请购采购验收作业管理制度.doc

合肥雷士照明有限公司版 次:第1版 执行日期：2010年07月01日 制定部门:行政部 发布日期：2010年06月21日 董事长签核:类别：行政类 名称：请购、采购、验收作业管理办法 编号：合雷士2010-06-01号规章管理制度（请购、采购、验收作业管理办法，第1版） 1 / 31、总则：1-1、制定目的：1-1-1为使本公司请购、采购、验收作业标准化、程序合理化，并符合品质、成本、交期之要求，以提升工作效率，达到物尽其用之目的，特制定本办法。1-1-2确保原辅材料、商品、物料及活动用品等之品质能达到本公司之要求。1-1-3确保原辅材料、商品、物料及活动用品等之交期与数量适时适量，避免停工待料及货多压库。1-2、定义：1-2-1使用部门或使用人依实际需要提出申请，除符合预算相关规定外，并经一定程序完成申请核准，称之请购。1-2-2完成请购作业程序，交付采购部门或承办之人进行所有相关询价、议价、比价、招标、签约、交货等作业，称之采购。1-2-3交货时，使用部门或使用人依据请购之项目、规格、数量、质量标准等逐项点检、测试之作业，称之验收。1-3、适用范围：1-3-1本公司因业务需要所需之物品、办公用品及低值易耗品之请购、采购、验收作业，包括：活动奖品、电器设备、软件、事务机器、办公设备、办公用品、委托制作或材料、书籍资料、设备仪器维修维护及其它杂项。1-3-2以下情况不适用采购程序，而以签呈方式由总经理核准后指示办理：A特定对象之技术辅导、技术咨询或聘请授课等。B因计划预定、工作执行需要或公司既定目标之委托调查、委托研究分析、委托检验测试或委托活动办理。C配合计划执行或公司业务特定需要之机器、仪器、设备、场所、执照、权利等之租凭使用。1-4、管理单位：公司。2、流程说明：2-1、一般物料：2-1-1采购人员需拟定“采购计划表”，经总经理或副总经理核签，并作为采购依据。注：核签之同时需附上商品库存量，以利审核者参考之。（根据本公司情况，可考虑省略此步骤。）2-1-2采购承办人依据“采购计划表”进行采购，并与库存量进行增减之核对后，打印出“请购单”。2-1-3采购承办人列出请购单后，呈报总经理或副总经理核准后进行采购。2-1-4“请购单”应明确记载“厂商名称、厂商编号、订购单号、品名、规格、单价、单位、数量、交货地点、订购日期、交货日期及签核栏等”2-1-5 需预支订金的，填写“现金借款单”经总经理或副总经理核签，到财务处领取，待取得对方发票或等同凭证后，到财务处换回“现金借款单”。2-1-6各使用部门或个人应核所购物品，若交货数量不足，则进行跟催。3、采购作业方式及注意事项说明：3-1、采购单位：A市场部，负责：活动礼品等。C财务部，负责：办公用品、生活用品等。3-2、首次采购或金额过大时不少于两人同时执行。规章管理制度（请购、采购、验收作业管理办法，第1版） 2 / 33-3、采购金额过大时应以银行转账方式支付。3-4、采购时应向对方索取发票，如无发票应说明情况。3-5、因特殊情况需在独家议价时，采购人员应表明理由，并呈请总经理核准。3-6、特殊情况之购案，由采购承办人表明理由，提交总经理审核办理。4、验收作业方式：（根据本公司情况，可考虑省略此步骤。）4-1、验收作业由采购承办人于交货完成后，填具验收报告，交由使用部门或使用人进行验收，验收完成核准后，由采购部门或采购承办人依序请款核销。4-2、验收之规格、功能、数量与需求内容不符或不足时，相关人员可拒绝验收或配合业务需要改用分批验收，采购承办人应及时通知供应商于期限内更换或补足后另行再验。4-3、未完成验收作业之购品，不得使用，验收完成后应及时办理登记编号、财务入帐等手续，由使用部门或使用人领取使用和保管，并进行维护、保养、检验等事项。5、附则：5-1、本办法属于管理规章，经审议后，呈请总经理签核后公告实施；修改、废止时亦同。 5-2、本办法执行时间：2010年07月01日。6、附件：【附件1】请购单【附件2】采购计划表【附件3】现金借款单规章管理制度（请购、采购、验收作业管理办法，第1版） 3 / 3