会议论坛工作布置方案细节(模板).docx

会议/论坛日常安排【】年【】月【】日拟在【】举办。论坛会议，具体安排如下:一、组织机构主办单位：协办单位：承办单位：赞助单位：二、会议内容论坛会集中于研讨分析,重点是，目标是三、会议安排(-)时间：年【】月【】日(二)会议地点：酒店1、大屏背景、指引牌、嘉宾证、工作证、桌签、接机牌等物料设计设计截止【】月【】 日前完成1、酒店预订房间（预付款给酒店，确保酒店预留房间）与领导商议参会嘉宾房间（如哪位嘉宾需要较高标准或者标准统一等等问题）2、矿泉水、果切预订、茶等相关物料准备3、提前准备资料袋、资料、伴手礼等相关物料4、汇总专家行程。汇总完成后，交付司机执行5、提前准备本（与领导沟通放公司的本还是放会议中心的纸？）、笔月26【】日从袁 博士【】汇总嘉宾行 程信息，及时与酒店 沟通房间预留事宜。 其他会场物料月日前准备完成1、车辆协调调度2、依照参会嘉宾行程单规划执行结合嘉宾行程安排， 规划用车数量。会场布置广告公司1、对接会场，提前进行会场布置（背景及展板搭建、指引牌摆放等）2、提前确认会场灯光、音响及大屏是否正常。3、确认暖场音乐正常播放4、确认开场视频正常播放【】月【】日晚完成1、桌签摆放（给领导拍现场桌椅摆放形式，确定桌签摆放顺次）2、提前将参会领导讲话PPT考到指定电脑3、提前将暖场视屏及音乐考到指定电脑（1月【】日晚完成1、对接广告公司，确保相关物料（嘉宾证、工作证、桌签），在开始前送达会 议现场2、对接【】，确保公司资料袋、资料、伴手礼会议开始前送达会场3、对接丽华苑会议中心，提前将资料袋及伴手礼放置于会场座椅上。4、矿泉水、茶杯、果盘摆放5、笔、本摆放6、矿泉水、茶、果盘等提前送达会场1月【】日晚完成接机/接机1、遵照嘉宾参会行程执行接机/接站工作2、接机/站前先以短信方式与客人取得联系，具体内容例举如下：期#老师，您好！我是【】行政工作人员【工欢迎您莅临【】指导工作。我将 驾驶“车型+车牌号”于#月#日#点#分抵达机场/火车南站。请您到达后及时与 我其取得联系。提前预祝您旅程愉快！3、将客人送到指定酒店后，第一时间工作群里汇报：#老师及随行人员相人，己送达丽华酒店#号房间！4、每辆车安排接机陪同人员，持接机牌，方便嘉宾识别接机车辆5、提前清洗车辆，车上放置矿泉水、纸巾、面包、牛奶等。6、将会议议程单在车上交给参会嘉宾，方便参会嘉宾提前了解准备。7、对于抵达较晚嘉宾，要礼貌询问其夜间就餐需求，及时安排8、告知酒店早餐开始时间。所有接机人员全部着 正装（接待院士需要 陪同人员手持鲜花）（）月【】日务必与 嘉宾短信建立联系会议时间1、【】对接会议中心会场负责人，确保灯光、音响、大屏背景及PPT播放正常 （准备翻页笔）2、【】催促会议中心工作人员及时添加热水等相关服务。3、【】负责会议期间全程拍照、摄像等工作。送机/送站1、遵照嘉宾参会行程执行送机/送站工作附件2：参会/论坛嘉宾行程安排序号姓 名性别单位及 职务陪同人员及联系方式是否公司订票专家是否有随同人员随同人数来宾接机/站联系人联系 抵晋 航班/ 车次时间接机/站人车型及车牌号联系方式酒店房间号返程航 J&/ 车次时间送机/站人车型及车牌号联系方式1234附件3:参会/论坛嘉宾住宿安排序号姓名性别单位及 职务联系方 式入住时间酒店房 间号饮食 忌口房间水 果是否 安排随同人 员姓名性别联系 方式酒店房 间号退房时间备注1(三)内容：1 .嘉宾报到时间：【】年【】月【】日(08:00-18:00)地点：酒店.