新版通用标准采购作业程序采购制度采购管理大合集（1）.docx

标准采购作业程序采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请 购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整 理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。 详细作业程序及要点如：采购作业程序及要点表 12. 2. 1程序要点接件分发1 ,请购单各栏填写是否清楚2 .按分配原那么分派请购案件3 .急件优先分派办理4 .无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门5 .撤销请购单应先送办理询价1 .交货期无法配合需用日期时联络请购部门2 .充分了解请购材料的品名、规格3 .急件或需用日期接近者应优先办理4 .向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交 货期、地点、付款方法5 .同规格产品有几家供应宜均询价6 .有否其他较有利的代用品或对抗品7 .应提供同规格，不同厂牌做比拟8 .有否必要办理售后服务及保固年限9 .新厂商产品，是否需经检验试用造或代理等原因）应于''请购单（外购）注明外，原那么上应向三家以上供应厂商询价、比价或 经分析后议价。比价、议价1 .厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认2 .是否殷实可靠的生产厂或直接进口商3 .其他经销商价格是否较低4 .经本钱分析后，设定议价目标5 .是否必要向J商索取型号比拟6 .价格上涨下跌有何因素（二）请购的材料规范较复杂时,外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见 后，交请购部门确认。第十五条呈核及核决（-）比价、议价完成后，外购部门应填制'、请购单（外购），拟订、'订购厂商八预定装船日期等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。（二） 核决权限L采购金额以CIF美元总价折合在XXX元（含）以下者由经理核决。2.采购金额以CIF美元总价折合超过xxx元以上者由总经理核决。（三）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购 金额所需的核决权限重新呈核；但假设更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管 核决。第十六条订购与合同（一）''请购单（外购）经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核 决权限呈核后办理。第十七条进度控制及异常处理（一）外购部门应以'、请购单（外购）及''采购控制表控制外购作业进度。（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立''进度异常及反响单记明异常原因 及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。（三）外购部门于外购案件''装船日期有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立 ''进度异常反响单记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。 第 十八条 进口签证前（''请购单（外购）核准后）的专案申请（一）专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发 ''输入许可证，申请函中并应请求''国贸局在''输入许可证加盖''国内尚无产制的戳记及 核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。（二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请''输入许可证之前准备''报价单 及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具''请购单（外购）及有关申请文件，以''申请外汇处 理单（需在一星期内办妥结汇时，加填''紧急外购案件联络单）送进口单位办理签证。进口 单位应依预定日期向''国贸局办理签证，并于''输入许可证核准时通知外购部门。第二十条进口保险（一）FOB、FAS、C&F条件的进口案件,进口单位应依''请购单（外购）外购部门指示的 保险范围办理进口保险。（二）进口单位应将承保公司指定的公证行在'、请购单（外购）上标示，以便货品进口必 须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十一条进口船务（一）FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获''请购单（外购）时，应视 其''装运口岸及''装船期限并参照航运资料，原那么上选定三家以上船公司或承揽商，以便 进口货品可机动选择船只装运。（二）进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办 人员，于''信用状开发申请书列明，作为信用状条款，向发货人指示装船。（三）如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为防止到货延误，外购部门应于''请购单（外 购）上注明，防止在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十二条 进口结 汇进口单位应依''请购单（外购）标示的''间发信用状日期办理结汇，并于信用状（L/C） 开出后以''开发L / C快报通知外购部门联络供应厂商。