哒咔考勤系统快速操作指南概要.doc

1Last update:2013/3/14海南久其云计算科技有限公司总机:7 传真:邮 箱: 网 址:前言考勤是为维护企业正常工作秩序,提高办事效率,严肃企业纪律,使员工自觉遵 守工作时间和劳动纪律。早期考勤通常就是用笔在记录簿上签个名字,由于代替现 象时有出现,现在通常使用生物识别、门禁刷卡来做考勤。现在有些公司有公司独立 ERP 办公系统,也有考勤管理制度。比指纹考勤机更方便,更严格。传统考勤管理已经非常成熟,但传统考勤管理系统基本都是围绕考勤机配合考 勤软件来实现考勤管理,尽管随着软硬件技术发展,考勤机识别装置已经从最初 纸带、卡片以及电子标签进化到现在最先进指纹、人脸、虹膜识别,但其始终都很 难突破必须在固定地点打卡或打卡地点经常变更局限,这就在很大程度上限制了对于 外勤员工考勤管理。目前,在大多数企业中,由于受传统考勤模式局限,对于外勤人员考勤管理基 本上处于一种失控状态,无法掌握外勤人员或公务外出工作投入情况,一些人员甚 至利用工作时间做出有损工作或公司事情,不仅容易导致工作效率低下、贻误商机, 甚至还会由于考勤监管不到给公司造成重大损失。随着互联网技术和智能手机终端发展,云应用模式、智能手机、全球定位系统、 网络定位系统结合为解决现有考勤系统弊端带来了转机。 哒咔考勤是利用云 +端技 术架构实现一个具有高可用性和灵活性考勤管理系统。云,是指在线云服务,为 企业 HR 和主管提供在线考勤管理功能。 端, 则是指手机客户端, 企业员工利用安装智 能手机上软件,借助于手机网络、 GPS 、 WIFI 等定位功能,来完成上下班签到、请假、 审批、位置信息采集等功能。非常适合各类型企业事业单位对分支机构、外勤人员考 勤管理和工作活动管理等。 具有部署简单、 使用方便、 成本低廉、 安全可靠等诸多优点。手册目标本手册主要通过对哒咔考勤管理系统快速初始化介绍,为本系统用户入门使 用提供快速指导和帮助。用户通过阅读本手册可以快速完成对哒咔考勤系统初始化设 置,几分钟时间就可以实现对本单位考勤管理。阅读对象本手册是为哒咔考勤系统管理人员编写。 适用于 HR 、 企业管理人员、 IT 支援人员 阅读。版权声明哒咔考勤系统快速操作指南版权归海南久其云计算科技有限公司所有。未经 海南久其云计算科技有限公司书面准许,不得将本规范任何部分以任何形式、采用 任何手段(电子或机械,包括照相复制或录制 、或为任何目,进行复制或扩散。 Copyright © Hainan Join-Cheer Cloud Computing Technology Ltd.3快速操作指南系统初始化非常简单, 开通哒咔考勤服务后, 登录系统, 仅需要几个简单步骤, 只需几分钟,您就可以完成一个考勤系统建设。请仔细阅读下面内容。1. 注册账号要进行考勤管理,您首先需要为自己公司注册一个账号,注册账号和开通考勤服 务都是免费。在浏览器中输入或按 Ctrl 键点击本链接 , 即可进入哒咔考 勤官方网站,点击网站上方“免费注册” (下图位置 ,进入注册界面:在图中位置,输入相应信息:企业名称:贵公司企业名称登录名:企业管理员账号,需要用此账号登录系统对考勤进行管理密码:企业管理员密码,建议大小写字符和数字混用,以提高您账号安全性。另 外我们对密码采用了不可逆密码加密技术存储,任何人都无法获取到您 密码。邮箱地址:请输入贵公司用于外部联系邮箱地址,以后我们会将服务、账单等信 息发到您指定邮箱中。手机号:请输入您手机号,将用于接收注册验证码以及找回密码。验证码:输入上述信息后,点击“发送验证码”图中位置,然后您手机会收 到验证码短信。