物资采购管理规定(2015).doc

广东塔牌集团股份有限公司混凝土事业部文件混事部2015 号 物资采购管理规定（试 行）第一章 总 则第一条 为加强对搅拌站经营活动中的物资实行有效控制和管理，进一步加强物资采购全过程的管理工作，以确保满足生产需要、确保满足产品质量需要、确保有效降低成本，提高经济效益，特制订本规定。第二条 依据及适用范围1、本规定根据集团公司物资管理相关规定，并结合搅拌站的特点和生产实际情况制订。2、本规定明确了各单位对物资采购、仓库物资的管理职能、管理内容和检查考核办法。第三条 物资分类和管理权限：1、物资分类一类物资：配品配件、润滑油、劳保用品、日常办公用品等；二类物资：水泥、河砂、石子、粉煤灰、外加剂、矿粉、柴油等。2、所有物资均由集团物资供应部制定最高限价，各混凝土大区在不高于该最高限价的前提下通过比价竞价方式，由大区及辖下搅拌站按照本物资采购管理规定程序负责采购。3、对可与生产量挂钩的易耗品、配品配件等物资采购，及混凝土运输、泵送等业务，混凝土大区可采取定额承包方式，但定额承包方案需报集团物资供应部核准后方可实施。第二章 管理机构和职能第四条 集团职能部门负责对各混凝土大区、各搅拌站申购物资价格、质量、数量及合同、制度执行情况进行检查、监督、考核。第五条 混凝土大区负责所辖搅拌站的物资采购全过程管理工作；负责所辖搅拌站物资采购的审核、招议标、供应商确定及合同审批签订等工作。第六条 搅拌站负责本站所购物资的申报，并组织实施已获得审批通过的采购任务。负责物资采购的合同签订、履行，负责物资验收、进库、出库、保管工作，负责按合同约定办理货款支付等相关工作；做好市场调查、价格测算、供应商、运输商资质评审和初选等工作，及时跟踪生产类物资市场价格变动情况并提出价格调整方案。第三章 物资申购计划第七条 申购计划搅拌站应合理编制采购计划，做到预见性强、储备合理，确保采购工作规范有序，保证施工生产的不间断进行。1、一类物资1.1各搅拌站仓库实行最高库存限额管理（最高库存限额不包含调拔物资）。各混凝土大区根据各搅拌站的生产规模、设备消耗情况，依据集团公司库存限额指标，下达各搅拌站仓库物资库存总金额最高限额指标（分办公用品、生产备品配件、车辆备品配件三类）。1.2 每月由搅拌站根据生产检修计划、劳保用品及五金仓库库存等情况，编制采购计划。申购计划由各搅拌站编制，经混凝土大区设备主管、主管采购业务负责人审核，报混凝土大区经理审批（具体审核、审批人员由大区选定，报事业部备案），上述采购业务申报、审核、审批均在ERP系统中完成，原则上每月申报审批一次，搅拌站在每月25日前做好下月物资采购计划，每月30日前审核单位完成审核工作，在次月5号前混凝土大区经理审批完毕。1.3申报计划编制时，应按照办公用品、劳保用品、生产备品配件、车辆备品配件四种物资分类申报，并填写计划申购物资的名称、规格型号、数量、技术要求，需指定品牌的必须注明名称。对技术要求及价值较高的设备，由混凝土大区技术人员指导搅拌站制订购销合同、技术协议和现场监督设备验收工作。2、二类物资：2.1各搅拌站每月月底召开月度生产会议，根据生产销售情况，确定下月生产任务，于当月28日前在ERP物资申购系统中编制生产物资采购计划。2.2各搅拌站根据生产实际和进度情况，在物资供应部制定的最高限价内进行采购。3、因特殊或紧急情况需进行临时采购的物资，经混凝土大区经理同意后予以采购，但必须事后按照制度补办相关审批手续。对单件超过1000元的应急采购物资、单个站点一个月内现场应急采购物资合计超过5000元的，经混凝土大区经理审核确认、集团公司分管副总审批后方可核报。