大学数字化校园综合业务管理及服务设计方案.doc

大学数字化校园综合业务管理及服务设计方案1.1.1.1. 办公自动化系统1.1.1.1.1. 背景和建设目标在教育管理与信息技术紧密结合的今天，办公自动化系统的开发和应用（以下简称“OA ”）是高校办公系统发展的必然趋势，是高校加强自身建设、改革与发展的客观要求，也是打造“信息化校园、节约型校园”的必然选择，OA不仅提供了相当于自动办公环境的平台，提高了工作效率，而且节约了管理成本，提升了我校整体的信息化管理水平。对于规范管理，提高工作效能，节余人财物等方面有着重大意义，建设目标如下：1. 建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、轻松的桌面办公环境，解决整个系统中领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等下情上达、上情下达信息传递。 2. 建立一个学校内部信息共享和交互的平台，实现学校内部信息的共享和员工的协同工作。同时办公自动化系统是基于其他专业系统之上的应用系统，实现在办公自动化系统的同一架构下与原有其它系统信息的共享。 3. 建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，通过提高系统的稳定性，尽可能地降低信息系统的维护工作量，通过流程、组织等的用户自定义，满足不断变化的用户需求，适应为信息系统的后续深层应用开发和与其他应用系统的整合的需要。 4. 建立一个安全的应用系统，系统应该提供网络级、系统级、应用级的多层安全控制体系，充分保证系统的整体安全； 5. 建立一个灵活适用的系统，本着长远规划的眼光建立广域网范围内的应用系统，既要考虑到现状，又要考虑将来的业务发展和组织机构变化； 办公自动化信息系统以计算机技术和网络技术为基础，通过对现有业务模式进行更有效的重组，以规范办公业务、提高办公效率。提供不同个体、部门、单位之间交流、共享、协作和协同的基本信息平台。系统支持拖、拉、拽等功能，每个用户都可以建立自己的共享知识库，任意设置共享权限。办公自动化系统已经发展到以知识管理为核心的新一代办公自动化。 在实践中，由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求，使得企业更多地积累外界信息和企业内部知识，并在它们之间不断地交互与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而是融入新的管理方式，融知识管理于办公自动化中。通过新系统，办公自动化为领导层、业务层提供全新高效的工作模式。 事实上，现在的办公已经不再是简单的文件处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。 知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、和有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。OA的核心是知识。不是模拟和实现了工作流的自动化，而是优化和完善工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。1.1.1.1.2. 系统方案特点1. 系统主页采用类Portal技术，用户可以任意定制私人桌面模块，还可以整合其他应用系统，进行门户统一管理。2. 以“信息管理平台” 构建OA基础应用架构，为知识管理夯实基础。3. 系统菜单树支持拖、拉、拽、事项代办、新建目录、上传附件、自定义菜单等功能。4. 系统支持组织机构分层共用一套系统和一套服务器，操作互不影响，各自建立部门内的公文收发流程、会议管理等。5. 系统支持分层组织架构信息送报采编、系统整合等功能。6. 工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE 文档模板。 7. 系统支持可视化流程定制。8. 严格的工作流程跟踪、监控和催办。9. 办公系统与Ms Office的Web无缝集成。10. 文档流转过程痕迹保留、留痕查看、手写批注、电子印章。