博士德配件经营管理系统第三部分(37页).doc

-博士德配件经营管理系统第三部分-第 36 页第二章 系统维护本章主要介绍系统的登录、数据的维护以及操作员的设置，它可以使您一劳永逸。您只需在此把您的原始资料按照系统的要求输入（如登录密码、本单位基本信息、拼音码设置和操作员等），在以后的操作中系统便自动为您导入您己进行维护过的信息，为您节时、省力。另外，如果您在后来的工作中需要增加或者要删改己维护过的信息，也可以在这里进行。系统维护的具体操作如下：首先进行系统登录：1） 单击系统维护功能模块，弹出“系统登录”对话框，如下图：2） 用鼠标单击下拉菜单进行选择管理员或用鼠标将光标定位于管理员空白栏处，填入管理员名称。3） 同样操作填入密码。4） 单击日期功能栏中的下拉菜单，弹出日期选择器（此处的日期选择器的操作请详细参见配置帐套章节的日期选择），选择登录日期。5） 当您初次使用本系统时，系统默认管理员为：管理员；密码：无，时间为系统时间（如2000年9月29日）。6） 如果您想改变系统的默认值，请单击确定后，在弹出的系统维护对话框图中的“系统更改密码”中进行密码的更改；在后面的操作员设置中重新设置操作员；在日期选择器中进行日期的更改。（单击下面的六个功能模块时都会出现此框，其操作相同请参照此处，后面不做详细讲解）7） 单击帮助按钮，则弹出帮助窗口，获得帮助。8） 单击取消按钮，则取消本次操作，不进行登录。9） 单击确定按钮，进入系统维护界面。系统维护包括以下几个功能项：维护系统、数据、操作员、帮助。下面我们来进行详细的介绍：第一节 维护系统在“系统维护”界面中单击系统按钮，弹出重新登录、更改密码和退出三个功能条。l 重新登录单击重新登录按钮，再次弹出登录对话框，进行重新登录（其操作与上面同）。l 更改密码1） 单击更改密码按钮，则弹出“设置密码”对话框，如下图：2） 按照提示依次输入旧密码、新密码并进行确认，确认无误后单击确定，这样新密码就设置完毕；3） 单击取消则取消此次更改密码的操作。l 退出单击退出按钮则系统退出系统维护界面，回到博士德配件经营管理系统模块图。关于对系统的操作，需要对以下几点进行说明：Ø 操作员和密码控制登录时确定操作员和密码，只有操作员和密码相对应，您才可以登录。操作员密码丢失，请求系统管理员（有系统维护功能权限的管理员）在“系统维护操作员操作员维护重置操作员密码”中重新设置您的密码。所有人员均无法打开“系统维护”功能时，请向程序开发商请求技术支持。Ø 操作员权限控制操作员的密码检验通过后，根据此操作员的权限系统分配其相应的权限，如果此操作员无此系统的使用权限则无法登录系统。Ø 登录时间控制首先判断此次登录的时间是否与进入系统日期相同，如果相同则不做任何处理，直接进入系统；如果登录日期比进入系统日期更早则系统提示您无法进入系统；如果登录日期比进入系统日期晚，晚一天则无提示直接进入系统，超过一天则系统将提示这天是否有业务，确认无业务方可依此日期登录系统。（此功能只在经营管理模块中有意义）下面举例说明：1) 单击配件管理功能模块，弹出系统登录对话框（如上图），输入管理员名称和密码，所输入的操作日期（如2000年7月21日）晚于系统时间（如2000年10月19日），单击确定按钮则弹出下图：2) 如果单击是（Y），则直到登录日期为系统日期时方能进入系统，如果单击否（N），则停留在系统登录界面处。您需要以此日期（7月20日）再次登录，系统弹出7月20日业务编辑界面，在此您可以追加业务数据。追加完毕您就可以进行正常的业务处理了。第二节 维护数据数据维护主要包括了下面几个内容：本单位基本信息的录入，数据的备份与恢复，拼音码（重置）和业务数据的结转与清除。l 本单位基本信息输入单击系统维护功能模块，重新登录，弹出系统维护对话框；单击数据本单位基本信息，弹出本单位基本信息对话框图，填入信息及企业标识（详见系统初始化本单位基本信息录入章节）l 数据的备份与恢复用户完善该系统之后和今后的业务处理中，会产生大量的数据资料。这些数据资料对日常经营的高效运转和业务的进一步开拓都有很重要的意义。因此，经常备份系统数据是非常重要的，万一发生意外，我们就可以利用备份数据来恢复数据，将损失降到最小限度。