领导会见及宴请时间：【】年【】月【】日17:30-20:00会见地点：酒店酒店【】层会见厅(17:30-18:00) 宴请地点：酒店酒店】层会见厅(18:00-20:00) 参加人员：姓名单位职称/职务3.欢迎晚宴时间：【】年【】月【】日【】地点：参加人员：全部嘉宾4、论坛会时间：【】年【】月【1日【】8:3012:00 （3.5小时）士也点：参会人员：全体参会人员四、日程安排期时间内容【】年【】月08:00-18:00嘉宾报到17： 30-18:00领导会见（地点：）参加人员：18:00-20:00领导宴请（地点：）参加人员：18:00-19:00欢迎晚宴（地点：）参加人员：不参加领导宴请的其他人员。年【】月08:00-08:30嘉宾入场08:30-08:35会议主持介绍与会主席、嘉宾等8： 35-8： 45领导致辞8： 45-8： 55会议主席致辞8： 55-9： 15嘉宾合影留念09:25-12:00论坛会（地点：四层锦绣厅）会议议程：由【】主持1 .嘉宾1讲话；2 .嘉宾2发表讲话；3 .12:10-13:00午餐（地点：）返程五、工作机构及职责（一）大会工作领导组工作职责：1、总体协调会务工作；2、确定会议日程、工作方案；3、邀请到会领导、嘉宾；4、对接相关厅局、企业、合作单位、赞助单位;5、接待到会领导、专家。总指挥：总协调：（二）秘书组工作职责：1、拟定报送请示、拟定会议通知、邀请函，收集参会回执;2、制作会议日程、会议手册、专家简介PPT、背景展示PPT等；3、准备主持词、讲话稿。负责人：成员：（三）交通安保组工作职责：1、做好接机牌/接站牌，安排领导、专家接送；2、安排参会代表自驾车辆通行和停放；3、会议期间安保和应急准备工作。负责人:成 员：（四）餐住组工作职责：1、对接酒店、协调专家、参会代表等办理宾馆入住；2、确定菜谱及座次，安排自助餐；3、准备、发放会场瓶装水。负责人：成员：（五）资料组工作职责：1、负责会议资料的准备、分发；2、负责工作证、嘉宾证、签到表、签到台、指引牌、桌签、 台签、易拉宝等的制作；3、负责现场签到。负责人：成员：（六）会务组工作职责：1、负责会场准备工作：摆放桌签、指引牌.，播放暖场片、 背景PPT等；2、确保会议期间LED屏、投影、话筒、激光笔等正常工 作，收集并播放PPT,会场话筒传递等；3、联络会场照相、摄像及合影。负责人：成员：六、具体分工及时间推进（见“参会/论坛分工及工作安排”）附件1:参会/论坛分工及工作安排总负责: 整体调度: 外部联络: 会务人员:工作板块负责人协助人员工作内容备注前期准备工作1、确认参会领导名单及发言PPT时间2、宣传片，确定播放时间3、汇总所有参会时间，预估是否需要安排中长茶歇时间4、确认主持开场词及串词时间5、确定会议议程及各项环节时间后，制作会议议程单6、确定资料袋装什么资料？ ？ ？7、确定伴手礼装公司什么产品？ ？ ？8、统筹协调整体会议工作议程要精确到各项环 节的具体耗费时间， 方便领导准备讲话稿 会议议程准备两份， 一份用于会场布置， 另一份交给司机，接 机时用1、确认专家行程（具体包括：姓名、随同人员及人数、联系方式、航班信息等2、确认专家PPT及讲话时长微止。月8【】日 前完成（不断更新）1、会场前期踩点，确认签到背景、会场入口及路径，确定需要制作几个指示 牌。会场展板尺寸按照公司展厅的来做，展板内容由管委会定。2、对接设计公司，跟进物料设计、制作及会场布置等设计截止【1月J日前完成物料制作截止【】月 1日前完成