XX公司会计档案管理办法（试行）（专业完整范文）.docx

XX公司会计档案管理办法（试行）（专业完整范文）会计 档案管理 方法 （试行）第一章总则第一条为进一步加强 xxxxxxxxxxx 有限公司（以下简称公司）会计档案管理，确保会计档案的平安、完整，依据上级相关部门的规定，结合公司实际状况，制定本方法。其次条本方法适用于公司及所属财务核算单位（部门）。其次章档案管理要求及适用范围第三条 公司各财务核算单位（部门）必需加强领导，对会计档案管理工作要高度重视，将会计档案管理纳入重要工作日程。指定财务人员负责会计档案的管理工作，出纳员不得兼管会计档案。第四条各财务核算单位（部门）设置专用场所、专用工具对会计档案进行科学管理。第三章会计档案 （含电子档案）归档范围第五条 公司会计档案归档范围包括但不限于如下内容：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证等。（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、协助账、其他账簿等。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、会计报表附注、财务状况说明书、财务分析；财务预算明细表、预算状况说明书、预算执行状况会议记录、报账审批表、经济业务日记账、人工费、机械作业费用工明细表、人工费结算单、机械作业费内部结算单、未报账业务原始凭证、其他财务报告等。 （四）文档类：上级主管部门下发的与本公司有关的文件、通知、请示及批复的报告复印件及电子扫描件；与公司经营活动有关的协议、合同及会议纪要等；财务人员的岗位职责、重大事项、日常工作汇报材料、工作总结等。 （五）其他类：按公司要求需公示的资料、经单位负责人签字上报公司的独立财务报表；票据的领用、发放登记簿及存根；银行存款余额调整表和银行对账单；会计档案保管清册、销毁清册、移交清册和查阅登记册等；财产清查资料包括固定资产、存货等资产的盘点、资产处置等相关材料；审计报告、验资报告、评估报告；单位人员基本状况、职工花名册、养老、居民医疗保险交纳清单；存储会计资料及财务账套的光介质及磁性介质或电子介质盘、财务工作会议或专业会议形成的材料、照片、所获奖杯、奖状、奖牌、需安装运用软件的安装程序等其他应当保存的专业资料。第四章会计档案的整理 、 装订 、归档第六条 会计档案的装订要求及交接程序。各单位财务人员负责本单位及职责范围内所形成的会计档案资料的收集，并按归档要求整理装订完毕后，编制会计档案书目填制移交清单交给会计档案管理人员统一归档保管。会计凭证类、财务报告类、其他类会计档案等可以当月进行装订移交的，要在每月月初移交会计档案管理人员。会计账簿类会计档案要在当年会计年度终了，办理了会计账簿审验手续、粘贴印花税票并注销后刚好移交会计档案管理人员。第七条 会计档案整理归档。各岗位财务人员在日常整理睬计档案时，需年末进行装订的，要在日常建立档理管理文件盒，文件盒上要标明归档类别，盒内要有手工管理登记书目，随时收集随时登记；日常可进行装订的，要根据要求刚好装订、移交。装订会计档案时要做到按类别、时间依次装订成册，每册要在右上角标明页码，编制书目，填制封面并进行编号，封面项目要填写齐全。详细整理装订要求如下：（一）会计凭证类：每月末将审核无误的科目汇总表、记账凭证及所附原始凭证等会计凭证装订成册，册内凭证签章齐全，装订整齐、坚固、美观，无折角或掉页现象。封面及脊背内容必需填写齐全，包括年度、月份、起止日期、号数、记账人、复核人、装订人签章等。 （二）会计账簿类：每年末会计账簿应按账簿封面、账簿启用表、账簿书目、账面及账簿封底的依次装订，符合会计账簿无缺项、编号无空号和重号，财政监管及本单位印章加盖齐全，粘贴并注销印花税、账簿脊背注明年度、名称、编号等会计基础工作管理规定，做到装订坚固、平整，不得折角或掉页。活页账簿去空白页，撤掉账夹，对账页依次编号，装订成册。 （三）财务报告类：月报、季报、年报分类装订，类内根据会计报表、会计报表附表、财务状况说明、财务分析的依次整理装订；财务预算及报账材料根据年初财务预算明细表、预算说明书、报账审批表、季度预算执行状况会议记录、预算调整状况明细表、说明、年末预算执行状况及相关报表等依次整理装订；经济业务日记账后附经济业务日记账中人工费、机械作业费用工明细表（纸质表及电子表）、人工费结算单、机械作业费内部结算单、未报账业务原始凭证，以上内容要按发生时间依次进行整理，其他依据财务部下发文件、通知等填制的财务报表根据通知、填报要求、报表的依次进行整理装订。