财务成本管理基本概念.doc

财务成本管理 基本概念目 录前言.一、SAP FI/CO 模块设置二、SAP R/3 财务基本概念和集成性浅释-主数据概念篇2.1 总账主数据2.2 供应商主数据2.3 客户主数据2.4 商品主数据2.5 固定资产主数据三、SAP R/3 财务基本概念和集成性浅释-总帐等概念篇3.1 科目表的建立和分配3.2 统驭科目3.3 凭证的输入规则3.4 凭证的类别3.5 记帐码3.6 凭证号码的产生3.7 记帐期间变式，会计年度与特殊期间3.8 初级成本要素与次级成本要素3.9 分配与分摊3.10 统驭科目3.11 SAP的凭证类别3.12 特殊总帐标记3.13 税类型3.14 成本控制范围3.15 成本要素3.16 次级成本要素3.17 成本中心3.18 内部订单3.19 内部订单的常规类型3.20 内部订单主数据3.21 作业类型3.22 作业价格3.23 统计指标3.24 利润中心3.25 费用分摊3.26 成本中心费用计划3.27 成本中心作业量计划3.28 物料主数据3.29 物料清单（BOM）3.30 工艺路线3.31 产品成本核算四、三类凭证的产4.1 GR/IR（分为购销与代销） 4.2 MM物料管理模块4.3 SD销售与分销模块五、SAP零售模块存在的问题5.1 代销的结算5.2 退货单价的确定（退还供应商） 5.3 分录借贷顺序5.4 收入的提早确认5.5 特殊期间较难与资产负债表日后事项协调5.6 利用利润中心产生负债表5.7 现金流量表的编制六、FI 财务会计-事务码七、备注前言SAP公司成立于1972年，总部位于德国沃尔多夫市，是全球最大的企业管理和协同化商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商。目前，在全球有120多个国家的超过24,450家用户正在运行着84,000多套SAP软件。财富500强80%以上的企业都正在从SAP的管理方案中获益。SAP在全球50多个国家拥有分支机构，并在多家证券交易所上市，包括法兰克福和纽约证交所。SAP早在八十年代就开始同中国的国营企业合作，并取得了成功经验。1995年在北京正式成立SAP中国公司，并陆续建立了上海、广州、大连分公司。作为中国市场绝对的领导者，SAP 早在八十年代就开始同中国的国营企业合作，并取得了成功经验。1995年在北京正式成立 SAP 中国公司，并陆续建立了上海、广州、大连等分公司。10年间，SAP 本着将国际先进的管理知识同中国企业的实际相结合的宗旨，充分满足了中国企业追求管理变革的要求。SAP 以信息技术为核心不断推出适应企业管理需求和符合企业行业特点的商务解决方案，并汇同合作伙伴帮助中国企业进行管理改革，增强竞争力。作为中国 ERP 市场的绝对领导者，SAP 的市场份额已经达到30%，年度业绩以50%以上的速度递增。SAP（ERP)德文：systeme, anwendungen, produkte in der datenverarbetung英文：systems, applications, and products in data processing中文：数据处理中的系统、应用、产品的简称SAP Business Suite当前SAP公司的主力产品包，里面包含了mySAP ERP, mySAP CRM, mySAP SCM . 几乎是SAP的所有东东。如果购买的是此种许可证，就意味着几乎可以用SAP的所有产品的功能某些特定行业的特定引擎（Engine）除外。mySAP ERP主要就是以前的SAP R/3加上SAP最新的集成平台SAP Netweaver。mySAP CRM之所以叫mySAP CRM而不是SAP CRM，就是为了突出SAP的CRM产品是以客户为中心的、灵活可配置的所以叫”my*“，mySAP CRM主要就是包括SAP的CRM产品功能包（Logic Box）再加上SAP最新的集成平台SAP Netweaver。SAP Netweaver是SAP最新的集成应用平台，一方面SAP用这么一个平台来集成SAP与非SAP（Oracle,Siebel, .）