第二十三条税务（一）免货物税及''工业用证明的申请L进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于、'输入许可证核准后，检具必需文件， 向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2.除''免凭经济部工业局证明办理具结免税进口的工程外，其他合于免税规定的人造 树脂类材料，外购部门应于开发''信用状后检具必需文件向经济部工业局申请''非供塑胶用” 证明，以便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税。（二）专案进口税那么预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件， 凭以向海关申请税那么预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。第二十四条 输入许可证、信用状的修改供应商本钱公司要求修改''输入许可证或''信用状时，外购部门应开立、'信用状、输入 许可证修改申请书经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十五条装船通知及提货文件的提供（一）外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制''装船通知单分别 通知请购部门、物料管理部门及有关部门。（二）外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具''输入许可证及有关文件，以 ''装运文件处理单先送进口单位办理提货背书。（三）提货背书办妥后，外购部门应检具、'输入许可证及提货等有关文件，以''装运文件 处理单办理报关提货。（四）管理进口物品放行证的申请：进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请 ''进口放行证或''进口护照，以便据此报关提货。第二十六条进口报关（一）关务部门收到''请购单（外购）及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制 ''进口报关处理单连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立'、外购到货通知 单”（含外购收料单）送材料库办理收料。（二）不结汇进口物品，进口单位（邮寄包裹那么为总务部门）应于接获到货通知时，查明品 名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、 补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立''外购到货通知单（含外购收料单）通知收 货部门办理收料，而属其他材料及物品那么由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。（三）关税缴纳前进口单位应确实核对税那么、税率后申请暂借款缴纳。（四）海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有 关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款 提货。押款提货的案件，进口单位应于''进口报关追踪表记录，以便催促销案。（五）税捐记帐的进口案件，进口单位应依''请购单（外购），于报关时检具必需文件办 理具结记帐，并将记帐情况记入''税捐记帐额度记录表及''税捐记帐额度控制表。（六）船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记帐手续，以便船只抵 港时，即时办理提货。第二十七条报关进度控制关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以''进口报关追踪表控制通关 进度。第二十八条公证（一）各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料工程（如外购散 装材料），通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。（二）外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或 材料库通知时，联络公证行办理公证。（三）进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送 有关部门。第二十九条退汇（一）外购部门依进口材料的装运情况，判断信用状剩余金额已无装船的可能时，应于提 供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及''输入许可证收回后，开立''信用状退汇 通知单连同''输入许可证送进口事务科办理退汇。（二）退汇金额较大，但信用状未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用状正本, 送进口单位办理退汇。第三十条索赔（一）外购部门接到收货异常报告（''材料检验报告表或''公证报告等）时，应立即填制 、索赔记录单连同索赔资料交索赔经办部门办理。（二）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象 时，由外购部门办理索赔。