11. 系统支持手机短信平台。12. 符合XML 标准，遵循国家电子政务标准化指南。1.1.1.1.3. 系统功能设计系统功能结构图如下：主体功能模块为：系统配置、系统管理、公文管理、信息管理、会议管理、办公事务管理、日程计划、个人办公、印章管理、网上调查、档案管理、公告管理、全文检索、统计管理、消息管理。1.1.1.1.3.1. 系统配置办文操作：定义办公处理流程中所涉及到的操作，如拟稿、审核、签发等。这些操作可根据用户实际办文中的习惯来定义。角色管理：根据用户在办公处理过程中的实际情况，可将办公自动化系统的用户群划分成不同的组，如：文件编号组、文件教对组、文件打印组等。在角色管理中，角色划分得越细，越能体现办公用户在办公过程中承担的职责。数据维护：数据维护主要是为定制模板标签服务的。一般来说，数据维护是在设计模板标签已经定制好的，办公系统的系统管理员不用对其进行任何的操作。当然如果需要，可以进行名称上的修改。文种设置：公文文种设置。如通知、公告、决定等。发文设置：公文流转过程中发文字号的设置，如：司企字、司党字、司办字等。收文设置：在公文流转中所涉及到的主送单位、成文后所要送往的单位设置。分组管理：对一些角色进行分组管理，如果用户拥有该组，则他就具备组中所有的角色，优化了系统性能。日志管理：主要记录用户的删除、增加、修改操作信息，如用户删除某个文件，系统就会记录此次操作，包括删除文件名、操作者、时间等信息，方便管理员或者领导查看，进一步提高系统安全性。图 角色管理1.1.1.1.3.2. 系统管理系统管理包含以下操作：部门管理：对公文流转中所涉及到的部门进行管理。以树图的信息显示出来。用户管理：对办公自动化系统所涉及到的用户进行管理模板管理：对办公中所涉及到的公文模板进行管理。流程管理：在办公过程中，部分公文在日常办理中办理程序是固定不变的，即可在流程管理中建立相应的流程，以便提高工作效率。密码管理：密码管理主要是为部分用户在修改密码后，而将密码忘记的，这时，系统管理员可对这一类型的用户密码进行重新设置。印章管理：对办公中所涉及到的电子印章进行管理。主题词维护：主题词在公文中是必不可少的一部分。在系统配置时，将国家规定的主题词录入，以便用户查询。公用通信录管理：公用通信录主要是为方便办公而设置的，用户可通过公用通信录来查询办公用户群其它用户的用户信息。图 部门管理1.1.1.1.3.3. 公文管理公文管理是办公自动化系统中一个非常重要的组成部分，它以适合我国国情的公文办理过程为背景，实现了整个办文过程的计算机自动化。并且在公文管理系统的设计过程中充分考虑了我国计算机应用水平的现状、领导日常办公的习惯、领导批示的方便性、与手工办文系统的一致性等方面，不仅方便了领导办公，而且极大地提高了办公效率。由于公文管理系统设计的完整性和开放性，它也非常适合于各种大型企业和政府机关的办公需要。 公文流转是办公自动化应用系统的核心模块，它负责人与人之间、人与系统之间、系统与系统之间的信息交换和提供协同工作的平台。 本系统自然态的工作流 设计，不会导致系统软件对突发事件或特殊事件处理的不适应 。 在系统中，公文的每一个下一步流转都是由上一步的操作决定的，不需要在公文流转之前定义流转的规则，避免了由于系统规则的设定而不适应工作流中不规则的应用。而这种自然态的流转又是基于系统角色设计的，从这种意义上来说，流转又是有其遵守规则的。公文流转完全通过WWW Browser进行办理。本系统面向组织和角色进行管理，考虑了通用的工作流设计。系统用户的角色设置具有部门属性，在目前的软件系统中，组织的定义支持多达五个层次，可以满足各种规模的政府机关和企业集团的需要 。公文流转参与人 (参与公文流转的用户) 以角色来分类。角色类似于工作岗位。每一任务并不直接分配给参与者，而是分配给某一特定的角色。在组织机构或者人事变动的情况下，若某流转任务仍然存在，角色也会维持不变，只需要把需要变更的人员配以相应的角色便能反映人事变动的调整，因此， 本系统的设计具有其不可替代的广泛适应性。参与者与角色在数据库角度来看，属于一对多或多对多的关系。每一参与者都可担当一个或多个角色，例如：办公室秘书可同时担当公文起草人、公文校核人等角色。