应用系统；另一方面SAP把一些各个系统都可以通用的功能放入此平台中，如SAP门户（ SAP Portal）可以访问各种SAP应用系统（ERP, CRM.）和非SAP系统、SAP商务智能（SAP BI）可以对来自各种系统的数据进行分析mySAP.com这是前几年SAP为了迎合网络风潮而给自己的产品包改的名字，它跟这个网站没有任何实质关系，其实它就是现在的sap,和 Business Suite。SAP R/3以前SAP公司的主力产品，包括大家非常熟悉的SD, MM, FI, CO, PP.等模块。但从今年起SAP已经不再单独出售R/3的许可证，代之以mySAP ERP。也就意味着客户无论选择SAP的何种产品（mySAP ERP, mySAP CRM.）都会得到SAP Netweaver，其中包括了SAP Portal 与SAP BW的使用许可。SAP All-in One (SAP A1)在SAP R/3的基础上，SAP做了一些预配置，然后按不同行业交给咨询合作伙伴，由他们再加一些预配置，然后以咨询合作伙伴的名义将加了预配置的系统销售给用户。内含mySAP CRM的部分功能。SAP Business One (SAP B1)在SAP收购的另一家公司的产品基础上改造而成，优点是价格低廉，并且由于数据结构相同可以无缝地将系统升级至SAP A1, SAP Business Suite。SAP B1中有CRM功能，但远不和mySAP CRM系统中的那么强大。SAP Release版本之间的差异和关系：版本4.6C以前是所谓传统的r3系统，建立在SAP Basis的基础上；版本4.70以后，改为R3Enterprise,最大的变化是SAP WEB AS取代了传统的Basis，核心业务功能模块也作了划分；R3 Enterprise之后改称为mySAP ERP2004,基础平台演变成SAP NetWeaver,并产生SAP ECC (ECC = ERP Central Component) ，作为Enterprise的替代，并集成了BW,SEM和ITS；2005第4季度开始mySAP ERP2005的准备，最大的变化将是全面转向ESA体系（基于消息机制的企业应用体系），并引入了新的功能模块，比如PLM和SRM.一、SAP FI/CO 模块设置1. 一般设置货币定义货币换算的换算率增加换算率：M(标准兑换)-EUR(欧元)-RMB(人民币)-比率2. 一般设置货币输入汇率增加汇率：M(标准兑换)-从EUR-到RMB-直接报价-开始生效日期3. 企业结构定义财务会计定义公司维护公司名称、详细信息(地址、语言、国家、货币)4. 企业结构定义财务会计定义信贷控制范围建立维护信贷控制范围，5. 企业结构定义财务会计定义、复制、删除，检查公司代码复制，删除，检查公司代码拷贝建立一个公司代码，删除现有的公司代码，检查公司代码的一致性6. 企业结构定义财务会计定义、复制、删除，检查公司代码编辑公司代码数据维护公司代码的名称、城市、国家、货币、语言7. 企业结构分配财务会计给信贷控制区分配公司代码为公司代码指定一个已经定义的信贷控制范围8. 财务会计总帐会计总帐科目主记录准备编辑科目表清单新建或拷贝会计科目表，维护科目表说明、语言、成本控制集成9. 财务会计总帐会计总帐科目主记录准备给科目表分配公司代码为公司代码指定一个已经定义的科目表10. 财务会计总帐会计总帐科目主记录准备定义科目组科目表创建或拷贝不同的帐户组，指定帐户组名称、科目范围11. 财务会计总帐会计总帐科目主记录准备定义留存收益科目设置自动结帐科目，业务:BIL结转余额，损益表科目类型:X 科目：31410100利润分配-未分配利润12. 财务会计财务会计全局设置公司代码输入全局参数设置公司代码的全局性数据：会计组织：会计科目表、公司、信贷管理范围、会计年度变式处理参数：字段状态变式、记帐期间变式地址：标题、名称、地址、邮箱、通讯、搜索等13. 财务会计财务会计全局设置会计年度维护会计年度变式维护财务期间设定，一般选用的是K4-12个记帐期间4个特别期间14. 财务会计财务会计全局设置会计年度向一个会计年度变式分配公司代码为公司代码指定一个会计年度变式，一般使用K415. 