（三）索赔案件办妥后，''索赔记录单应依原采购核决权限呈核后归档。第三十一条退货或退换（一）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关 申请。（二）复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险 报关等事务那么委托出口单位及进口单位配合办理。（三）退换的材料进口时依本节有关规那么办理。第四节价格及质量的复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供（一）采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的 参考。（二）采购部门应就企业内各公司事业部所提重要材料的工程，提供市场行情资料，作为 材料存量管理及核决价格的参考。第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。第三十四条异常处理审查作业中，假设发现异常情况，采购单位审查部门应即填制、'采购事务意见反响处理 表（或附报告资料），通知有关部门处理。附贝”第三十五条 本方法呈总经理核准后实施，增设修订亦同。发料作业管理方法第一条领料(1)日用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓库办理 领料。(2)领用工具类材料(明细由公司自行制定)时，领用保管人应拿“工具保管记录卡”到 仓库办理领用保管手续。(3)进厂材料检验中，因急用而需领料时，其“领料单”应经主管核签，并于单据注明， 方可领用。第二条发料由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依工令及发料日期备料，并送至现场 点交签收。第三条材料的转移凡经常使用或体积较大须存于使用单位者，由使用单位填制“材料移转单”向资料库办 理移转，并每日下班前依实际用量填制“领料单”，经主管核签后送材料库冲转出帐。第四条退料(1)届用单位对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用 单位应注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。(2)材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验，并将检 验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。(3)对于使用单位退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因 系由于供应商所造成者，应立即与采购人员协调供应商处理。国内采购方法第一条 为求本公司的国内采购工作合理与统一起见，其事务处理除遵照国内采购流程 图有关规定外，特定本方法。第二条各单位(以下简称请购单位)应根据“营业”、“工程”、“生产”计划及事务用品 的预算表或库存缺乏局部开立请购单，必须将品名、规格、用途、数量、厂牌及交期等详填 写，并依内购核决权限表的规定呈准后办理。第三条请购单由请购单位编列号码,并将第二联送财务部总务科(以下简称采购单位)， 或径自行办理采购。第四条请购单位对于所请购材料，倘需要变更规格或数量时，必须立即函洽或电告采 购单位，如因已订购，而于事后变更者，采购单位须即函复已订情形，并洽请购单位设法收 受，或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决，但尽可能防止之。第五条请购单位所请购材料，如系本公司各单位的制品或材料者，请购单位应径向各 该单位购拨(其价格采中间价解决)。第六条采购单位于接到请购单时，立即办理询价、议价，并将询议价结果记录于请购 单，然后将请购单第二联呈准，但必要时得事先送请购单位签注意见。第七条请购单呈核后送回采购单位向承售商办理订购，必要时应与承售商订定买卖合 约书一式四份，第一份正本存采购单位，第二份正本存承售商，第三份副本存请购单位，第 四份副本及暂付款申请书第二联送会计单位供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本八第八条采购单位订购手续办完后，应即填写订货收料单一式三联，并将第一、二联送 请购单位登记及验收手续。第九条因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购单位应即通知请购单位。第十条请购单位于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据与请购单查封，并实际清点 件数及重量，相符后签收，如发现不符时，即通知采购单位会同处理。第十一条 请购单位于厂商交货时，即行通知使用单位（或品检单位）派员验收品质，验 收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章，并将第二联及供应厂商单据，发票等一并送采购 单位整理付款。第十二条分批交货以分批方式收料时，必须以“分批收料单”（一式三联）办理收料， 其手续与本方法第十一条规定相同。第十三条采购单位将已办妥收料的订货收料单第二联与发票单据等并在一起核章，然 后送会计单位整理支付传票转出纳付款。第十四条 承售商领款时，必须将托运单据签收联缴回出纳，经出纳人员核对无误后， 再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。第十五条本方法经呈准后公布实施，修改时亦同。国内物资采购供应工作制度为保证本公司工程、维护以及一切生产用物资的正常供应，特订如下制度：（一）加强物资的计划管理。