而每一角色亦可以由一个或多个参与者担当，例如：公文乘办人可以同时由多名人员负责。角色由组别及角色二个层次组成，使角色具有部门的概念。在规模比较大的机构，很多部门内都有类似的岗位，角色加上组别分类更有效处理流程的设计。流转由一系列的任务组成，而工作项则是业务过程的其中一个事件。例如，校核稿就是公文流转过程中的其中一个工作项。任务是相应的角色需要执行的事情，一个任务只能配以一个角色，但一个角色可同时担当多个任务。例如：公文起草是一个任务，公文校核又是另一个任务，但经办人可以同时担当这个角色。任务分类得越精细，系统的灵活性越高。例如：办公室副秘书长在当时分管四项审批工作，但因为组织机构变动，改为担当其中两项。若只用一个任务处理所有四项审批工作，在体制变动时所牵涉的改动相对大了很多。当任务完成后，经办人决定下一个任务是什么。这个过程和公文人工流转的抉择过程是完全一样的。业务过程是某一类重复性活动的整体处理过程。它由一系列的任务与流程组合而成。每一组业务过程都有一个起始点及一个或多个结束点。起草文稿可以是一个流程的起始点，扫描来文也可是一个起始点，签发后归档可以是一个流程的结束点，不同意签发转交回经办人归档也可以是另一个结束点。所有业务过程处理过的活动状态都存有纪录，作为跟踪、监控与统计用途。参与者若被赋予特定的权限，可以对业务过程的活动进行跟踪、监控及统计。公文流转系统记录下所有活动的详细内容，包括任务、角色、签收时间、完成时间、执行人、发送人等等。目的是让用户能实时知道某一事务处理的状态，并提供统计数据，让领导清楚业务运行环境的真实情况，作为进一步提高效率与管理的依据。角色与参与者可以是一对多或多对多的关系，所以系统提供选项，选择下一个任务的角色拥有者，当此任务流往具有多名参与者共同承担同一角色的任务时，选择这些参与者的工作集合形式：“与”和“或”的关系。“或”就是当某一参与者首先签收确认，此任务便会从此角色移往该参与者，其他同一角色的参与者便不再有此工作项。“与”就是其他同一角色的参与者都必须签收确认，否则此公文不能进行继续处理。系统在决定流向下一任务处，会把所有同一角色的参与者列出，让当前任务的执行者决定应交给谁。l 发文管理发文管理包括以下操作：发文拟稿：草拟文件或者处理未完成的发文。文件发送：对办结的成文文件进行分发。发文监控：在公文流转过程中，对公文流转情况进行监控，必要时可以改变公文的流转。发文催办：对迟迟未办理文件的用户进行催办。发文归档：对办结成文的文件进行归档，移交档案室进行妥善、安全管理。待办文件：显示等待用户办理的文件。已办文件：显示用户已经办理的文件。图 发文稿纸图 发文签字意见l 收文管理收文管理包括以下操作：系统收文：系统内部收文登记。收文登记：对系统外部收文进行登记并处理。收文监控：查看收文工作在当前阶段的完成情况，在必要时可改变其收文的流转方向。收文催办：催促在收文流程中还未处理当前负责步骤的人员完成其工作。等办文件：显示等待要办理的文件。已办文件：显示已经办理的文件。图 收文登记图 收文登记1.1.1.1.3.4. 信息管理主要对信息上报、信息采编、信息出刊、刊物签批、信息打分进行管理，包括引用单位、信息分类、信息上报、信息采编、期刊维护、信息出刊、期刊签批、信息登记、综合统计、我的期刊。引用单位：记录所有上级部门，有新建单位、修改单位、删除单位。信息分类：对上报信息进行分类设置，包括采编人员的设置。信息上报：用户编辑上报信息。信息采编：对用户上报的信息进行采编。期刊维护：对期刊信息进行维护，包括浏览权限的设置。信息出刊：将已经采编的信息，编制成一份期刊，包括期刊名称、期刊摘要、期刊年度、年度期数、总期数等信息。期刊签批：对已提交的期刊进行签批审核，若没有问题，则期刊签批通过。信息登记：当期刊向外发表后，一些优秀的信息若被上级单位再次引用，期刊管理员就要登记这些信息，方便进行信息统计。综合统计：以部门为单位，统计各部门上报的信息数量和已经被采用的信息数量，点击数量能浏览到信息内容。我的期刊：罗列出我有权限阅读的期刊，以树图显示。还可以浏览本人积分和同事积分。1.1.1.1.3.5. 信息发布参见统一信息门户信息发布系统章节。1.1.1.1.3.6. 会议管理会议管理提供会议室管理、会议申请、会议审批、会议通知、会议纪要、会议总结等模块。