年度财务报告单独装订一册。 （四）文档类：文件、通知等根据发放、发生时间进行收集、整理装订。 （五）其他类：根据类别、发放时间进行收集、整理和装订。对音像资料、安装程序、所获奖杯、奖状、奖牌等按时间依次分类编号归档。移交时档案管理人员应核对会计档案封面与会计资料是否一样，并检查会计档案装订是否符合档案管理要求。经审查符合会计档案管理要求的，档案管理员填写会计档案移交清单，并由档案管理员和各岗位人员共同签字确认并登记会计档案移交清册。第八条 会计年度终了，会计档案管理人员要将装订成册的会计档案立卷归档，不同年度的会计档案一般不得存放在一起立卷。立卷归档材料要按资料形成时间的先后进行排序，会计档案管理人员要仔细根据会计档案分类和编定的卷号编制会计档案保管清册，编制完毕后由负责人审核签章确认。本年度形成的各种不同形式和载体的会计资料应于次年一月底前完成立卷和归档工作。会计档案案卷号按会计档案管理类别及保管期限编制，编制规则为：10 位数字加字母组合。1-2 位是档案类别的字母缩写（见表一），第 3 位是保管年限（共分 5 类：保管期 3 年的编码为 1，保管期 5 年的编码为，保管期 15 年的编码为，保管期 25 年的编码为，保管期永久的编码为）（表二比照），第 4-7 位为会计年度， 8-10 位为册号。表 1 会计档案保管类别字母缩写表 序号 会计档案名称 字母缩写 1 原始凭证、记账凭证、汇总凭证 PZ 2 总账、明细账、协助账 ZB 3 银行存款对账单、银行存款余额调整表 YH 4 月度、季度财务报告包括文字分析、日常报表 BB 5 年度财务预算、年度财务报告（决算）及文字分析 BB 6 职工薪酬发放表 XC 7 会计档案保管清册、会计档案销毁清册 DA8 会计档案移交清册 DA 9 财务部门工作安排、工作总结、工作汇报 WD 10 财务管理建议和措施、财务分析工作形成的报告、请示、汇报等 WD 第五章会计档案的保管 （含电子档案）第九条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由本单位保管一年。期满后本单位编制移交清册，移交给上级档案管理人员统一保管，移交清册一式三份，经交接双方核对确认无误签字后，各留一份，存档一份，以备考查。 第十条会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原会计档案管理人员编制会计档案移交清册，对会计档案保管清册及会计档案逐一点交，接收人员逐一点收，由财务部门负责人监督办理移交。 第十一条各单位财务部门要设有存放会计档案的专用库房，专用库房是本单位的机要重地，非会计案档管理人员未经批准禁止入内。库房钥匙由会计档案管理人员保管，其他人员不得持有。会计档案的存放地点要做到通风良好、平安，要有防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防磁、防光、防尘、防鼠、防雷电等防护措施，确保档案平安完整。 第十二条会计档案管理人员除了具备会计档案管理专业学问和基本技能外，还要具有良好职业道德和严谨的工作作风，严守工作纪律，严格执行平安保密制度，严防会计档案的丢失和泄密。 第十三条会计档案要根据保管期限或类别妥当保管，存放有序，便于查找和管理，不得随意堆放。 第十四条要选用优质光介质及磁性介质或电子介质对重要会计数据进行双份备份，以保证数据平安。备份盘与存储盘分别存放，并要定期检查、复制，做好检查、复制记录，防止信息毁损、丢失。年度终了，要将当年形成的全部电子档案信息整理分类，标明日期、内容，做好电子档案书目。第十五条会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年共五类（详见下表）会计档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起。表 2 会计档案保管期限表 序号 会计档案名称 保管期限 1 原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15 年 2 总账、明细账、协助账 15 年 3 现金和银行存款日记账 25 年 4 银行存款对账单、银行存款余额调整表 5 年 5 月度、季度财务报告包括文字分析、日常报表 3 年 6 年度财务预算、年度财务报告（决算）及文字分析 永久7 职工薪酬发放表 永久 8 会计档案保管清册、会计档案销毁清册 永久 9 会计档案移交清册 15 年 10 财务部门工作安排、工作总结、工作汇报 永久 11 财务管理建议和措施、财务分析工作形成的报告、请示、汇报等 永久 第六章会计档案的查阅第十六条会计档案属于公司机密，未经批准不得查阅。