摩托车配件销售管理系统需求分析(11页).doc

-摩托车配件销售管理系统需求分析-第 11 页摩托车配件进销存管理系统需求分析在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，为了更好地推动销售，中山XX建立了分店制，通过分店把产品推向最终用户。这些分店大都分布在市内各地，远距离频繁的业务信息交流构成了这些企业业务活动的主要特点。在传统方式上，各分店之间通常采用电话、传真等方式传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息，总店的在接到分店传来的订单或传真件后，开具产品出库通知，然后再把相关的进、销、存信息手工存档，再对这些信息进行统计分析，才能了解到整个公司的生产、销售和库存情况。这种信息传递、管理方式不仅效率低，其可靠性、安全性和保密性都无法满足要求，而且数据统计时间严重滞后，往往是了解到企业的“进、销、存”出现问题时，就已经远离了问题出现的时间和地点。通过进销存管理系统，及时通过网络把决策信息传统到相关决策人，从而可以及时发现问题、解决问题，更好地把握机会。1.2.1  进销存管理的任务进销存管理工作的主要任务有：l 销售企业的采购管理l 销售企业的销售管理(批发、零售)l 销售企业各分店的商品配送管理l 销售企业库存商品的管理l 销售企业应收款、应付款的管理l 销售企业经营状况分析与决策由于经营的商品种类经常会非常多，例如一个店可能会经营上六十万种商品，因此按照传统的人工管理方式，会存在以下问题。(1)   各种物资种类繁多、品种齐全，保管管理困难。有的物资超储备或库存积压现象严重采购成本居高不下；有的物资严重短缺，导致销售时才发现没有了库存；有的商品由于没有得到及时盘点，到月末时才发现库存缺失，却查不出原因；有的在入库、销售时找不到商品的存放地点等。(2)   无法进行准确及时的成本、毛利核算。成本管理永远是销售企业管理的主题，特别是现在，面对多变的市场环境，及时满足用户的多品种需求，进行科学合理的成本预测、成本分析及成本控制，以及时、准确地为企业管理者提供经营决策信息，显得至关重要。传统的成本核算方法及核算工具只是粗放地进行成本核算及成本管理，很难满足管理的需要。至于成本核算到工序、核算到产品的思路(先进先出法)，在手工操作方式下更是无从谈起。(3)   管理信息相互独立，市场预测手段、方法落后，严重影响销售企业科学决策，建立科学的市场信息反馈系统已迫在眉睫。手工财务数据相互独立，财务信息也只是通过层层统计报表传递，常出现数字不符、报表不详的情况，难以达到统计数据的及时性、准确性、相关性要求。决策层很难及时地把握来自市场的准确信息，也就无法快速对市场作出正确的决策和预测。市场反馈信息系统已严重滞后于经营管理的需要。(4)   应收帐款数额居高不下， 占用了大量资金，严重影响了资产运作效率，增加了经营风险。手工管理很难适应销售规模增大、销售业务复杂的形势，普遍存在着应收帐款管理不细、帐龄分析和催款通知不及时、不到位的问题；催款力度及相应的催款政策不够。(5)   在生产和销售环节中，不能准确地掌握质量的变化，尤其一些客户投诉或降级使用的制品，无法做到全程跟踪，影响到市场的销售。 自动化程度低、信息不畅通，不能在整个企业共享资源，各种等级的成品质量管理不能做到准确无误。缺乏质量跟踪、投诉处理监控机制。(6)   不能有效管理异地仓库和分店销售业务。分店一般通过传真或电话的方式每月上报销售数据和异地仓库的收发存数据，工作量大，并且上报的信息存在信息延迟和不准确的现象，严重影响到领导层的决策工作。1.2.2  进销存管理系统的作用进销存管理系统是基于先进的软件技术和高速、大容量的硬件基础上的新的进销存管理模式，通过集中式的信息数据库，将销售企业的进、销、调、存、转、赚等企业的经营业务有机的结合起来，达到数据共享、降低成本、提高效率、改进服务等目的。一般来说，利用进销存管理系统可以在以下一些方面提高企业管理的水平。l 提高管理效率，降低人工成本l 降低采购成本l 及时调整营销策略，防止价格流失l 防范陈呆死帐，降低应收帐款 l 减少仓储面积，提高房产综合利用l 降低储备资金占用l 加快资金周转，实现经济效益l 强化财务监控制，实现经济效益l 商业数据智能分析，实现高效决策根据以上对进销存管理内容和进销存管理系统的分析，一个标准的进销存管理系统应该包括如图所示的几大功能。