财务报销凭证标准化作业流程.doc
惠州中支财务报销凭证标准化作业流程 第一部分总则 第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条 本制度适用公司全体员工。 第二部分 日常费用报销制度及流程 第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、会议费、培训费、中介代理费等。在一个预算期间内，各部门各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第二条 费用报销的一般规定(一) 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 (三) 按规定的审批程序报批。 (四) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。第三条 费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务部门复核总经理审批到出纳处报销。 第四条 差旅费报销制度及流程。 （一）交通工具标准： 1、中支总经理室成员出差，可乘坐飞机普通仓、火车软卧席、轮船二等仓、商务大巴或由办公室统一派车。 2、其余人员出差可乘坐商务大巴、火车普通席（乘坐时间超过12小时或夜间乘坐超过四小时的，可乘坐硬卧席）、轮船三等仓。除飞机外，出差人自愿改乘级别高的交通工具按上述标准报销超出部份自行承担。 3、除总经理室成员外，员工因路途较远或出差任务紧急的，而本人愿意的情况下，可乘坐飞机普通仓，机票费用分为二部份，一部份为公司承担，另一部份为个人承担。个人承担部份为：机票金额火车普通席票价1+60%）+补贴；公司承担部份为：机票金额个人承担部分。 （二） 住宿费标准： 1、员工省内有机构的地区出差，一律在定点酒店住宿，价格按附表1标准执行（价格中已含各种杂费）。特殊情况需在定点酒店以外的酒店住宿的，按定点酒店住宿费标准限额内据实报销，超出部分由出差人员自理；单人出差，按照定点酒店的标准单人间与标准双人间孰低的原则确定住宿标准； 2、其他地区出差，特殊地区（北京、上海、海南省、厦门、深圳、汕头）住宿费标准为每人每天200元；其他地区每人每天150元； 3、出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家，无住宿费发票的，一律不予报销住宿费。中支总经理室成员出差可自行安排酒店住宿，因工作需要随行一人，可按实际情况放宽住宿标准。(三) 交通补贴标准： 1、中支总经理室成员出差可凭出差当地交通发票据实报销；2、其他员工出差，每人每天发放交通补助20元，不再凭据报销市内交通费；3、公司提供交通工具的，不享受交通费用补助。 (四) 伙食补贴标准 1、中支总经理室成员可凭出差当地餐费发票据实报销； 2、其他员工出差发放每人每天20元补助； 3、经公司批准已经报销招待费或工作餐的，扣减10元/餐的伙食费补助； 4、出差员工在途期间连续乘坐火车超过12小时的，可凭车票每满12小时，加发20元伙食补助费；(五) 其他： 1、出差时间只有半天的（不超过4个小时），交通、伙食补助只发放一半；2、公司员工出差时，因公务而开支的办公费用，如：电话费、传真费、复印费、打字费、邮寄费及其它零星支出，可凭发票及证明材料实报实销，出差期间与公务无关的其它费用一律自理； 3、公司员工外出参加会议或培训期间的伙食费、住宿费由主办单位统一承担，或由公司统一缴交的，公司不再报销住宿费，个人也不再享受伙食补助，会议、培训期间不享受市内交通费补助； 4、员工自备车辆出差的，只在乘坐大巴的费用额度内报销车辆使用费，同时计发伙食补助。 （六）报销流程：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批。 第五条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准 工作中尽量使用电子邮件、内部QQ等联络形式，打电话时应做到长话短说，简明扼要。公司配置的小灵通和手机的话费实行限额管理，超额部分由使用人自行承担。 (二)报销流程 电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 第六条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 （一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置并指定专人负责。各部门办公用品由各部门按月申请，由行政部根据部门申请统一发放。员工个人使用办公用品控制在每月15元标准内，新员工可在50元标准内一次性配置基本办公用品一套。(二）报销流程 1购置申请: 公司行政部每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。2报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款。 第七条 招待费报销制度及流程（一）费用标准 1. 招待费：应按照“必需、合理、节约”的原则，严格掌控标准。为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。 （1）、业务招待费用原则上每人每餐不超过50元，陪同人员不得超过被招待人员。招待费用报账时必须写明用餐的人数。（2）、工作餐原则上不超过每人每餐30元。（3）、所有的餐费开支必须事先征得部门经理的同意方能进行，业务线如有具体政策规定的，按照相关的政策规定执行。（二）报销流程： 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 第八条 会议、培训费报销制度及流程 （一）管理规定： 1、会议费、培训费发生前必须向总经理室提出申请，主管部门分管总、总经理室、财务部会签后方可执行。其中申请包括：会议签报、会议预算两项文件。 2、会议费、培训费需要报财务流程文件：会议通知、参会人员签到表、会议完整流程、会议费结算单四项文件。 （二）报销流程： 报销人先填写报销单，报销单后附发票、管理规定中要求的会议费附件。按日常费用审批程序报批。审批后的报销单交财务部，按日常费用报销流程付款。 第九条 兼业、专业代理手续费报销制度及流程 （一）兼业、专业代理手续费报销规定 1、兼业、专业代理手续费报销规定：兼业、专业代理发生代理手续费后，业务部门凭台帐及手续费率，经财务部核算核实后，分管总、总经理确认后放可支付。 2、兼业、专业代理手续费报销需要报财务流程文件： 手续费台帐清单（制表人、复核人、部门经理签字确认）。（二）报销流程： 报销人先填写报销单，报销单后附发票、管理规定中要求的附件。按日常费用审批程序报批。审批后的报销单交财务部，按日常费用报销流程付款。 第十条 大额费用报销制度及流程 （一）大额费用报销规定 1、大额费用报销规定：大额费用是指单笔报销金额超过10000元整的费用报销，具体包括办公费、电子耗材、宣传用品等。大额费用发生前必须向总经理室提出申请，主管部门分管总、总经理室、财务部会签后方可执行。 2、大额费用报销需要报财务流程文件：使用大额费用签报、产品入库单、产品使用出库单。 （二）报销流程： 报销人先填写报销单，报销单后附发票、管理规定中要求的附件。按日常费用审批程序报批。审批后的报销单交财务部，按日常费用报销流程付款。 第三部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 第一条 工薪福利等支出包括工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 第二条工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：（1）每月由人力资源部将本月经分公司人力资源部审批后的工资表转交财务部； （5）每月由财务部通过银行代发的形式支付工资； （6）每月末之前员工到财务部领取工资条，并与工资卡内资金进行核实。 （二）社会保险及住房公积金支付流程： （1）由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请由财务部转账支付。 （三）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第四部分 专项支出财务报销制度及流程 第一条 专项支出主要包括固定资产购置、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第二条 固定资产购置报销财务制度及流程。(一) 填写购置签报：按公司资产管理制度相关规定申请购置并经总经理室报批后方可购置。(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。(三) 结账报销： （1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料按规定填写报销单（经办人在发票背面签字）； （2）按资金支出规定审批程序审批； （3）财务部根据审批后的报销单以转账形式付款。 第十四条 其他专项支出报销制度及流程 (一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示签报（含项目可行性分析、费用预算等），经总经理签署审核意见后方可执行。 (三) 财务报销流程 （1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款。 第七部分 附则 第二十条 本制度解释权归公司财务部。