根据各部门上报的年度所需物资计划及仓存情况，每年第四 季度统筹做好第二年的物资供应计划，力争按时准确上报公司年度材料计划。（二）加强物资订购合同的管理。物资合同的签订是一种经济责任，必须由物资供应部统 一对外签订，其它单位（部门）不得对外签订合同，否那么财务部拒绝付款。在签订合同前应主 动征求有关部门和生产单位的意见，尽量做到采购回来的物资符合质量要求，使用部门满意; 同时要对购货合同进行登记，便于办理提货及时付款手续。每年第一季度要根据年度的计划, 寻找供应商，签订全年的大宗工程，维护物资的供货合同，以保证大宗物资供应的稳定可靠 性。（三）签订合同的物资由供应室根据仓存和工程、维护用量情况实行分批进货。常用零星 物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足又 齐全。（四）物资进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业，对物资质量、数量进行严格检查， 做到货板相符，把好物资进仓质量关。（五）采购业务工作人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家” 的原那么，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、 售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任 制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。（六）为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，物供人员必须经常自觉学习 业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。（七）物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度, 做到有令即行，有禁即止。全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在商务 工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。进口物资采购供应工作制度（一）根据各部门上报的年度工程、维护所需要的进口物资计划，结合仓库现有物资库存 情况，拟定年度进口物资采购计划，上报公司领导审批下达进口物资的采购任务。（二）加强进口物资采购工作的管理，切实做好公司引进小组确定的各项进口设备、物资 的招标、询价、合同起草、批文的申请、物资报关、到货处理和货款结算等各项工作。 （三） 认真执行公司部门拟定的合同、单证审批会签手续，增加进口物资在采购过程中的透明度。 对进口物资的合同签订、货款预付、到货后的检查验收以及货款支付各个环节的工作，做到 认真负责，万无一失。（四）执行对大宗进口物资实行招标，小宗进口物资进行多家报价的询价原那么，选择供货 时间短，产品质量优良，价格条件合理的供应商，购买物美价廉的进口物资，保障工程和维 护生产的需要。（五）严格执行国家发布的关于进口物资管理规定，申报进口物资批文规定以及进口物资 报关管理制度等。遵守公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。全体进口物资采购 员、办事员、业务员必须牢固树立企业主人翁的思想，尽职尽责，在商务工作和对外业务工 作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。进料验收管理方法第一条本公司对物料的验收以及入库均依本方法作业。第二条待收料物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交 货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。第三条收料（一）内购收料L材料进厂后，收料人员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规 格、数量和送货单及发票并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“请购单。办 理收料。2.如觉察所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并 通知主管，原那么上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部门要收下该等材料时, 收料人员应告知主管，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。（二）外购收料1 .材料进厂后，物料管理收料人员即会同检验单位依“装箱单”及“采购单”开柜（箱） 核对材料名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填于“采购单”。2 .开柜（箱）后，如觉察所载的材料与“装箱单”或“采购单”所记载的内容不同时，通 知办理进口人员及采购部门处理。3 .其觉察所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常时，经初步计算损失将超 过5000元以上者（含），收料人员即时通知采购人员联络公证处前来公证或通知代理商前来 处理，并尽可能维持异状态以利公证作业，如未超过5000元者，那么依实际的数量办理收料， 并于“采购单”上注明损失数量及情况。4 .对于由公证或代理商确认，物料管理收料人员开立“索赔处理单”呈主管核示后，送 会计部门及采购部门催促办理。