4、仓库管理员应认真核查申购物资的库存数量，定期查看ERP物资申购系统中物资申购计划汇总表，对因生产急需或仓库库存物资低于安全库存下限的物资，必须积极跟踪和催促相关人员进行审批和采购。5、在设备维修中，需外请（包）商家，混凝土大区应组织专业人员对该维修项目费用进行测算、评诂，并对维修项目寻找23家修理商进行比价议价，按我方要求的维修标准，由价低者包干。在维修过程中，旧件更换、入库应拍照存档，混凝土大区设备主管等相关领导应跟踪好商家更换配件、维修情况。第四章 物资申购审批第八条 一类物资审批流程1、一类物资的申购计划审批流程全部在ERP系统物资申购管理模块中实现和完成：搅拌站申报计划混凝土大区设备主管审核一混凝土大区采购负责人审核二大混凝土区经理审批三搅拌站按“批准价”进行采购。物资申购管理模块中申购计划的状态依次为：申购、审核一、审核二、审核三、已限价、已批准、已发送、已到货。计划状态的每一次更改均有操作日期时间，日期时间为系统服务器时间。申购：指搅拌站在系统中新建申购计划，在申购清单中增加物资或从仓管管理模块中导入低于安全库存的备品配件，编辑申报物资的名称、规格、单位、数量及相关技术要求等。审核：指混凝土大区设备负责人和混凝土大区采购负责人及混凝土大区经理可在上一级审批前对所管辖搅拌站的申报计划的名称、规格、数量等进行修改或审核同意。审核权限分别为审核一、审核二和审核三。限价：指混凝土大区设备负责人和混凝土大区经理分别在申购计划的“集团限价”和“批准价”中进行限价的录入。当搅拌站申购物资时，系统会自动调取“集团限价”和“批准价”。“ “集团限价”和“批准价”只有权限用户才能修改。1）、如果本站有该物资（同规格型号）的采购记录，则“集团限价”和“批准价”默认为最近一次采购的“集团限价”和“批准价”，且批准权限用户可修改“批准价”。2）、如果本站无采购记录，则“集团限价”为零，由权限用户按照集团物资供应部限价文件内容进行录入，如果限价文件内无该项物资的限价，由混凝土大区向集团物资供应部申请确定该物资的最高限价；“批准价”默认等于“集团限价”，且批准权限用户可修改“批准价”。批准：指混凝土大区经理可在申报计划返回搅拌站采购前对各搅拌站的申报计划进行修改或批准。发送：指用户将已批准申报计划标识为已发送。到货确认：指搅拌站仓管员在所申购物资到站经相应专业人员验收后在系统中对该物资进行到货确认。第九条 二类物资审批流程1、各搅拌站编制生产物资采购计划后，在采购单价无变动情况下，凭合同约定和生产进度可直接通知供应商供货；2、在采购过程中如因市场等原因出现价格波动，造成原最高限价内难于执行时，应及时按程序进行最高限价核实的调查和申报核实工作。第五章 物资采购实施第十条 物资采购应遵守以下几项原则：1、物资采购须在集团物资供应部确定的最高限价内进行；2、同类产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务；3、先近购后远购、先内购后外购；4、急用先购、缓用后购；5、先厂家后定点、先定点后临购。第十一条 一类物资采购1、比价：申购计划经批准后，由搅拌站在物资申购系统中选取同类型的若干项物资（可由同一供应商供货）后录入2家或以上的供应商及其报价（已签订定点采购合同的可只录入一家），然后由区域经理（基地站长）、设备负责人、采购负责人、大区经理对供应商及其报价进行逐级审核（审核时，可补充录入供应商及其报价），选择性价比较高的供应商。该批物资的采购批准后，搅拌站根据批准情况通知供应商供货。