进出口管理系统规章制度.doc

进出口管理系统规章制度(一) (第一部分)? 准备工作?营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。?1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备( )或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。?2.营业助理需准备客户所欲购项目的最新报价，以满足客户再订购的需要。?3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可有误。?4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥( )。?5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。? 客户当日工作?1?如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。?2?如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。?3?如客户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。? 客户来公司当日?1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。?2.如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员准备。?3.如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。? 客户接洽业务?1.营业部经理及助理陪客户挑选样品。?2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以或条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。?3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。?4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。?5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归还原处。?6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。?7.与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。? 整理或报价单?1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。?2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按所需份数多加二份。如系或时，上之材数不予打出。?3.营业助理，应立即核对是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。?4.所有寄境外信件，或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。? 开境内订单时?营业助理应时常查核自存之，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档及资料卡或 上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。?1.订单上唛头可采用下列方式：?(1)刻章。?(2)打字。?(3)由营业助理书写清楚。?2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出”订单更改通知”，并与原境内订单所留底联装订一起。?3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明”本订单系原订单××号重开，原订单作废”，并于存档联及资料卡或 上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。?4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：?1021 (此为改开订单号码)?1021 (此为原订单号码)?5.需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。?6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办才可出口。?7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。?8.订单一个在$5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。?9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。 青年岗位能手标准;青年岗位能手是指年龄在35岁以下，有优良的思想品德和职业道德，敬业爱岗，熟练掌握本岗位各项业务技能和理论知识，优质并超额完成本岗位各项年度考核指标，创造了较好经济效益的企业青工职工，是青年职工在岗位上表现出德、能、勤、绩的综合评价。1、道德高尚。热爱祖国、热爱党、热爱石油事业、热爱本职工作，敬业爱岗，维护企业利益。有良好的职业道德，恪守岗位职责，工作勤奋，廉洁奉公，无违章违纪行为。遵纪守法，在社会生活中表现有良好的社会公德，积极参加青年志愿者活动，自觉抵制消极和社会丑恶现象。2、技能精湛。技术等级高于局工人岗位规范要求，熟练掌握本岗位业务技能，在各类业务技术考核中取得优异成绩。刻苦学习业务知识，善于学习和运用新知识、新技能。操作岗位具有兼会工种证书，努力成为一专多能的复合型人才。积极参加岗位练兵、技术比武、技术培训、“五小”攻关并取得优异成绩。3、贡献突出。优质超额完成本岗位各项年度考核指标，全面完成生产任务，本岗位的经济效益高于平均水平。在企业生产、经营、管理、科研、服务工作中有革新、创造、发明，工作成绩突出。在企业急、难、险、重任务和突击性事件中，勇于奉献。在本职岗位上成绩显著，荣获各类先进称号、成果、名次。; 第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。第三条 电话使用须知：(一)辖区内的洽公。(二)时间以三分钟为限，自我控制。(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。第四条 长途电话使用须知：(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结果。本表每月转管理部呈总经理核阅。(二)长途电话限所长以上人员挂拨。(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。(四)禁止挂用私人长途电话。(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分。