新员工入司培训-时间管理.ppt

有效的时间管理,课程安排,一、 个人成长与时间管理 二、 时间管理理论的历史演进 三、个人生活目标与角色平衡 四、时间规划原则 五、职场时间管理,一、 个人成长与时间管理,“这也会过去。”所罗门王的梦； 人生最初的财富瑞士的电子户籍卡,时间的故事,“逝者如斯夫，不舍昼夜。” 孔子 “时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理 而稍停片刻。” 沙士比亚,如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,时间管理,人一生只有三天 昨天已经过去，永不复返；今天已经和你在一起，即将离去；明天就要到来，但也会消逝。 管理自己，就是要管理自己的时间； 管理了自己的时间，就等于管理自己的生命,昨天、今天、明天,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,时间的特征,时间具有流逝性 时间是不可逆转的 时间对每个人都是均等的 在相同的时间里创造的价值和得到的收获却不相同。,人, 為何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在你的身上但是要用對 “新的思考方式”,很多人“知道”坚持重要，结果呢？ 很多人“知道”目标重要，结果呢？ 很多人“知道”行动重要，结果呢？ 很多人“知道”睡眠重要，结果呢？ 很多时候我们是被“习惯”驱使，而不是“知识”,个人成长与时间管理,人们把一只青蛙冷不防丢进煮沸的油锅里，这只反应灵敏的青蛙在千钧一发的时刻用尽全身力气跃出了油锅，跳到地面安然逃生。隔了半个小时，人们使用同样大的铁锅放满冷水，把那只青蛙又放回锅里，青蛙在锅里来回游动，接着人们把锅底慢慢加热。青蛙一直在微温的里享受“温暖”,等它开始意识到锅中的水温已经使它熬受不住，必须奋力跳出才能活命时，一切为时已晚。他欲试乏力，全身瘫软，呆呆的躺在水里，最终葬身在铁锅里面。,温水青蛙,个人成长与时间管理,知识就是 知识并非力量，知识只是潜在的力量 光有认识是不够的，必须应用；光有愿望是不够的，必须行动。 歌德,知识是潜在的力量,并不是知识不重要，知识是一种潜在的力量， 只有当它被运用时，才能产生力量 所以以促使你去行动并养成习惯为第一要点。,建立正确的时间管理观念,时间管理不是如何管理时间 而是：,个人管理,二、 时间管理理论的历史演进,传统的时间管理理论,第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间 与精力。 第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注 意到规划未来的重要。 第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐 日设定实现目标的计划，将有限的时间，精 力加以分配，争取最高的效率。,第四代时间管理理论,重要的事先做，兼顾重要性与急迫性 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为,时间管理矩阵图,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,危机 急迫的问题 有期限压力的任务 突发事件,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、目标管理,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题,烦琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,ABC分类法,如何进行有效的时间管理,A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做,杜拉克时间管理法,现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他 们的任务开始，而是从他们时间开始。 记录时间； 分析时间； 管理时间。,如何进行有效的时间管理,以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与 急迫性，强调产品与产能的齐头并进。 ；,柯维时间管理法,如何进行有效的时间管理,一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划，欲 望与自制等应合谐一致； 平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展 有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做； 重人性：个人管理的目的在人而不在事； 有弹性：应可因个人作用和需求的变化而调整； 携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。,有效个人管理的六个标准,第四代管理模式,人为第一，事务第二； 领导第一，管理第二； 效果第一，效率第二； 目的第一，结构第二； 构想第一，方法第二。,写下你明天要做的6件最重要的事； 用数字标明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求； 然后再开始完成第二项、第三项； 每天都要这样做，养成习惯；,艾维利时间管理法,如何进行有效的时间管理,帕雷托时间管理法,如何进行有效的时间管理,20%的工作占整个工作80%的价值 集中80的精力要做20的工作 投入20精力做另外80的工作,“我要得到什么样的结果？” “这件事是否可以不干？” “这件事是否可以交给别人去干？” “是否还有更好的方法？”