如何分工、合作,提高工作效率？(8页).doc

-如何分工、合作，提高工作效率？歌唱（团结就是力量）有首歌唱得好“团结就是力量”，而且团队合作的力量是无穷尽的，一旦被开这个团队将创造出不可思议的奇迹。在很多情况下，单靠个人能力已很难完全处理各种错综复杂的问题、并采取切实高效的行动。所有这些都需要 人们组成团体，并要求组织成员之间进一步相互依赖、相互关联、共同合作，建立合作团队来解决错综复杂的问题，并进行必要的行动协调，开发团队应变能力和持 续的创新能力，依靠团队合作的力量创造奇迹。 既然团队合作精神有那么大的力量，接下来我们就了解下什么是团队合作吧。团队不仅强调个人的工作成果，更强 调团队的整体业绩。团队所依赖的不仅是集体讨论和决策以及信息共享和标准强化，它强调通过成员的共同贡献，能够得到实实在在的集体成果，这个集体成果超过 成员个人业绩的总和，即团队大于各部分之和。团队的核心是共同奉献。这种共同奉献需要一个成员能够为之信服的目标。只有切实可行而又具有挑战意义的目标， 才能激发团队的工作动力和奉献精神，为工作注入无穷无尽的能量。所以团队合作是一种为达到既定目标所显现出来的自愿合作和协同努力的精神。它可以调动团队成员的所有资源和才智，并且会自动地驱除所有不和谐和不公正现象，同时会给予那些诚心、大公无私的奉献者适当的回报。如果团队合作是出于自觉自愿时，它必将会产生一股强大而且持久的力量。鼓励团队的分工合作一个团队，既有分工又有合作才能提高效率，那么怎么鼓励团队的分工合作呢？首先要设定共同的目标，领导者要清楚成员的角色和特长，然后建立良好的规范和沟通制度，并适当授权让成员有更大的自主空间。1设定共同目标团队的目标是什么？也许这个问题听起来简单，但是却是能否成功完成任务的关键。团队一定要根据需要，清楚的确定目标。然后对项目的各种因素进行讨论并决定完成的最后期限。 2清楚团队成员的角色团队领导者的任务就是发现新成员并且提高团队合作精神，他要对团队中每个成员的才能和个性有着敏锐的判断力，了解成员的性格是外向的还是内向的；了解成员的技能，他们是工程师还是营销人员；了解他们是否不善于交流或是鲁莽任性，然后根据成员的特点安排他们的工作内容。3建立起良好的规范在团队建立之后，确定一定的规范非常必要。比如要定时召开讨论会议，确定工作进度以及相应的奖罚措施。规范的确立要与成员共同讨论决定，而规范一旦定下来，就需要人人遵守。 4良好的沟通制度解到其他人的进度情况，进而调整自己的进度，而且通过交流，还可以技能互补。可以通过定期召开团队会议来实现沟通，而且平时成员在交往过程中也可以交流工作内容。5适当授权一个团队的领导者，在合适的时候要给成员一定的自由空间，不能面面俱到，事无巨细。一则没有那么多的精力，一则给成员自由空间，可以发挥他们的创造性和能动性，同时让他们觉得没有受到辖制，提高他们工作的积极性。（下面讲一个小故事）.从前，有两个饥饿的人得到一个长者的恩赐，一根鱼竿和一篓鲜活硕大的鱼。其中一个人要了鱼竿，另一个人要了一篓鱼，他们得到各自想要的东西后，分道扬镳。其中一个马上把鱼烧起来吃了，结果死在了空空的鱼篓边。另一个向海边走去，因为他知道海里有鱼，当他看到海洋的蔚蓝，用尽了最后的力气向海边跑去，结果他死在了海边。 另外同样有两个饥饿的人，他们也得到了同样的一根鱼竿和一篓鲜活硕大的鱼。所不同的是，他们没有分开。而是一起每餐煮一条鱼，然后向遥远的海边走去。从此他们过着以捕鱼为生的日子，过几年，他们盖上了自己的房子，后来又各自取了妻子，生了小孩，过着幸福美满的生活。 故事前后两种截然不同的结果是因为，前者缺少合作精神，后者是通过合作相互帮助。 怎样提高团队工作效率总结有十点：1.要有目标意识 2.制定你的工作目标。制订你的工作计划。促进任务完成的"法则"5.遵循工作流程6.工作要分清轻重缓急7 .按照正确的步骤做事8.学会消除工作倦怠症9.养成使用"日常备忘录"的习惯10.为第二天的工作做好准备1.要有目标意识一个有理想有抱负的人，一定会为自己的人生设定出长期、目标。为了使这些目标实现，他就会充分做好生涯计划。具体地说，就是处理好自己衣、食、住、行等各方面的生活。一般说来，每个人都需用确立的人生目标可分为三种。其一是达成目标。对公司来说，是指营业额需过多少？或业绩要达到多少？至于一般人，则是指何时要结婚成家？何时要考取什么资格、执照之类的东西。其二是向上成长目标，就是追求比现在还要好的目标。譬如一个人的人格、性格、领导力、人际关系等，并没有所谓的终点站，而是要不断精益求精，追求上进即向上成长目标。其三是经检目标，即将亲身的历练放在很重要的位置，再依此设定目标。