文件和档案管理制度模板.docx

文件和档案管理制度一、目的为加强公司档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地 为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法有关规定，结 合公司实际情况，特制定本方法。二、范围适用于公司各类文件和各类档案资料的管理。三、职责1、行政部是公司文件和记录控制的归口管理部门，负责文件和 档案资料的发布和归档事宜。2、行政部是公司平安生产文件和日常记录档案的管理部门，根 据上级有关文件要求建立健全平安生产各类档案，并定期向行政部移 交相关文件和档案资料。四、归档范围1、但凡反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公 文、电报、 、图表、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。2、以下文件资料需归档管理：(1)上级部门下发的文件；(2)报上级部门文件；(3)公司下发的文件。3、以下平安生产档案资料需归档管理：(1)公司营业执照、许可证等重要证书；(2)管理制度、责任制、操作规程等汇编资料；(3)平安会议纪要，工作计划、总结等；(4)平安教育培训档案，包括：员工、相关方的教育培训记录、 考核记录、证件信息等；(5)劳动防护用品采购及发放记录；(6)隐患排查档案资料；(7)危险源档案资料；(8)相关方档案资料，包括签订的合同、协议书等；(9) “三同时”档案资料；(10)职业卫生检测、职工健康体检档案资料；(11)应急预案档案资料；(12)技术图纸等资料；(13)上级平安管理部门要求归档的其他资料。五、归档要求1、立卷归档要求(1)各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的 文件材料整理、立卷，向行政部移交。(2)各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归 档的文件材料，如有材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅 手续。(3)各部门向行政部移交档案时，要严格履行移交手续。(4)归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点， 保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。(5)为便于平安生产档案的管理，行政部应分类别建立各类安 全生产档案，并保持其有效性。2、保管期限各类文件、资料、档案等至少应保存3年以上，法律法规有其他要求的，遵循相关规定执行。3、档案的鉴定与销毁行政部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案 材料，按规定进行销毁。行政部对所保存的平安生产档案进行鉴定，对于保存期限已满或 已失效的档案材料，按规定进行销毁。4、保管形式行政部应设置公司级档案室，配备专人管理，行政部应设置平安 生产档案专柜、指定人员负责档案的日常管理。六、借阅管理1、公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门 领导批准，到行政部填写档案借阅单，方可借阅。2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意 或公司领导批准。3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、 清点，并在登记薄上注销。4、借阅人不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出， 如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关负责人批准。5、借阅的档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过10天。6、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按 公司有关保密规定办理。七、更新当法律法规、政策、标准和上级要求发生变化时，公司相关部门及时 对相关规章制度和操作规程进行修订、报批，并将新获取档案保存。