会议申请：用户填写会议基本信息，包括参会人员、会议标题、会议类型、主管领导、主管部门、记录人、纪要人、会议时间、预计人数等。会议审核：领导进入会议待办审核列表，查看申请信息，如果符合学校规定，领导就会根据预计人数指定一个会议室（包括会议详细地址），审核通过。会议纪要：当会议结束后，会议纪要人就能填写开会内容，支持断点填写。纪要审核：领导进入待审核列表，查看纪要内容，如果没有问题，领导就会批示审核通过等信息。会议记录：当会议结束后，会议记录人就能填写开会内容，支持断点填写。记录审核：领导进入待审核列表，查看纪要内容，如果没有问题，领导就会批示审核通过等信息。会议室管理：主要对会议室进行维护，包括新增会议室、修改会议室、删除会议室等操作。会议类型管理：用户可以自定义开会类型，包括：新增类型、修改类型、删除类型等操作。会议查询：只能查询全部结束的会议（纪要、记录审核通过），用户可以根据会议的时间、名称、主持人等进行查询。图 会议室管理1.1.1.1.3.7. 办公事务管理l 部门日程安排以部门为单位，主要记录部门最近的工作安排，方便任务顺利按时完成。图 日程安排图 日程安排l 待办事宜待办事宜：显示等待用户办理的事件。待办事宜是与公文管理、公共信息通知、个人日程安排等紧密联系在一起的，在系统主页中，提供待办事宜功能，使用户能在一进入系统就可以看到自己要待办的工作，而无需一一进入每个业务系统来查看每一个待办件。l 接待事务管理主要以团队为单位，对接待时间、接待费用、活动、会议、礼品等信息进行管理，包括：接待信息、团队类型、团队管理、酒店信息、宾馆信息、礼品信息。接待信息：用户可以根据实际接待情况，如实上报。包括接待人信息、方式、费用、时间等信息。团队类型：定义很多团队类型，更好地管理团队。团队管理：主要记录不同来访团队，方便用户在创建接待时选择。宾馆信息：预先设置好联系宾馆，包括联系人、联系电话、地点等信息。酒店信息：预先设置好联系酒店，包括联系人、联系电话、地点等信息。礼品信息：预先设置好很多礼品，包括礼品名称、数量、单价。l 值班管理系统录入：管理员可以网上录入值班人员系统排班：系统提供默认时间段，记录值班表的情况。值班情况查询：网上提供查询值班表的功能。值班记录功能：值班室电脑专门准备一台电脑，准备公共帐号，由值班人员用这个特定的帐号填写反馈信息。帐号密码存在值班室电脑中，只有系统管理员才知道。校领导和校办人员可以查看值班反馈情况。图 值班管理查询l 办公用品管理对学校办公用品的管理，包括办公用品的的登记、办公用品的领用借用申请、审批、查询统计。办公用品管理：对学校办公用品进行分类管理，进行办公用品分类登记。办公用品领用、借用申请：各部门或教职工对办公用品的领用、借用进行网上登记申请。办公用品领用、借用审批：相关负责人对办公用品的领用借用情况进行审批处理。办公用品领用、借用查询统计：相关领导及人员对办公用品的领用借用情况进行按条件的查询统计。l 辅助办公对学校的辅助办公进行管理，采用网上办公的形式辅助办公的内容进行统一的管理维护。l 车辆管理主要对车辆、驾驶员、使用车辆进行管理，包括车辆申请、车辆信息、车辆调配、我的开车记录、车辆签批、驾驶员信息管理、车辆历史。车辆信息：对所有车辆的基本信息维护，主要包括车牌号，车辆型号，驾驶员，使用部门等信息。车辆申请：提交用车申请。车辆调配：对已提交的用车申请分配空闲车辆和空闲驾驶员。如果是自驾车，不需要分配驾驶员。我的开车记录：可以查看我的开车记录，对未归还车辆进行车辆归还。车辆签批：拥有该项权限的用户对所有提出的用车申请进行审核，并通过或否决申请人提出的申请。驾驶员信息管理：对驾驶员的信息进行维护。车辆历史：查看车辆的使用信息，浏览用车所花费用。图 车辆管理1.1.1.1.3.8. 日程计划实现日程计划的制定、审批、查询等功能，主要包括领导日程计划、日程安排、工作汇报、部门工作计划、个人工作计划个人办公。图 日程计划图 日程计划图 领导日程计划1.1.1.1.3.9. 个人办公个人办公是办公人员处理与个人工作相关的系统，是用户开始日常办公的工作平台。l 站内邮件站内邮件系统主要分为收件箱，发件箱，草稿箱，维护通讯录，设置时间等几个部分。