因为一般人是靠经验来促进自身和成长，所以，想要有什么成长，就需要先有什么经验了。如果你以经验为目标，就要争取多岗位练习的机会，最后确定最适合自己的岗位。2.制定你的工作目标在工作时，每个人都不可忽略的首要问题是确立目标。工作上没有目标，就等于马拉松赛跑没有终点线。因为，工作目标是一切工作之基石，所有工作之根本。无论工作的条件或内容怎样，但在制订目标时，都必须遵守一些原则。这些原则即具体性、计量性、期限性。在确立目标时，必须制订具体计划，也就是可以计量的数字予以表示，然后确定完成的具体期限。我们在具体实施时应该这样做：首先在标有"短"字的项目中选择三个最有价值的，然后以同样的方法，根据目标内容的重要程度，分别在中、长期项目中各选出三项，计为九项。有趣的是这些内容之间大多具有相关性，只是表现方式不同罢了，有的具体，有的抽象。综合上述内容，并联系起来，最后选择三个目标。既已确定了目标，今后努力的方向也就明确了，继之便是坚定不移地干到底，最终一定能战胜困难、挫折，胜利地实现目标。制订你的工作计划在完成一项任务或目标之前，每个人必须先做好计划，没有计划地进行工作，只会产生"浪费、忽高忽低、不合理"的涣散局面。消极的态度必然会导致工作上的失误。计划是一门，如按照计划进行训练，再艰巨的目标也能完成。关键在于你是否坚持。鉴于计划的重要性，希望大家务必掌握这门技术，并请牢记制订计划的五要素。（）确立目标：没有目标的计划是毫无意义的，空乏无力的。为什么要确立目标呢，最终要达到什么样目的呢？弄清上述问题是制订计划应具备的最起码的先决条件。（）掌握是否具备实现目标所必需的条件：人力、财力、物力、时间、信息等等。这些条件自然要受实际情况的限制。所以必须事先搞清楚实际情况对上述条件限制到什么程度。（）实现目标的方针、政策：在制订方针、政策时，一个有效的方法是广泛征求上级、前辈及下属等人的意见、建议。（）制订方针政策的具体安排：方针和政策一经决定，应马上做出安排工作。尽量发挥主观能动性、启动脑筋、考虑采用哪些方法才能使既定方针和政策变为实际的行动。（）力求方针、政策的完善：方针和政策是行动的指南，所以，要经常修改。为了提高方针、政策的质量，应时刻具备问题意识，发现问题并积极改进。促进任务完成的"法则""法则"即"hy、hat、ho、hen、here、ow。这些法则，我想在部分员工都知道，但能熟练地支配并善用的人却很少。员工如果有在完成任务的过程中，能积极并善用这些法则，其作用是可观的。下面叙述""的详细内容：（）hy（为什么-理由、目的）（）hat（什么-情况、材料、钱财、）（）ho（谁-人）（）hen（什么时间-时间、时期、期间）（）here（什么地方-场所）（）How（怎么样-实行的方法）在实际工作中，要认真思考并灵活运用上述法则的各项内容。除此之应掌握以下几个要领。（）hy（为什么）.有必要吗？.调查了吗？（）What（什么）.什么是必要的？.什么可以使用？（）Who（何人）.谁最适合呢？.应答应谁呢？.请谁合作好呢？（）When（何时）.什么时候开始好？.什么时候完成？.什么时候最合适？（）Where（何地）.在什么地方最合适？.放在哪里好？.在哪里可把东西弄到手？（）How（怎么样）.怎样干好？.怎么决定呢？.怎么处理好呢？对上述疑问，如能有令人满意的回答，就标上OK（很好），如果得不到正确的答案或回答是否定的，就需进行处理。5.遵循工作流程每一个人到上班，脑子里应时时刻刻存在有工作要依循目标-计划-实行-评估的流程来进行。所谓目标，是指明确地了解工作的目的何在？到何时、做到何种程度将能达到所设定的目标。计划是指想些方法，以更有效的做法促使目标如期达到。实行或称之为执行，这方面应该注意的有：（1）依据计划来正确、迅速地去执行。（2）严守完成日期。（3）不能照预定进度而不得不变更计划时，一定要向上司报告并接受其建议，千万不可独断独行。（4）做到一半发生疑问时，一定要与上司商量。至于评估，则需考虑以下几点：（1）如果进行得不顺利，其原因何在？（2）如果进行得顺利时，为何那么顺利？以及再确认一下其成功的原因。如果做事情都经过上述流程的话，就能自由的掌握住工作的全盘性。尤其是组织的工作，必有其纵向、横向流程，每一人脑子里必须时时存在着目的、背景与其他事情的关连性等观念，事情才能做到正确无误。6.工作要分清轻重缓急一个具有判断力的人，做事时一定会考虑优先顺序，先做最重工业的事，然后才做比较次的要的工作。万万不可先做自己认为好做或自己喜爱的事，那样，可能会将重要的事耽搁，造成公司的损失。那么该如何决定工作的优先顺序呢？一般说来，可以依据工作期限、重要程度，以及性质来判断。