,日程表时间管理法,如何进行有效的时间管理,三、个人生活目标与角色平衡,你是否问过自己： 我每天忙来忙去，到底在忙什么？我真正追求的是什么？ 研究发现： 有93%的人一生可以用三个字来概括“忙-盲-茫”,不要忘了真正去生活,一只狐狸想溜进一个葡萄园大吃一顿，但是栅栏的空隙太小了，它钻不进去。在狠狠的节食了三天后，他总算能钻进去了。但是当它大吃一顿以后，却又出不来了，只好在里面又饿了三天，才出的来。 这只狐狸感慨的说：“忙来忙去，到头来还是一场空”,谁是你的”时间主人”,电视,手表,上司,你的胃。,家人,客户,下属,你的意志,鹅卵石的故事,个人时间资本分析,个人时间资本分配,原则,家庭,金钱,工作,名利,享乐,敌人,宗教,配偶,以原则为生活的重心,均衡原理：,四、时间规划原则, 要事第一 80/20原则 目标ABC原则 优先顺序原则 以终为始原则 学会说“不”原则 养成习惯原则,时间规划的原则,原则一：80/20原则 20%的工作占整个工作80%的价值 集中80的精力要做20的工作 投入20精力做另外80的工作,时间规划的原则,原则二：目标ABC A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做,时间规划的原则,原则三：优先顺序 “需要遵从重要性优先原则，首先完成重要但不紧急的事情” 重要定义： 成功完成，你或别人将取得很大的收益 紧急定义 不能按期完成，它对你或别人的价值会减少,时间规划的原则,原则四：以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？,时间规划的原则,原则五：学会说“NO” 1. 耐心倾听 2. 如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间 3. 显示慎重 4. 表情应和颜悦色 5. 态度坚定 6. 指出拒绝的理由 7. 拒绝的是请托而不是他 8. 如有可能为他提供其他可行途径 9. 切忌透过第三者来拒绝,时间规划的原则,原则六：养成习惯 养成好的时间管理习惯 坏习惯是可以改并且是必须改的 好习惯是可以养成并且是必须养成的 时间管理是一种可以改变的习惯 不良的习惯是无意中形成的 良好的习惯可以在有意中形成,时间规划的原则,列出任务 估计工作需要的时间 预留机动时间给意外事情（60:40规划） 决定优先、删减和委派 事后检查将未完成的任务转移,时间规划的五个步骤,确定角色：确定你认为重要的角色； 选择目标：分别为每个角色确定未来一周要达成的目标； 安排进度：为这些目标确定完成时间； 逐日调整：每日清晨依据行事历，安排一天做事的顺序。,有效个人管理的四个步骤,所谓一个好的计划应该符合,SMART原则,工作计划的SMART原则,明确性（Specific),可度量性（Measurable),可完成性（Achievable),相关性（Relevant),可跟踪性（Trackable),制定每日工作计划,2,Plan the next day Before you leave the office.,排定工作的优先顺序,依工作的轻重缓急来安排优先顺序。 先做紧急而重要的事，再做不紧急而重要的事。 其次才是紧急而不重要的事，不紧急而不重要的 事搁在最后。,3,請排出正確的行事優先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,时间管理矩阵图,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,危机 急迫的问题 有期限压力的任务 突发事件,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、目标管理,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题,烦琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,I,II,III,IV,结果： 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,偏 重 于 第 一 类 事 务,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 类 事 务,结果： 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 、四 类 事 务,结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人,II,偏 重 于 第 二 类 事 务,结果： 有远见、有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,20% - 30%,50% - 60%,15 - 20%, 1%,高效能组织,挑战效率最高点,4,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事； 注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题； 