铁塔ERP业务流程.doc

山东齐星铁塔科技股份有限公司ERP运行业务流程及岗位分工制度公司各部室、车间： 鉴于公司2011年1月1日起正式全面启用ERP管理，为了更好地使公司各部室、车间的工作流程顺畅，提高工作效率，减少内耗，财务中心特根据公司的具体情况制定了本制度，请各部室、车间按照本流程认真设定专岗ERP操作人员，确保ERP运转顺利，从而提高公司的管理水平。 按照本流程确定的ERP工作小组成员如下：工作组长：聂淑青 执行组长：供应、销售、财务系统：尹海英 仓储系统：石广才、王燕 系统管理：高冉 组 员：刘丽丽、崔霞、李军、商连伟、王迁迁、孙学、王双双、刘婷、冯学文、蔡豆豆、赵卫、邓蕊、郑娜、芦海波、蔡雯雯、张华、曹文晓、张龙凯、王红、李宗斌、毕艳波、赵春艳、崔建阁、王丛丛、钟瑜、路青、王亚男ERP硬件设施：电脑人手一台（配置：CPU：E5400 2.7GHZ，内存：2G，硬盘：320G）、打印机（各车间统计员、物流部各一台）ERP软件：用友U8ERP管理软件 批准： 审核： 编制：财务中心尹海英 日期：二一一年一月四日山东齐星铁塔科技股份有限公司ERP运行业务流程及岗位分工制度（含立体停车设备分公司）财务【2011】1号一、签订销售订单-做销售订单1、添加合同项目 岗位：业务部门(包括国内业务部、国际业务部、分公司)（基础设置>基础档案>财务>项目目录>项目大类下的合同项目>项目分类定义>增加）添加客户单位名称及合同号+工程名称 2、录入加工明细表 岗位：技术一室 首先在第一步的基础上由技术一室档案录入员添加项目名称（基础设置>基础档案>财务>项目目录>项目大类下的合同项目>项目目录>维护>增加）。然后添加具体线路的加工明细表（基础设置>基础档案>财务>项目目录>项目大类下的设计加工明细表>项目分类定义>增加） 3、录入销售订单 岗位：业务部门(包括国内业务部、国际业务部、分公司)由销售订单录入员在销售管理中录入销售订单，内容包括：客户信息、销售商品信息，并进行审核。如果合同需要进行修改，通过变更来实现，变更可以保留记录，以便查询。操作路径：业务工作>供应链>销售管理>销售订货>销售订单 二、加工明细表下发给供应部-据此做材料采购1、采购订单（目前尚未执行） 岗位：供应部门当接到销售订单时，首先平衡库存量，然后确定需要采购的材料，采购部人员根据市场价格及质量进行比价后,确定合适的供应商、订单执行日期、单价，采购部人员在采购管理中录入采购订单并审核，并负责关注、督促订单的执行过程。建议采购订单一式两联，一联交采购执行人员留底，一联随货通行。操作路径：业务工作>供应链>采购管理>采购订货>采购订单 2、采购到货 岗位：供应部门当物料到厂时，供应商将采购订单与物料一起交给采购人员，采购人员确认符合自己采购的材料时，采购人员在采购管理中根据采购订单生成到货单，持到货单到质检部由质检员进行检验，检验合格后，到仓库办理收货手续，由保管员签字确认后到财务办理入库手续。操作路径：业务工作>供应链>采购管理>采购到货>到货单>收货单 3、采购入库业务 岗位：财务中心材料会计当采购的原料检验合格之后，拿着到货单到财务部相应的人员处，打收货单（也就是采购入库单），在库存管理中根据到货单生成采购入库单，一式三联，一联仓库留底作为原始单据,一联交给采购人员或者供应商做为日后到财务办理发票入账业务使用,一联交给财务留底做账。 操作路径：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>采购入库单4、采购发票 岗位：供应部当供应商把发票送来进行结算时，需要供应部发票审核员核对发票和相应的收货单，然后在采购管理中根据采购收货单录入并生成采购发票（根据发票的实际类型选择录入专用采购发票或普通采购发票）。录入完成之后，把发票和入库单及收货单一起交给财务中心材料会计。操作路径：业务工作>供应链>采购管理>采购发票>专用采购发票或普通采购发票。 5、采购结算 岗位：财务中心材料会计财务会计收到发票后，从采购管理中找到这张发票，确认无误之后，在发票上点击结算。操作路径：业务工作>供应链>采购管理>采购发票>专用采购发票或普通采购发票。 