验证码有效时间是 2分钟,请您务必在有效时间范围内 输入并完成注册。如果没有收到短信验证码,您可以重新获取验证码。为避免验证码失效,请您在输入验证码后,尽快点击“提交”按钮,图中位置。 如果您信息都输入无误,就可以注册成功,并开始体验便捷哒咔考勤服务了。注意:在您完成注册前,请务必认真阅读用户协议 ,您注册成功即表示您同意 并遵守该协议。52. 登录系统注册完成后,系统引导您进入系统登录界面,您也可以通过点击页面中“进入系 统” ,即下图中位置。此时,您可以在图中位置,输入刚刚注册企业管理员账号信息进行登录。 登录身份请选择“企业管理员” ,登录名即为企业管理员账号。验证码不区分大小写。 输入完成后, 点击 “登录” 按钮, 图中位置 , 即可登录到 “哒咔考勤” 管理系统, 对您企业考勤进行初始化,并开通贵公司专属考勤服务。下面内容将引导您快速完成初始化工作,为本企业员工开通考勤服务。73. 设置考勤位置进入系统后,首先点击“位置管理”按钮,进入位置管理功能,如图上所示按 钮。注意:在设置考勤位置时,请确认您计算机已经连上了互联网,否则地图不能正 常显示。首先,在地图上找到您要标注位置,然后点击“标注位置”按钮,在图上位 置,此时系统进入地图标注状态。然后,在您需要标注位置点击鼠标左键,即可弹出“新建位置”对话框。如图中所示。此时,在对话框中输入“位置名称” ,指定好“位置分组” ,输入“允许误差”默认 是 500米,然后点击确定即可。您也可以在地图上方搜索框中输入您要搜索位置名称,然后点击搜索按钮,如 果有搜索结果,会在屏幕右方显示出来,您就可以选择一个正确位置直接进行添 加。说明 :允许误差,受定位方式和网络状况等诸多因素影响,手机定位时会产生一 定误差, 误差范围从 10米至几千米不等, 为了提高打卡精度, 建议对于固定地点 考勤,采用 WIFI 方式连接互联网,一般可以将位置误差提高到百米以内。94. 设置假日点击 “假日设置” 如下图位置所示, 进入假日设置后, 系统有一个标准节假日 方案,如果您单位节假日和中国法定节假日一致,就无须再新建节假日方案了。在图中位置,根据您单位实际情况可以勾选启用相应节假日设置。 勾选完成后,点击保存按钮,在图中位置,把设置保存一下即可。说明:节假日设置主要用于考勤计算,设置为非工作日日期在计算考勤时将 不会被计算在内。5. 定义考勤规则考勤规则定义主要是为了确定考勤时一些具体规则,比如考勤是坐班还是弹性工 作制,有效打卡时间是几点到几点,考勤地点如何确定,以及迟到、旷工等认定 规则等等。一般来说,考勤规则参照公司考勤制度设置就可以了。点击主界面“考勤规则”按钮,即可进入考勤规则设置界面,第一次进来时 候,系统中没有考勤规则。您可以点击新建按钮(图中(1位置 ,就会为您新建一 个考勤方案,如果您已经有考勤方案,可以选中一个考勤方案(图中(2位置 。然 后就可以在右边属性界面中根据您单位考勤规则,来设置相关属性了(图中(3 位置 。设置完成以后,一定要点击下面应用按钮,以保存您设置(图中(4 位置 。下面介绍一些基本概念:考勤类型:这个比较重要,目前系统支持三种类型。坐班制:上下班时间和工作地点都比较固定,像朝九晚五在固定地点上班或者像 有些工厂三班倒,我们认为都属于坐班制。弹性工作制:一般有些管理比较人性化公司采用一种考勤方式,大多要求一天 工作多少小时就可以了,如果您公司使用是弹性工作制,那就可以选择 该类型了。自由打卡:大多是不太限制工作地点,一般适合于对市场人员或工作地点不固定 外勤人员,在这种模式下,考勤更多是对外勤人员工作监测约束。 