财务会计财务会计全局设置凭证过帐期间定义未结清过帐期间变式定义一个过帐期间变式的代码16. 财务会计财务会计全局设置凭证过帐期间未清和关帐过帐期间修改不同变式不同帐户类型的科目的可用期间17. 财务会计财务会计全局设置凭证过帐期间将变式分配给公司代码为公司代码指定过帐期间变式18. 财务会计财务会计全局设置凭证凭证号范围定义凭证号范围查看和指定不同公司代码下的凭证范围。间隔：指定不同的凭证号码段；状态：查看当前分配到的号码19. 财务会计财务会计全局设置凭证凭证抬头定义凭证类型定义平整类型代码以和说明文字20. 财务会计财务会计全局设置凭证凭证抬头定义凭证的文本标识维护文本表示号以和含义21. 财务会计财务会计全局设置凭证行项目控制定义记帐码维护记帐码：代码、名称、借贷、帐户类型、销售相关、特别总帐、冲销记帐码、支付交易维护不同记帐码的字段状态：不同行项目字段的显示和输入状态22. 财务会计财务会计全局设置凭证行项目控制维护字段状态变式增加或维护字段状态变式23. 财务会计财务会计全局设置凭证行项目控制向字段状态变式分配公司代码为公司代码分配一个字段状态变式24. 财务会计财务会计全局设置凭证行项目定义雇员的容差组不同公司代码下记帐的上限（凭证总额、未清帐户项目、现金折扣）25. 财务会计财务会计全局设置凭证行项目定义行项目文本维护行项目文本标识和文本内容26. 财务会计财务会计全局设置凭证凭证处理缺省值缺省值定义不同事务码的凭证类型和记帐码27. 财务会计财务会计全局设置销项/购置税基本设置检查计算程序访问队列：定义访问队列标识和名称定义条件类型：定义条件类型和相关数据定义过程：过程代码和描述28. 财务会计财务会计全局设置销项/购置税基本设置检查和更改税务处理设置税收处理设置：代码、描述、税类型、过帐标识29. 财务会计财务会计全局设置销项/购置税基本设置向计算程序分配国家指定不同国家代码下的计算过程:CN->TAXCN30. 财务会计财务会计全局设置销项/购置税计算定义销售/采购税代码不同税码下各处理代码的比例或数值31. 财务会计财务会计全局设置销项/购置税记帐定义税务科目不同事物下的税务科目设置MWS(销项税):21710705应交税金-增值税-销项税VST(进项税):21710704应交税金-增值税-进项税32. 财务会计财务会计全局设置信函定义信函类型定义信函类型代码、类型名称、一般数据、日期细目33. 财务会计财务会计全局设置信函为信函类型分配程序定义不同信函类型对应的程序名称和变式34. 财务会计财务会计全局设置信函定义信函打印的格式名称定义不同信函打印程序所使用的表格35. 财务会计总帐会计总帐科目行项目行项目显示确定行项目的标准排序定义排序码、说明、排序字段36. 财务会计总帐会计业务往来总帐科目过帐总帐科目过帐满意定义总帐科目过帐的过帐码采用默认的40和5037. 财务会计总帐会计业务往来未结清项目结清定义结清过帐码清帐过程的各项过帐码的设置38. 财务会计总帐会计业务往来结算重组定义GR/IR结清的调整科目定义不同事务下的结清科目，例如：GNB(已交货但未开发票)：统驭科目12010000GR/IR,调整科目12010900GR/IR调整,目标科目21210900应付帐款调整39. 财务会计总帐会计业务往来结算编制凭证定义会计报表版本会计报表的名称、语言、会计科目表定义会计报表项目（各科目的分类）40. 财务会计总帐会计业务往来集成物料管理为物料管理定义科目定义不同事务的科目BSV(库存帐户变化):1251000委托加工物资BSX(存货记帐):根据不同评估级别指定科目，例如3000(原材料)-12110100(原材料原料)GBB(库存记帐冲销)KBS(客户发票采购定单)PRD(成本价格差额):3000(原材料)-12320200(材料成本差异-原料)UMB(来自重估损益):3000(原材料)-12320200(材料成本差异-原料)WRX(已收货物/已收发票清算科目)-12010000(GR/IR)41. 