确保在备份前关闭所有的应用程序。备份后，应保护好备份文件。² 数据备份 具体操作如下：1） 单击系统维护数据数据备份，弹出数据备份对话框图，如下图：1) 依照上面的文字提示，单击功能键“”选择路径和文件名，如下图所示：2) 如果您要将它保存在我的文档下的新文件夹里，请在我的文档的下拉菜单中双击新文件夹，然后单击保存，则将文件保存到了新文件夹中，系统返回到数据备份窗口对话框中；3) 文件名系统自动生成，一般不需要改动；4) 这样系统便以您所拷贝的原文件名为文件名，以您所选择的存放路径为路径，自动将其填入“数据备份”对话框图中的“选择路径和文件名”中；5) 单击帮助，则弹出帮助对话框图；6) 单击关闭，则本次备份无效；7) 单击开始备份，系统进行备份，备份完毕，系统给予用户提示；8) 单击确定，系统将您当前使用的帐套的数据备份到您所指定的路径下面的指定文件夹中，备份成功。² 数据恢复 数据恢复就是将备份数据文件取代现在您正在使用的数据文件，其结果是系统内的数据将被备份的数据取代，所以您要十分谨慎，确保在恢复前关闭所有的应用程序。具体操作请参照（数据备份）章节。² 拼音码（重置）将配件名称、客户名称、供应商名称等设置为拼音码，这样在以后的操作中便可以用拼音码的全部或部分来代替繁杂的名称输入了，使用户的操作更快捷。如：供应商为张无忌的拼音码可设为zwj。具体操作如下：1) 在“系统维护”界面中单击数据拼音码（重置），弹出拼音码（重置）对话框，分别把配件名称、客户名称、供应商名称设置为拼音码。如下图所示：2) 单击开始重置，则可重新设置拼音码；3) 单击帮助，则弹出帮助菜单，获得帮助；4) 单击关闭，拼音码设置成功，系统返回到系统维护主界面。² 业务数据的结转与清除系统正常运行一段时间后，将产生大量的数据，其中可能有很大一部分冗余，例如：有的结转方式需要调整，有的客商的单位己撤消，有的库房己不再使用，这些都不能在已运行了很长时间的这个套帐中修改，那样将影响原有数据的完整性。而只能在新的一套帐中来更新，在新的这一套帐中应该有原有帐套中必需的数据。这就需要用到结转功能 。结转的另一个作用是可以不再在大量己过时的数据中查找、统计，降低系统的反应速度。 经营期结转 经营期结转的操作如下：1 单击数据经营期结转，弹出“期末结转向导”对话框，如下图:2 详细阅读以上内容，确定要结转后单击下一步，在继续弹出的对话框中进行结转前帐套的备份。如下图：系统自动给出要结转的帐套名称和库文件名；3 用户可依照上面文字提示输入另存为新帐套的名称和库名，也可以在功能键“”中选择另存为新帐套的库名（详细操作请参见系统维护数据备份章节）4 单击备份为新帐套（D）按钮，将建立一个新的帐套来保存要结转的帐套中的数据。您可以自己指定新帐套的帐套名称和保存路径。也可单击功能键“”来选择所要保存的路径。5 继续弹出的开始结转对话框中单击开始结转，系统自动进行结转，再次进行确认后操作完毕。6 系统返回到“系统维护”界面。清除业务数据 清除业务数据所实现的功能就是清除日常进货、销售业务过程中产生的这些业务数据。执行该项功能，被清除的数据有：报价单、销售单、销售退回单、入库单、定货询价单、采购退货单、盘点单、内部调拨单、进货销售历史资料、库存商品总帐明细帐、应收应付商总帐明细帐。 执行该项功能，被保留的数据有：库存商品的商品属性、客户和供应商信息、仓库设置、车型、客户和供应商类别以及，出入库方式等说明信息。 执行该项功能，所有业务数据将全部清空，所以我们强烈建议用户在执行该项功能之前先备份数据。请慎重！慎重！再慎重！清除业务数据的具体操作：1) 单击数据清除业务数据，则弹出清除业务数据对话框，如下图所示：细读清除说明，确定要清除后单击开始清除；2) 系统给予再次确认信息，用户确认后则数据库被清除。千万谨慎从事。3) 单击取消则取消本次操作。第三节 操作员维护及权限设置操作员的维护及权限设置包括两方面的内容：一是操作员的维护，二是操作员权限的设置。只有进行了维护的操作员方可进入本系统进行操作，并且此操作员只有进行了权限设置才享有相应的操作权限，对此权限进行操作。