预算与网上报销方案.doc

预算网上报销解决方案一、 方案概述经过深入了解公司内部预算控制管理和费用报销细节，发现许多不规范和许多困难，不能及时反映公司的总体情况，对费用的控制也不是很到位。进入电子科技的时代，如果让程序来进行管理，实现异地查询和报销申请和审批将不再是空空想像，系统将可以基于Internet上对公司预算上报与控制，运用自定义的财务费用报销流程。在这一流程下，员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请，领导则可用数字签名或指纹识别技术在任何时间、任何地点进行业务审批，财务部门对原始凭证审核无误后，进行支付。二、公司内部问题所在1. 报销流程繁琐公司部门较多，区域跨度大，其报销流程十分繁琐。通常是由当地员工填写完报销单据，通过相关领导主管审批后，财务进行及时支付。当领导出差时缺无法审批的问题，会影响工作。 2. 预算编制对单位年度总支出计划不明确，汇总不及时，造成资金浪费和流失，而且预算基本都是某一部门独自制定，致使预算的误差太大。3. 预算控制报销过程中，随意报销，可能会造成报销集中或资金紧缺。对报销内容和金额进行月度控制非常重要。4. 审批过程透明度不高企业人事体系复杂，报销过程往往需多人经手，整个过程透明度不高。员工的报销请求即使被驳回，也无法获悉究竟在哪个环节出现差错。5. 员工填写报销单据存在大量重复劳动在报销过程中还有很多重复的劳动。例如，每个销售人员都需要手工填写单据，然后提交给主管审批，和财务审核。流程结束后，财务人员还要将单据逐一输入到公司财务系统中。财务人员的输入和销售人员的填写完全是重复劳动，而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查、返工工作量。6. 资金支付滞后，对帐困难在传统的支付手段下，资金支付受审批流程和财务处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付也带来了大量的对帐工作，财务人员工作负荷大，出错率高。三、 案流程图如下四、 模块解析：网上报销、预算管理、系统管理、我的桌面（一） 系统管理主要功能：（1）、用户管理：用户添加、删除、职位指定、手模签字设定等（2）、部门管理：部门添加、删除，设定部门对应职位，比如财务部职位有出纳、主任、会计等职位，根据实际情况可自行添加修改。（3）、权限设置：可按职位设置统一权限，也可按个人单独设置权限功能。（4）、签字设置：主要是设置对应岗位签名在报销单中显示的位置。（二）预算管理（1）预算项目：分项目管理和项目明细。项目管理是对应的是财务的一些科目或费用。项目明细是针对全年费用发生的明细，可以创建本年或下年项目。项目管理和项目明细的关系是项目明细最终要指定到项目管理中去。2、 编制上报：（1）、编制预算：各部门预算专责在此模块中填报本部门的项目明细的预算值，确认无误后可上报，在上报文件未被审批前可以取回修改后继续上报。（2）、预算调整：用于日常本部门预算金额调整，并上报待审批，审批通过后对应的预算金额才生效。3、 查看审批 （1）、上报情况总览：预算负责人在此可以看到所有预算上报部门和未上报部门进行催促。（2）、上报总览：查看总体预算情况及分部门预算明细情况。如有不合理预算可以到上报情况总览模块写明驳回原因给予驳回。（3）、分部门审批：对已经通过预算上报的部门进行项目明细分类，指定到对应的财务项目中去。（4）、预算调整：默认情况下以发布的预算大项是不允许修改的，根据用户需要在本模块中能对全年以发布的预算项目给予调整。（5）、调整：各部门对预算调整后需相关人员在这里进行审批后调整才生效。（6）、共费用定义：一些费用并不能指定到某部门预算中去，可以在这里添加公共费用，任何部门报销都可报销此预算。4、 预算分解：预算项目默认状态为未分解状态，需本部门会专责对预算项目进行按月分解，达到按月控制报销费用。5、 执行数查询：（1）、总览：对本年或某月预算及执行情况进行对比，反映执行情况。（2）、调整明细：对调整过的预算项目进行查询。（3）、综合查询6、 结转（三）网上报销1、报销申请：分两种报销单据（1）、预算报销（2）支付报销。预算报销是对日常发生业务进行填单报销，支付报销是针对预算报销单已经生效但未及时付款的单据进行报销。 2、报销审批：（1）、打开此菜单后如列表中如有需登录用户审批单据只需单开审批界面进行审批或驳回操作。空白时为没有待审单据。（2）、报销支付：当单据网络流转完毕后出纳登录此模块能够看到需要支付的单据并支付。未走完流程在这里不显示。3、查询：在此模块可以查看自己的报销单，也可以查看报销单的审批状态。（1）、流程管理：用户可以在这里自定义审批的流程，已经发生过的审批流程如需更改可以在此停用流程后增加新流程。（2）、供商维护：对供应上信息进行管理，可以查看供应商的欠款情况。（3）、执行数录入：对特殊单据进行人为干预预算执行情况的操作。五、 技术特色1、 Ajax与A技术相结合，大量运用局部刷新技术，使用户使用更加流畅。2、 引进指纹验证与密码验证双重模式，使系统数据更为安全方便。3、 独特的系统权限设计，使用继承模式。4、 自主开发的Web打印控件，让设计打印格式极为简单快捷。5、 审批流程轻松管理，完全自定义设计。六、 公司收益电子报销系统不仅实现了无纸化办公的理想，更在以下三个方面为企业带来收益，首先，提高工作效率 电子报销系统提供离线填写模式，即使出差在外地的员工也能及时将费用单据上传总公司审批，保证资金运转。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。其次，提升审批透明度 电子报销系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同，可查询自己权责范围之内的所有差旅办公、工程采购等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。最后，降低运营成本 电子报销系统设有费用预算管理这一功能项，按年度或月度规划个人、部门费用预算，包括材料采购、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，可节约不必要的浪费，从而降低企业总体运营成本。从整个公司的角度来看，电子报销系统的实施将促进公司内控制度的建设，使管理者可以更加关注公司内部控制流程和预算执行。这种管理理念、风格和管理控制方法的改变将有效优化公司的控制环境。电子报销系统严格的交易授权、明确的职责划分、严密的凭证和记录控制，将进一步完善公司费用报销和审核的控制程序。