公司借款、报销管理规定.doc

公司借款、报销管理规定一、 目的规范和完善公司财务管理，严格执行财务制度，确保资金安全及合理使用。二、 适用范围本公司工作人员办理的差旅费、招待费、日常开支、材料采购、办公生活用品购买、合同付款等涉及企业资金支出的全部活动。三、 借款管理1、 借款人须填写借款单，写明用途、金额及必要说明，经本部门经理、本系统主管副总签字，3000元以上借款报总经理签字批准，3000元以内（含3000元）借款，总经理了解借款内容后授权财务部经理行使审批权。 2、 借款除差旅费、日常开支、零星采购外，原则上一律不得使用现金。3、 因工作需要借备用金的，根据情况核定标准，每年底清帐一次。4、 借款以支票、电汇、汇票形式开具的，除详细写明金额（大小写）、用途外，收款方名称必须与合同签约方、资金实收方、发票开具方四相符；特殊情况下有不相符的，必须由合同签约方既合同收款方出具付款委托书，写清原因及责任归属。不得开具空白支票和空头支票；需要开具限额支票的，限额不得高于借款额。5、 对外借款原则上要上报集团批准并签定借款协议，视情况要求提供有效的抵押物件。公司原则上不向员工提供非公借款及向本单位以外人员借款。6、 公司对学校借款、拨款，预算外部分需报经学校董事会和集团总部批准。7、 财务部负责对以上借款的审核、办理和定期催收。四、 报销管理1、 费用报销实行集中报销制，即每周二、五上午办理，特殊情况除外。报销流程见附图。2、 借款人须在借款后七日内，或借款后十四日内但业务活动完成后4天内，履行费用或支出报销手续，报账后结欠部分金额及不办理报销手续人员的欠款，财务部有权在当月工资中扣回，同时在旧帐未清前拒绝再次借款。3、 报销人须填写费用/支出报销单，按本制度第三条第1款规定履行程序后，方可到财务部领取资金或核销相应借款。涉及到多笔业务活动的，应在报销单后附报销清单，详列时间、人物、地点、事件及金额。4、 工作人员原则上在业务完成取得税监章的正式发票后直接报销取款，减少借款的次数、金额。5、 凡涉及报销后付款超过2000的，原则上一律不得使用现金；以自有资金先垫后报的，报销后可领取现金，但仅限于小额开支、差旅费、招待费。6、 报销后以转帐形式付款的，按本制度第三条第3款、第4款规定执行。7、 总经理出差在外不能签字而又急需办理的报销付款，总经理可电话通知财务经理办理，事后补签。五、 审核管理1、 借款人、报销人必须为在本公司工作人员，严禁非本公司人员直接在财务部办理相关业务。2、 借款、报销原因必须写明，涉及合同付款的，须按要求填写合同付款审批单。3、 部门经理、财务部经理、系统主管副总及总经理必须认真履行签字手续，了解资金来龙去脉，把握资金支付及报销尺度。4、 财务部会计、出纳、财务部经理必须严把资金支出及报销关，做到资金使用合理、支出清晰、报销及时、票据合规。严禁以任何形式的假发票、与事实不符发票、白条报帐。5、 极特殊情况下（如食堂采购副食品），应按本制度第三条第1款规定的程序履行签字，或按月统计核算后履行签字，方可报销。6、 合同付款，每付出一笔资金，财务部均须同时在该合同对帐单上记录清楚。六、 罚则1、 凡属不认真执行本制度的，财务部不得受理，并须在每月工作报告上详细列明，作为职工品、绩、效考核的重要参考；财务部不严格把关的，在总经理签字时，将其列为财务系统考核的重要参考；凡属弄虑作假或合伙蒙混的，以贪污行为论处。2、 凡属在借款报销环节上玩忽职守、渎职甚至有贪污行为的，集团（或公司）视情节轻重，分别给以罚款、降奖、降薪、降职、降股权、辞退处理直至以法律形式解决。此规定自公告之日起执行4