下面介绍其操作过程：l 操作员维护在“系统维护”界面中，单击操作员操作员维护按钮，弹出“操作员维护”对话框图，如下图：² 添加新操作员1) 在“操作员维护”界面中，单击新操作员按钮，弹出下图：2) 填入操作员姓名和密码，并确认密码；3) 单击确定按钮，弹出操作员维护对话框：“操作员XXX填加成功”；4) 单击确定按钮，系统返回到操作员维护界面。² 删除操作员在“操作员维护”界面的用户列表中选中您要删除的操作员，单击删除按钮，系统弹击确认对话框：“您确定要删除操作员XXX吗”，单击确定按钮，则系统将此操作员删除。 ² 重置操作员密码1) 在操作员维护界面，选中您要重置密码的操作员，然后单击重置操作员密码按钮，弹出“重置操作员密码”对话框图；2） 输入操作员的旧密码和更改后的新密码，并再次确认密码；3） 确认后单击确定按钮，弹出“重置操作员密码”对话框：“您确认要修改操作员XXX的密码吗？”4） 单击否，则取消此次更改操作员密码的操作。5） 单击是，系统进行再次确认验收后操作员密码重置成功。6） 系统返回到操作员维护界面。以上操作完毕后，在“操作员维护”界面中单击帮助按钮可以获得帮助，单击关闭按钮，系统将关闭“操作员维护”窗口，并返回到“系统维护”界面。l 操作员权限设置具体操作如下：1) 在“系统维护”界面中，单击操作员权限设置按钮，弹出“权限设置”对话框，如下图：2) 在姓名栏中选中所要设置的操作员，用鼠标单击权限前的小方框，标有红色的“”， 说明操作员享有此权限，没有红色标记“”的说明操作员无此权限。 （如上图所示）3) 单击全部选中，则所要设置的操作员享有全部权限。4) 将操作员权限设置完毕后单击确认权限按钮，则系统确定此操作员权限的设置。5) 单击关闭按钮，则操作员权限设置完毕，系统返回到“系统维护”界面。第 三部分配件管理 本部分主要向用户介绍了在业务进行中所涉及的进货管理、库存管理、销售管理、往来帐管理和统计分析，另外两个功能条（系统登录和数据维护）己在前面的章节中给予阐述，在此不做讲解。窗口和帮助在此也不必多讲，用户只须单击它，试试即可。第一章 业务流程综述在“博士德配件经营管理系统”功能模块图中，单击配件管理功能模块，系统进行重新登录，进入“Boss博士德配件经营管理系统”界面，并出现业务导航框图，此图简单、明了，将使您对本系统的操作流程一目了然，如下图所示： 导航图可分两个部分：绿色条是您做业务的基本信息，其中包括配件信息、客户信息、供应商信息、仓库定义、车型定义、人事档案、客户类别、供应商类别和其它信息；黄色条是基本业务流程，可分为三部分，其中包括：1、 用户与客户之间的业务（左侧四个功能条：报价单、收款、销售清单、销售退回）；2、 用户与供应商之间的业务（右侧四个功能条：询价单、付款、入库清单、采购退货）；3、 用户的库存处理（中间三个功能条：盘点单、库存、调拨单）。这样您可以单击“博士德配件经营管理系统”模块中上面的功能条来进行操作，也可以直接单击“业务导航”图中的某一项就能做您 需要做的业务了，导航图示更方便、明了，便于用户操作，是本系统的特点之一。详细操作及功能模块的详解请见以下各章。第二章 期初录入由于期初录入是您进行业务处理的第一步，一般只进行一次，所以首先来介绍它。用“一劳永逸”这个词来形容计算机软件在经营管理中的应用是再贴切不过了。那么这个“劳”字指的就是期初数据的录入。当您第一次使用本系统进行业务处理时，您需将手头的帐转接到计算机中，我们把这一过程称为期初录入。这项工作可以分两大部分来进行：基本信息录入和期初数据验收。基本数据录入： 完善配件信息及其在各仓库中的期初库存数量和单价、客户信息及其应收帐款期初余额、供应商信息及其应付帐款期初余额、人事档案信息、仓库定义、车型定义、客户类别、供应商类别、出库类别、入库类别、结算方式、运输方式、退货原因、包装方式、单位量词定义等基本信息。 这些信息中必须要输入的内容是：有期初库存余额的库存的配件信息和有期初应收帐款的客户信息及有期初应付帐款的供应商信息，其它的信息，或根据需要定义，或在软件的使用过程中不断的完善。期初数据验收: 如果是新建的一个帐套，您会发现配件管理中只有数据维护功能可以使用。