财务会计总帐会计业务往来集成销售和分销准备收入科目确定V(销售/分销)-KOFI(实际决定)-COA(会计科目表)-S001(销售机构)-ERL(收入)-51010000(主营业务收入)V(销售/分销)-KOFI(实际决定)-COA(会计科目表)-S001(销售机构)-ERL(销售扣减)-51010300(销售折扣与折让)42. 财务会计总帐会计业务往来信息系统细分报告(总帐科目)表格定义表格定义修改报表的格式(科目排列、计算、汇总)43. 财务会计总帐会计业务往来信息系统细分报告(总帐科目)报表定义报表定义报表名称、特性、变量、输出类型44. 财务会计总帐会计业务往来信息系统细分报告(总帐科目)定义全局变量定义报表全局变量，变量名、类型、字段名等45. 财务会计应收帐目和应付帐目客户帐户主记录创建客户主记录的准备定义带有屏幕格式的帐户组（客户）根据不同客户类型添加帐户组46. 财务会计应收帐目和应付帐目客户帐户主记录创建客户主记录的准备创建客户帐号编号范围定义客户号码范围和查看当前号码状态47. 财务会计应收帐目和应付帐目客户帐户主记录创建客户主记录的准备对客户帐户组分配编号范围为不同的客户组分配编号范围48. 财务会计应收帐目和应付帐目供应商帐户主记录供应商主记录创建准备创建供应商帐号编号范围定义供应商号码范围和查看当前号码状态49. 财务会计应收帐目和应付帐目供应商帐户主记录供应商主记录创建准备对供应商帐户组分配编号范围为不同的客户组分配编号范围50. 财务会计应收帐目和应付帐目业务交易收进发票/贷项凭证维护支付条件维护付款条件的文本、帐户类型、付款期限、百分比51. 财务会计应收帐目和应付帐目业务交易收款收款的全局设置为授予现金折扣定义会计科目设置现金折扣科目: 11330910(折扣待清)52. 财务会计应收帐目和应付帐目业务交易收到的预付款定义客户预付款的统驭科目帐户类型：D(消费者) 特殊总帐标识：A(预付定金)统驭科目：11310000(应收帐款) 特别总帐科目：21310000(预收帐款)53. 财务会计应收帐目和应付帐目业务交易已付的预付款定义预付款的备选统驭科目帐户类型：K(供应商) 特殊总帐标识：A(预付定金)统驭科目：21210000(应付帐款) 特别总帐科目：11410000(预付帐款)54. 财务会计应收帐目和应付帐目业务交易结算重组根据到期日定义应收/应付帐款的调整科目定义不同到期的应收和应付帐款的调整科目55. 财务会计应收帐目和应付帐目信用管理业务往来：贷项监控定义不带信贷管理更新的统驭科目若启动了信用管理，将不需要做信用控制的统驭科目加上，并勾上“无信用管理更新”56. 财务会计银行会计业务往来汇票业务应收汇票请求应收汇票定义应收汇票的备选统驭科目定义特殊总帐标记下的统驭科目G/L：W(汇票银行接收)-统驭科目:11310000(应收帐款)-特别总帐科目：11110000(应收票据)57. 财务会计银行会计业务往来汇票业务应付汇票创建应付汇票定义应付汇票的备用统驭科目定义特殊总帐标记的统驭科目G/L：W(汇票银行接收)-统驭科目:21210000(应付帐款)-特别总帐科目：21110000(应付票据)二、SAP R/3 财务基本概念和集成性浅释-主数据概念篇ERP是英文Enterprise Resources Planning的缩写，意思为企业资源计划。在企业中，存在各种各样的资源，如财务资源、人力资源、信息资源、供应商资源、客户资源等等，如何将这些资源进行合理规划，实现资源的最优化的配置，从而提高企业整体的经营能力与经营效率是企业管理者孜孜以求的目标。经济学上有一个著名理论：短边效应。也就是说，有长短不一的木块(表示各种各样的资源)，做成一个木桶，其装水容量的多寡不是由最长木块决定的，而是由最短的木块决定的。过去几十年来，由于电信技术、计算机技术和应用软件开发的滞后，大型企业为提高管理效率而进行的各种各样探索都难以得到最终的实现，其重要原因就在于信息的不能和时传递。人们通常所说的企业内部各个部门都是一个“信息孤岛”，指的就是信息(包括财务、人力等方面)的不能和时传递与处理，由此带来管理上的效率损失和机会成本的上升。随着我们国家市场化改革进程的不断加快和全球经济的一体化，各个行业内部的竞争加剧是不可避免的一个趋势，竞争的加剧对企业管理提出了更高的要求，正如莎士比亚所说的，“是生存还是死亡，这真是一个问题”。