6、采购记账 岗位：财务中心材料会计采购发票结算后在应付款管理中对采购发票审核确认，确认无误之后，在应付款管理中对发票生成应付账款凭证；操作路径：业务工作>财务会计>应付款管理>应付单据处理>应付单据审核；业务工作>财务会计>应付款管理>制单处理；注：对从采购管理中生成的采购发票，财务中心在应付模块内对该发票进行审核，计入应付账款，月末在存货核算模块进行结算成本处理业务时,由系统自动生成红字的采购入库（暂估）单，生成蓝字的采购入库（报销）单。7、采购付款 岗位：财务中心核算会计l 预付款：当付款申请经过领导同意之后，由相应的财务人员（出纳）在应付款管理中做付款单（类型为预付款），并进行审核，生成付款凭证；l 应付款：当付款申请经过领导同意之后，由相应的财务人员（出纳）在应付管理中做付款单（类型为应付款），并进行审核，生成付款凭证；操作路径：业务工作>财务会计>应付款管理>付款单据处理>付款单据录入业务工作>财务会计>应付款管理>付款单据处理>付款单据审核三、加工生产1、原材料领用 岗位：财务中心材料会计各车间领料员根据生产领料需要,拿着手写的领料单到各车间统计员处，由统计员在OA上填写材料领料单并提交到车间主任处，车间主任利用OA审批，并提交到财务中心，财务中心材料会计据此开具出库单，并通过OA提交到相应物流部仓管员处，仓管员根据实物情况在OA批准各车间可以领料，并将单据通过OA提交给车间统计员，统计员接到回复通知领料员到仓库领料，注：财务中心的材料会计的工作处理为：在库存管理中做材料出库单，注明领料部门, 出库类别为材料领用，输入数量，不输入单价，月末系统自动计算单价。生产完毕后，如果有剩余原材料，生产人员需要将原材料退回到原材料仓库中，保管在每月月末通知财务中心、物流部、审计部共同清点数量，而后根据退库清单，通知车间统计员在OA中填写出库单负数（为实际退库，即将材料交还给物流部）或填写退库单（仅做数据上的退库，不做实物退还，次月需提交领料单再次将材料原数领出，俗称假退库），单据填写完毕提交给财务中心材料会计处，材料会计填写完出库单后在OA系统中将审核后的单据提交给物流部（如果为假退库，则不需要提交到物流部），物流部据此接收实物，注：财务中心材料会计的工作为：在库存管理中录入红字材料出库单。 操作路径：业务工作>供应链>库存管理>出库业务>材料出库单2、半成品黑件入库、出库 岗位：企管办统计员 半成品黑件仓库分黑件仓库和转序仓库，每天生产的黑件半成品包含进入黑件货场的和正在车间加工的，每天各车间统计员统计报表报企管办总统计员出，企管办统计员将各车间的进入黑件货场的产量做半成品黑件入库单录入黑件半成品-黑件仓库，车间正在加工的半成品录入黑件半成品-转序仓库，次日，再根据各车间统计报表先将转序仓库的黑件半成品出库转入黑件仓库，再从黑件半成品仓库-黑件出库进下一道工序镀锌工序。操作路径：入库：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>产成品入库单>选择半成品入库单模板>仓库选择黑件半成品仓库-黑件/仓库选择黑件半成品仓库-转序出库：业务工作>供应链>库存管理>出库业务>材料出库单>选择成品出库单模板>出库仓库选择黑件半成品仓库-转序/仓库选择黑件半成品仓库-黑件3、外协（黑件）半成品入库、出库 岗位：企管办统计员外协半成品为外单位协助加工的黑件半成品，需从外协单位购进后再经过防腐车间镀锌加工方可成为白件半成品，为方便核算，专门设立外协（黑件）半成品仓库，单独存放，在进行防腐加工时，再从外协（黑件）半成品仓库做半成品出库业务操作路径：入库：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>产成品入库单>选择半成品入库单模板 >仓库选择外协（黑件）半成品仓库出库：业务工作>供应链>库存管理>出库业务>材料出库单>选择成品出库单模板>仓库选择外协（黑件）半成品仓库4、半成品白件入库、出库 岗位：企管办统计员承接上一步，镀锌完毕后做半成品白件入库录入白件半成品仓库（相当于镀锌完毕的白件半成品进入包装车间），再从白件半成品仓库做白件出库将白件半成品进行分拣，包装。