该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,生理节奏法,100%,典型的能量周期,黄金时段,0,中午,早上八点,下午五点,学习分配工作,5,学习将不同的工作授权给不同的单位执行，分工合作才能在最短时间内以有效的方式达成目标,避免分散注意力,6,通常造成时间浪费的环境因素有：,电话 信件 会议 等候 访客 紧急事件,培养说不的能力,7,NO!,NO!,Quiet An Hour （清静一小时）,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,Conclusions: 時間管理架構,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,五、职场时间管理,一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？,时间管理测验,8.你在办公室用餐吗？ 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,时间管理测验,总结你的时间掌控,忙人的告白,因为我们不知道，究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。 因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做。 有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。 每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。,成功=价值速度2（S=VC2）,E=MC2（能量=质量速度2）； 做最有价值的事（提升你做事的价值）； 在单位时间内做最多的事（提升你做事的效率）。,如何进行有效的时间管理,P,A,D,C,不 好,好,耗用時間,最節省時間的作法,耗用時間,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,目標金字塔,長程目標 年目標 季目標 月目標 週目標 日目標,如何列管重要計劃,將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 並算出每個計劃的效益. (如下一頁所示) 在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊) 有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補,每天忙于杂事、琐事，而真正重要的工作没有时间去做。 每天被工作追赶，没有富裕的时间。 每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、 准时完成，陷入恶性循环中。 常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,缺乏时间管理意识的征兆,80/20原理意示圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,时间的三个最大杀手 缺乏时间管理的意识 缺乏沟通 弄不清优先顺序,管理时间的三大杀手,浪费时间的五个主要因素,指对实现目标毫无贡献或较少贡献的时间消耗。 工作无计划 办事拖拉 环境干扰 揽事太多 过度疲劳,时间浪费,浪费时间的五个主要因素（一）,忙忙碌碌，每天有做不完的事。 耽误大事，抽不出时间来考虑全局性的重要问题。 心情烦躁，问题成堆，影响工作效率。,- 工作无计划,陷入焦虑:该办的事没完成，加上别人的催促，形成长时间心理压力。 计划付之东流:某项工作从上午拖到下午，从甲单位推到乙单位，再好的计划也会失去指导作用。 问题成堆:待解决的问题和待批阅的文件越积越多，贻误时机。,浪费时间的五个主要因素（二）,- 办事拖拉,占用时间 打断正常的工作秩序 无法静心:精力不能集中在某件事情上， 效率低。,浪费时间的五个主要因素（三）,-环境干扰,精力分散，无法完成重要的事情，甚至什么事情也做不好。 因小失大，不该自己做的事太多了，该做的事就不会做好了。 揽事太多，影响同事，同事还会有意把什么事都推给你，造成更大麻烦。,浪费时间的五个主要因素（四）,- 揽事太多,工作越多，越拼命干，越要休息，硬撑着不休息，会适 得其反，造成不良后果： 精力不能集中。 厌烦情绪。带着情绪工作，浪费时间。 头昏脑胀，引发大脑及其他疾病。,浪费时间的五个主要因素（五）,- 过度疲劳,拖延-时间的第一大杀手,案例: 作为市场部的经理，王先生感到压力很大，因为老板要求他必须在下周一公司例会上提交一份非常重要的的市场分析报告。王先生很清楚这份报告对公司对他个人的重要性，因为这份报告将关系到他个人年底的绩效考核。可是他觉得完成这份报告是项既繁又重的工作。他必须要大量加班来搜集资料。总之这是一项足以让他忙得焦头烂额的任务。他的老毛病拖延又犯了，不过像以前的每次拖延一样，他依然找到了一个让自己心安理得的借口我需要好好考虑，好好规划一下。直到周日，也就是最后一天的时候，他连续工作了10多个小时，才将报告完成。可是就连他自己对报告的质量都不满意，结果可想而知。到了周一，当他把报告提交给老板时，他已经从老板那不满的表情中知道了自己今年的绩效考核分数。就这样他再一次的承受了自己拖延的苦果。,案例分析,第三种想法： “因为我喜欢快乐，不喜欢痛苦，所以这 个世界就必须要按照我的要求去做，否 则我无法忍受。”,第二种想法： “我无法为了长远的快乐而忍受现在的痛苦。”,第一种想法： “这个工作简直就是太难了！