公司商务采购流程规范.docx

商务流程规范1. 目的确保公司所采购的产品在质量要求、交付和服务等方面符合己规定的采购要求。尤其对于影响公司最终产品质量的产品的采购，有效进行供方选择、评价和重新评价的控制2. 职责定义1.2.122.1 请购人根据部门或项目需求，合理制定请购计划，提出切实可行的请购要求并提供采购物资的技术要求，规格型号等，填写采购申请单并递交相关人员核准；负责接收和检验请购的物品和服务。2.2 采购人根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。采购人员应对采购物品的价格及质量负责。2.3 财务部在收到所有需要的文件后进行核对，将供应商的发票与采购申请单、到货签收单日、验收单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。3. 采购范围33.1 公司内部所需物品软硬件设备、配件、服务等有形和无形物品及固定资产的采购。3.2 客户委托项目物品指公司委外采购的产品（包括软硬件物品和服务等有形和无形物品），采购后即交付给客户。4. 操作流程及操作流程详述44.1 预算流程（投标、项目采购、自用固定资产）解决方案中心需要提前一周把标书发给商务，让采购员有足够的时间做产品选型、询价准备。采购员在同供应商进行磋商后，应作好比较记录填写好比价议价表，主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要的情况下，采购员同请购人应一同参与同供应商的讨论。在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供应商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高的供应商，但必须详细说明原因，以便日后参考。在项目采购预算中要预留一部份不可预见的成本，占整个项目采购总额的1%-2%，对这块资金的使用，要有严格监控。4.2 申购流程1) 请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号，可行或必要时，应给出推荐的供应商及价格。2) 请购人应填写采购申请单（项目设备请购单、固定资产请购单、低值易耗品请购单），并负责交于相关人员核准。4.3 批准流程4.3.1 预算流程批准4.3.1.1 投标前预算批准在项目投标预算提交时，应附上设备技术参数表、项目设备投标预算表。对表中的各种参数、价格需要有各部门负人、高级副总裁核准；签字流程：方案解决中心->技术实施中心->高级副总裁->营销中心->商务部->财务部->执行总裁->常务副总裁->公司总裁。4.3.1.2 项目采购预算（投标后）批准采购员根据投标前预算，重新调整落实项目采购预算，填写项目设备采购预算表。在项目采购前对商品要有询价、比价、议价过程，并做好比较记录填写好比价议价表。采购预算表中对项目的阶段回款与供应商付款要有对比，做好项目的毛利，严格控制项目的采购成本，并要考虑到资金占用的时间。对项目中100元以下的物品，项目经理可以根据项目紧急程度先行购买，后补采购流程。签字流程：方案解决中心->技术实施中心->高级副总裁->营销中心->商务部->财务部->执行总裁->常务副总裁->公司总裁。4.3.1.3 公司内部所需物品预算批准公司内部所需物品的价格超过2000元要有要有询价、比价、议价过程，并做好比较记录填写好比价议价表。签字流程：申购人->部门主管->商务部->财务部->高级副总裁->常务副总裁->公司总裁。4.3.2 采购申请单批准所有采购申请单，必须严格按以下签字授权进行核准：1) 所有公司内部所需设备的采购申请单必须有申请人的部门负责人、高级副总裁核准；2) 任何与项目（客户委托项目物品）有关的采购申请单必须是项目经理提交经项目总监、实施部主管核准。由项目经理按照销售合同及项目进度填写项目设备请购单，严格控制项目设备到货时间、批次及是否需要由供应商配合安装调试。3) 公司内部所需物品需增加软硬件设备或新添配件的员工或部门，须填写购货申请单（单件物品金额超过￥2000元的，填写设备请购单），由本部门主管、综合管理部、商务部、财务部、高级副总裁、常务副总裁、公司总裁逐级审批后，交由采购专员统一采购。对于未包含在公司年度预算范围内的申请，应在购货申请单或设备请购单中加以注明，由本部门主管、常务副总裁、总经理逐级审批通过后执行。4) 签字流程：项目（客户委托项目物品）：项目经理->项目总监->技术实施中心主管；公司内部所需物品：申购人->部门主管->中心主管->商务主管->财务主管->高级副总裁->常务副总裁->公司总裁。4.3.3 采购合同批准采购人员只有在取得核准的采购申请单后，才可实施采购。采购人凭已核准的采购申请单，并由部门经理签字确认后发给供应商。请购人还需负责对该单供货时间、安装等信息的确认，以保证该单的有效性。