2、由大区依据第十条的物资采购原则，通过招投标或议价方式分别选择23家年度定点供应商，经大区经理批准后签订供货合同（所有合同必须报集团公司物资供应部、混凝土事业部备案）。在履行完成申购审批程序后，由搅拌站直接向该定点供应商进行采购。如定点供应商价格高于其他非定点供应商（含网购）时，则向非定点供应商采购。A、在定点供应商采购物资的采购、付款程序：申购计划审批后，由搅拌站将计划以扫描或传真的方式通知供应商发货；搅拌站凭送货单、有效的发票及进库验收单，按合同约定计算应付货款（按合同考核扣款，如有），填写付款通知单，经大区经理审批后，凭搅拌站出具的付款通知书办理相关货款支付手续。B、在非定点（含网购）供应商采购物资的采购、付款程序：申购计划审批后，由搅拌站将计划以扫描或传真的方式通知供应商供货，搅拌站按供应商送货单办理物资验收、入库手续；须货到付款的，搅拌站负责人凭送货单、有效的发票在备用金中先支付货款，后按费用审批程序核报。无须货到付款的，搅拌站凭送货单、有效发票及进库验收单，按发票货款金额，填写付款通知单，经大区经理审批后，办理相关货款支付手续。3、对于混凝土大区或搅拌站在实施一类物资采购程序过程中遇到集团物供部未核定最高限价或集团物供部核定的最高限价内无法进行采购的物资，由混凝土大区向集团物供部提出调整最高限价价格或请求集团物资供应协助采购。4、对一类物资或须维修的临时应急物资，搅拌站在集团物资供应部核定的最高限价内，用短信或微信方式经请示混凝土大区经理同意后，可先予采购，并在3天内补办完毕相关手续，具体程序按上述要求执行。如在申购物资中有集团物供部未核定最高限价的，经请示集团物供部相关负责人同意后，可先予采购，并在3天内补报物资申购计划并完成相关审批手续（审核、限价、批准等）。第十二条 二类物资采购1、由集团公司物资供应部依据搅拌站所在市场物资供应、运输距离等实际情况，核定各物资的最高采购限价。2、在集团公司物资供应部核定的最高限价内，由大区依据供应商资信、供应价格等情况，通过比价形式拟定23家供应商，经大区经理批准后签订采购合同执行。所有合同必须报集团公司物资供应部、混凝土事业部备案。3、依据生产作业计划，结合本企业物资库存情况，搅拌站按生产销售和库存情况通知供应商供货。第六章 物资验收和入库第十三条 一类物资的验收入库1、仓库管理员应根据发票或送货清单，对照采购计划或合同，对物资的名称、规格型号、数量、价格等，进行实物核对验收。需地秤计量的必须由仓库管理员随车跟踪过秤、除皮，地秤人员应开具“过秤单”，随设备文件由搅拌站统计员负责存档。验收无误后，在发票或送货清单上签字确认，并由搅拌站站长复核（签名）。对无采购计划/合同或随货同行无送货清单或送货清单中无数量或单价的一律禁止接收，仓库管理员应将情况即时向站领导或大区领导反馈。2、成套的、技术性较强的设备、铸件、加工件或仓库管理员不具备相关专业技术进行验收的物资，由搅拌站相关技术人员和仓库管理员共同现场实物验收，验收无误后，在发票或送货清单上签字确认，并由搅拌站站长复核（签名）。3、到货时需直接送达生产（安装）现场的设备、备件，必须明确卸货地点。4、依据采购计划、合同或相关标准，验收中发现问题的或拒绝验收入库的，应与送货人当面交涉清楚，并及时向采购部门（单位）反映情况，问题未解决的物资一律禁止验收、进仓，须待问题解决后方可接收进仓。5、合同中有明确质保期的设备、备件等，各搅拌站应在到货时组织相关技术人员进行验收，并填写物资到货验收登记表（附件1），验收登记表需经站长复核。6、物资到达搅拌站后，如由搅拌站自行卸货的，各搅拌站应及时组织人员、设备进行装卸。