我无法忍受长时间的加班。而且就算交给老板了，也未必得到他的认同,时间管理的障碍,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息,时间管理的障碍（一）,没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,滑到哪里是哪里,.接受请托比拒绝更容易 .拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 .我想做一个广受爱戴的人 .不懂得如何拒绝,时间管理的障碍（二）,不好意思拒绝别人,时间管理的障碍（三）,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好,文件满桌病,时间管理的障碍（四）,不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,喋喋不休的“电话粥”,时间管理的障碍（五）,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话,源源不断的信息,控制时效的秘诀,高效时间控制时效的秘诀 用高效的时间去处理最重要、最复杂、最需要创造力的问题； 在低效时间里，从事周期性、重复性的日常工作，或进行调节生理、心里的闲适活动。,在“每日计划”表格的相应栏目中，填上第二天想要和必须完成的任务： 活动清单、每周或每月计划列明的任务； 前一日未完成的转移任务； 新下达的日常工作； 需要应付的约会； 周期性重复的任务。,时间规划的原则,在每个任务后面记下估计需要完成的时间，累计算出总时间： 确定完成时间，迫使您不得不按时完成任务。 为某项工作确定明确的任务和时间，就会全身心投入，排除干扰。 确定完成任务时间的做法，试验10天，会发现在此期间您的工作和各项任务都完成很好。,时间规划的原则,安排工作任务的时间不超过60%，留出40%的机动时间处理不期而至的事情。 8小时工作日可规划时间约为5小时。,高效时间规划,目的：把每日任务需要的时间减少到5小时甚至4小时。 通过ABC分析方法确定优先任务，把任务按顺序编排 检查任务所需时间，尽量缩短每个过程，安排时间要实事求是！ 根据委派和合理化的可能性掂量每件工作！,时间规划的原则,1、不做完美主义者 2、在不同工作之间做变换 3、制定不随意更改却适宜的截至期限 4、保护并珍惜自己的时间 5、保持专心一致 6、制定生产目标 7、做自己喜欢做的事,提高效率的七大技巧,1.为重要任务或同类任务建立工作时段 2.有针对性地回避设立安静时间 3.在会议和个人约会中设立时间限制 4.把优先权作为所有工作的基本原则 5.尽可能只做那些确实关键的工作（2/8法则） 6.充分利用代理完成服务性工作 7.将较大任务拆分为小部分进行（蚕食战术） 8.与自己商定完成A等任务的期限（数目、日期、事件） 9.尽早完成重点任务（成就感） 10.按效率高低波动，有针对性地规划,十个赢得时间的锦囊妙计,应对浪费时间之道,应对访客之道。 应对电话之道。 应对邮件之道。 应对等候之道。 应对会议之道。,限制能进入你工作区域的人数； 选择在他的工作区域进行； 将桌椅尽量离门远一些； 当有人意外造访时，站起来说话。,访客时间管理之道,避免无关话题。 给予问题简洁的答案。 当你已经达到业务目的时，用礼貌的方式及时结束对话。,电话时间管理之道,每封邮件只处理一次。 通过电话减少邮件回复工作。 在原信前加一个简单回复以作答复。去某人办公室未获即时邀见，给其秘书留言，让合适时候致电给你，并及时返回办公室。 充分建设性利用等候时间，阅读邮件，制定计划或撰写信函，完成一项低优先等级的事务。,邮件管理之道,参与会议： 准时到达 作好准备 避免跑题,召集会议： 议程安排 主题 时限 会后跟进事项，优先级,员工例会： “今天必须讨论什么问题？”,会议时间管理之道,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信?,EMail管理之道,如何提高 Email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信,看Email 的時段分配,Email資料夾的分類,Reply: Private, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看,每個計劃如何給予評分,先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義) 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行的計劃,善用Notes 顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 Routine Schedule,工作時段分配法則,每週工作性質分配法則,備 忘 錄,時間管理的利器: to-do List,備 忘 錄,緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況,重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富,Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期約會,主管交办事项memo表,工作程序化计划表,工作程序化计划表,昨天是一张已被注销的支票； 明天是一张尚未到期的本票； 今天则是随时可运用的现金。 请善用它！,谢谢！,