国际化企业通用管理文案采购作业标准程序.doc

制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-1公司采购作业标准程序第一章 请购第一条 请购部门的划分。1.常备材料：生产管理部门。2.预备材料：物料管理部门。3.非常备材料：(1)订货生产用料：生产管理部门；(2)其他用料：使用部门或物料管理部门。第二条 请购应按照存量管制基准、用料预算，并参考库存情形开立请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。第三条 来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。第四条 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”、“备注”栏注明原因，以急件递送。第五条 庶务用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。第六条 以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，例如：招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。第七条 请购权限。1内购(1)原料：请购金额预估在1万元以下者，由科长核决。请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决。签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-2请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。(2)财产支出：请购金额预估在2，000元以下者，由主管核决。请购金额预估在2，000元至2万元者，由经理核决。请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。(3)总务性用品：请购金额预估在1，000元以下者，由主管核决。请购金额预估在1，000元至1万元者，由经理核决。请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。2.外购：(1)请购金额预估在10万元(含)以下者，由经理核决。(2)请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。第八条 请购案件的撤销1.请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单(内购)”或“请购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。2.采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：(1)采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。(2)原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。(3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。第二章 采购购定第九条 采购部门的划分。1.内购：由国内采购部门负责办理。2.外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。3.总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-3商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。第十条 采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。比如：1.集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。2.长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。第十一条 采购作业处理期限。采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第三章 国内采购第十二条 价格。1.采购人员接“请购单(内购)”后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。2.如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。3.属于惯例超交者(比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。4.对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-4方式向厂方议价。5.采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。第十三条 呈批手续。1.采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订订购厂商“交货期限”与“报价有效期限”，经主管审核，并依请购核决权限呈核。2.采购核决权限：采购别核决限额采购核决权限列属统购项目的原料、物料(包括燃料)不论金额多寡经理总经理非属统购项目的原料、物料(包括燃料)不论金额多寡经理总经理财产支出(包括什项购置)的非生产器材3000元以下3001元至100000元100000元以上采购主管经理直接核决经理总经理财产支出(包括什项购置)的生产器材3000元以下3001元至20000元20001元以上采购主管经理直接核决经理总经理庶务用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决经理总经理责任人签名：第十四条 订购程序。1.采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方寄发“订购单”，并以电话确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。2.分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章以利识别。3.采购人员使用暂借款采购时，应在“请购章”加盖“暂借款采购”章，以利识别。签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-5第十五条 进度控制。1.国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。2.采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共同拟定处理对策。第十六条 采购单据整理及付款。1.来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”(其免填“材料检验报告表”部门，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章)送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单(内购)”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。2.内购材料须待试车检验者，如其订有合约部门，按合约规定办理付款；未订合约部门，按采购部门报批的付款条件整理付款。3.短交待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行整理付款，否则仍按原订货数付款。第四章 国外采购第十七条 价格。1.外购部门按照“请购单(外购)”需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情形下除外，但应于“请购单(外购)”上注明。在此基础上进行比价、分析、议价。2.请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。第十八条 呈批手续。1.比、议价完成后，由外购部门填具“请购单”，拟定“订购厂商”、签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-6“预定装运日期”等连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。2.核决权限采购金额在8，000元以下者由经理核决。采购金额超过8，000元者由总经理核决。3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。第十九条 订购程序。1.“请购单”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。2.如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按采购审批程序报批后办理。第二十条 进度控制。1.外购部门依照“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。2.外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，凭以修订进度并通知请购部门。3.外购部门一旦发现外购“装船日期”有延误时，即应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。第二十一条 进口签证前请购单(外购)核准后的专案申请。1.专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”上加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。2.进口度量衡器具及管理物品时，外购部门应于申请“输入许签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-7可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第二十二条 进口签证。外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。第二十三条 进口保险。1.以FOB、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。第二十四条 进口船务。1.FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船运公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。2.进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外购)”上注明，避免在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。第二十五条 进口结汇。进口单位应依“请购单(外购)”标示的“间发信用证日期”办理结汇，并于信用证(L/C)开出后以“开发L/C快报”通知外购部门联络供应厂商。签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-8第二十六条 税务。1.免货物税及“工业用证明”的申请进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“输入许可证”核准后，检具必需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。2.专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后一并办理分期缴税及保证手续。第二十七条 输入许可证、信用状的修改。供应商成本公司要求修改“输入许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。第二十八条 装船通知及提货文件的提供。1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具“输入许可证”及有关文件，以“装运文件外购单”先送进口单位办理提货背书。3.提货背书办妥后，外购部门应检具“输入许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。4.管理进口物品放行证的申请进口管理物品时，外购部门应在收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。第二十九条 进口报关。1.关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单(含外购收料单)送材料签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-9库办理收料。2.不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应在接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会同外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。3.关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。4.海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，在海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提贷。押款提货的案件，进口单位应在“进口报关追踪表”上记录，以便督促销案。5.税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，在报关时检具必需文件办理具结记账，并将纪账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。6.船边提货的进口材料，进口单位应在货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。第三十条 报关进度控制。关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。第三十一条 公证。1.各公司事务部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目，通知进口单位在材料进港时，会同公证行前往公证。2.外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应在接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。3.进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-10第三十二条 退汇。外购部门依进口材料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“输入许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“输入许可证”送进口事务科办理退汇。第三十三条 索赔。1.外购部门接到收货异常报告，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。2.以船运公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。3.索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。第三十四条 退货。1.外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。2.复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。第五章 价格品质复核第三十五条 价格复核。(1)采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。(2)采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。第三十六条 品质复核。采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。签发人责任人签名制度名采购作业标准程序电子文件编码GLWA142页码11-11第三十七条 异常处理。审查作业中若发现异常情形，采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”(或附书面报告)，通知有关部门处理。签发人责任人签名