规则名称:取一个容易理解和记忆名字即可。工作时间:即正常上下班时间,比如:8:0017:00, 9:0017:00等。上班打卡有效时间:就是在此时间范围内上班打卡都视为正常上班。下班打卡有效时间:就是在此时间范围内下班打卡都视为正常下班。迟到旷工:有些公司考勤规定,迟到超过一定时间视为旷工,如果没有可以不 勾选。早退旷工:和迟到旷工类似,如果没有可以不设置。打卡位置:可以设置上下班在同一地点打卡,有些公司有多个办公地点,上下班打 卡位置不太固定,可以不勾选。另外,在打卡位置中,可以添加多个位置 (如果是允许多个位置打卡,应设置多个位置 。在员工管理中,也可以为 组织机构或员工单独指定打卡地点。如果您单位有多个工作地点,就可以 只设置一个考勤规则,为组织机构指定不同考勤地点即可。设置完成后,一定要点击“应用”按钮保存设置,此时考勤规则就设置完了。如果 您想了解更多关于考勤规则设置内容,可以参考“考勤规则”功能详细介绍,或寻 求在线技术支持。116. 添加员工员工管理主要用来设置组织机构(部门和员工信息,只需要按照跟单位自然 组织机构或部门设置即可。第一步,添加组织机构(部门点击首页“员工管理”按钮(下图位置 ,进入到员工管理功能,第一次进入 时候组织机构和员工都是空, 您可以点击 “新增组织机构” 按钮 (下图位置 , 此时会弹出新增组织机构对话框(下图位置 ,输入组织机构编码、名称等信息, 点击确定按钮(下图位置 ,即可添加一个组织机构。编码:长度不超过 20个字符, 只能输入英文字母、 数字和一些符号。 如果您组织 机构没有编码,可以输入汉语拼音首字母。13名称:组织机构名称,长度不超过 50个字符(汉字 。考勤方案:该组织机构考勤方案,如果您单位考勤方案都一样,在根节点设置 一下就可以了,下级组织机构会继承上级组织机构考勤方案。位置:如果在考勤方案中指定过考勤位置,这里也可以不指定。如果下级组织机构 不指定位置,默认使用上级组织机构位置或考勤方案位置。主管:设置主管可以对本组织机构(部门员工进行考勤核对和请假审批。一 个部门可以设置多个主管,如果设置多个,当有人请假时,两个主管都可以进行审批。说明:主管可以使用手机号登录到系统中。第二步,添加员工添加完组织机构(部门后,可以选中该机构,然后点击“添加员工”按钮(下图 位置 。 然后在弹出新建员工对话框中输入员工编号、 姓名、 手机号等信息 (下图 中位置后,点击“确定”按钮(下图中位置 ,即可在指定组织机构下增加 一个员工,然后以此类推,把其他员工和组织机构加入到系统中即可。员工编号:按照您单位规则编码即可,注意只能是英文字符、数字等。姓名:员工姓名,不超过 50个字符(汉字称呼:实际上是性别。可以不输入,将来用于信息提醒时可能会用到。出生日期:可以不输入,但在生日提醒时可能会用到。手机号码:必须输入,而且必须要输入正确,否则客户端无法登陆。邮箱地址:不是必须输入,如果有建议输入,以便于将来发送邮件时使用。 考勤方案:如果组织机构(部门上已经设置可以不必设置,自动会使用部门。 位置:和考勤方案类似,如果组织机构(部门上已经设置可以不必设置。 登录密码:主管登录系统密码,普通员工暂时没有用,可以不必设置。启用考勤:默认为启用。人力资源主管:该员工是否是人力资源主管,如果是话,就可以使用自己手机 号登录到系统了。说明:1、 需要进行考勤管理员工,需要有关联考勤方案。直接给员工配置了考勤规 则,则使用为员工配置考勤规则,如没有配置,则使用其所在组织机构(部门 或上级组织机构(部门 。