原因在于使用软件之前，您必须告诉它，现有的各种配件的库存余额（包括库存数量和库存金额）是多少、各个客户欠款（应收帐款）的余额是多少、欠各个供应商的应付帐款余额是多少。这些工作都做完了以后，就可以进行期初数据的验收了。 期初数据验收后，您的手头帐才正确地转接到计算机中，这时您便可以真正地在“博士德配件经营管理系统”中遨游，进行您的业务管理了。第一节 基本信息录入用户在正式使用本系统之前，将手工帐中现有客户信息正确录入到计算机中，以完成手工和计算机的交接，保证后续工作的正常发展。用户所需录入的基本信息有：配件信息、客户信息、供应商信息、人事档案及其它信息（入库类别定义、结算方式定义等）。l 配件信息录入在“Boss博士德配件经营管理系统”界面中，单击数据维护配件信息配件信息按钮，弹出“配件属性定义”对话框图，如下：² 添加新配件具体操作如下：1)        单击新配件或单击菜单添加新配件按钮，弹出添加新配件对话框图，如下：2)       在“基本属性”栏中，用鼠标单击所要填加的信息空白处，依次添加新配件信息（编号、图号、名称、英文等），单击“单位”、“车型”的下拉菜单，选择单位、车型，如果是进口，请用鼠标单击“是否进口”，系统将打上“”标记；3)       在价格属性栏中依次填入计划价格1、2、3及计划销价1、2、3等价格信息；4)       在扩展属性栏中依次填入配件的扩展属性（每包数量、重量、关税税号等信息5)       在下面的配件编辑器中单击配件编码一横行中的任意一个按钮，弹出您当前所编辑的配件编码，依照提示在配件编辑器中依次填入配件信息（配件编码、仓库代码、期初库存、平均单价、库存金额、货位）；6)       单击继续添加, 同样操作可添加多个配件信息；7)       添加完毕后单击保存返回按钮；9) 单击帮助按钮则弹出帮助菜单，获得帮助。² 编辑（修改）配件信息具体操作如下：1)       在“配件属性定义”界面的“配件编码”栏中设定查询条件，单击开始查询按钮，对您所要编辑的配件进行查询；2)       单击编辑按钮，弹出该配件的基本属性编辑框图；3)      单击清除条件则清除本次查询条件，重新设定条件则进入第二次查询。4)       以上1、2步操作也可简化为在“配件属性定义”界面的配件选择器中双击您所要编辑（修改）的配件，弹出该配件的基本属性编辑对话框图。5)       在该配件的基本属性编辑框图中，单击更改按钮，可更改该配件的编码，如下图： 6)       在更改编码对话框图中输入该配件的新编码，单击确定按钮，则更改了此配件的编码。7)       依次编辑（修改）该配件的基本属性信息、价格信息、扩展属性等信息。8)       在下面的配件编辑器中依次更改该配件的仓库代码、库存数量、平均价格、货位等信息。9)       编辑完毕后请单击保存，则系统自动保存了您对该配件信息的编辑（修改）。10)    在左侧的搜索栏中设定条件对您 所要编辑的配件进行搜索，或者在左侧的配件选择器中单击您所要编辑的配件，则进入对下一个配件的编辑。11)     同样操作可编辑修改多个配件信息。12) 单击保存关闭。注：已使用的配件属性不能更改。² 重置库存具体操作如下：1)       在“配件基本属性编辑器”对话框图中，单击重置库存按钮，系统弹出下图：2)       根据系统的文字提示，确认后单击确定，系统提示重置库存成功；3)       单击取消则取消本次操作，系统不进行重置库存并返回到原来界面。² 设置1)       在“配件基本属性编辑器”对话框图中，单击设置按钮，弹出打印设置对话框图，如下图：打印设置可分为三部分：“打印标题及格式”、“纸张类型”和“打印项目”。（a） 设置打印标题及格式1.您可以根据实际情况填写报表标题、和选择报表格式和打印单位信笺头，然后单击确定，打印标题及格式则设置完毕；2.单击恢复默认值则恢复到系统默认值；3.单击帮助，则弹出帮助菜单，获得帮助。（b）  设置纸张类型 单击纸张类型按钮，进行打印所需纸张类型的设置（具体操作在此不做详解）；(c)     设置打印项目1. 