要提高企业管理水平，首先必须突破信息传递和处理这个“瓶颈”。70年代以来，国外企业为突破这个“瓶颈”，就陆续开始了企业资源计划的尝试。至90年代初期，已经获得很大的成功，这主要应归功于相关技术，如电信、计算机和应用软件等得到了空前的发展。实施ERP，至少有三个方面的好处：1各种信息能够得到即时的处理与传递。如有非常和时性的财务数据和库存数据，这对于大型企业是非常必要的。2可以打破企业管理者的管理边界，同时不会造成效率上的损失。传统的分工理论形成的每个管理人员的管理边界，超出次边界将是不经济的，但实施ERP，如上问题可以轻松得以解决，因为ERP的精髓就是要信息的和时处理与传递。信息的和时传递和处理可以使管理的边界得以突破。正如和光商务股份有限公司的总经理刘铁所说：实旌ERP可以将管理的需求“一竿子捅到底”1 3可以降低企业内部的交易费用，同时也有利于企业组织结构的再造。实施了ERP，各项交易、业务流程都变得透明，信息也得到了和时的处理与传递，带来的结果是内部交易费用的降低，机构的设置也将变的简单、高效，原来“金字塔型”的组织结构变成了“扁平型”的组织结构。毫无疑问，如上种种好处，将会使成功实施ERP的企业在激烈的市场竞争中获得极大的优势，具体地说，将会使企业降低费用、提高资金的运用效率，提供决策的准确数据、降低机会成本等。支持实施ERP的管理软件有非常之多，如SAP R3、Oracle、PeopleSoft等。本文着重介绍SAP R3软件就是其中集成性最好、功能最强的管理软件。为什么SAPR3软件集成性最好并且能够和时处理并传递信息，主要是有赖于主数据的有关设置。以下开始本文有关SAPR3软件中与财务有关的介绍。主数据(主记录)第一次接触SAP R3软件的人，当看到主数据这样的字眼时，肯定不知所云。在SAPR3软件中，主数据相当是该软件的识别和自动后续处理系统。比如人的大脑，当我们见到资产负债表中的有关科目时，如长期投资，我们的大脑马上就会这样的反应：它是属于资产类的科目，期末应将余额予以结转；核算时，当其投资对被投资单位有控制、共同控制或重大影响时，应采用权益法进行核算，否则应采用成本法核算等。又如对于销售收入，我们马上就知道这是损益类科目，期末应将其结转至本年利润，而后转至未分配利润等。我们的大脑为什么有这些知识，就是因为我们经过了长期的财务知识方面的训练，所以就会有这样的识别和核算能力。对于软件系统，它不具有像人类一样的大脑，所以软件开发人员就开发了一套适合系统并使其能够像人脑一样的识别和处理财务数据。这就是SAPR3软件的主数据。因此，当我们要做各项交易之前，必须到相应的主数据中去创建它(当然这个创建是按照主数据中的固有格式进行的)，这样系统才能认可它、自动处理它。通常我们叫这个过程为“去报个到，取个号”。与财务有关的主数据包括有总账主数据、供应商主数据、客户主数据、商品主数据、固定资产主数据、成本和利润中心主数据等六大类。下面分别阐述。2.1 总账主数据总账主数据，它起到统驭整个财务的作用。不同的会计科目在总账主数据中创建会应用到不同的“字段”(英文单词为field)，通过这些不同“字段”的组合，就会形成系统能够识别并能够为我们现行会计核算所接受的会计科目。如下例举几个重要的科目予以说明。号码 10010101 10030101 10040101公司代码 KHl0 KHl0 KHlO类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目账户组 现金银行类 其他资产类 其他资产类描述 现金 应收账款一国内贸易款 库存商品统驭科目类型 X D X未清项目管理 X X X行项目显示 X X字段状态组 G001 G067 G001号码 10050101 20010101 20020101公司代码 KHl0 KHl0 KHl0类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目账户组 固定资产类 负债权益类 负债权益类描述 固定资产一房屋建筑物 短期借款 应付账款一国内贸易款统驭科目类型 A