图1.1  进销存管理系统的基本功能模块其中每个功能都由若干相关联的子功能模块组成。1.3.1  资料管理销售企业经营的基础资料是一个最基本也是最重要的信息，脱离了基础资料，例如商品资料、供货商资料和客户资料等，进销存系统就无法运行。“资料管理”功能模块就用于维护这些基础资料，包含的功能模块如图所示。图1.2  “资料管理”功能模块“商品编码设置”用于设置商品编码的方式。进销存系统的每条商品信息都具有惟一的一个编码，作为该商品信息的主键，在摩托车配件行业一般该编码采用该行业的国际标准码，该编码一般分六级，如下图第一级为适用零件名称编码（3位）、第二级为适用车型编码（5位）、第三级生产厂编码（2位）、第四级为颜色编码（1位）、第五级为安装部位编码（1位）、第六级为识别码，主要用作相同零件的识别，如等级，包装（1位）等。该功能设置商品编码中各个层次的编码描述，从而实现商品资料维护中自动生成编码的功能。 “商品资料维护”用于维护(增加、修改、删除、查询)本经销企业所经营的商品的基本信息，内容包括商品编码、条形码、商品名称、商品品牌、规格、适用车型、单位、产地、类别、颜色、最高库存、最低库存、进货价、销售价1、销售价2、零售指导价、最低零售价、库存单价、现有总库存数量、备注等。 “供货商资料维护”用于维护供货商的基本信息，内容包括供货商编号、拼音编码、简称、名称、地址、邮编、区号、地区、类型、电话、传真、开户行、银行帐号、税号、库房地址、库房电话、业务员、业务部门等。“客户资料维护”用于维护客户的基本信息，内容包括客户编号、拼音编码、简称、名称、联系人、地址、邮编、区号、地区、电话、传真、开户行、银行帐号、税号、性质、业务员、业务部门、授信额度等。“业务员信息维护”用于维护本企业销售业务员的基本信息，内容包括业务员编号、姓名、性别、电话、手机、地址、邮编、身份证号、类别等。在销售开票时业务员属性可以直接从业务员清单表中获取所有业务员的名字作为辞典供用户选择。“仓库信息维护”用于维护企业的仓库信息，内容包括仓库编号、仓库名、类别、备注等。企业的商品一般都是存放在不同的仓库或同一仓库的不同货位中，这样在在填写商品进货单和销售单时用户需要指定入库或出库的是哪个仓库的货物。1.3.2  进货管理“进货管理”功能模块用于管理企业的采购进货业务，其中包含的子功能模块如图所示。图1.3  “进货管理”功能模块各子功能模块实现的功能分别为：“进货入仓管理”用于录入企业的进货入仓单，分为主从两张表，主表“进货单”内容包括入仓编号、供货商编号、供应商送货单号、进货日期、业务员、制单人、验收员、保管员、合计总价、结算类型、入货仓库、付款标志等，从表“进货单明细”内容包括编号、进货单号、商品编码、进货数量、进货价格（商品条码、类别、商品名称、商品品牌、规格、适用车型、颜色、产地、现有库存、库存价格）等。商品编码采用近似编码提示方式输入，也可以由商品条码扫描带出。填写进货入仓单后商品的库存才会增加并产生应付款及更新库存价格。（增加礼品进货识别）“退货管理”用于录入商品退货单。进货的退货有两种方法，一是直接在进货单中填写负数的进货数量，另一种是填写进退货单，鉴于摩托车配件销售行业的特性，一般的退货并非是固定某张进货单的，故建议采用直接填写退货单形式，并填写退货原因。对退货单结算类型为抵扣货款方式的，记录相应供货商的应付款信息抵扣！“不良商品入仓管理”用于各销售点把客户退回的不良商品退回总仓时，总仓根据其不良品退仓单号进行不良商品入仓确认！只有确认不良品入仓候，不良品库存才会增加！“进货入仓单查询”，用于对进货历史记录的查询，可根据供应商，日期，商品编码、条码等进行查询。“不良商品入仓查询”，用于对不良商品入仓历史记录根据时间段进行查询。“退货查询”，用于对供应商退货商品历史记录根据时间段进行查询！1.3.3  配送管理“配送管理”功能模块用于管理企业的商品内部流通的主体业务，其中包含的子功能模块如图1.4所示。图1.4  “配送管理”功能模块“分店请货管理”用于各分店销售商品需求向总部提出请货请求，主表“请货管理”主表内容包括请货单号、请货店号、请货类型（一般、急、特急）、请货时间，从表“请货明细”内容包括请货单号、商品编码、数量、备注等。请货商品必须为库存少于最低库存下限，或分店销售订货大于分店库存的商品！请货管理将通过网络发送到总部数据库！“总部查存备货管理”用于总部收到分店的请货请求以后，与目前库存比较，若库存满足，则打印备货单备货！