单击打印项目按钮，弹出下面对话框图，如下图：2. 在此图中根据您实际需要，单击您要打印的项目，系统自动给其标上“”，进行打印项目的选择，再次单击此项目，则标记消失，取消此项目的打印。3. 单击帮助，弹出帮助菜单可以获得帮助。² 预览单击预览则可以进行打印前的预览。² 打印设置好打印格式后，单击打印，可以进行所选报表的打印工作（在此不做详解）。² 删除在编辑配件信息时单击删除，则作废此单据的编辑。²  浏览单击浏览按钮可以进行配件信息的浏览。²  菜单单击菜单按钮则弹出下拉菜单，此下拉菜单各项与上面各功能按钮相同，在此不做一一介绍。²  帮助单击帮助按钮则弹出帮助菜单，获得帮助。l 客户信息录入 具体操作如下：在“配件管理”界面下，单击客户信息客户定义按钮，弹出下图：其中“添加新类别”、“编辑客户”、“设置”、“打印”等功能按钮的使用和具体操作请详细参见“配件信息录入”，“重置应收款”与“重置库存”的操作同。l 供应商信息录入具体操作如下：在“配件管理”界面下，单击供应商信息供应商信息按钮，弹出下图：其中“添加新供应商”、“编辑供应商”、“设置”、“打印”等功能按钮的使用和具体操作请详细参见“配件信息录入”，“重置应付款”与“重置库存”的操作同。注意：请您在上面的操作中一定要在配件信息中输入配件的“库存数量”，在客户信息中输入“应收款余额”，在供应商信息中输入“应付款余额”，以便做后面的期初数据验收工作。l        人事档案信息录入在“配件管理”界面下，单击人事档案按钮，弹出下图： 其人事档案的操作与客户信息录入相同，请详细参见之。 l 仓库定义具体操作如下： 1) 在“配件管理”界面下，单击配件定义仓库定义，弹出仓库定义对话框图，如下图：2) 单击新仓库，则弹出“添加新仓库”对话框图，如下图：在此图中填入仓库代码（D）和仓库名称（M），然后单击确定，则定义了一个新的仓库，系统返回到“仓库定义”界面。3) 单击取消，则取消本此仓库的定义，系统返回到“仓库定义”界面。4) 在“仓库定义”界面中，选中某一仓库，单击删除，则将此仓库删除。5) 在“仓库定义”界面中，单击帮助，则系统弹击“帮助”菜单，获得帮助。6) 在“仓库定义”界面中，单击关闭，系统返回到“配件经营管理”界面。l 经营车型定义具体操作如下：1) 在“配件管理”界面下，单击配件定义经营车型定义，弹出“经营车型定义”对话框图，如下图：2) 单击新车型，则弹出“添加新车型”对话框图，如下图：在此图中填入车型代码（M）和生产厂家（C），然后单击确定，则定义了一个新的车型，系统返回到“车型定义”界面。3) 单击取消，则取消本此车型的定义，系统返回到“车型定义”界面。4) 在“车型定义”界面中，选中某一车型，单击删除，则将此车型删除。5) 在“车型定义”界面中，单击帮助，则系统弹击“帮助”菜单，获得帮助。6) 在“车型定义”界面中，单击关闭，系统返回到“配件经营管理”界面。l 客户类别定义具体操作如下： 1) 单击客户信息客户类别定义按钮，弹出“客户类别维护”框图，如下图：2) 单击新类别按钮，在光标处添加新类别，重复操作可添加多个，如下图所示：3) 添加完毕单击保存。4) 在“客户定义”界面中，选中某一客户，单击删除，则将此客户删除。5) 在“客户定义”界面中，单击帮助，则系统弹出“帮助”菜单，获得帮助。6) 在“客户定义”界面中，单击关闭，系统返回到“配件经营管理”界面。l 供应商定义具体操作如下：1) 单击供应商信息供应商类别定义按钮，弹出“供应商类别维护”对话框图，如下图：（供应商类别的定义的操作请详细参照客户类别的定义）。l 其它信息录入其它信息的录入包括：入不敷出库类别定义、出库类别定义、结算方式定义、退货原因定义、运输方式定义、包装方式定义、计量单位定义。以上各信息的录入请详细参见（客户类别定义）。第二节 期初数据验收用户在正式使用本系统之前，将手工帐中现有客户信息正确录入到计算机中，要进行数据的验收，以保证正确地完成手工和计算机的交接，使后续工作的正常发展。用户所需录入的基本信息有：配件信息、客户信息、供应商信息、人事档案及其它信息（入库类别定义、结算方式定义等），在上面的操作中我们已经详细给予了介绍。