特点：1、支持平台内部用户的通讯录维护功能。您可以建立自己常用的组，比如“我的学生”、“我的同事”。2、支持信息平台内部所有用户之间的邮件群发。3、接收邮件的自动提醒功能，在某种程度上满足了信息平台内部用户的即时通讯需求。4、发送的邮件支持附件的传输。您可以给您的学生或您的同事发送带有最大22M附件的邮件。5、系统只支持信息平台内部用户的邮件传输。l 收件箱：在收件箱列表中显示已经收到的信件。包括状态、附件、主题等字段图 收件箱 l 发件箱：在发件箱列表中显示已经发送的信件。包括主题、附件、日期等。图 发件箱l 草稿箱：在草稿箱列表中显示未发送的信件。包括主题、附件、日期等。l 设置时间：可以设置来信的提示间隔时间和提示持续时间。图 设置时间l 待办事宜待办事宜是与公文管理、公共信息通知、个人日程安排等紧密联系在一起的，在系统主页中，提供待办事宜功能，使用户能在一进入系统就可以看到自己要待办的工作，而无需一一进入每个业务系统来查看每一个待办件。l 个人名片对个人的通讯录进行增加、修改、删除、查看等管理。通讯录有两种，一种是私人通信录，记录个人的通信记录；一种是公共通信录，方便用户办公。图 个人通讯录l 电子便签相当于用户的电子工作日记本，记录用户日常工作情况。l 个人信息维护可对个人信息进行管理维护。图 个人信息维护l 工作授权主要为系统用户提供一个事项代办入口，包括代办配置和我的代办事项。代办配置：当前用户指定其他同事帮本人完成工作。我的代办事项：是指领导或者其他同事托我代办的事项。图 工作授权1.1.1.1.3.10. 印章管理包括数字印章管理、用印记录登记、用印记录查询。校办用章管理员对使用印章的情况进行记录管理，具有增加、修改、删除、查询登记记录的功能。1.1.1.1.3.11. 网上调查各部门可以建立自己的调查投票，支持单选和多选，有效防止重复投票作弊：可设置30分钟内禁止同一IP重复投票和一台机器只能投一票，使投票更加公平透明，支持显示模板的定制。支持个性化设计调查问卷、方便地在网上发布、自动收集调查信息、统计和分析调查结果。调查维护：首先对某个问题或者多个问题创建一个投票事件，有新建投票、删除投票等。图 调查管理图 创建投票图 投票结果查询我的投票：进行投票，浏览参与投票的历史。图 投票列表图 投票结果流览 图 网上调查样例1.1.1.1.3.12. 档案管理档案文件管理实现各种公文的分类、归档、存储、编辑、查询、打印。公文的归档在公文流转工作流结束时自动完成。其中各类公文需具有相应的统一格式和保密级别；对于原有的纸质公文，则可通过手工录入和OCR技术相结合，将其转入公文管理系统进行分类归档，以供查询；相应公文的查询。档案管理包括以下操作：分类维护：对档案分类进行维护。档案录入：输入档案文件。档案鉴定：对移交档案室的档案进行鉴定。档案管理：对存档的档案进行管理，以便用户借阅。借阅登记：对用户借阅档案进行登记。销毁申请：对过期的档案提交销毁申请。销毁管理：对提交的档案销毁申请进行签批，以便工作人员对档案进行销毁操作。销毁记录：以便查看销毁档案的记录。档案查看：以便档案直接调阅者进行档案调阅。档案管理按照标准进行开发，预留相关档案接口。图 档案管理1.1.1.1.3.13. 公告管理对发布的公告进行管理，查询阅读记录，包括我的公告、公告发布、公告签批。我的公告：对我必读、可读、已读的公告进行管理。公告发布：发布新的公告。公告签批：签批需要进行审核的公告。呈批件管理主要对非正式文件的申请、审核、审批过程进行管理，包括呈批件申请、呈批件审核、呈批件签批。呈批件申请：起草需要审核和签批的事件。呈批件审核：对提交的申请进行审核，确认事件的真实性，填写审核意见。呈批件签批：对已经审核的申请进行签批，填写处理意见，如果没有问题，签批成功；如果有问题，签批失败。 1.1.1.1.3.14. 全文检索全文检索使得办公自动化系统成为能为企业领导提供快速查阅文件、信息，进而提供决策服务的实用、高效的系统。本系统中基于结构化数据库的各应用模块中，系统支持强大的检索功能。检索条件按检索范围的不同，可以分为全文检索和按域检索。搜索条件包括：按域检索、按使用的表单检索、按日期检索、按作者检索、通过表单、单词和短语检索等六种，各种条件可以任意组合。