《采购业务内部控制》.docx

采购业务内部控制 选购业务的内部限制 一、选购业务概述 选购，是指单位为了满意物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等须要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产或经营，都必需进行选购经济业务活动，可以说，选购是各单位经济活动中最常见的、最常见的表现形式之一。选购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售安排亲密联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，干脆导致货币资金的支出或对外负债的增加，简单产生管理漏洞。建立完善的选购业务内部限制制度，可以保证选购付款业务循环有效运行，确保选购事项的真实性、合理性、合法性，发觉并订正错误，防止欺诈和舞弊行为，刚好精确供应选购业务的会计信息，使企业在选购、付款环节获得最大经济效益。设计选购业务的内部限制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对选购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键限制点的规定、方法、措施等，并规范执行，严格监督。 二、 选购业务内部限制的目标 选购是存货管理的第一环节，它与生产和销售安排联系亲密，它干脆导致货币资金的支出或对外负债的增加，简单产生管理漏洞。对于生产企业来说，选购是生产的打算阶段，为了生产适销对路的盈利 产品，必需选购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必需选购适销对路且价格公道的商品。 1、存货的选购要与生产、销售业务的要求保持一样； 2、货币资金的支付或负债的增加必需以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性； 3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让； 4、防止选购环节中作奸犯科、侵吞企业利益等不法行为的发生； 5、保证选购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率； 6、 刚好、精确供应存货选购的会计信息。 三、选购业务内部限制应遵循的原则 设计选购业务内部限制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜”，敏捷兼顾。 1、相互牵制原则。一项完整的选购业务，假如是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就详细内控措施来说，相互牵制必需考虑横向限制和纵向限制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料选购限制系统中，选购部门只有凭领导审批后的选购单或合同（纵向牵制）进行选购，而选购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。 因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊削减到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发觉，刚好订正。 2、成本效益原则。企业最关切的是经济效益，假如单纯从限制的角度来考虑，参加限制的人员和环节越多，限制措施越严密，限制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因限制活动造成的限制成本就越高。因此，在设计选购业务内部限制时，肯定要考虑限制投入成本和限制产出效益之比，要依据企业自身经营的实际状况，权衡实施成本与预期效益科学设立，力争以最小的限制成本取得最大的限制效果。 3、岗位责任原则。选购业务内部限制的设立是与企业的管理模式紧密联系的，企业根据其推行的管理模式设立工作岗位，并给予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必需考虑到授权岗位和执行岗位的分别、执行岗位和审核岗位的分别、保管岗位和记账岗位的分别等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避开一个人限制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为。 4、协调协作原则。设计选购业务内部限制制度要有利于各部门之间、人员之间相互协作、协调同步、紧密连接，避开只管相互牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必需做到既相互牵制，又相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行。 四、选购业务内部限制制度的设计 （一）、职务分别制度。选购环节中的主要业务有提交请购单、编制安排、审批安排、市场调研、招标投标、签订选购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中须要进行职务分别的主要有： 1、生产或销售部门依据生产运用量或销售须要量提出须要选购的物资品种和数量，仓储部门依据供应的需选购物资品种、数量及现有库存量，制定选购安排，报预算管理部门审批，然后由选购部门依据经管部门供应的市场调研报告进行公开询价。 2、由生产或销售部门、选购部门、财务部门和法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订选购合同。3、物资的选购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。4、物资的选购人员、保管人员、运用人员不能同时负责会计记录。5、选购人员应与负责付款审批的人员相分别。6、审核付款人员应与付款人员相分别。7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分别。 