数据验收之前，用户在配件信息定义中输入每一条配件信息，都可以同时输入该配件在各个仓库中的库存数量和单价。在客户定义中每输入一个客户，可以输入该客户的应收帐款余额。在供应商定义中每输入一条供应商信息，可以输入该供应商的应付帐款余额。输入完成以后，如果发现有误，还可以在编辑界面中进行修改。用户输入了这些信息后就可以进行期初数据录入验收了。期初数据验收的具体操作如下：1) 单击数据维护期初数据验收，弹出“期初数据（浏览）验收”窗口，如下图：2) 分别单击查看库存期初数、查看应收款期初数、查看应付款期初数按钮，系统导出各项的期初数额，供用户进行检查； 3) 如果有误，可回到原来的编辑界面修改；4) 单击右下角的刷新按钮，可以刷新显示； 5) 确认各库库存、应收、应付等数据都准确无误以后，就可以单击“期初录入数据验收（库存、应收、应付）”按钮进行验收，系统会不厌其烦的反复询问用户期初录入的数据是否正确，在得到了用户的完全确认以后，系统进行期初数据的登帐工作，验收（登帐）以后，所有期初录入的数据不能再进行修改了（但可以调整），菜单项期初数据验收也将消失；6） 做了期初数据验收之后，就不能再进行期初数据（期初库存、往来帐期初余额）的录入了。如果还有没有输入完毕的库存，可以做入库单入库，也可以做盘点单盘盈入库；如果有没有输全的应收帐款信息，可以到应收帐款发生录入中输入；同理，如果有没有录全的应付帐款信息，则到“应付帐款发生录入”中输入。忠告：请确认开帐日期（如：2000/06/08日开帐，就不能处理2000/06/08之前的业务了）。验收之前可以到系统维护数据本单位基本信息中的登录日期栏中修改。验收完毕，首次使用 Boss 大老板需要进行的录入工作全部完毕，您可以轻松地进行“进”、“销”、“存”管理了。第三章 进货管理进货是指企业为销售，通过货币结算取得商品的行为。如果购入的商品不是为了销售，如固定资产的购入；或者不是通过货币结算取得商品，如接受其它单位赠送的样品，则不属于进货的范围，也不在本章节讨论的范围之内。进货方式一般是直接从供应商进货。在博士德配件经营管理系统中进货管理主要包括两种操作：一是单据的录入，二是单据的查询操作。单据的录入包括定货询价单、入库单和采购退货单的建立、编辑（修改）、作废、保存、预览和打印，其中定货询价单可以导入订货单，订货单可以导入进货单；单据的查询包括这些单据的查询工作，其中入库单查询可分为按入库单查询和按配件或供应商查询，采购退回查询包括按采购退货单查询和按配件或供应商查询。下面介绍三种单据的录入方法：（以询价单的编辑为例）一直接录入法（键盘录入法）1）依次单击进货管理定货询价单新建，计算机会自动给出：单号、操作员（二者不可更改）、日期（可点击滚动条进行选择）。2）单击“小手”，出现供应商选择器对话框，双击选中的供应商，计算机会自动将供应商信息填入询价单。3）用键盘输入配件编码配件（或图号/名称/名称的汉语拼音字头）的全部或一部分，按回车键，计算机会自动排选，给出符合条件的所有配件，双击选中的配件，计算机会自动将该配件信息填上。4）输入数量、选择单位，如果输入单价，计算机会自动计算总金额，然后再输入或单击滚动条选择其它信息（如发票方式、运输方式、附言、经办人等）。二、选择录入法1）（同上）2）（同上）3） 单击添加配件（或按F5键，或双击配件编码一横条及下面的空白处任意一处），会弹出供应商选择器，双击选中的配件，计算机会自动将该供应商的信息填上。如您还想添加配件，可再次单击添加配件，或按一下键盘上的向下光标键，双击所选配件一横条的任意一处，在供应商选择器中双击选中配件，即可看到您选择的配件已追加在上一条记录之后。4）（同上）三、导入法1） 单击菜单按钮，选择导入功能。2） 选择导入的清单。3） 在弹出的配件/供应商/客户选择器中选中所要导入的配件，双击此配件，则系统自动导入该配件信息。第一节 单据的录入u 由于单据录入法的前两种最基本易掌握，为了不累赘，在此只以第三种方法，即导入法来做单据录入的讲解。l 定货询价单的录入功能：建立编辑定货询价单及其保存、预览、打印等。 