全文检索不仅能在一个数据库中进行，更可以通过设置“全局检索”而同时在整个网络域内的多个数据库上进行全文检索。 1.1.1.1.3.15. 统计管理主要为领导提供一个监控中心，方便了解系统运行情况、业务处理情况等信息。包括发文统计（系统）、发文统计（个人）、收文统计（系统）、收文统计（个人）、会议统计（系统）、会议统计（个人）、公告统计（系统）、公告统计（个人）、经费统计。发文统计（系统）：统计各个部门在某时间段的起草文件数和发送文件数，点击数字，能够浏览文件信息。发文统计（个人）：统计当前用户在某时间段的起草文件数和发送文件数，点击数字，能够浏览文件信息。收文统计（系统）：统计各个部门在某时间段的起草文件数和接收文件数，点击数字，能够浏览文件信息。收文统计（个人）：统计当前用户在某时间段的起草文件数和接收文件数，点击数字，能够浏览文件信息。参见下图样例：图 统计管理1.1.1.1.3.16. 消息管理主要提供一个信息交互和定时消息提醒的平台，让用户使用方便，并能及时了解目前需要待办的任务，包括消息配置、我的消息。消息配置：主要对短消息进行配置，用户可以设置手机是否接收消息、仅站内接收消息、站内和手机都接收消息，消息是否弹出显示。我的消息：包括收件箱和发件箱，收件箱中能浏览到已读或者未读的系统消息和用户消息；发件箱中用户可以进行信息交互，发送消息。图 消息管理1.1.1.2. 档案管理系统1.1.1.2.1. 系统特点u 系统遵循国家档案标准，兼容传统的案卷为单位的管理的规则，也支持新的以文件为单位的管理规则u 系统采用模版定制技术，可以实现对各个不同门类档案的管理，如：基建、财会、人事、学籍、科研、教学、文书、党政、科技、声像等。u 完善的电子文件管理功能，依据国家档案局全国档案信息化建设实施纲要、电子文件归档及电子档案管理规范的要求而设计。u 纯浏览器/服务器（B/S）结构 u 与其它办公自动化系统的无缝整合u 灵活管理各门类档案， 采用标准模板结合自定义管理模板实现对不同门类档案的管理，具有操作简单，功能强大等特点。 u 电子文件管理功能：针对目前办公自动化程度的提高，办公过程中形成的大量有归档价值的电子文件，同时传统纸质文件都有相应的电子文件，系统对这些电子档案设计了专门的解决方案，从而确保电子文件的安全、真实及凭据性。 保证电子文件真实性：通过数字水印技术，确保电子文件的真实有效性。 保证电子文件安全性：通过128位数字数字证书保证数据在网络上安全传输，信息不会被非法截获；通过完善的电子文件背景信息记录，电子文件访问日志，以及系统用户权限控制保证电子文件不被非法访问。 电子文件远程、批量、高速上传：包括各种格式的全文电子文件、扫描图像文件、扫描照片、数字化的视频音频文件、各种数码设备生成的电子文件，都可以远程批量高速上传。 电子文件自动转换为PDF格式：作为电子文件文件保存的标准格式PDF，具有良好的安全性和完整性，同时pdf阅读是一个免费软件，任何客户端要阅读pdf文件，都可以免费下载pdf阅读器使用，这对作为档案保存的电子文件来说尤为重要。 系统后台会自动将电子文件转换成PDF格式文件，同时可以实现对电子文件的全文检索。 自动提取PDF格式电子文件内容：PDF格式的电子文件是目前各类办公系统中常用的电子文件格式，系统可以自动将PDF格式的电子文件中的内容提取出来，存放到数据库中，用于编辑或者全文检索。u 自定义数据库结构-“可预见性定制”技术：针对用户个性化的要求，需要这样的功能，让用户根据自己的需要自定义数据库结构，以满足不同门类档案管理的要求。目录打印功能：提供国家标准的各种打印目录格式，系统还提供自定义打印格式功能，可以根据用户实际需要制作出各种打印目录。u 授权功能:可以实现单用户授权和部门授权，可以灵活控制目录、全文、图像、录音录像档案的访问权限。远程数据备份恢复功能:管理员利用系统的远程数据管理功能即可实现远程数据备份，远程数据恢复。u安全性:作为网络上运行的管理系统，因为所有数据都在网络上传输，所以安全性应该得到足够的重视。系统采用用户账号加密，数据访问权限控制，数据加密传输等手段保证系统的安全。模块化设计:系统所有功能均为模块化设计，可以任意组合，用户可以根据自己的需要选择所需要的功能模块。