主表“备货管理”主表内容包括备货单号、请货单号、备货仓库，从表“备货明细”内容包括备货单号、商品编号、数量、备注等；在打印备货单时重点标明商品的仓位（备货仓）、备注等内容！出备货单的同时会冻结备货单内容商品的库存！（增加礼品配送）“总部送货管理”用于备货后开具送货单，主表“送货管理”主表内容包括送货单号、送货日期，收货店号、请货单号、出货仓号、制表、仓管等，从表“送货明细”包括送货单号，商品编号，数量等，在打印送货单时重点标明收货仓位！出具送货单同时扣减出货仓仓存，扣减出货仓冻结库存！“总部调货管理”用于总部商品库存不足分店的备货请求，而其它分店的库存又能满足的情况下，总部下通知指令从分店调拨商品以满足请货需求！主表“调货管理”主表内容包括调货单号、请货单号、调货仓库、调货时间等，从表“调货明细”从表内容包括调货单号、商品编号、数量、备注等！调货管理通过网络，向分店发出调货指令，并冻结分店的商品库存！“分店调货备货管理”用于分店收到总部的调货指令后，打印备货单通知备货！主表“分店备货管理”主表内容包括备货单号，调货单号、备货仓库等，从表“分店备货明细”从表内容包括备货单号，商品编号、数量、备注等，在打印备货单时重点标明商品的仓位（备货仓）、备注等内容！“分店调出管理”用于分店备好调出货品后，录入调出商品记录，并打印调出单。主表“调出管理”主表内容包括调出单号、调出日期、调出店号、调货单号、调入店号、制表、仓管、调货合计金额等。从表“调出明细”从表内容包括调出单号、商品编号、数量等，出具调出单的同时扣减调出仓库库存，扣减冻结库存！“分店收货入仓管理”用于分店收到商品检查无误后，根据送货单号，确认商品入仓！主表“分店入仓管理”主表内容包括入仓单号、送货单号、入仓时间、制表、仓管等，从表“分店入仓明细”从表内容包括入仓单号，商品编号、数量等！确认入仓同时增加分店仓存！“各查询模块”用于查询请货、出货、调拨、调出、入仓等的历史数据的查询，可根据各业务种类的单号、时间等进行查询！1.3.4  销售管理“销售管理”功能模块用于管理企业的销售业务，包含的子功能模块如图1.5所示。各子功能模块实现的功能分别为：图1.5  “销售管理”功能模块“销售订单管理”用于录入企业的销售订单。主表“销售订单”的内容包括销售订单编号、客户编号、销售日期、销售店号、业务员、制单人、金额，含税标志等，从表“销售订单明细”的内容包括销售订单编号、商品编号、销售数量、销售价等。“销售出货管理”用于录入企业的销售订单出货记录，主表“销售出货单”内容包括销售出货单编号、销售订单编号、客户编号、出货日期、送货员、制单人、保管员、合计金额等，从表“销售出货单明细”内容包括销售出货单编号、商品编号、销售数量、销售价、出货仓库等。（增加礼品送赠栏）“销售退货管理”用于录入企业销售退货单，主表“销售退货”主表内容包括销售退货单编号、销售单编号、客户编号、退货合计金额、退货日期、业务员、制表、仓管、记帐类型、退货仓库等，从表“销售退货明细”包括销售退货单号、商品编号、退货数量、销售价、退货价格、损坏标志、备注等。“各销售模块查询”用于查询商品销售流程中各业务类型的历史数据查询。一般可以让用户根据业务单号、客户编号、日期、商品编号、业务员等信息查询。1.3.5  库存管理“库存管理”功能模块用于管理企业的库存信息，包含的子功能模块如图1.6所示。图1.6  “库存管理”功能模块各子功能模块实现的功能分别为：“库存查询”用于查询企业商品的库存，可以查询总库存和分仓库查询。 “库存盘点”用于管理企业的库存盘点工作，将实际盘存的商品数量输入计算机，计算机自动与数据库中的库存数量进行核对并产生盘盈盘亏统计信息。“报损报溢”用于管理企业商品库存的损益，内容包括损溢单号、商品编号、仓库编号、数量、库存单价、金额、日期、责任人、制单人等。“上下限设定”用于设置库存的上限和下限，当商品库存的数量超出指定的范围时系统可以自动报警，内容包括序号、仓库编号、商品编号、上限、下限、最佳存量、备注等。“仓位管理”用于管理各仓库的仓位设置。如下图：仓位编码分三层，第一层为排序（1位）、第二层为层序（1位）、第三层为序号（3位）。“库存上下限报警”根据当前商品库存和指定的库存上下限自动列出低于下限或高出上限的商品，并可以直接根据最佳存量直接生成采购订单。“库存管理各模块历史数据查询”用于查询库存管理模块中各种盘点、损益的历史数据。1.3.6  应付款管理“应付款管理”功能模块用于管理企业的应付款业务，包含的子功能模块如图1.7所示。