K K未清项目管理 X X X行项目显示 X X X字段状态组 G007 G001 G067号码 20060101 20070101 20080101公司代码 KHl0 KHl0 KHl0类别 资产负债表科目 资产负债表科目 资产负债表科目账户组 负债权益类 负债权益类 负债权益类描述 购销GRIR 代销GRIR 实收资本统驭科目类型 X X X未清项目管 X行项目显示 字段状态组 G001 G001 G001号码 50010101 50020101 50040101公司代码 KHl0 KHl0 KHl0类别 损益表科目 损益表科目 损益表科目账户组 损益类 损益类 损益类描述 销售收入-购销 销售成本一购销 管理费用一电费统驭科目类型 X X X未清项目管理 X X X行项目显示 字段状态组 G029 G030 G004仅允许自动记账 几个重要的会计科目，其余科目即可举一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目号码是根据企业会计制度一会计科目名称和编号规定的前四位数加上后四位而成，在创建时须手工填入(即非系统产生)。科目类别仅分成两类：即为资产负债表科目或为损益表科目。账户组分为六项：现金银行类、固定资产类、其他资产类、负债权益类、损益类、转移数据类。描述项既可按需创建的科目进行字面的描述，又可分为长文本与短文本描述。损益类帐户的特征：在会计科目表中创建损益类科目之前，需要确定损益结转入的留存收益科目。系统设计了一特殊程序将损益类帐户的损益金额自动结转入该科目。因此，必须在系统中定义留存收益科目的号码。每一个损益类科目都需要分配给一个留存收益科目。统驭科目类型分为三类：供应商类别(K)、客户类别(D)、固定资产类别(A)，主要是针对应收账款、应付账款、固定资产等模块过入的金额，他们的交易是不通过总账模块进行的，但在各自模块完成的同时，会将相应的金额过入总账。未清项目管理主要是用于须清账的科目，如GRIR，银行的过渡科目、工资的清算等。激活了未清项目管理，必须同时激活行项目显示的功能，但在总账主数据的设置中，应收、应付、固定资产等是不能激活未清项目管理和行项目显示功能。未清项管理指一个帐户的项目可被该帐户的其他项目结清或核销掉。在清帐或核销过程中涉和到的项目的合计金额必定为零。因此该帐户的余额总是等于未清掉的项目的合计金额。行项目显示即表示，设置此项时，系统会有向下挖掘(Drilldown)的功能，当我们在查看总账的某个科目时，若对某金额有怀疑，可将鼠标对准该金额连续点击两下，系统可显示明细账的金额，再对准明细账的金额连续点击两下，系统会显示某凭证的金额。字段状态组，表示若某个总帐科目选用了不同的字段状态组，其将来在凭证输入时，需要填入不同的字段，如对于其他业务收入科目，其选用的字段状态组为G029，当我们输入一个分录借：现金贷：其他业务收入时，系统会要求再输入一个利润中心的字段，否则该张凭证不能够产生。又如当我们输入一个分录借：管理费用一电费贷：现金时，系统会要求我们输入一个成本中心的字段。仅允许自动记账表示，该总账科目必须由其他模块自动过入，不用手工输入凭证，如销售收入一购销，因为该总账科目是在销售和分销模块完成“出具发票”功能时自动产生的，所以仅允许自动过账。创建完总账的主数据后，手工输入的总账科目将得到系统的确认与认可。如传统的分录录入方式为借：现金贷：其他业务收入，在系统中将变成：借：10010101贷：50100101(假设为其他业务收入)。系统在总账分录输入后，将会自动将相关金额过入至总账和更新会计报表。排序码 在会计凭证的供应商行项目中，系统对定位字段的缺省值。也决定供应商行项目的排列顺序。如果该供应商主要发生与采购订单有关的业务，一般选择014-采购订单号+行项目号，其它情况选择记帐日期+凭证号。帐户组 为简化会计科目的创建，避免错误，确定录入会计科目的屏幕和科目号区间，对科目进行的分组称做帐户组。帐户组针对每一套会计科目表进行定义，确定会计科目所需的字段状态。当创建会计科目表中的一条主记录时，必须指明一个帐户组。自动过帐 系统中，某些业务是自动生成记帐凭证，自动记帐的。