小型广告传媒公司行政档案管理.docx

小型广告传媒公司行政档案管理（一）公司档案工作实行二级管理，一级管理是指总 公司行政人事部的统筹管理，二级管理是指公司办公室留 存电子版本（已归档统筹）、纸质档案（非归档统筹）的档 案。（二）资料归档范围：但凡反映公司工作活动、具有 查考利用价值的文件材料（公文、电报、 、图表、书 信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。其中：1、政府主管部门文件材料应归档的有：a）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；b）重要的上级机关有关领导视察、检查公司工作时的 重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、 录像等声像材料及登载相关内容的报刊；c）其他文件材料。2、公司文件材料应归档的有：a）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各 种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。b）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门的请求 与本公司的批复文件；c）公司及各部门的工作计划、总结、报告；d）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声 像材料；e）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、 记 录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;f）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、 广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题 文章及在外单位重要讲话的稿本；g）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项 目、设备购买、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资 料、合同、样票等；h）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括 计算机盘片等）；i）公司及各部门成立、启用印章及其组织机构、人员 编制等文件材料；j）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年 鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖 励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、 录像等文件材料；k）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本， 编辑出版物的定稿、样本；1）公司及各部门主管任免、调配、培训、专业技术职 务评定、职工的录用、转正、定级、调资、医疗、扶恤、 死亡、奖惩等工作形成的文件材料；m）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；n）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；o）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;p）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议 合同、图纸文件材料。3、建设工程文件应归档的有：工程建议书、可行性研 究报告、立项批复、工程评估报告、批准工程文件、协 议、合同、营业执照（复印件）、章程、工程人员任免文 件，有关工程业务的各种意向书、纪要、备忘录、 记 录、请示、报告、批复及其它有关工程业务的音像制品、 计算机盘片等。（三）办公室应在每年3月底以前，将上年度办理完 毕、需归档的文件材料整理、立卷，留存扫描件（按年度 刻录光盘）后向总公司行政人事部移交。（四）各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期 或不交应归档的文件材料，归档的文件材料种类、份数以 及每份文件的页数均应齐全完整。无故延期或不交应归档 的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交后仍拖延不 交的，除责令其文件负责人和部门主管写出书面检查外， 各罚款300元500元，并予以通报批评。（五）归档的文件资料，原那么上必须是原件，原件用 于报批不能归档或相关部门保存的，保存复印件并注明原 件存放地点、复印人、复印日期、原件经办人等信息。（六）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与 附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；排列顺序为 “批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后“O（七）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时 间、地点、中心内容和责任者。（八）借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批 准，阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出，必须 外借的，由总经理审批并履行登记手续。（九）凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交 工作，方可办理调动手续。（十）凡违反保密原那么，泄露公司秘密的，按本章第十条“保密管理”进行处理。