外单位查阅会计档案，应当持单位介绍信及身份证明，经财务部部长、分管财务副总经理、单位负责人批准，会计档案管理人员办理查阅登记手续后方可查阅。单位内部人员查阅会计档案，在会计档案移交本单位档案管理机构前，需经查阅部门负责人、财务部部长、分管财务副总经理，会计档案管理人员办理查阅登记手续后方可查阅。 第十七条会计档案的查阅手续。由查阅人填写会计档案查阅申请单，在履行查阅签批手续后，交会计档案管理人员办理查阅。会计档案管理人员收到会计档案查阅申请单后，将查阅人姓名、查阅初始时间、查阅理由及查阅档案名称等内容登记在会计档案查阅登记簿上，交查阅人签字确认后，取出会计档案交查阅人查阅。如须要复印会计档案，还须在会计档案查阅申请单中特殊注明，会计档案管理人员同时做好复印登记。 第十八条会计档案管理人员应对查阅完毕交回的会计档案进行仔细查验，保证其完整性和平安性后，方可收回。收回时必需履行签收手续，即由会计档案管理人员与查阅人共同在会计档案查阅登记簿上签字。 第十九条查阅会计档案一般应在指定的办公室内查阅，查阅室内要有监控设备，查阅室与会计档案存放室应分别。查阅会计档案时，不得私自将会计档案复印或携出，不得替换资料，不得撕毁、隐匿或添加资料。第七章会计档案的鉴定和销毁其次十条建立会计档案保管清册，常常核实内容、数量，做到账物相符。依据会计档案管理的有关规定，结合本单位实际需求，正确鉴别和判定会计档案价值。 其次十一根据规定保管期满的会计档案销毁时，由本单位档案管理机构会同财务部门提出销毁看法，对要销毁的会计档案逐份、逐件进行鉴定，编制会计档案销毁清册，列明会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位总会计师（分管财务副总经理）、单位负责人在会计档案销毁清册上签署销毁看法。销毁会计档案时，应由档案管理机构、财务部、审计部等部门共同组成监销小组进行监销。销人员在销毁档案前，应按销毁清册所列内容逐一核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人和销毁人在销毁清册上签名盖章，并由监销小组以书面形式将监销状况报告单位负责人。其次十二条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未尽事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管至该事项完结时再予销毁，并在会计档案销毁清册和会计档安保管清册中列明。正在项目建设期的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。第九章档案 检查其次十三条公司定期组织财务、内控等相关部门对各单位的会计档案管理工作进行检查，将检查结果纳入考核范围，对未按本方案对会计档案进行管理实施的或档案管理较差的单位和个人责令改正，对档案管理有重大遗失、毁损或人为保管不善的，将按公司有关规定追究责任。第十章附则其次十四条本方法由公司财务部负责说明。 其次十五条本方法自发布之日起起先执行。表 1 财务文书档案移交清单 序号 年度 案卷号 (件号) 案卷(文件)题名 数量 保管 备注 期限 立卷移交人签字: 档案室接收人签字: 交、接部门负责人监交签字：年 月 日年 月 日年 月 日说明：本清单一式两份，一份立卷人存查、一份档案室归档。表 2 会计档案移交清册 单位：七星农场有限公司 序号 年度 类别 案卷题名 单位 数量 移交日期 移交人 接收人 监交人 表 3 会计档案案卷书目单位：七星农场有限公司财务部序号 案卷号 类别 案卷标题 起止年月 页码 保管期限 存放位置 册数 柜号 盒号 表 4 会计档案保管清册 单位： 案卷号 类别 案卷标题 起止年月 页码 保管期限 备注表 5会计档案查阅申请单 编号：查阅单位 查阅时间 查阅理由 查阅内容 是否复印 承办人 借阅部门领导 财务部部长 总会计师（ 分管财务副总经理 ） 单位负责人 注：1、本查阅单仅供查阅由财务部门短暂或自行保管的会计案时运用。2、严格根据公司会计档案管理方法查阅程序履行签批手续。表 6（）年度会计档案查阅登记簿 单位： 序号查阅部门查阅人签字查阅理由查阅内容查阅日期查阅完毕签收备注查阅人签字管理员签收确认表 7 基建档案索引书目 卷号 卷名 册内序号 文件名称 页码 存放位置 搜寻关键词 内容简介 分类