具体操作如下：1) 依次单击进货管理定货询价单,弹出定货询价单，如下图：2) 单击新建按钮，计算机会自动给出：单号、操作员（二者不可更改）、日期（可点击滚动条进行选择）。并显示“小手”。3) 单击供应商编码右侧的“小手”，出现供应商选择器对话框，双击选中的供应商，计算机会自动将上此供应商信息导入询价单。4) 如果您想查找某一个供应商，上面的操作可改为在供应商选择器中输入要查找供应商的编码（或类别/名称/联系人/省市的名称或汉语拼音字头）的全部或一部分，单击开始查询，计算机会自动排选，给出符合条件的所有配件信息，单击选中，计算机会自动将该配件信息导入询价单。单击清除条件将进入下次查询。如下图所示：5) 用鼠标双击“配件编辑器”中配件编码一横条功能键的任意一个，弹出配件选择器，来选择您所要编辑的配件信息。系统将此配件信息自动导入询价单。（配件选择器的操作与供应商选择器的操作同）6) 另外，以上供应商与配件选择的功能键还可以在菜单中找到。要想导入配件信息，也可以单击菜单配件信息选择，在弹出的配件选择器中进行配件信息的选择，来导入配件信息。（同上面所述配件选择器的操作）要想导入供应商信息，也可以单击菜单供应商信息选择，要弹出的供应商选择器中进行供应商信息的选择，来导入供应商信息。（同上面所述供应商选择器的操作）7) 同样地，供应商的配件信息的录入，还可以单击菜单导入按钮，弹出开始导入对话框，如下图：8) 选择导入方式（从商品总库中导入、由报价单导入、从其它清单导入），在单击新建按钮，加入了供应商信息后，此时只可以从商品总库中导入，选择此项，单击确定按钮，则弹出相应的配件选择器，选中或查询（查询操作请参见上面介绍）某一配件，双击它或单击选中按钮，如想多选，可在选中一项的基础上左手按住键盘上的CTRL+SHIFT键，右手用鼠标点击所选择的配件，这样您可同时导入多项，单击确定，系统弹出下图：9) 选择添加数据方式，选择追加则此数据追加在原数据之后，选择覆盖，则用此数据将原数据覆盖；选择取消，则系统取消此次操作，系统返回到询价单编辑界面。10) 在询价单编辑界面的配件编辑器中，您按“键，出现一空白条，可在其中追加新配件。11) 作废单击作废则作废此询价单，单击保存，则生成询价单并保存；只有保存过的询价单才可被查询。12）价格参考 单击价格参考则弹出价格参考对话框，如图所示；选择要参考的价格，可查询此配件多种价格，单击确定；13）查进销存单击查进销存，则将所选中配件的进销存显示出来，如图所示；14）单击运输方式后面的小手（Ctrl + Alt + Y），将弹出一个录入对话框，用户可以 在这里选择填写“到站地点”、“包装方式”、“预计到货日期”；15）根据需要修改询价日期；系统自动为询价单编号；16）选择或输入经办人；17）编辑完毕，进行预览，打印。注：（1）选择发票类型（选择不同的发票类型只是说明按所询价格结算开据何种发票，只起说明作用，不影响单据格式。 （2）灵活应用使软件更好的服务客户，举例说明：ü 如要做“采购计划审批单”，可以在“定货询价单”中编辑后，在设置中将报表名称更改为“采购计划审批单”。ü 如要查询某种配件（某供货商供货）的进价及其相关价格，也可在“定货询价单”中实现查询。l 入库单的录入 功能：编辑、打印入库单，执行购入配件入库操作。具体操作同定货询价单。注：（1）系统自动计算每个配件金额和所有配件金额合计。（2）在应付运费栏输入由供货方代垫的运费，执行入库操作后系统自 动增加该单位的应付款。l 采购退货单的录入（同定货询价单）功能：编辑采购退货单。注：（1）如果要退货时无法确定原入库时的入库单，例如结转以后退回上期采购入库的配件这时可以不指明原单号。（2）在该单中“代垫运费”的含义是由我方代垫的应由对方支付的运费。第二节 单据的查询 只有保存过的单据方可进行查询。u 原地穿透查询：在各种单据的查询功能中，本系统设置了原地穿透查询功能，即您遇到任何一个单据的时候，只需单击一下此单据，系统则自动弹出此单据的明细表，供您查询。（此功能同功能按钮查询明细）u 模糊查询：在设定各项查询条件时，可以输入各项条件的一部分来进行查询，我们把它称为模糊查询。