7、进仓物资数量与实际到货数量应相符，实际到货数量与申购计划数量相符。8、及时做好进仓入帐工作。进仓验收单必须用计算机开具，实现进仓、入帐、分类一次到位。在物资进仓的同时须在仓库管理系统中同步进行物资入库的录入工作，并打印入库单一式三份，统计、会计和自存各一份。9、物资验收进仓后，仓管员必须及时ERP系统物资申购模块中对申购计划进行到货确认。10、做好进仓物资的清点纪要及文件资料的收集、整理、归档工作。11、发票到站后，仓管员根据发票附带清单在仓库管理系统中查询相应的入库记录后补录发票号码。12、提交给财务的进销存报表，不论发票是否到搅拌站均以当月实际出入库数据为准。上月结存和本月结存也以实际库存进行统计。第十四条 二类物资的验收进库1、质量检验1.1检验标准：二类物资质量检验标准和规程由混凝土大区根据国家标准和行业规范，结合生产实际情况进行制订，并印发各搅拌站执行。1.2二类物资的质量检验由各搅拌站试验室负责。1.3取样：物资到达搅拌站后，各搅拌站试验室应及时取样。取样办法为每车（批）现场取样，所取样品一律用代号作为标识，并做好样品封存工作。取样要科学规范，公正合理，不得弄虚作假。1.4检验：搅拌站试验室应严格按照检验标准规程和合同相关条款，及时对所取样品在规定时间内进行检验，检验结果作详细记录。1.5任何人不得采取任何方式，干扰试验室的正常检验工作。1.6混凝土大区相关职能部门应不定期抽查、监督各搅拌站的质量检验工作，并自觉接受集团相关职能部门的检查。1.7对不合格的原材料给予拒收、退货处理或按合同约定处理。1.8粉煤灰、外加剂供货商应随车提供过磅单、合格证、检验报告等相关证明材料。2、过磅：经检验合格的材料，司秤员凭搅拌站试验室开具的材料验收单进行除皮过磅。司秤员每天应将磅单按物资类别、供应商及产地进行分类整理，并将购进物资明细数据在仓库管理系统中输录入库并打印入库单。3、入库堆放/入罐存储3.1水泥、外加剂、矿粉、粉煤灰等须采用密闭储料罐储存，料罐进料口须设置清晰的材料标识牌并进行双锁管理，仓库管理员及试验室人员各持一把锁。进料前仓库管理员与试验室人员共同确认后再开锁进料，杜绝混料现象的发生。另外，应经常检查罐顶，防止进水导致粉料受潮、变质。3.2砂、石等实行分区、分质存放，不得混堆。3.3车辆燃油入库：每月由统计、财务人员核对上月车队柴油加油记录，统计员在财务付款给加油站后第二个工作日将付款凭证复印提供给仓管员；仓管员在收到复印件后应即时在仓库管理系统中进行入库操作，入库数量=付款金额/即时单价。第七章 物资结算付款第十五条 根据集团财管中心物资采购结算付款实施细则规定，每月底结算一次，结算时必须出具如下依据：（一）经搅拌站经理、混凝土大区经理审批签字确认的结算凭证。（二）当月物资采购、运输最高限价表及相关合同定价依据。（三）由供应方（承包方）提供根据结算金额开具的有效发票。第十六条 财务按有关规定执行和支付物资采购价款。第八章 物资保管和领用第十七条 一类物资的存放保管1、库存物资应按物资分类进行定置堆放。设立库号、区号、架号存放，做到堆放合理、安全、可靠；进取方便，检点方便；对号入座，成行成列；过目见数，整齐整洁，通道畅通。2、物资保管应做到三符、三清、三齐、三定位。“三符”即：帐、物、卡相符；“三清”即：数清、规格清、质量清；“三齐”即：标签齐、摆放整齐、数量齐；“三定位”即：库区仓号、区号、架号位置固定。做到库存物资标记明显，材质不混，名称无错，数量准确，规格不串。保证仓库物资不锈蚀、不腐烂、不变质、不损坏、不丢失。