邮件系统方便用户之间相互交流信息:系统用户之间通过邮件功能实现相互之间的信息交流，同时系统采用形象的“使者”提示用户邮件到达。1.1.1.2.2. 主要模块功能 1. 全文管理与全文检索 全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对文件全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。2. 图像、录像、录音等多媒体档案管理 对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多 媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播3. 档案信息统计 对各类档案数据进行灵活的统计，并且可以绘出统计图表。4. 档案借阅利用统计 通过计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的崔还，借阅利用信息的统计等操作。5.自由建库 根据需要自由创建档案数据库，并且建库权限可以控制6.自定义数据库结构 根据具体情况，自定义数据库结构，以满足不同类别专业档案管理的需要7.自定义打印目录 根据具体需求，方便地设计出各种目录格式8.自定义管理界面，根据不同类别档案的需要，定制管理界面中的内容。9.可以将各类电子文件自动转换成PDF标准格式10.具有对电子文件全文附件全文检索的功能，并且检索效率高，检索准确等特点11.数据远程备份与恢复 12.安全通信保证系统数据的安全 13.自动在线升级1.1.1.3. 数字化图书馆（集成）图书管理系统的集成主要采用身份认证集成、界面集成和数据集成，可以直接嵌入校园网的Portlet中，用户登录后，可以直接进入汇文图书管理系统，进行相关操作。图腾图书管理系统的后台数据采用数据交换的方式集成到统一数据库中，提供数据访问接口和数据展现服务。图 图书管理系统集成样例1.1.1.4. 数字化教学服务系统1.1.1.4.1. 产品概述课件制作播放系统充分考虑了国内的网络基础设施水平、用户使用习惯和当前学校对实时教学服务的需求特点等因素,系统的设计和技术采用遵循以下几个指导思想：1采用自适应组播机制，MPEGIV视频压缩标准和基于增量原理捕获屏幕数据，保证数据流量可以减少到最低限度，能同步直播课堂的视音频和老师讲课的屏幕内容，并可远程管理直播课堂和管理用户。2广播式授课，可以实现老师音频和讲课屏幕内容的同步广播，延迟小于500ms.3支持计算机声音,老师麦克风混音。4可以完整录制整个课堂直播过程，包括讲课人的视频、计算机上呈现的讲课内容，录制后自动形成通用格式的流媒体课件(ASF + FLASH)。5根据用户角色不同，可多级设置用户的管理权限和访问权限，用户根据被分配的权限进入不同的直播课堂，进行不同的操作，从而保障系统的安全性。6采用自适应组播机制，单台服务器可以支持到上百个课堂和上千人的同时直播。7客户端完全基于标准浏览器，不需要增加或安装其他任何软硬件；并且使用非常简单。8系统支持断点续传，安全可靠性高，如当服务器或老师讲课机出现断电断网情况，从而使得直播录制中断。只要重新通上电源和网络即可恢复课堂直播，用户端无需再重新进入课堂，可以最快的速度恢复课堂并可极大减少用户操作和管理员的负担。9独立的开放软件体系，能够与校园网和基于互联网的远程培训平台进行整合。1.1.1.4.2. 功能描述整个系统由3个核心模块构成：l 课件制作：实时课件制作系统的直播课堂功能完全可以实现在教师授课的同时，将教师授课的视音频和教师讲课机的电脑屏幕远程直播到学生端桌面，并实现多个教室内的屏幕和视音频同步直播。屏幕采集速度可以达到30帧/秒，延迟小于500ms，完全实时；直播内容可以同步的录制下来，形成标准的流媒体课件(ASF+ Flash格式)，经过编辑后可以放到网上供学生课后点播。系统支持广播，单播，组播多种方式，采用MPEGIV视频压缩标准和基于增量原理捕获屏幕数据，保证数据流量可以减少到最底限度，并可远程管理和创建任何一个直播课堂。实现课件制作需要在演播教室安装一个教师讲课机，同时可在中心机房安装一个直播服务器，教师机和直播服务器通过网络相连，学生机通过互联网络和录播服务器相连。