第四条材料待验进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量 及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员应将 每日所收料品汇总填入“进货日报表”以为入帐清单的依据。第五条超交处理交货数量超过“订购量”局部应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其 超交量的3%（含）以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经请购部门主管（含 科长）同意后，始得收料，并通知采购人员。第六条短交处理交货数量未达订购数量时，以补足为原那么，但经请购部门主管（科长含）同意者，可免补 交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。第七条急用品收料紧急材料于厂商交货时，假设物料管理部门尚未收到“请购单”时，收料人员应先洽询采 购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。第八条材料验收规范为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门 及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以 为采购及验收的依据。第九条材料检验结果的处理（一）检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将 合格品入库定位。（二）不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报 告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部门处理及通知请购单位，再送回物 料管理凭此以办理退货，如特采时那么办理收料。第十条退货作业对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料交运单”并检附有关的“材料检验报告表” 呈主管签认后，凭此异常材料出厂。第H一条实施修正本方法基总经理最准后实施，修订时亦同。设备引进管理规定原那么1 .为了保证我公司设备引进工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化，特制定本规 定。2 .引进设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项 工作。3 .引进设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4 .引进工作必须坚持原那么，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑“质量、价格、 交货期、售后服务”四个方面，要竞争，择优选取。5 .引进工作必须根据公司制定的开展规划和技术开展趋势，结合公司实际，有计划地进 行。规定主要适用于引进较大的工程，其他小工程的引进购置，可参照本规定执行。机构L设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行。由总工程师主持工程的招标和谈判工 作，公司设立设备引进小组。由总工程师任组长，总工程师办公室（称“总工办”）、工程部、 物资部、维护部派代表参加。2 .总工办是引进工作的职能部门，其职责是根据需要提出各专业引进工程，报总经理批 准立项后，由引进小组搞好引进工程的技术谈判和招投标商务谈判。3 .不同专业的设备引进工程，可根据实际需要，临时吸收相关部门的有关技术人员参与 工程的招标和谈判。方法和程序1 .设备引进工程由总工办提出，然后交引进小组审定，报公司总经理批准后，由引进小 组组织总工办及有关技术人员进行工程的招标和谈判。2 .需要招标或询价的工程，必须通过讨论确定招标、询价的对象。总工办制定和发放招 标书，并妥善保管外商的投标资料。3 .引进小组组织工程的开标和议标，并确定谈判对象及有关事项。4 .引进小组负责通知供应商谈判。谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三。5 .开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。6 .物资部负责编制合同书并完成其他商务事项。纪律考前须知1 .引进工程的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定和程序进行。2 .引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈 及引进工程的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我 方的重要信息以任何方式告知对方。3 .在引进工作过程中，除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外，不准单 独接受超额馈赠礼品，确实难以拒绝的应交公司处理。4 .对于违反上述规定者，视情节轻重，给予相应的纪律处分；触犯刑律的，交司法机关 追究其刑事责任。其他技术培训、验收的名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理批准，根据工作关系 和需要与相关主管领导研究确定。委托制造、外加工管理准那么 总贝I第一条目的为使本公司外制开发及半成品、成品外协处理有所遵循，特订本细那么。