3、加强露天或潮湿地带存放物资的保管，保证物资不锈蚀、不腐烂、不变质、不损坏、不丢失。4、仓库库存物资如出现有损坏、变质、锈蚀等，必须及时上报搅拌站负责人，分析原因，提出完善措施或解决办法，经搅拌站站长审核后，报大区经理批准后组织实施。5、成套设备、整机设备必须保存完整。确因生产急需拆套、拆零时，应报搅拌站负责人批准后方可在仓库管理员在场的情况下进行拆套、拆零。拆套、拆零后，当事仓库管理员应在两个工作日内将拆除的设备零件填写申购计划，尽快完善成套设备。第十八条 一类物资的出库（领用）管理1、领料人应在物资领用单（见附件2）中准确填写所需物资的名称、规格、单位和数量，经搅拌站负责人批准签字后到仓库领取物资。2、物资出库应做到凭物资领用单进行出库。仓库管理员应严格按照物资领用单中领用物资的型号、数量等发放物资，并从仓库管理系统中打印物资出库单，实现开票、出帐一次完成；物资出库单由领料人签名，物资出库单一式四份，统计、会计、领料人和自存各一份。3、仓库管理系统如发生故障或其它特殊原因而无法打印出库单时，可先临时出库，待系统恢复正常后应及时补办手续和打印出库单，不得拖延。4、领用规定须“以旧换新”的物资（轮胎、泵车管件、设备铸铁类）时，严格执行“以一换一”。对于“以一换一”的废旧物资，仓库管理员应做好备查帐登记手续，并确保账、物相符。5、未经验收的物资不准出仓。物资出库必须遵守“先入先出、后入后出”的原则，先进仓的先出库，有期限的先出库，并保证数量准确，手续完善。6、仓库必须建立借用（含借入、借出）物资（含工具）专门帐册物资借用情况登记表（附件3）。借用人借用物资必须填写借用物资审批单（附件4）后方可借取物资，并应确保借用物资完好、及时归还。作拆零配件的整机设备必须整体借出和归还。搅拌站内借用物资（工具）由站长审批，大区内搅拌站之间借用物资（工具）由混凝土大区经理审批。仓库管理员凭借用物资审批单办理物资借用，并负责跟踪外借物资的归还工作。7、仓库管理员发放物资后必须及时进行核减，保证帐、物、卡相符。8、仓库管理员应负责做好仓库物资日盘月结、季度、年度盘点工作。第十九条 二类物资的出库管理1、二类物资的生产消耗以传感器称重为准，仓库管理员在仓库管理系统中录入生产部每天统计的二类物资的实际消耗量，办理出库手续，并打印出库单。已实现机楼数据与ERP仓库管理系统联网对接的站点，则由系统自动获取完成。2、搅拌站车辆到加油站进行加油后，应提供一份加油凭单（含车辆号码、加油时间、油品、单价及数量）；车队负责人应在每天11时前将车队昨日的全部加油凭单统一转交给仓管员；仓管员应在每天16时前按照车队提供的凭单进行相应出库操作（领用性质为车队油耗）并打印单据，交车队负责人确认和签名，仓库和车队各存一联。仓管员将每日加油凭证和入库、出库单据集中档案盒保管；车队将入库、出库单据集中档案盒保管。仓管员在进行出库操作时应先核对票据上柴油单价与系统中单价是否相同，如遇柴油调价造成单价不一，仓管员应将库存中的柴油全部出库（领用性质为“仓库调拨”）再将原库存金额按新的单价折算数量入库（即入库数量=原库存金额/新单价），然后再进行出库操作。第二十条 二类物资的库存盘点1、仓库管理员每天应将入库单和出库单进行汇总后提交给统计员，由统计员核对，并按月提交给会计复核。2、月度盘点：各搅拌站每月26日须对库存物资（一、二类物资）进行盘点，盘点工作由各搅拌站生产部组织，搅拌站会计应参与盘点。3、库存盘点必须确保相关数据的准确性，不得弄虚作假，参与盘点人员须在盘点表中签名确认。4、仓管员应在站内盘点后第二天上午十时前在仓库管理系统中作盘点录入。