沈某在担当北京某A公司工程处主任期间，用向他人索要空白合同及商业零售发票，伪造购销合同，虚构了购买350万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库单，又用写有150万和200万的两张空白发票平帐。并到财务报销。 从案例看出沈某之所以能贪污350万，除其自身道德因素外，还表明A公司选购流程内部存在严峻问题。1、电力电缆的请购审批和实际执行全由沈某一人完成，没有达到上述不相容职务相互牵制的问题，为虚假选购创建空间。2、选购和验收没有形成牵制。在选购过程中，选购人员不能同时担当验收职务，否则可能会造成选购人员购买假冒伪劣产品，本案例中虽然选购人和验收人为两个人，但由于保管员受沈某限制，事实上选购职务和验收职务没有起到相互牵制的作用，造成材料虚假入库。给公司造成重大损失。 （二）、请购单限制制度。在确定物资选购时，必需由物资的运用部门依据将来肯定期间的须要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门，“物资需求单”有运用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门依据运用部门供应的须要量，再依据现有物资的库存量计算出请购量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同选购部门、财务部门、确认制定选购安排。财务部门依据资金运用状况签署执行看法，选购部门将选购安排报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。 （三）、审批限制制度。依据企业生产、运用状况的实际需求，兼顾所需物资的特性，结合现有库存状况，制定出品种、数量、交货期较高精确性的选购安排，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资选购由经理办公会审批。对于安排内的选购项目，具有请购权的部门应严格根据安排执行进度办理请购手续；对于超安排和安排外代购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人审批，审批人依据其职责、权限以及实际须要进行审批。 （四）、订货限制制度。经管部门供应附有供应商的价格表、质量等级、供应量、电话、地址的市场调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商，由生产或销售部门、选购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定供应商。选购部门详细办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货单刚好传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理支配生产、销售、收货和付款。企业对物资选购每年进行一次招投标，以增加现有供应商的竞争意识。 （五）、货物验收限制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门根据国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必需具备各种规定资质。验收合格后出具“质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明缘由，并向主管书面报告，刚好向供应商提出异议。验收人员依据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收无误在验收单加盖“验讫”章。验收中发觉数量、质量不符或数量短缺、损坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，刚好向供应主管书面报告。选购人员把盖章齐全的入库单、验收单、选购合同以及发票送到财务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后编制挂账通知单。 （六）、货款支付限制制度。由选购请购单、订货单和验收单共同构成的收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票、验收单和选购合同等表示货物已阅历收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应当连续编号、刚好、精确记录物资的增加和银行存款、预付账款的削减或应付账款的增加。如有部分退货，需从原发票中扣除后再办理结算。对物资的核算，必需依据企业的整体管理要求设置一级账户和明细账户并正确地进行记录。会计正确地进行计量并记入适当的账户和适当的期间，由专人根据约定的付款日期、折扣条件管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批后方可办理货款结算与支付。 （七）、会计稽核与对账制度。它一方面要求，无论是货款的支付，还是应付账款发生的记录，对进货业务涉及的全部原始凭证、记账凭证，都必需经过稽核人员或会计主管审核后方能记账；另一方面要求，对进货业务发生的应付账款必需刚好、定期地与客户对账，防止债务虚列及由此造成的业务人员舞弊行为。 五、选购业务内部限制存在的风险 （一） 选购合同方面的风险 材料选购合同是以材料、设备等为标的的支出性经济合同。材料选购合同无论在数量上还是金额上都占经济合同中的大部分比例，其签订是否合理合法、履行是否到位，在肯定程度上会引起企业成本与资金的波动，从而影响企业的经济效益，目前公司材料选购合同在签订、履行、结算等方面存在着肯定的漏洞，主要表现在以下几个方面： （1） 签订虚假经济合同，套取资金。材料选购合同主要是由企业的安排部门和物资等相关部门负责签订的，假如缺乏监管，有些企业内部的合同经办人员为了谋求私利可能会与合同的对方当事人相互串通，签订虚假的经济合同，套取企业资金，给企业造成不必要的损失。 （2） 价格虚高。合同条款表述不清，许多企业在签订合同时缺乏必要的市场调研，对市场信息驾驭不够，未按市场行情刚好调整价格，未进行招标，对价款组成部分的包装费、运输费缺乏明确约定等。此外，合同条款内容未按规范进行表述，简单使合同双方在供货时间、标的物规范及费用的负担上引起不必要的纠纷。（3） 合同条款执行不严，未能有效追究违约责任。有些企业材料选购合同条款中违约责任的规定形同虚设，不能严格予以执行，有些企业由于安排、仓储与验收、生产部门脱节，导致合同履行不力，甚至出现对方单位没能完全履约或者在货未到全的状况下全额付款，给企业造成经济损失。