2、 员工考勤位置,如果直接为员工配置了考勤位置,则使用该考勤位置;没有 给员工配置考勤位置,则使用员工关联考勤方案配置考勤位置;如果关联考 勤方案没有配置考勤位置,则使用所在组织机构(部门或上级组织机构(部门 考勤位置。15 7. 设置考勤周期考勤周期一般是以月为单位,所以,考勤周期主要是设置以每个月哪一天作为考 勤分界点。考勤周期设置在系统选项中,点击主界面“系统选项”按钮,如下图 所示位置。可以设置考勤周期开始日期是从本月几号或从上月号考试,比如从本月 1号开始,那就是每个月 1号到月末最后一天是考勤周期。这个设置比较简单,根据 本单位实际情况设置即可,在图中位置设置即可。8. 设置请假审批规则让员工通过手机提交请假单,并能及时通知主管进行审批无疑是一项非常实用功 能,要使用这个功能也非常简单,只需要设置一下请假审批规则即可。目前系统支持 多级审批,审批权限主要是设置每级主管可以审批请假天数,比如:3天及以下由 部门经理审批。 3天以上 7天及以下由部门经理和副总经理审批, 7天以上由部门经 理、副总经理和总经理审批。第一步,设置请假类型请假类型就是假期类型,比如:事假、病假、婚嫁、年假等等,这个根据本单位 实际情况设置即可。如下图:使用“新增” 、 “修改” 、 “删除” 、 “上移” 、 “下移”按钮可以对列表中假期类型进 行编辑。17第二步,设置职位级别职位级别主要是设置请假过程中都需要哪些职位领导审批,该功能也是在系统选 项中,在“职级设置”页签。系统默认有一个部门经理,就是一级审批,您可以根据您 单位情况来进行设置,如下图:第三步,设置请假审批权限请假审批权限在系统选项“请假审批设置”页签进行设置。可以根据不同职 级设置不同审批天数,如下图:首先点击“设置”按钮(图中位置 ,在弹出设置对话框表格中“启用”和 “审批权限”列进入编辑状态,此时勾选“启用”复选框,设置该职级启用审批(在 图中位置 。然后,设置审批权限天数(图中位置 。设置完成后,点击“确定”按钮,把设置保存起来即可。199. 发送开通短信通知系统初始化完成以后,就可以通知员工下载手机端程序进行安装了,可以在系统主 界面点击 “短信”功能,即下图位置。然后点击发短信按钮,即上图中位置,此时会弹出发送短信对话框,如下 图所示:点击人员选择按钮, 即上图中位置, 此时会弹出员工选择对话框, 如下图所示:您可以按 Shift 键用鼠标选中多员工，也可以选中一个组织机构，可以一次添加多 个员工。选择完成后点击确定，返回到短信发送界面。 此时，您可以输入短信内容，如要通知员工开通服务可以使用下面内容： 您考勤服务已经开通，请访问 下载客户端程序进行 安装。 您可以直接把上面内容复制到发送内容输入框中，然后点击“发送”按钮，短信 即可发送成功。注意，地址链接前面和后面一定要有空格，否则链接会连在一起。 员工接收到短信后点击短信中链接，如下图所示： 点击链接，可直接进入到手机客户端下载界面，如下图，此时点击下载按钮，即 可下载手机客户端程序，下载完成后，点击文件即可进行安装。苹果手机会指引到 AppStore 进行安装。 21 10.开始使用 恭喜！至此，整个哒咔考勤系统初始化工作就完成了，员工下载并安装手机客户 端软件，然后按照提示设备绑定后就可以连接到系统进行考勤了。 附： 设备绑定：为验证用户身份，第一次运行时，手机端将要求进行短信验证，发送短 信进行设备绑定，只需要点击“发送”按钮就可以了。稍后就会收到提示成功短信。 发送验证短信除移动运营商会收取通信费外 （普通短信费用， 一般不会超过 0.1 元/每条） , 无其他费用。