就公司而言，一般都要求员工在交货期之前必须完成工作，所以，在做事之前，应该制定一个紧密且可行的流程才是。身为员工，做事一定要坚持一大原则，就是"今日事，今日毕"，绝不可拖至明天，因为明天还有明天要做的事。如果每天都无法将今日的事做完，就会累积一大堆工作，造成赶不上交货期。假使突然接到临时插进来的工作，最好跟上司或资深人员商量，请教他们该如何处理。7 .按照正确的步骤做事一名员工被指示做某一工作时，最好依以下步骤来进行，可以收到事半功倍之效。（1）接受工作指令或命令。一般员工在做某一工作时，会接获上司的工作指令。这时候，不能只听上司所交代的，还要明确地掌握工作目的，所以，员工要深思的事情有：a.目标是什么？b.为什么必须达到那个目标？c.何时达到呢？d.如何会做得更好？（2）搜集有关的资料、情报。即搜集与工作的计划、执行等相关的文件、资料、情报，而且对于情报的选择，要有独到的眼光。（3）考虑工作的步骤与方法。愈是需要花长时间工作的事情，愈需要依照工作的步骤与方法来做，才比较有效率，此是宜好好活用"5W2H"（4）决定工作的步骤与方法。不妨从所拟定的几个方案中挑选较合理的，决定时应该考虑到"更早、更好、更轻松、更便宜"这几项因素，来做筛选。（5）制定实施表。（6）实施时须留意：a.确实依照所计划的步骤和方法去做。b.很有自信地去执行。c.时时审核实际进度和预定计划的差距，必要时修改所定计划。（7）检讨与评估。从品质、期限、成本等层面，将工作结果和当初的计划做一比较，如果不能达到预期效果，就应该找出其原因。（8）做完后，向上司报告。8.学会消除工作倦怠症一般员工在进入公司两三年后，大致上已摸熟了每天要做的例行工作，空虚感就会趁机而入，整天提不起劲，对工作产生倦怠感，严重的甚至会变得神经质、懒散、精神萎靡不振。空虚感因人而有不同的感觉和表现方式，但大致有如下症状：（1）每天多多少少流露出忧郁的神情。（2）每天觉得无聊、发闷。（3）对工作场所觉得索然无味。（4）觉得工作很不顺手。其发生空虚感的原因，与工作的重复呆板有很大的关系。员工情绪处于低潮时，切不可借酒消愁，那无济于事。最好是向公司请几天假，参加等休闲活动，换个环境来调剂身心，或者调换工作、调单位，来消除工作的倦怠感。但不管采取什么方法，以后仍难免再发生对工作的倦怠感。所以，员工应从根本上有面对工作、冲破障碍的意念。有句名言："生活中并不缺少美，而是缺少发现美。"同样，工作中也有许多新鲜刺激的乐趣，而是缺少发现。而且，我们还可以创造娱乐化的工作。9.养成使用"日常备忘录"的习惯"日常备忘录"，是一种把简单且精确的讯息文件和资料存储的工作，需要时可以立即找出来。如果平时不记"备忘录"，只用脑子去记，突然要用的时候却要花很长时间才能想起来，或者根本就想不起来了。有时候，不做"备忘录"，你会忘记上司安排你做的工作，当上司问你做的如何时，你才猛然想起来，可这时已经晚了。类似的事情你一定经历过。很多事记不下来，就必须在脑子里想着不能忘！不能忘！这样一来，你累都累坏了，还能干好什么工作！使用"日常备忘录"，能让你用最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。当你使用"日常备忘录"时，你就能亲身体验到它带来的积极变化，为你的成功提供有力的保证。一人优秀的员工在进公司上班后，应该养成记备忘录的习惯，特别是新进人员。随时记下备忘，除日后用得着外，对以后写营业日记、业务日记也有很大的便利。至于写备忘录时，不可忘记"5W2H"，是指When、Where、Who、Why、What；而"2H"，则是指How、How much。10.为第二天的工作做好准备做任何事情，只有先做好相关的准备工作，到时才不至于手忙脚乱，才能事情圆满地做好做完善。苏格拉底说："没有经过考验的人生是一文不值的。同样，没有做前期准备的工作是不会一帆风顺的。"有了第一天的短短几分钟的准备过程，你就能对第二天的工作有充分的认识，这样就知道第二天哪件事最重要，哪件事是应该最先做的，就能知道做事的轻重缓急和先后次序。所以，不要对昨天的几分钟的准备不以为然。相反，如果你在工作中无视"准备"，事前准备不充分，事后就会麻烦多多。头一天做好准备工作，可以了解第二天第项工作可能会发生的问题，并能采取预防措施，防微杜渐。第一天要准备第二天的事，每一天做的事都是在为将来做准备，当你做好了充分的准备，机会来临时你就会抓住，如果你没有做好准备，不管任何机会都不会是你的。结束课程：凡事做好准备，每一天都可以很轻松地达成你的目标。所有成功的人，都是凡事有准备的人。-第 8 页-