（4） 合同行为不正值。卖方为了变更在市场竞争中的不利地位，往往实行一些不正值手段，如对选购人员行贿套取企业选购标底，给与虚假实惠，以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品等，以此损害公司的经济利益。（二） 选购成本方面的风险 影响材料选购成本的风险因素详细包括以下几个方面： （1） 选购前期费用。一般来说，材料供应安排确定以后，供应部门就回着手起先选购活动。选购的前期工作包括市场调查、质量评审、信用评估、供需洽谈及派出人员现场调查等。这个方面假如限制不好，就会出现信息失真、欺上瞒下、差旅费用过高等问题。（2） 选购价格。选购价格干脆确定原材料的选购成本。肯定量的产品最终所需的原材料的数量是肯定的，因此选购价格的凹凸会极大影响产品制造成本。选购活动中常常出现的价格差，就是由供应者和选购者的市场信息不对称所致。供应者凭借较为充分的相关信息，经常占据较大的优势。（3） 选购批量。企业生产宏观的连续性和微观的周期性，确定了企业持续而且批量选购，选购次数越频繁，储备资金越低，资金周转率越高，但选购前期费用和选购价格就会越高。（4） 质量特性。不同产品所用的原材料质量等级不同，同一产品不同部位运用的原材料质量等级也不同，因此，应按其质量特性凹凸划分不同等级进行分类管理并实施不同限制。 六、选购及付款业务的风险应对 1、 选购合同风险的对策 针对选购合同中存在的问题，企业可以实行下列措施加以应对： （1） 对选购合同进行全方位内部审计。在选购合同审计中，应运用签约审计、结算审计与消耗审计策略应对合同风险。签约审计重点是针对材料选购合同中盲目选购、虚假选购和扩大消耗、虚增成本等问题。为防止不合理的选购造成库存积压和损失奢侈现象，根据先平库、后选购的原则，审查选购安排的真实性、合理性，提高资金运用效率：另外，贯彻订货选厂、产品选型、质量选优、价格选廉、供货选块、服务选佳的宗旨，做好合同条款和价格的审计。结算审计是材料选购合同价款支付之前的最终一关，针对常常简单出现的高于合同约定结算、不按合同条款履行、结算手续不完善、结算多付款等问题，应当以合同约定为依据，做到物资验收单、运货单、发货单与合同书约定相符，入库产品的品种、规格、质量、价格与合同约定相符。消耗审计作为一中跟踪审计手段，主要目的是监督真实消耗，通过核实安排用量与实际用量之间的差异，防止实物短缺、物资散失及变卖行为，并提出相关的管理建议。 （2） 审查选购合同价格。为确保选购合同价格审定的科学、合理与公允，企业可以依据实际状况，实行以下价格审查方法。一是价格询问法。对于价格变动频繁且市场用量较大的通用材料，以及价格相对公开的产品，利用上网询问、电话询问等方式，驾驭当期价格的升降幅度以及变动因素，从而供应合理的市场参考价格。二是中标价格法。根据招投标法的规定，对大宗物资、大宗材料，实行货比三家的招标选购方式，落实中标价格和中标品种。三是最高限价法。对政府定价的产品和价格相对稳定且价值较低的物资，依据历史资料，干脆实行最高限价。四是价格库应用法。在建立管理信息系统的企业，凡是已经签约过的价格全部存放在价格数据库中，随时调阅、修正，实行自动比价。五是成本测算法。对新产品和特别加工制作产品实施成本测算，依据产品的科技含量和技术标准，测算人工、材料、机械费用，科学确定产品价格。2选购成本风险的对策 限制选购成本应从两个层面入手即从技术层面提高业务的执行实力和从系统建设方面创建选购的环境，即COSO（全国虚假财务报告委员会下属的发起人委员会）报告中所说的限制环境和限制活动，并不断从这两个方面持续改进。 （1）充分进行选购市场的调查和信息收集。一个企业的选购管理要达到肯定水平，应充分留意对选购市场的调查和信息的收集整理。只有这样，才能充分了解市场的状况和价格走势，使自己处于有利地位，如有条件，企业可设专人从事这方面工作，定期形成调研报告。 （2）建立严格的选购制度。建立严格、完善的选购制度，不仅能规范企业的选购活动，提高效率，杜绝部门之间扯皮，还能预防选购人员的不良行为，选购制度规定物料选购的申请、授权人的批准权限、物料选购的流程、相关部门（特殊是财务部门）的责任和关系、各种材料选购的规定和方式、报价和价格审批等。比如，可在选购制度中规定选购的物品要向供应商询价、列表比较、议价，然后选择供应商，并把所选的供应商及其报价填在请购单上，还可规定超过肯定金额的选购须附上三个以上的书面报价等，以供财务部门或内部审计部门稽核。（3） 建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案，供应商档案除有编号、具体联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行帐号等，每一个供应商档案都应经过严格审核才能归档。企业的选购必需在以归档的供应商中进行。供应商档案应定期或不定期的更新，并有专人管理。同事要建立供应商准入制度。重点材料的供应商须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入，如有可能要到供应商生产地实地考核。企业要制定严格的考核程序和指标，要对考核的问题逐一评分，只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。（4） 建立价格档案和价格评价体系。企业选购部门要对全部的选购材料建立价格档案。对每一批选购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异缘由，如无特别缘由，原则上选购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出具体说明。对于重点材料的价格，要建立价格评价体系，由公司有关部门组成价格评价组，定期收集有关的供应价格信息，以此分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。可以一季度或半年进行一次。（5） 选择有利的付款条件。假如企业资金充裕，或者银行利率较低，可采纳现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来较大的价格折扣。此外，对于进口材料、外汇币种的选择和汇率走势也要特别留意。（6） 把握价格变动的时机。材料价格会常常随着季节、市场供求状况而变动。