在课堂直播的同时可以将整个课堂录制下来保存成课件，编辑后发布到远程教育训练系统之中。系统结构如下图所示：局域网直播服务器教师讲课机l 流媒体课件制作课件制作播放系统的流媒体课件制作功能能够实时采集教师授课图象，声音以及教师讲课屏幕内容及内容上的标题，自动生成标准视音频格式(ASF)，Flash格式讲义(老师授课屏幕内容)和目录索引的课件，并且可对录制后的课件整合已有的素材资源进行编辑处理，包括剪切，合并，编辑课程目录，打包、将已有的DV带配合PowerPoint、文本等讲义进行同步处理等功能，然后制作成网上发布的流媒体课件。系统支持Asf、Wmv、Wma、Ppt等文件格式素材，基于图片同步的方式能快速生成流媒体课件和课件目录。图4-29n 支持视频文件和PPT文件的导入和管理，并将PPT文件转换成Html格式。n 根据PPT文件中的大纲自动生成课件的目录索引。n 采用多种同步方式实现PPT文件中的幻灯片和视频文件的同步,包括图片同步方式，拍空格键方式，鼠标点击方式。n 管理同步时间戳。n 选择不同类型的课件模板。n 将课件生成ZIP包上传到企业SkillBase系统。n 能生成具有幻灯片的图片索引样式的课件。下图是录制编辑后的课件界面，左上面是老师的视频，下面是课程的目录索引，右边是老师授课的屏幕数据。图4-301.1.1.4.3. 技术参数l 视频编码：MPEG4l 音频编码： MP3l 屏幕编码：流式数据格式l 视频流带宽：可支持从28.8Kbps2Mbpsl 音频流带宽：可支持从6.4Kbps128Kbpsl 屏幕流带宽：可支持从10kbps 3Mbps1.1.1.4.4. 录制环境要求根据项目情况，该系统需要建设一个多媒体直播教室，需要配备一个直播服务器，多个教师讲课机，并需要配备摄像头和采集卡。1直播服务器配置：l 硬件配置：CPU： >双至强 1G 内存： >1G 网卡： 100/1000Ml 软件配置：操作系统：Windows2000 Server、windows 20032教师机配置：l 硬件配置：CPU： >PIII IG 内存： >256M 网卡： 100M教师机如果是笔记本，建议采用摄像头加麦克风，如果是台式机建议采用Osprey视频采集卡摄像机（建议采用Osprey 210采集卡 + Sony摄像机），这样可以达到更好的视频采集效果。摄像头推荐使用Sony D31或Sony D100的摄像头，带有自动跟踪功能，采集卡推荐使用Osprey系列采集卡，目前市场上的主流是Osprey 210型号的卡l 软件配置：操作系统 Windows2000/xp/20031.1.1.4.5. 课程内容建设建议在网络远程培训系统实施、推广以后，如何满足大量的对网络课程的需求是大学面临的主要问题。对于课程内容建设的问题，企业建议大学在系统实施的过程中，课程内容和系统建设要同步进行，培训系统上线后就可以有一部分课程可以使用，使培训系统能够在应用中得到很好的推广。企业建议将课程内容进行分类，然后针对不同类型的课程采取不同的策略：首先，可以将所有需求的网络课件分为成品课件和定制课件。目前市场上，有许多专业的课件制作公司从事各类网络课件的制作，主要包括IT 技能类、语言培训类、商务类、管理技能类等等。因此大学所需要的网络课程除了专业性较强的课程定制开发外，其余成品课程可以从目前企业成品课程列表中或市场上的现有课件中挑选，这部分课程可以在培训系统的建设过程中采购，这样系统上线后即有成品课件供使用者学习。其次，就定制课件而言又可以分为两类：简单的和较为复杂的网络课件。对于简单的课件，及那些只需要学员作为一般了解的信息发布类型的课件，大学可以依靠企业提供的课件制作系统将现有的资料生成符合标准的课件，在培训系统中使用。最后，对于那些既需要为大学度身定制，又需要学员掌握某种技能的较为复杂的课件，一定要选择一些专业的课件制作公司。而企业是大学可以考虑的一种选择。这不仅是因为企业在定制课件上有丰富的经验，同时开发的课件在质量上也有保证，而且能够代表行业最为先进的课件设计和制作水平。1.1.1.5. 数字化生活服务系统1.1.1.5.1. 亿邮邮件系统Email集成亿邮邮件系统集成主要采用界