大学电子文件归档与管理办法.docx

大学电子文件归档与管理方法第一章总那么第一条为适应学校信息化建设的需要，规范我校电子文 件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有 效性和平安性，充分发挥电子档案的凭据参考作用，根据国 家档案局第6号电子公文归档管理暂行方法、电子文 件归档与电子档案管理规范(GB/T18894-2002)等有关法 规，特制定本方法。第二条本方法所称电子文件指：在数字设备及环境中生 成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算 机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。第二章管理体制和职责第三条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类 保管、开发利用等工作，由学校档案馆负责。第四条各部门的兼职档案员负责本部门电子文件的形 成、积累、归档等全过程管理，要通过严格的管理制度和技 术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。第五条归档电子文件实行集中统一管理，学校档案馆配 备专用设备，指定专人负责接收、管理电子档案，保证电子 文件的有效识读，利用电子档案积极开展档案编研、信息开 发和服务利用工作。第三章电子文件的收集、整理第六条各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡有 查考利用价值的均应注意收集，定期制作备份，有条件的部 门要及时刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件 名称及拷贝时间，并妥善保管。第七条主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，其草 稿可视情况由部门自行决定是否保存。对同一电子文件的不 同稿本应以不同标识加以区别。电子文件稿本代码为：R- 草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件； N一无纸电子文件。第八条各种类型电子文件在收集时将其转换为通用格 式（详见下表），不能转换的，应将相关文件一并收集。第九条兼职档案员收集电子文件时要对电子文件标注 一定的标记，如文件题名、形成日期、编号、稿本等，力求 能够尽量反映文件的主要内容和特征。第十条电子文件的载体主要有光盘、磁盘、磁带等。禁 用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。第四章电子文件的归档第十一条电子文件的归档范围：主要参照各部门纸质文 件归档范围。此外，各单位形成的有重要参考利用价值的数 据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（网页）、 数字化影像文件、声音文件、CAD图形文件等，也属于归档 范围。第十二条归档方式：本校电子文件的归档以物理归档为 主，条件具备时再逐步实现实时逻辑归档。物理归档的基本 要求是：（一）各部门兼职档案员要根据本部门纸质档案归档范 围和形成的电子文件的实际情况，制定本部门电子文件的归 档范围与归档计划。（二）各部门办理完毕的电子文件，在计划规定的期限 内拷贝到磁盘或光盘上（推荐使用一次性光盘），载体上标 注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号、硬件及软 件环境等，如果要保密还要注明密级。不具备刻写光盘的条 件的部门可提前与档案馆联系，通过网络传输到服务器的指 定路径上。物理归档的电子文件仍要在部门计算机硬盘或光 盘上保存至少一年方可销毁。第十三条电子文件的初步鉴定：档案馆与部门兼职档案 员共同检验归档电子文件的真实性、完整性、有效性，保证 电子文件的内容结构等与形成时一致、无缺损、可理解、可 利用，发现问题及时采取补救措施。第五章归档电子文件的移交第十四条各部门一般在每年六月底前办理电子文件的 移交归档，数据库文件等可视情况按月或按季度向档案馆移 交归档。第十五条档案馆接收归档的电子文件要对归档的文件 载体及其技术环境进行检验，合格率到达100%时方可进行 交接。检验工程包括：载体有无划痕；是否清洁；有无病毒; 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性和审核手续； 核实登记表、软件、说明资料是否齐全。凡检验不合格的应 退回形成单位重新制作。第十六条电子文件移交时，须填写大学归档电子文件 目录；如是数据库文件，还需填写大学归档数据库文件 主表/辅表结构登记表，双方签字盖章。登记表一式两份, 一份交电子文件形成单位，一份由档案馆保存。第六章电子档案的整理第十七条电子档案按载体类型和文件类别代码进行相 对集中分类组织整理。第十八条电子档案存放载体的编号方案为：存储载体类 型代码一年度一文件格式代码一顺序号。存储载体类型代码为：GP 光盘；CP磁盘；CD磁带 等。文件格式代码为：T 文本文件；I图像文件；G图 形文件；V 影像文件；A一声音文件；M多媒体文件；D 数据库文件；0超媒体链接文件；P计算机程序第十九条档案馆负责编制电子文件的机读目录和简要 检索工具。第七章电子档案的保管、统计、利用、销毁第二十条电子文件移交档案馆后，档案馆要制作三套， 一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。第二十一条归档电子文件的载体应直立存放于防磁、防 光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17C2(TC； 相对湿度控制在35%45%,并远离强磁场。第二十二条设备环境更新时应确认库存载体与新设备 的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原 载体同时保存时间不少于3年。第二十三条对电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不 低于10%,发现问题及时采取恢复措施。第二十四条磁性载体上的电子档案，每4年转存一次， 原载体同时保存时间不少于4年。第二十五条档案馆负责对电子档案进行检查、拷贝、转 存、迁移并及时登记。第二十六条封存的电子档案不得外借，利用时要使用电 子档案的复制件，不得擅自复制电子文件。第二十七条档案利用时要遵守保密规定，对具有保密要 求的归档电子文件一般不在网上提供利用，需要以联网方式 利用时，应严格遵守国家和学校的有关规定，采取稳妥的安 全保密措施。第二十八条利用者对电子档案的使用应在权限规定范 围之内。第二十九条电子文件的保管期限参照我校纸质文件材 料保管期限的有关规定执行。超过保管期限的电子档案在销 毁时，需要请相关部门和档案馆共同审核，经有关领导批准 后方可销毁。第三十条属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可 擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底 清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。第三十一条档案馆应及时按年度对电子档案的接收、保 管、利用和鉴定销毁情况进行统计。第八章附那么第三十二条本方法由学校档案馆负责解释。第三十三条本方法自2022年1月1日起施行。大学电子文件归档范围一、文本类1、属纸质档案归档范围的电子文件。2、研究生毕业论文及在校期间发表论文的电子版。3、大学报等校内出版刊物的电子版。4、其他有保存价值的电子文本文件。二、数据库1、全校教职工人事档案信息、教师成果信息等数据库。2、全校本科生、研究生、留学生、成教生、自考生招 生录取学生基本信息、学生入学考试成绩等数据库。3、本科生、研究生、留学生、成教生、自考生学籍数 据库、学习成绩数据库、奖助学金情况等数据库。4、本科、硕士、博士毕业生就业信息数据库。5、研究生学位信息、导师基本信息等数据库。6、全校仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价 值数据库、实验工程数据库、实验室人员数据库等。7、获奖科研成果数据库，通过鉴定科研成果数据库， 专利、各种科研基金科技合同管理数据库等。8、本校人员出国、出境、国际会议、聘请外国专家、 授予外籍专家名誉称号、国际合作交流情况、外宾接待情况 等数据库。9、房产管理、教职工住房情况等数据库。10、校内报刊刊登论文、出版书籍数据库。11、基建预决算管理信息数据库。12、各院系建立的师资信息、学术成果信息、校友信息 等数据库。13、校友会校友信息数据库。14、档案馆建立的各类档案目录信息数据库、全文数据 库、多媒体档案数据库等。15、全校党团员信息数据库等。16、其他有归档保存价值的数据库。三、多媒体类1、现代教育中心摄录的并已数字化的全校重大活动录 像及校内新闻光盘。2、各单位形成的有保存价值的已数字化的录音、录像、 多媒体光盘。3、各单位和教师自己制作的获奖多媒体课件。4、其他有归档保存价值的多媒体文件。四、图形、图片类1、各单位用数码相机拍摄的有归档保存价值的重要活 动或任务的电子照片。2、其他有归档保存价值的图形、图片文件。