因此，选购人员应留意价格变动规律，把握选购时机。如企业所用的主要原材料价格不断上升，选购部门能把握好时机和选购数量，就会给企业带来很大的经济效益。（7） 以竞争招标的方式牵制供应商。对于大宗物料选购，一个有效的方法是实行竞争招标。此举往往能通过供应商的相互比价，最终得究竟线的价格。此外，对同一种材料，应多找几个供应商，通过对不同供应商的选择和比较使其相互牵制，从而使公司在谈判中处于有利地位。（8） 向制造商干脆选购或结成同盟联合订购。向制造商干脆订购，可以削减中间环节，降低选购成本，同事制造商的技术服务、售后服务会更好，另外，有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多实惠的冲突。五、选购业务内部限制应留意的问题 （一）编制需求安排和选购安排 选购业务从安排（或预算）起先，包括需求安排和选购安排。企业实务中，需求部门一般依据生产经营须要向选购部门提出物资需求安排，选购部门依据该需求安排归类汇总平衡现有库存物资后，统筹支配选购安排，并按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或选购安排不合理、不按实际需求支配选购或随意超安排选购，甚至与企业生产经营安排不协调等。主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当依据实际需求精确、刚好编制需求安排。需求部门提出需求安排时，不能指定或变相指定供应商。对独家代理、专有、专利等特别产品应供应相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。其次，选购安排是企业年度生产经营安排的一部分，在制定年度生产经营安排过程中，企业应当依据发展目标实际须要，结合库存和在途状况，科学支配选购安排，防止选购过高或过低。第三，选购安排应纳入选购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。（二）请购 请购是指企业生产经营部门依据选购安排和实际须要，提出的选购申请。该环节的主要风险是：缺乏选购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致选购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。主要管控措施：第一，建立选购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业可以依据实际须要设置特地的请购部门，对需求部门提出的选购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹支配企业的选购安排。其次，具有请购权的部门对于预算内选购项目，应当严格根据预算执行进度办理请购手续，并依据市场改变提出合理选购申请。对于超预算和预算外选购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，具备相应审批权限的部门或人员审批选购申请时，应重点关注选购申请内容是否精确、完整，是否符合生产经营须要，是否符合选购安排，是否在选购预算范围内等。对不符合规定的选购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。（三）选择供应商 选择供应商，也就是确定选购渠道。它是企业选购业务流程中特别重要的环节。该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致选购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉状况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资书目，都要由选购部门依据须要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。企业可托付具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。 其次，选购部门应当根据公允、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。 第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商供应物资或劳务的质量、价格、交货刚好性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，依据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供应商管理系统中作出相应记录。（四）确定选购价格 如何以最优“性价比”选购到符合需求的物资，是选购部门的永恒主题。该环节的主要风险是：选购定价机制不科学，选购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起选购价格不合理，可能造成企业资金损失。主要管控措施：第一，健全选购定价机制，实行协议选购、招标选购、询比价选购、动态竞价选购等多种方式，科学合理地确定选购价格。对标准化程度高、需求安排性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。其次，选购部门应当定期探讨大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的选购执行价格或参考价格。建立选购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。（五）订立框架协议或选购合同 框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。选购合同是指企业依据选购须要、确定的供应商、选购方式、选购价格等状况与供应商签订的具有法律约束力的协议，该协议对双方的权利、义务和违约责任等状况作出了明确规定（企业向供应商支付合同规定的金额、结算方式，供应商根据约定时间、期限、数量与质量、规格交付物资给选购方）。该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资选购不顺畅；未经授权对外订立选购合同，合同对方主体资格、履约实力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约实力。