采购人员根据公司各类汇总的要求草拟采购合同，按公司批准的要求与供应商签订合同。签字流程：采购人->商务部主管->中心主管->公司法务->财务主管->高级副总裁->常务副总裁->公司总裁。5. 设备签收与验收55.1 项目现场设备签收/验收设备到达现场后，项目经理和最终用户根据到达设备的数量、型号、外观等对设备作检查，确认无误的情况下让最终用户签收传真设备到场签收单。三个工作日内由项目经理将有最终用户签字的签收单交项目组和采购员。设备到达现场正常运行30-45天，项目经理应主动提请最终用户对该项目的硬件作验收。并填写设备验收单交最终用户签字盖章。5.2 公司内部所需物品签收/验收申购人的物品到公司后，由设备管理员对设备进行签收和验收。填写设备验收单交请购人签字。6. 采购管理与标准的制定66.1 供应商管理6.1.1 供应商评定及供应商档案资料管理商务部根据所需软硬件设备品质、特性要求，选择质量、服务、价格以及信誉等综合情况良好的供应商。供应商应提供营业执照（*）、代理资质证明（对代理商）、相关产品的质量证明、质量体系认证证书（对生产商）等。其中加（*）的证明材料必须提供，其它材料由商务部根据实际情况确定。商务部根据以上信息填写供方评定记录表，并提交公司商务部、公司技术副总经理、常务副总经理、总经理逐级审批后，将供应商名单列入合格供方名册。3.1.2供应商监督和验证a）商务部应建立相应的供方业绩评定表；c）必须要求供方100%按订单要求的时间交付。每次延误均应在供方业绩评定表中记录，并要求供方作出解释，必要时，可要求其采取纠正措施以提高其交付能力；d）如果发现不合格品，应要求供方采取相应措施，并将在供方业绩评定表中填写供方的质量业绩记录及改进情况；e）每年由商务部对供方的质量业绩档案记录和交付能力进行复评。如果供方累计2次提交不合格品或延期交付，并在接到改进要求后问题重复发生，则应取消其合格供方资格，在合格供方名册中除名。对特殊情况留用的，应加强对其供应产品的进货验证，如连续第二次复评仍不合格，应取消其供货资格。6.2 日常采购标准的管理商务部配合公司技术副总经理根据公司各岗位工作性质，制定岗位设备配置标准（包括品牌、规格、价格等），提交公司商务部、综合管理部、财务部、公司技术副总经理、常务副总经理、总经理逐级审批。商务部日常采购按此标准执行。项目设备请购单编号：项目名称：序号设备名称规格型号数量到货时间12345供应商服务内容供应商提供：是 否安装时间：需要供应商服务内容：项目经理(填表人)：签字： 日期：项目总监(审核人)：签字： 日期：工程实施管理中心总经理：签字： 日期：注：由项目经理按照销售合同及项目进度填写此表格，严格控制项目设备到货时间、批次及是否需要由供应商配合安装调试。设备到场签收单编号：项目名称：项目联系人（最终用户）序号设备名称规格型号实际到货数量单位12345设备情况设备外包装 完好 破损设备型号 相符 不符设备配件资料齐全 是 否其他：供货单位： 项目经理：签收单位：签收人：签收日期：注：签收人要与销售合同中联系人一致。设备验收单编号：项目名称：项目联系人（最终用户）序号设备名称规格型号数量单位12345设备验收意见设备的品牌、外观、规格数量、配件与合同约定条件的符合性检查情况符合 不符合描述:设备安装运行正常 不正常描述：表观检查完好 质量问题描述：技术资料检查合格证  说明书 检测报告 其他：备品备件检查符合 不符合描述：随机附件检查符合 不符合描述：其他需注明情况验收结论设备验收通过 不通过供货单位：项目经理：验收单位（盖章）：验收人：验收日期：注：验收人要与销售合同中联系人一致并请业主单位盖章。项目设备采购订单（比价议价表/设备技术参数表/预算表）项目设备（投标）预算表项目名称序号设备名称规格型号技术参数数量单价总价1234合计：承办人：商务部：财务部：方案解决中心：营销中心：技术实施中心：公司领导：设备技术参数表项目名称序号设备名称规格型号技术参数数量1234 比价议价表（项目物资/大额物品）项目名称填表日期序号设备名称厂商简称单价总价符款条件方式天数1型号数量单位2设备名称型号数量单位项目设备采购预算表销售合同内容明细 金额明细价格明细(销售合同)回款方式毛利备注合计余额进度采购合同供应商内容明细 金额明细价格明细（采购合同）付款方式合计承办人营销中心技术实施商务部财务部公司领导设备请购单申请部门： 申请人： 申请时间：申请设备名称设备详细规格要求申请理由预计费用实际费用是否在年度预算中是 否 情况说明： 综合管理部意见固定资产管理员审核：库存 有 无 办公室主任意见：中心总经理意见商务部意见财务部意见公司高级副总裁审批：常务副总裁或总裁审批：备注：1、该费用计入 (部门) 2、日常采购标准：购货申请单申请人申请时间用品名称所需数量所需数量所需数量综合管理部部门主管签字商务部财务部预计费用实际费用是否在年度预算内是 否 说明： 高级副总裁签字常务副总/总裁备 注日常采购标准信息：