第二条范围本细那么系指配合本公司销售、生产上需要，需通过协作厂商完成新产品零配件的试作、 量试及认可后的大量外协制造等作业均属此范围。第三条外协类别外协依其加工性质的不同区分为：（一）成品外协系指由本公司提供材料或半成品供协作厂商制成成品，其外协加工后即可缴交物量部门 当作成品销售或可直接由协作厂商交运者。（二）半成品外协系指由本公司提供材料、模具或半成品供协作厂商制造，其外协加工后尚需送回本公司 再经过加工始能完成成品者。（三）材料外协产品制造所需经过的某段加工过程必需的材料，由于本公司无此种设备（或设备缺乏） 需要外协加工使其于公司内能使用均属之。第四条经办部门外协加工事务由以下部门办理。表 注：各相关部门由公司自订工程申请部门承办部门发（收）料部门检验部门试作量试成品外协半成品外协材料外协第五条核决权限表 12. 2. 47 .是否必要开发其它厂商或转外购8 .规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标呈核1 .请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件2 .买卖惯例需超交者应注明3o现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因4 .按核决权限呈核订购1 .需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或 有附带条件等应制定买卖合同2 .再向商确认价格交货期质量条件3 .分批交货者在请购单上盖分批交货单4 .订购单（采用联络函式 机）寄交厂商，无法按需用日期 交货的案件联络请购部门催交1 .约交日期前应再确认交货期2 .无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异 常控制表内催办3 .已逾约交货日期尚未到货者加紧催交整理付款1 .发票抬头及内容是否相符2 .发票金额与请购单价格是否相符3 .有否预付款或暂借款，应处理4 .是否需要扣款5 .需要办退税的请购单转告退税部门6 .以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款注：申请部门及核决权限由各公司自定程序要点收件、分发、核对1 .收件2 .按分配原那么指派经办人3 .核对品名4 .核对规格5 .核对数量6 .核对需要日期询价1 .选择询价对象及地区2 .询价3 .整理报价资料工程申请部门核决核 决试作量试成品外协半成品外协材料外协试作与量试外协第六条厂商调查（一）为了解外协厂商的动态及产品质量，采购外制人员应随时调查，凡欲与本公司建立 外协关系而能符合条件者应填具''协作厂商调查表以建立征信资料，作为日后选择协作厂 商的参考。''协作厂商调查表一式一份呈主管核准后，自存。（二）采购外制人员应依据''协作厂商调查表每半年复查一次以了解厂商的动态，同时 依变动情况，更正原有资料内容。（三）于每批号结束后，将协作厂商试作、外协的实绩转记于''协作厂商调查表“以供日 后选择厂商的参考。第七条申请（一）试作采购外制人员依据产品设计人员所填制的''开发通报书"、''开发进度表、''新开发零件 部门进度追踪报告、''零件表及图详细审核规划外制的零配件等资料是否齐全、清晰，并 按进度要求分别开立''外协加工申请单一式四联，呈总经理核准后，第一联送会计部门， 第二联自存，第三、四联物量，待试制品合格收料后，第三联附发票、收料单送会计部门整 理付款。（二）量试1 .采购外制人员于第一批小量试作品完成并送交工程设计人员经确认正常后（如需修改, 那么再通知外协厂商重新送样，以迄正常为止，即进行第二阶段的试量，其中申请手续同第 七条第一项作业U2 .如于量试与试作过程中，产品设计人员为求产品增加美观与功能必需增减或修改某些 零配件时，应统一由产品设计人员重新绘制零配件成品图，循第七条第一项作业，唯假设必需 重新开发模具者，应给协作厂商提供损失的费用。第八条询价（一）采购外制人员提出''外协加工申请单前，应依需要日期及协作厂商资料进行询价, 询价对象以二家以上为原那么（最好三家）并需提供估价单，其内容有模具与零件的材料、人工、 税金、利润等资料，每家填写一张''外包零件模具估价表及''估价分析表。（二）经办人员审核估价明细表后遵循议价、比价方式（以确保质量交货期为前提）将询价 记录填写于''外协加工申请单内呈主管核准后，外制人员需将承制厂商、外协工资及约定 交货期转记于''外协加工控制表凭以控制外协品的交货期。（三）为配合工程设计部门之要求或制造部门的紧急需求，采购外制人员得参考以往之类 似品的外协价格，免经过议价、比价手续，径行指定信用可靠的厂商先行加工作业，但亦应 事后补办''外协申请单及签订合同的手续。第九条外协内容与厂商变更（一）外协询价经核准后，如需变更外协内容或承制厂商时，承办部门应开立''外协内容 变更申请表一式四联，注明变更的原因及更改的厂商呈主管核准，第一联送会计部门，第 二联送物料管理，第三联办理付款时与发票一并附出，第四联自存。（二）变更内容应转记于''外协加工控制表内凭以管理进度。第十条签订合同（一）询价完成后，采购外制人员应于外协零配件交运前与协作厂商签订''外制品制作进 度追踪表一式二联，一联自存，一联送协作厂商据此依进度作业，同时订立''模具开发及 制品委托制作契约书”。（二）''模具开发及制品委托制作契约书一式三份，由协作厂商用印后，送呈科长、总 经理核准用印后，一份送协作厂商，一份送会计部门，一份自存。（三）协作厂商履行合同情况如有异常致使本公司遭受损失时，采购外制人员应立即设法 改善依约追偿，并即以签呈，呈报主签，转呈总经理核示处理，扣损失金额超过XX元以上 时，应转呈总经理核示。