如：您记得某配件编码中有123三位数字面忘记了具体的编码，那么您可以只在编码栏中输入123进行查询即可。u 交叉查询：在设定查询条件时，输入查询条件的一项或几项进行查询，我们把这样的要询称为交叉查询。l 定货询价查询功能：查询用户对某一供货商和某一配件询价的情况。具体操作如下：1) 单击进货管理定货询价查询，弹出询价间单查询图；2) 单击“小手”确定某一配件，也可输入配件编码或输入“图号”、“名称”、“车型”、“品牌”的全部部分确定要查询的某一配件，如图：3) 单击 “小手”或输入编码确定要查询的某一供货商。（同上）4) 单击 时间段，选择框，将其画上“”，确定要查询的日期范围。以上三类条件，相互组合，可以产生各种不同意义的报表。5) 单击开始查询，系统将显示查询结果。6) 单击新查询，清除当前的查询条件和查询结果，重复上述操作进入第二次查询。7) 单击设置设定输出的大小和格式。 8) 单击预览、打印，将查询的结果输送到屏幕或打印机。l 入库单查询 功能：查询、打印已入库的“入库单”，包括入库单列表及其明细。² 按入库单查询1) 单击进货管理入库查询按入库单查询，弹出下图：2) 单击“小手”，弹出供货商选择器，如图：3) 在供货商栏中选定某个供货商，单击选中；或在查询栏中设定查询条件，单击开始查询选中，系统自动将所选中或查询的供应商信息填入入库单查询表内。在入库单元查询表内填入查询信息（结算方式、发票方式、入库时间等），单击开始查询，弹出下图：4) 查询明细：单击查询明细，弹出下图：5) 原地穿透查询：在查询得到的单据处双击该单据，系统弹出单据明细表，同上图。6) 查询结束后，单击关闭，系统恢复到入库单查询，单击新查询，将进入下一次查询；7) 单击设置，可进行页面设置；（同上）8) 单击预览、打印，可进行预览，打印；9) 单击关闭。注：此程序支持模糊查询。² 按配件或供应商查询具体操作如下：1) 单击进货管理入库查询按配件或供货商查询按钮，弹出下图；2) 单击请输入要查寻的配件栏中的“小手”，弹出配件选择器，选择配件信息（同上），单击请输入要查寻的供货商栏中的“小手”，弹出供货商选择器，选择供货商；（同上）3) 单击开始查询，将显示查询结果；4) 单击设置，可设置纸张大小和格式；（同上）5) 单击预览，打印，进行预览，打印；6) 单击取消，将取消此次查询；7） 单击新查询，进入下一个查询；8） 查询完毕后单击关闭。l 采购退回查询（同入库查询）第四章 库存管理库存管理主要是对库房商品的查询、盘点、调拨和货位维护。这些业务是通过一系列单据的建立和查询来进行的，包括对库存商品、盘点单、内部调拨单的查询，盘点单、内部调拨单的建立与编辑（修改）、和对货位的维护。第一节 库存商品、盘点单、内部调拨单的查询l 库存商品查询 功能：方便快捷地对库存配件及其进销存明细情况进行查询。打印多种库存配件报表及库存配件明细帐。具体操作如下：1) 单击库存管理库存商品查询，弹出下图：2) 设定查询条件或选中某一配件，单击查询属性，则显示库存配件全部信息；（可向右移动滚动轴查看）3) 单击查进销存，则显示选中库存配件的进销存情况；4) 单击设置、预览、打印，可进行设置，预览和打印；5) 执行查询后，系统将符合条件的记录排选出来；结果分两部分分别显示在表格中：第一个表格中显示所有符合条件的配件信息，如果选择的是全部仓库汇总，显示结果为库情况，如果选择的是某一确定仓库，显示结果为此库情况。第二个表格中显示某一配件在各个仓库中的库存情况，与第一个表格中显示的当前配件呈对应关系。6) 不需拖动滚动条，只需单击查询属性和查进销存就能查看配件详细情；7) 在设置中“要打印的字段”页面有一选项为“自定义金额”，在这一选项中用户可以从程序提供的七种单价和四类数量中任意选择一组，与原价相乘得到一个新价格。（并不是每一种组合都有意义）。l 盘点单查询（同入库单查询）功能：方便快捷地进行盘点单的查询打印。l 内部调拨查询（请参照入库单相应章节）。 第三节盘点单、内部调拨单的建立与编辑（修改）l 盘点单的建立与编辑（修改） 为了帮助库管人员调整商品的几面库存数量（即软件中反映的商品库存数量），使商品的帐面库存量与实际库存