合同管理员岗位说明书及用人标准.doc

合同管理员岗位说明书及用人标准职位说明书职 位名 称合同管理员所 属部 门管理部人 员编 制直 属上 级直 属下 级有 效日 期岗位概述: 审查合同规范性，将接收每一份合同都能做好详细记录，根据合同中签单内容下单到客服，同时根据合同到帐情况进行各种形式数据统计、分析等。职位权限:1 有权将不符合规定合同给客户代表指出，并要求他们对这类合同重新填写2 对自己所负责事项改进方法等有决策权/建议权主要工作职责及工作流程 ：一、 空白合同领用客户代表凭“合同领用申请单”到合同管理员处领取空白合同，合同管理员负责监督客户代表手中空白合同不能超过五份，同时一次性发放空白合同不能超过2份，并对已领用空白合同做好记录，按规定进行领取。二、 对已签合同进行审查 客户代表上交合同，合同管理员审查合同规范性及签单合规性，如无问题，则可以收取合同及款项，并给每一份交来合同编合同号，此外，合同管理员还应收取合同执行中所涉及各项申请表、资料、跟进单，然后收款并给客户代表开收据（包括：日期、姓名、部门、合同号、公司名称、金额大小写及类别、订单文本序号）双方签字后撕第二联给交款人。之后，合同管理员将合同中所签详细内容及收款情况录入合同管理详细情况记录表格和内部跟单系统，并于当天下班时，将当天收到合同统一做合同交接明细上交财务部。如审查中发现合同有问题，则分两种情况进行处理：1、若是客户代表未将合同及时拿回，而只拿回客户给预付款，则需要办理合同未及时交回相关手续；2、合同管理员审查合同时候发现客户代表所签合同违反公司相关政策、规定，遇到这种情况，则需要请示相关领导予以解决之后，才能收取该份合同。三、 下单流程每天与客服交接制作单，（多时一天两次，少时一天一次）内容包括与客服交接域名/通用网址交接单、网站制作交接单，交接内容包括制作资料、及有制作要求合同首页复印件、跟进单等一并交与客服，交接表一式两份双方签字留底。四、 与前台文员核对已签合同客户代表将完整合同交回到合同管理员时，合同管理员当即必须将该份合同按文本序号落实到客户代表所领走合同之列，以此证明该份合同已经使用，同时合同管理员每天与前台文员核对商务人员已交单合同类型文本编号等，以便前台文员掌握被领用合同使用情况。五、 合同变更处理如客户需要变更所签合同内容，则需要事先调查清楚所变更内容双方尚未执行，这时，还需要客户出具变更证明，并盖上合同章或公章方可生效。六、 合同解除处理如果遇到合同必须要解除情况，则首先确认合同所签内容我方尚未执行，同时要求客户代表将三联合同收集完整，并由双方签署合同解除协议书，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章，再由合同管理员交财务部存档。七、 合同未及时交回处理 遇到合同未及时交回情况，合同管理员应于月底结束之后，将这批合同按客户代表统一汇总交于客户经理，并催促客户代表及时将合同尽快补回。八、 保护系统资料录入和确认在录入保护系统名单时，须在客户代表单、款全到并且所填内容属实情况下，合同管理员对已签单进行点击确认。九、 相关报表A、 报总经办周报表、月报表周、月报表模式按公司统一格式填写，按销售周报、月报项目累计当周、当月各部门发生各项目总数填入此表中，填写完毕后报总经办。B、 报人事人事销售清单按照人事报表统一格式填写，分部门记录每一位客户代表签单、到帐明晰，其中，当月发生退款、硬件等相关费用也应一并记入，当月远期支票由财务统一月底汇总给，并不记入当月人事报表，还有未及时补回合同，同样也不记入当月人事报表C、 报财务相关报表a、 将当天所填日报纸版打印两份及当天收到全部款项，交与财务。b、 将当月域名、基础服务、集团邮箱、通用网址按统一格式计提产品成本D、 报市场培训部排名将当月净到帐汇总分别按客户代表和客户经理排出名次，报培训部E、 客户主任、高级客户主任评比将当月到帐按着客户代表汇总，并扣除促销、退款、路路通成本、硬件费用、通用网址、域名成本等作为评选客户主任和高级客户主任标准。F、 报销售管理部日报将每天到帐按部门进行分类统计，报销售管理部十、 合同归档、整理合同管理员每周将收到合同按合同号排序进行整理归档，并在月初将当月收到合同按合同号、客户名称、客户代表、部门、说明打印清单目录，用以方便客户代表查询。关键考核指标（KPI）1、报表上交及时性；2、报表数据准确性；3、审查合同严谨性；4、下单及时性、合规性；5、存档合同易于查找性职位工作关系内部关系所受监督财务 客服人员 人力资源部 总经办 总部销售管理部所施监督客户代表 合作关系培训部 行政助理外部关系应具备之基本资格及条件个人条件性别 女 性较佳知能领导力极需要 需要 不需要年龄 23 岁以上应变力极需要 需要 不需要最低学历大专计划力极需要 需要 不需要工作经历有过做行政、会计工作经历最好创造力极需要 需要 不需要技能语言汉语体能脑力极需要 需要 不需要专业知识会计、法律、统计、管理等相关专业体力极需要 需要 不需要电脑操作特别对EXCEL非常熟练办公配备所需硬件电脑资格证书所需软件OFFICE办公软件其他1 积极热情、善于与人交往和沟通，协调能力强；2较强分析能力、应变能力和决策能力；编制部门财务部审批批 准日 期沁园春·雪北国风光， 千里冰封， 万里雪飘。望长城内外， 惟余莽莽； 大河上下， 顿失滔滔。山舞银蛇， 原驰蜡象， 欲与天公试比高。须晴日， 看红装素裹， 分外妖娆。江山如此多娇， 引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武， 略输文采； 唐宗宋祖， 稍逊风骚。一代天骄， 成吉思汗， 只识弯弓射大雕。俱往矣， 数风流人物， 还看今朝。 三字经人之初，性本善。性相近，习相远。苟不教，性乃迁。教之道，贵以专。昔孟母，择邻处。子不学，断机杼。窦燕山，有义方。教五子，名俱扬。养不教，父之过。教不严，师之惰。子不学，非所宜。幼不学，老何为。玉不琢，不成器。人不学，不知义。为人子，方少时。亲师友，习礼仪。香九龄，能温席。孝于亲，所当执。融四岁，能让梨。弟于长，宜先知。首孝悌，次见闻。知某数，识某文。一而十，十而百。百而千，千而万。三才者，天地人。三光者，日月星。三纲者，君臣义。父子亲，夫妇顺。曰春夏，曰秋冬。此四时，运不穷。曰南北，曰西东。此四方，应乎中。曰水火，木金土。此五行，本乎数。十干者，甲至癸。十二支，子至亥。曰黄道，日所躔。曰赤道，当中权。赤道下，温暖极。我中华，在东北。曰江河，曰淮济。此四渎，水之纪。曰岱华，嵩恒衡。此五岳，山之名。曰士农，曰工商。此四民，国之良。曰仁义，礼智信。此五常，不容紊。