第十一条质量检查（一）检查依据协作厂商就依据采购外制人员所提供的正式工程图或样品，先行以''检查记录表”检查 通过后，连同零配件（以塑胶透明袋装妥，并于袋上标明：1零配件名称，2数量，3厂商） 一并送交物料管理单位及外制人员登记，并转交产品设计人员检验。（二）试样检查工程产品设计人员于接到采购外制人员所转来的样品后，应依原工程图的要求检查其规 格与物性，其处理方式如下：1 .检验合格者：经检验合格者即填写,'检查记录表连同试样送交采购外制人员转记于''外协加工控制 表结案，并将零配件连同''检查记录表送物料管理单位办理入库收料，待通知试装。2 .检验不合格者：其检验不合格的零配件，应由产品设计人员于',检查记录表内注明不合格的原因，送回 采购外制人员转记于''外协进度表"内，继续追踪协作厂商如期（或延期）完成。3 .如于检验过程中发生设计变更等事项,仍应通过采购外制人员向协作厂联系要求变更 事宜。第十二条付款（一）试作与量试之外协加工零配件经检验合格由物料管理单位办理入库后，采购外制人 员应将''外协申请单"第三联，''收料单"第一联及发票一并核对无误，并呈核后，转会计部 门审查凭以付款。（二）假设需由本公司支付模具费用者，除前述的付款凭证外，另由协作厂商提示模具、机 具的照片各壹祯贴于''模具履历表内连同发票一并送交本公司整理，并建卡列入资产管理。（三）采购外制人员每半年整理一次各协作厂商到期应付未付的试作、量试、模具费用于 ''外制零配件逾期支付费用明细表内一式二联，提出原因对策后呈主管核示，一份自存， 凭以追踪，一份送会计部门备查。第十三条模具管理（-）建档按照固定资产管理方法，几经本公司支付模具费的任何模具均应按其编号别（按固定资 产电脑编号说明书原那么编定）列帐管理，每一模具以一张''固定资产登记卡列管。（二）异动1 .配合外协零配件质量与交货期等因素的变动，必需将模具由原协作厂异动到其他（或 新开发）的协作厂或使用结案需移回本厂保管时，应按出入厂管理方法填写''物品出入厂凭 单一式三联，于出（入）厂内注明异动原因后呈主管核准，第一联自存，第二、三联送交原 协作厂商签名后，第二联连同物品送回本厂（或新协作厂商），第三联存原协作厂商。2 .凡异动后的资料均应详细记载于''固定资产登记卡内，假设因产品停止生产、制程变 更、设备更新等原因而闲置时，采购外制人员应以''闲置固定资产处理表”一式三联，提报 模具闲置原因及研拟处理对策后，会业务部门呈总经理核准，第一联送会计部门，第二联送 物料管理单位，第三联自存。第十四条协作厂商绩效评核（一）为使协作厂商适时交运优良质量的零配件给予本公司生产总使用，采购外制人员应 每月整理''外作品新开发评分表，区分为A、B、C品种等级，呈主管核准后，参酌质量交 货A级者，其货款以现金方式支付以示奖励；B级者货款以一个月票期支付；C级者以二个 月票期支付（含新开发的协作商厂）；D级者以叁个月票期支付，而列入D级的协作厂商连续 超过三次者，应予淘汰重新寻觅新协作厂商代替。（二）采购外制人员为便于外协加工申请作业应于每月底将各协作厂所交的工程规格、材 质、加工条件、价格等记录于''外制零配件交运动态表，依几种分类归档，以利查询。量试外协第十五条生产资料通知经量试的样品，经工程设计人员认可后，由采购外制人员主动联系生产部人员领取相关 资料（产品零件表、零件图、组合图、标准规格及用料清单、零件部品的流程图及说明书、 制程能力分析、产能设定资料、样品及各项操作、质量的基准等），（假设因业务需要，可由采 购外制人员继续量产的采购）应立即由采购外制人员主动召集此项检查会，提出量试期间发 生的各项修正与变化，详细列入会议记录。第十六条量产订购、询价、收料、付款作业（一）采购外制人员于接获产销部门通知生产后，即（按交货期间）适当安排各项外制零配 件的交货进度，其手续同前第八条的询价作业，如价格与对象不变，不必再填''外协申请单”, 而直接以''订购单、填写、单价栏注明系外协单价按正常采购方式作业。（二）由本公司提供原物料者，由生产部门提出申请核准后，由填写''外协出厂单连同 原料、半成品随车交运，、'外协出厂单一式四联，第一联自存，第二联存会计，第三、四 联送厂商，第四联由厂商签回，待加工完成并检验合格后，由物料管理单位填写''外协收料 单一式四联，第二联送会计，第一、三联自存，待收到发票后，连第一联整理付款，第四 联送厂商。 附贝4第十七条本方法呈总经理核准后实施，增设修改时亦同。物资供应采购管理规定（一）部管工程工程、省管工程工程的物资供应，包括订货、清关、运输及其他服务工作 由市局物资管理处配合中国邮电器材总公司及邮电器材公司工作。（二）为保证全网的通信质量，便于集中监控维护管理，对集中管理通信产品的技术规范 和选型，原那么上在省局指定的范围内，结合本市的特点，由市局科技处负责会同业务部门、 物资处等相关部门一起选定适应市通信市场和通信网络特点的设备，择优选定生产厂家和供 货氤（三）对省局规定集中管理的通信产品，由市局集中向省局或供应商订购，由市局签订合 同，并负责合同实施，各单位要积极配合。各邮电单位要将计划提前报市局物资管理处，物 资管理处汇总平衡后会同其他相关处室进行审核后呈报省局。任何单位不得越级向省局订购, 更不能擅自在市场上采购。（四）集中管理范围内的通信产品的采购一律由市局统一组织，并按以下三种情况分类实 施：1 .对于通信基建工程工程，市局根据本市的通信开展规划制定全局的年度工程计划，集 中申报市或省计划立项，在工程批准立项后，要尽快制定实施时间表。通信基建工程要严格 按照建程序实施。在某一工程的可行性报告得到有关主管部门批准后，由科技处负责制定技 术范书，市局要尽快成立该工程工作小组。一般情况下工程工作小组由总工程师担任组长， 必要时也可由分管局长担任，为了方便开展工作，总工可根据情况委托副总工程师或其他领 导担任组长，工作小组由科技处、基建处、物资处、计财处、电信处或