5、各混凝土大区应不定期核查各站二类物资盘存情况；各搅拌站应自觉接受集团相关职能部门的检查。第二十一条 废旧、积压物资管理1、登记入库：各搅拌站必须将废旧物资实行定置堆放，并建立废旧物资专栏账目。因技术改造拆除下来的设备、备件，应及时回收并清理后装备成套保管，以提高再利用价值。2、处置审批：废旧、积压物资需外卖处理的，由搅拌站填写书面申请，经混凝土大区经理审批后方可外卖。未报批准，一律不得擅自处理搅拌站内的废旧、积压物资，违者按盗窃论处。3、出库（出站）：废旧、积压物资处置款项到达搅拌站账户后，由出纳人员通知仓库管理员填写放行条（附件5），办理出库手续（出纳员提供废旧积压物资款项的收款收据复印件或银行付款凭证复印件作附件，附在放行条后），经站长签名确认后报混凝土大区经理批准，搅拌站门卫凭混凝土大区经理的批件放行，并在放行条上签字确认。放行条（含相关复印件）一式三份，仓库、出纳、门卫各存一份。需过秤计量的物资，由仓库管理员负责跟车过秤，开具过秤单并签名确认。第二十二条 仓库管理人员调动交接 仓库人员调动或离职前，须对仓库库存物资进行盘点，相关账目、工具、资料等须办理移交手续，交接双方和生产部负责人签名确认。第九章 检查与考核 第二十三条 下列情况属违规行为：（一）价格管理方面1、不执行或不经审批，超出最高价格实施采购；2、擅自改变购进物资的质量等级和购进价格；3、在执行最高限价采购物资过程中，有问题不及时提出或研究不及时，而影响企业正常生产；4、变相抬高物资采购价格；5、违反最高限价物资采购的其它行为。（二）验收和检验管理方面1、以次充好、短尺少秤、验收数量不实；2、取样方法不合理、不符合标准；3、质量检验方法不符合标准、检验人员有意弄虚作假或检验不及时；4、集团公司职能部门抽检，该类物资均化后使用质量低于购进质量的加权平均值；5、因采购物资的质量问题影响生产；6、有意刁难客户或其它违反验收、检验制度的行为。（三）结算方面1、擅自改变结算价格；2、执行结算过程中，有问题不及时提出或研究不及时，影响企业正常生产。（四）库存方面1、超过五金仓库库存金额超过限额。具体限额见附表；2、月度和年度盘点，所有原材料盈亏总价值之和出现亏损。（五）其它1、违法采购管理程序擅自进行采购业务；2、违规办理入库、出库手续；3、未及时提交采购合同给集团相关职能部门；4、其他违反本物资采购管理相关规定的。第二十四条 违规处理发生第二十三条规定的违规行为，视情况对相关单位和责任人作出如下相应的处理：1、出现每项次违规行为，视情况核减所在大区当月工资100020000元；2、出现每项次违规行为，视情况核减责任人当月总收入的501000元，并根据情节轻重，给予相应警告、降级、调离、辞退等行政处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；3、相关领导徇私舞弊、玩忽职守、纵容违规行为的，根据情节轻重，给予该领导行政处分和经济处罚。 第二十五条 各混凝土大区对物资验收和检验人员，应加强法纪教育，制定切实可行的有效监督约束机制。对不称职的人员必须及时调换，对违规人员必须按相关规定从严从重处理。第十章 附 则第二十六条 本规定适用范围为全资、控股、受托搅拌站。第二十七条 本规定由广东塔牌集团股份有限公司混凝土事业部负责修订并解释，自2015年3月26日起试行。 广东塔牌集团股份有限公司混凝土事业部 二O一五年三月二十日 报：集团公司何总经理、张副总经理送：集团公司财管中心、集团公司物资供应部发：混凝土一大区、混凝土二大区