操作路径：入库：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>产成品入库单>选择半成品入库单模板>仓库选择白件半成品仓库出库：业务工作>供应链>库存管理>出库业务>材料出库单>选择成品出库单模板>仓库选择白件半成品仓库5、外购（白件）半成品入库、出库 岗位：企管办统计员 外购半成品为外单位协助加工的白件半成品，不需要在做加工处理，可直接录入白件半成品仓库进行分拣、包装，但是为了方便核算，专门设立外购（白件）半成品仓库，单独存放，包装完毕后做外购半成品出库，成为产成品后统一录入产成品仓库操作路径：入库：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>产成品入库单>选择半成品入库单模板>仓库选择外购（白件）半成品仓库 出库：业务工作>供应链>库存管理>出库业务>材料出库单>选择成品出库单模板>仓库选择外购（白件）半成品仓库6、产成品入库 岗位：企管办统计员承接上一步，将包装完毕的白件半成品录入产成品仓库。操作路径：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>产成品入库单>选择产成品入库单模板7、外购产成品入库 岗位：外协管理员外协部分直接出产成品的，当做直接外购产成品，直接录入外购产成品仓库操作路径：业务工作>供应链>库存管理>入库业务>产成品入库单>选择产成品入库单模板>仓库选择外购产成品仓库四、最后销售产品1、销售提货业务 岗位：物流部发货员需要给客户发货的时候，由物流部人员在销售管理根据销售订单生成销售发货单（所发货产品包括产成品仓库中厂内自制产品和外购产成品仓库中所有外协产成品），发货单根据销售订单生成即可，一式四联打印；一联销售部门留底,一联交由财务开票使用，一联作为出门证使用，一联随货通行，仓库管理人员根据司机的销售发货单装车。操作路径：业务工作>供应链>销售管理>销售发货>发货单2、销售出库业务 岗位：物流部发货员 在销售管理中做发货单并进行审核之后，在库存管理中自动生成销售出库单，由物流部的人员对销售出库单进行审核，减少库存数量,一式二联，一联仓库留底、一联交财务做账。 操作路径：业务工作>供应链>库存管理>出库业务>销售出库单3、销售开票业务（依据销售发货单） 岗位：财务中心销售会计销售发货后，由财务中心执行ERP系统内销售发票开票，在销售管理中根据销售发货单生成销售发票，发票号输入真正的发票号，录入完成之后对发票进行复核。发票传递到应收系统。 操作路径：业务工作>供应链>销售管理>销售发票>销售专用/普通发票；4、应收账款业务 岗位：财务中心销售会计发票开具后生成应收款业务，对从销售管理传递过来的发票，销售会计在应收模块中对发票进行审核，计入对应客户的应收账款。销售会计在应收款管理中，根据发票生成相对应的应收账款凭证。操作路径：业务工作>财务会计>应收款管理>应收单据处理>应收单据审核； 业务工作>财务会计>应收款管理>制单处理；5、销售回款业务 岗位：业务部门(包括国内业务部、国际业务部、分公司)当财务中心收到预付款时，由销售部结算人员在应收款管理中录入合同来款确认单（类型为预收款）。当财务中心收到客户货款回款时，由销售部结算人员在应收款管理中录入合同来款确认单（类型为应收款）。操作路径：业务工作>财务会计>应收款管理>收款单据处理>收款单据录入；6、销售回款后入账 岗位：财务中心银行帐会计业务部门做完合同来款确认单后通知财务中心，由财务人员对合同来款确认单进行审核，并生成相应的收款凭证，与对应的销售发票核销并冲减客户的应收账款余额。操作路径：业务工作>财务会计>应收款管理>制单处理；7、销售退货业务当由于某种原因，发生销售退货，业务部门需要提交申请，质检部门填写退货原因，由各级部门领导签字后，由业务部销售订单录入员在销售管理中根据销售发货单生成相应的退货单，并打印退货单，物流部接到有领导签字的退货单后，在库存管理中根据退货单生成红字销售出库单审核，单据一式打印两联，一联物流部仓库留底、一联交财务中心记账。如果退回的货物在ERP系统中已做了销售发票，财务人员还需要在销售管理中根据退货单生成红字发票。物流部在产品退回后，根据产品质量的品质分为两种处理方式：1.退回产品可再次销售：库管人员在系统内不做任何操作。2.退回产品已经完全报废：库管人员需要在库存管理中做一张产品调拨单，从产成品库调拨到废品库，调拨数量等于退回产品数量。单据打印均一式两联，一联仓库留底、一联交财务。