“邮件合并”具体操作步骤(4页).doc

-“邮件合并”具体操作步骤-第 4 页“邮件合并”具体操作步骤下面，以word文档学生基本信息表和Excel文档学生学籍信息为例，讲解电子表格内的信息导入word文档的方法。把电子表格内的学生信息导入word文档，要用“邮件合并”的方法。具体操作为：打开学生基本信息表（为了操作方便，建议将修改好的学生学籍信息和学生基本信息表复制粘贴到电脑桌面），单击左上角“工具”，在弹出的对话框中单击“信函与邮件”，在后面弹出的对话框中单击“邮件合并”。这时，在文档右侧弹出一个“邮件合并”对话框。单击“邮件合并”对话框右下角“下一步：正在启动文档”后，仍然单击“下一步：选取收件人”，继续单击“下一步：撰写信函”。这时，在电脑桌面正中间弹出一个“选取数据源的对话框”。在“选取数据源的对话框”内单击桌面，在后面的方框内找到学生学籍信息，单击该对话框右下角“打开”。这时“选取数据源的对话框”变为“选择表格”对话框。在“选取表格”对话框中单击学校学生信息所在的工作表，弹出“邮件合并收件人”对话框，单击该对话框“确定”，中间对话框消失。继续在“邮件合并”对话框中操作。将鼠标放在学生基本信息表中“姓名”后面的基础数据单元格内，单击右下角“下一步：撰写信函”，单击该对话框中 “其他项目”（在“邮件合并”对话框中上部，字体蓝色）。这时，桌面中间弹出“插入合并域”对话框。将鼠标放在“插入合并域”对话框中的“姓名”上（此时“姓名”所在这一行为蓝色背景），在该对话框中单击“插入”，再单击“关闭”。此时，“插入合并域”对话框消失，学生基本信息表中“姓名”后面的基础数据单元格内出现“姓名”。表示电子表格中的姓名已经插入word文档了。然后将将鼠标放在学生基本信息表中“性别”后面的基础数据单元格内，在“邮件合并”对话框中单击 “其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中找到“性别”，将鼠标放在“性别”上（此时“性别”所在这一行为蓝色背景），在该对话框中单击“插入”，再单击“关闭”。此时，“插入合并域”对话框消失，学生基本信息表中“性别”后面的基础数据单元格内出现“性别”。表示电子表格中的性别已经插入word文档了。照此操作，将Excel文档学生学籍信息中学生所有信息依次插入word文档学生基本信息表对应位置。所有插入完毕，在“邮件合并”对话框右下角单击“下一步：预览信函”，继续单击“下一步：完成合并”。接着单击“编辑个人信函”，此时，桌面中间弹出“合并到新文档”对话框。在“合并到新文档”对话框中单击“确定”。这时，桌面上出现了名字为“字母1”的文档，这个文档就是Excel文档学生学籍信息中所有学生的个人信息已经从电子文档导入了word文档。将这个文档重命名为“xx学校学生基本信息表”，并存放在不易丢失且容易找到得文件夹内。至此，邮件合并就完成了。附件：1、学生基本信息表2、学生学籍信息（Excel格式）