例如：存货的出入库业务、增值税的销项税和进项税等。某一科目是否为自动过帐，是在帐户主记录中设定的。参考凭证 是用来过帐到会计凭证的一种参考性质的凭证,使用它可以实现快速录入,会计凭证或样本凭证能被用作参考凭证使用凭证类型 由两位英文字母组成,是凭证的分类，控制凭证的整体信息,如:凭证编号、帐户类型等等。2.2 供应商主数据当我们与一个供应商发生交易之前，应当在供应商主数据内创建该供应商，以使系统能够识别它并处理它。这仍然是“去报个到，取个号"，但这是到供应商主数据中去报到并取号。下面将创建供应商的有关过程做一个介绍。供应商编号：除类别为地点是以手工方式输入号码外，其余皆为系统自动生成的号码。供应商类别：包括有国内贸易供应商、进口贸易供应商、关联供应商、一次性供应商、无库存供应审、招商供应商、地点等。在创建供应商时，只须在其中选择一项即可。描述：与供应商有关的信息如公司名称、地址等输入相应的字段即可。购货方号码：若某一供应商既是供应商又是客户，须做自动清账账务时，应在此处填写在客户主数据中生成的号码。会计信息：此处应填的是统驭科目，该统驭科目首先应在总账主数据中创建好。检查双重发票：此处是指检查收货凭证与发票的校验，为必输的字段。打勾即可。付款条件：指的是付款的期限，系统已设定好各种类型的付款期限，选择即可。选择好后，该系统会自动计算对该供应商的欠款是否已到期，有利于资金周转的筹划。付款方式：如现金、支票、银行转账等。也是在系统内选择即可。将来做自动付款业务时，系统会根据自动付款方式的参数选择是否支付该款项。结算客户：此处是与购货方号码相关联的，欲做自动清账账务，必须在此处打勾。（结合以上购货方(客户)项目使用）如上主数据的内容填写完毕后，系统即会自动产生一个供应商的编号(除地点的类别是手工方式输入外)，如10100001，该编号代表了与供应商有关的各种信息和后续处理的功能。并且在分录的输入上也与传统的有所不同了。如传统的分录方式为：借：营业费用一电费 贷：应付账款一XX供应商，但在系统中的分录录入方式变为：借：营业费用一电费(这将也有一个总科目号码)贷：10100001(与该供应商有关的交易金额将会由系统自动过入至创建该供应商主数据选定的统驭科目，同时在总账层次中的该统驭科目也得到了自动的更新)。另外，对于不同类别的供应商，创建完毕后，会产生不同号码范围段的编号。如国内供应商的号码范围段为101开头的8位数，国外供应商其号码范围段为18开头的8位数。熟悉后，看着供应商的编码范围即可知道，该供应商是属于何一类型的供应商。2.3 客户主数据与供应商主数据一样，有新的客户与我们发生交易时，应当创建客户主数据。客户编号：除类别为“地点”客户编号须手工输入外，其余类别的客户编号皆由系统自动产生。客户类别：国内个人客户、国内批发客户、关联客户、租赁客户、地点、其他等六大类(零售企业)描述：即为对客户的一般情况进行描述，如公司名称、地址、邮编、联系人等。统驭科目：此处输入在总账主数据中已创建好的应收账款统驭科目，如应收账款一国内个人客户(11310101)，应收账款一国内批发客户(11310201)等。零售企业的大部分客户都是个人客户，因此只须创建一个一次性的客户，而后通过修改有关描述性的字段即可。付款期限：此处是指客户付款给单位的付款期限，由于主要以零售为主，付款期限定为立即付款，但可针对个别客户(如在合同中规定的收款期限)另行设定。系统已设置各种的付款期限。通过此处的设置，将来做催款程序时，系统会根据设置的参数自动计算应收账款的账龄和打印催款函。付款方式：可以有现金、支票等方式。催款程序：选择催款程序，可以产生催款函件。与创建供应商主数据一样，当创建完毕客户主数据时，系统会自动产生一个客户的编号(如500000001)，该编号代表了该客户的相关信息和后续功能。凭证输入方式上，将与传统的手工方式有很大的不同。如传统的凭证为借：应收账款一XX客户贷：其他业务收入一租金，在系统中将变为借：500000001贷：其他业务收入一租金(这将也有一个总科目号码)，交易金额自动会过入统驭科目如11310101的应收账款一国内个人客户，同时也即时更新总账中的统驭科目。