操作路径：业务工作>供应链>销售管理>销售发货>退货单五、存货核算操 岗位：财务中心材料会计、成本会计1、存货科目设置存货科目设置的主要目的，主要是为了自动生成凭证时用的，例如采购入库业务：采购入库单制单时，借方取存货科目，贷方取对方科目中收发类别对应的科目，即：借：原材料 1000 贷：应付暂估 1000在设置存货科目的时候选择仓库、存货分类来设置对应的原材料科目下面的明细科目；操作路径：业务工作>供应链>存货核算>初始设置>科目设置>存货科目2、对方科目设置对方科目指生成凭证所需要的存货对方科目（即收发类别）所对应的会计科目，也就是上面举得例子中的应付暂估科目；在设置对方科目的时候要选择收发类别、存货分类、项目编码，存货分类和项目编码根据需要进行选择，在设置对方科目；操作路径：业务工作>供应链>存货核算>初始设置>科目设置>对方科目3、入库调整单/出库调整单出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是录入错误，通常采用修改方式进行调整。但有时遇到由于暂估入库后发生零出库业务等原因所造成的出库成本不准确或库存数量为零而仍有库存金额的情况时，只能使用入库调整单或出库调整单进行调整。操作路径：业务工作>供应链>存货核算>日常业务>入库调整单/出库调整单4、正常单据记账 单据记账用于将用户所输入的单据登记存货明细账，进行正常单据记账时，要选择仓库、日期，先选原材料仓库，对原材料进行记账，记账完成之后进行结算成本处理、期末处理、产成品成本分配，这些完成之后再对产成品进行记账、期末处理。操作路径：业务工作>供应链>存货核算>业务核算>正常单据记账5、结算成本处理所谓存货暂估是外购入库的货物发票未到，在无法确定实际的采购成本时，财务人员期末暂时按估计价格入账，后续按照选择的暂估处理方式进行回冲或者补差处理。结算成本处理完成是以前月份来入库，现在来发票，系统根据结算单自动生成红蓝回冲单的过程。在执行结算成本处理的时候，选择本月日期、原材料仓库、未全部结算完的单据是否显示打钩。操作路径：业务工作>供应链>存货核算>业务核算>结算陈本处理6、产成品成本分配产成品成本分配表用于对已入库未记明细账的产成品进行成本分配。选择产成品仓库，选择单据日期，包括红字入库单指的是，选择时汇总的产成品入库数量包括红字产成品入库单，这个选择项根据实际情况进行选择。对已有成本的产成品入库单重新分配成本，主要是用于成本的总金额计算错了、单据录入错误更改之后数量改变时，需要进行重新分配成本时，需要把这个勾打上。操作路径：业务工作>供应链>存货核算>业务核算>产成品成本分配7、期末处理当日常业务全部完成后，用户可进行期末处理，功能是：计算按全月平均方式核算的存货的全月平均单价及其本会计月出库成本。选择仓库，点确定系统自动处理，这是出库单上会根据计价方式把出库成本填写到出库单上。操作路径：业务工作>供应链>存货核算>业务核算>期末处理8、生成凭证生成凭证用于对本会计月已记账单据生成凭证，并可对已生成的所有凭证进行查询显示；所生成的凭证可在账务系统中显示及生成科目总账。需要生成凭证的单据有采购入库（暂估记账）、材料出库单、其他出库单、入库调整单、出库调整单、红字会冲单、篮子会冲单（暂估）、其他入库单、销售出库单。操作路径：业务工作>供应链>存货核算>财务核算>生成凭证六、月末结账 岗位：财务中心成本会计 材料会计、主管会计 月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关账表中。结账顺序如下1、采购月末结账操作路径：业务工作>供应链>采购管理>月末记账2、销售月末结账操作路径：业务工作>供应链>销售管理>月末记账3、库存月末结账操作路径：业务工作>供应链>库存管理>月末记账4、存货核算月末结账操作路径：业务工作>供应链>存货核算>业务核算>月末记账5、应收月末结账操作路径：业务工作>财务会计>应收款管理>期末处理>月末结账6、应付月末结账操作路径：业务工作>财务会计>应付款管理>期末处理>月末结账7、固定资产月末结账操作路径：业务工作>财务会计>固定资产>处理>月末结账8、总账末结账操作路径：业务工作>财务会计>总账>期末>结账 山东齐星铁塔科技股份有限公司 二一一年一月一日