其次，依据确定的供应商、选购方式、选购价格等状况，拟订选购合同，精确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，根据规定权限签署选购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系困难的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参加谈判，必要时可聘请外部专家参加相关工作。第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。（六）管理供应过程 管理供应过程，主要是指企业建立严格的选购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货状况，并依据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时驾驭物资选购供应过程的状况。该环节的主要风险是：缺乏对选购合同履行状况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致选购物资损失或无法保证供应。主要管控措施：第一，依据选购合同中确定的主要条款跟踪合同履行状况，对有可能影响生产或工程进度的异样状况，应出具书面报告并刚好提出解决方案，实行必要措施，保证需求物资的刚好供应。其次，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡察、点检和监造制度。对须要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并刚好向技术等部门通报。第三，依据生产建设进度和选购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。第四，实行全过程的选购登记制度或信息化管理，确保选购过程的可追溯性。（七）验收 验收是指企业对选购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。该环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异样状况不作处理，可能造成账实不符、选购物资损失。主要管控措施：第一，制定明确的选购验收标准，结合物资特性确定必检物资书目，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。其次，验收机构或人员应当依据选购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注选购合同、发票等原始单据与选购物资的数量、质量、规格型号等核对一样。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，刚好将入库凭证传递给财会部门。物资入库前，选购部门须检查质量保证书、商检证书或合格证等证明文件。验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，还应进行专业测试，必要时可托付具有检验资质的机构或聘请外部专家帮助验收。第三，对于验收过程中发觉的异样状况，比如无选购合同或大额超选购合同的物资、超选购预算选购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当马上向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明缘由并刚好处理。对于不合格物资，选购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的，选购部门要根据合同约定索赔。（八）付款 付款是指企业在对选购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，根据选购合同规定刚好向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额限制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。主要管控措施：企业应当加强选购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核选购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后根据合同规定，合理选择付款方式，刚好办理付款。要着力关注以下方面：第一，严格审查选购发票等票据的真实性、合法性和有效性，推断选购款项是否的确应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视选购付款的过程限制和跟踪管理，假如发觉异样状况，应当拒绝向供应商付款，避开出现资金损失和信用受损。其次，依据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金平安。除了不足转账起点金额的选购可以支付现金外，选购价款应通过银行办理转账。第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不行收回风险等状况，发觉有疑问的预付款项，应当刚好实行措施，尽快收回款项。（九）会计限制 会计限制主要指选购业务会计系统限制。该环节的主要风险是：缺乏有效的选购会计系统限制，未能全面真实地记录和反映企业选购各环节的资金流和实物流状况，相关会计记录与相关选购记录、仓储记录不一样，可能导致企业选购业务未能照实反映，以及选购物资和资金受损。主要管控措施：第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统限制，具体记录供应商状况、选购申请、选购合同、选购通知、验收证明、入库凭证、退货状况、商业票据、款项支付等状况，做好选购业务各环节的记录，确保会计记录、选购记录与仓储记录核对一样。其次，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应刚好查明缘由，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。 END