同样，不同类别的客户，其创建完主数据后产生的编号是不一样的，如国内个人客户，其编号范围为5000099，国内批发客户其编号范围为3 10000000-3 19999999等。这将便于我们区分不同类别的客户。2.4 商品主数据商品数据的内容较为复杂，主要由主数据组负责创建，对于财务人员需要了解的内容主要有以下几项：描述：即对商品一般性的描述，如品名、类别、供应商等。评估类：主要有两类3100与3600，其中3100代表该商品为购销类商品，决定了系统自动生成的GRIR为购销类的GRIR；3600代表该商品为代销的商品，决定了系统自动生成的GRIR为代销类的GRIR。价格控制类型：SAP中有两种价格控制类型，一为标准成本法，二为加权移动平均法，该两种方法用于存货的发出时结转销售成本用。移动平均价：由系统自动计算得出。系统会根据每批次的采购单价和数量对目前的库存商品发出单价进行移动平均计算出作为结转销售成本用的单价。总库存量：是指目前的库存总量。销售价格：由系统根据一定的毛利要求并结合有关细节得出。此销售单价将成为创建销售订单时的单价，若有打折，系统会根据打折比例算出最终销售价，这也将成为计算销售收入的单价(系统会自动将增值税计出后并从收入中剔除)。利润中心：主要是为创建利润中心的损益表而用。若该商品维护的层次到某个门店，则将来销售确立时，收入与成本将为转入总账层次与利润中心层次。商品主数据创建完毕后，系统会产生一个商品号，该号码代表了如上有关的信息和计入某个总账科目如库存商品、受托代销商品的要求。2.5 固定资产主数据同样的，当财务上要做一件与固定资产有关的交易，如购置，首先必须在固定资产主数据中去创建它，然后才能在财务上开始与之相关的业务。如下是创建固定主数据的一些重要内容。在系统中，对于固定资产的大部分业务是系统自动完成的，所以如下的内容是有必要的。类别：在传统的会计核算中，通常可以将一个企业的固定资产分为几大类：房屋建筑物、机械设备、交通工具、办公设备、其他等。在系统中，也是遵循这样一种分类方法，但为了便于系统区分固定资产折旧时所应计入的科目，如管理用的固定资产折旧费用应计入管理费用一折旧科目和营业或生产用固定资产折旧费用应计入营业费用-折旧或制造费用一折旧，在系统中，将固定资产的分类进一步细分，分成房屋建筑物(总部)、房屋建筑物(门店)、机械设备(总部)、机械设备(门店)、交通工具(总部)、交通工具(门店)、办公设备(总部)、办公设备(门店)、其他(总部)、其他(门店)等，同时在SAP系统中，在建工程、无形资产(商标、土地使用权、著作权、商誉等)也属于固定资产模块的核算范畴。因此，当我们欲创建某个固定资产的主数据时，如总部用的服务器，就应选择总部办公设备这一类型，随后系统会自动确定相应的科目定位码。描述：即对应创建的固定资产进行如名称类别等描述。 科目定位码：是与系统设定的固定资产类别紧密地联系在一起的。该科目定位码实际上起到了统驭科目的功能。如在本次设定中，总部的房屋建筑物的科目定位码为1010，门店的房屋建筑物的科目定位码为1020，但这两定位码同时会与总账科目固定资产房屋建筑物联系起来，如当财务增加一个固定资产时，就会通过科目定位码使总账科目固定资产_谤屋建筑物金额相应增加。成本中心：这是与控制模块有关的设置。如总部用的服务器，就应选择与总部某个部门有关的成本中心。若该服务器的折旧费用应由不同的成本中心分担，可以该成本中心为基础，在控制模块内采用分摊或分配的功能进行划分。分析用途：分为一次性或分期购入、是否抵押、是否保险四类，这是为区分各个不同固定资产的状态而设的。如若想了解有多少固定资产已经被抵押，则可以在查看报表时，选择是否抵押的功能，系统就会将所有已抵押的固定资产列示出来。折旧年限：分为账面折旧与税务折旧，账面的折旧年限与折旧率会计入总账，税务的折旧年限与折旧率则会作为调整递延税款所用。如某固定资产的账面折旧年限为3年，年折旧额为10000元，税务折旧年限为5年，年折旧额为8000元，则系统会将10000元作为总账的折旧金额并计入相关费用，但系统也会算出税务的折旧额为8000元，但这8000元只是便于我们做递延税款的手工调整。创建完某个固定资产的主数据后，系统会自动产生一个该固定资产