务经办人员参加。整车公司采购委员会预备会/商务例会：由整车公司采购部及与采购工作相关部门的高级经理/二级经理组成。2.3潜在供应商：针对特定采购需求，在产品开发、质量、生产、服务及成本等方面满足一汽集团要求，有潜在能力为一汽集团提供指定产品的供应商。2.4生准供应商：经过采购委员会批准，开展生产准备活动的供应商。2.5量产供应商：完成生产准备，可以批量供货的供应商。2.6体系外供应商：针对特定采购需求，没有为整车公司提供量产零部件业绩的供应商。2.7供应商黑名单：详见商务合作禁止行为暂行规定一汽集团监察字【2014】242号文件。2.8公开开标：报价采用信息系统报价，在系统规定报价截止时间，同时显示报价信息。3 职责3.1采购委员会职责采购委员会负责审核批准生准供应商。3.2采购委员会预备会/商务例会采购委员会预备会/商务例会负责审核批准潜在供应商，生准供应商。3.3采购部门职责3.3.1负责组织推荐潜在供应商。3.3.2负责组织潜在供应商考察及评价工作。3.3.3负责组织潜在供应商商务、技术交流活动。3.3.4负责组织采购委员会（采购委员会预备会/商务例会）工作会议，确定潜在供应商、生准供应商。3.3.5负责组织潜在供应商询、报价，商务谈判及各阶段的价格确定工作。3.3.6负责组织采购委员会工作会议，确定生准供应商。3.3.7负责组织生产准备跟踪活动。3.3.8负责量产供应商管理工作。 3.4产品部门职责3.4.1参与推荐潜在供应商。3.4.2参与潜在供应商的考察及评价工作。3.4.3负责与供应商开展技术交流、同步开发、试制等工作。3.4.4参与潜在供应商的确定。3.4.5参与生准供应商的确定。3.4.6参与外购零部件生产准备跟踪工作。3.4.7负责外购零部件认可工作。3.4.8参与试装工作。3.5质保部门职责3.5.1参与推荐潜在供应商。3.5.2参与潜在供应商的考察及评价工作。3.5.3参与潜在供应商的确定。3.5.4参与生准供应商的确定。3.5.5参与外购零部件生产准备跟踪活动。3.5.6参与试装工作，负责质量跟踪管理工作。3.5.7参与量产供应商管理。 4 工作内容和要求4.1接收采购需求采购部门接收项目管理部门发出的采购需求，依据产品规划建议书、外购零部件BOM、外购零部件目标成本等项目要求，报价前提输入明确后，开展采购项目前期策划工作，明确采购原则，编制新项目采购计划，向采购委员会预备会/商务例会汇报，由采购委员会预备会/商务例会批准确立采购项目。4.2推荐潜在供应商4.2.1依据外购零部件BOM、产品技术方案、外购零部件目标成本等采购需求，综合评估供应商的开发、质量、生产、成本、服务等方面的能力，采购、产品、质保等相关部门提出本部门推荐潜在供应商意见（符合条件的核心供应商和内部供应商必须推荐，质量评审C级供应商及黑名单供应商不允许推荐）。4.2.2采购部门汇总各部门推荐意见，讨论通过的体系内供应商直接纳入推荐潜在供应商清单，同时确定需考察的体系外供应商名单。4.2.3采购部门组织产品、质保等相关部门对体系外供应商的综合能力进行考察评价，各分公司、子公司制定考察评价管理办法，开发、质量、生产、成本、服务等方面的能力全部考察合格方可纳入推荐潜在供应商清单。4.3确定潜在供应商采购部门提交推荐潜在供应商清单，报请采购委员会预备会（商务例会）审批，采购委员会预备会（商务例会）确定潜在供应商清单。由于特殊原因未能提前进行综合能力考察评价的体系外供应商，由采购委员会预备会（商务例会）确定可否纳入潜在供应商清单，询价、报价工作后完成综合能力考察评价工作，考察评价结果及报价情况在审批生准供应商会议汇报。4.4签订保密协议书采购部门与潜在供应商签订保密协议书，任何一方不得将本采购活动涉及的关于商务和技术等方面的内容泄露给第三方。4.5 技术交流采购部门根据项目需求，组织潜在供应商与产品开发部门开展技术交流活动，活动包括明确产品技术要求，寻求适合车型需要，质优价廉的产品设计提案等内容。4.6询价、报价4.6.1 采购部门遵循公平、公正、公开的原则，向已批准的潜在供应商进行询价，潜在供应商按照要求统一报价，必须采用信息系统报价(信息系统未完善之前可采用密封报价)，规定报价截止时间，公开开标，杜绝价格信息泄露。4.6.2采购部门对供应商的报价进行成本分析，以达成目标价格为前提与供应商进行商务谈判。4.6.3公开开标结果作为上报生准供应商审批材料附件之一。4.7生准供应商审批4.7.1对于外购零部件目标价格小于50元/件，采购部门负责制作生准供应商上会审批材料，报请采购委员会预备会（商务例会）或采购委员会审批，确定生准供应商及价格。4.7.2对于外购零部件目标价格大于/等于50元/件，采购部门负责制作生准供应商上会审批材料，报请采购委员会审批，确定生准供应商及价格。4.7.3采购部门依据采购委员会预备会（商务例会）纪要/采购委员会会议纪要及生准供应商审批文件，向供应商发出生准供应商及价格确认文件并通报相关部门。4.8启动生产准备活动采购部门依据采购委员会预备会（商务例会）纪要/采购委员会会议纪要，组织与生准供应商签订质量、生准、价格等相关协议。4.9生产准备跟踪活动依据整车开发计划，采购部门组织相关部门开展外购零部件生产准备跟踪评价工作；督促供应商开展生产准备活动，并协调相关各方共同解决生产准备过程中出现的问题。直至外购零部件生产准备报毕。不能按计划完成生产准备工作的生准供应商，按照上述程序重新确定生准供应商。4.10确定量产供应商及价格按计划完成生产准备工作的生准供应商，经采购、产品、质保等部门认可，确定量产供应商及价格，纳入合格供应商名录。4.11签订零部件采购合同采购部门与量产供应商签订零部件采购合同，合同内容涵盖基本原则，合同、订货单和月份要货计划，技术文件及技术更改，质量保证，价格，订货与要货，合同零部件的交货和验收，结算付款，合同零部件模具权利和管理，维修用备品的交货及责任期，生产过程控制及改进，知识产权，合同零部件标注及包装，保密，违约责任，解除合同，不可抗力，争议的解决，合同有效期等相应条款。4.12年度成本改善采购部门依据公司降成本计划及相应成本信息，与供应商共同开展下一年度成本改善活动，签订价格协议。4.13供应商绩效评价采购部门会同相关部门负责量产供应商的管理工作，按照各分公司、子公司制定绩效评价管理办法，开展绩效评价，建立不合格供应商退出机制。4.14供货比例的确定及调整对于两家及以上供应商供货情况，采购部门会同生产、质量等相关部门召开商务会议，综合评价开发、质量、生产、成本、服务等方面的能力，参照绩效考核评价结果，确定供货比例及调整情况，形成会议纪要，上报采购委员会预备会（商务例会）或采购委员会批准。5 相关文件 各整车公司相关程序文件6 相关记录及保存期潜在供应商评价文件 保存期 5年潜在供应商审批文件 保存期 5年生准供应商审批文件 保存期 5年量产供应商相关协议合同 保存期 10年供应商绩效评价文件 保存期 3年