图1.7  “应付款管理”功能模块各子功能模块实现的功能分别为：“预付款管理”用于管理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。填写付款单时可以选择付款的方式，如果是“减预付款”则“预付款”信息表中的“预付总额”自动减少。“应付款明细”用于查询企业所有的应付款，对应到每一笔进货的明细。“应付款汇总”用于查询企业所有的应付款，对应到每一个供货商。“付款管理”用于录入企业支付货款的凭证和销应付款，内容包括编号、发票号、填票日期、进货单号（商品编号、供应商编号、数量、进货单价）、金额、付款日期、详细说明、进货日期、状态、减预付等。“已付款明细”用于查询企业历史的所有已经支付的款项。“付款单查询”用于查询历史付款单。“应付款帐簿”用于查询应付款科目的明细分录，属于财务上的概念。每一笔进货或者付款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。“应付款帐龄”用于分析应付款的帐龄，即在不同时间段内应付款分部的情况，从而为付款作出依据。1.3.7  应收款管理“应收款管理”功能模块用于管理企业的应收款业务，包含的子功能模块如图1.8所示。各子功能模块实现的功能分别为：图1.8  “应收款管理”功能模块“预收款管理”用于管理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。填写收款单时可以选择收款的方式，如果是“减预收款”则“预收款”信息表中的“预收总额”自动减少。“应收款明细”用于查询企业所有的应收款，对应到每一笔销售的明细。“应收款汇总”用于查询企业所有的应收款，对应到每一个客户。“收款管理”用于录入企业收回货款的凭证和销应收款，内容包括编号、发票号、填票日期、销售单号、客户编号（商品编号、数量、销售价）金额、收款日期、详细说明、销售日期、状态、减预收等。“已收款明细”用于查询企业历史的所有已收回的款项。“收款单查询”用于查询历史收款单。“应收款帐簿”用于查询应收款科目的明细分录，每一笔销售或者收款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。“应收款帐龄”用于分析应收款的帐龄，即在不同时间段内应收款分部的情况，从而为收款提供依据。1.3.8  帐务管理“帐务管理”功能模块用于管理企业的结帐业务，包含的子功能模块如图1.9所示。图1.9 “帐务管理”功能模块一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品成本的进、销、结存情况，为财务提供数据。各子功能模块实现的功能分别为：结帐日期设定”用于设置企业的每月结帐的日期，内容包括月份、全称、结帐日期等。一般商业单位每个月的结帐日期都是固定的，默认为25号。“模拟结帐”用于进行模拟结帐操作。因为结帐操作不可逆，也就是说正式结帐后商品进销存汇总的数据就无法更改了，因此在正式结帐前往往要进行模拟结帐，以查看结帐数据是否正确。“正式结帐”用于进行结帐操作，计算进销存汇总报表。“进销存汇总”用于查询本次结帐的结果，内容包括结帐编号、年月、货号、上期结帐数量、上期结帐金额、借方数量、借方金额、贷方数量、贷方金额、本期结存数量、本期结存金额、备注等。“结帐查询”用于查询历史的结帐结果。1.3.9  统计分析“统计分析”功能模块用于统计和分析企业的经营数据，供企业决策者作为决策依据。常用的子功能如图1.10所示。图  “统计分析”功能模块统计分析的功能就是对企业的历史数据进行统计分析，以直观的形式表现出来，最好可以用图表的形式表现出来，如图1和图2所示。以上列举的只是一小部分功能，例如还有商品时段销售对比、分店时段销售对比等。1  同一商品时段销售对比2  门市店销售分析对比1.3.11 零售管理流通企业可大致分为批发企业和零售企业，零售企业又分为单门店企业和连锁企业。对于零售企业，其自身的特点必然导致进销存系统与批发企业的系统不一致。最大的区别就是零售销售的界面，还有连锁门市店的管理。零售管理包括的子功能模块如图3所示。3  “零售管理”功能模块各子功能模块实现的功能分别为：“零售收款”用于分店的收款管理。如前所述，零售企业的销售不管东西卖给了谁，也不会产生应收款。而由于顾客收款排队的原因，需要保证最快的收款速度，因此“零售收款”的功能要简单便捷，通常只需要输入商品的货号、数量和收款的总金额就可以了。 “销售日报统计”用于统计零售企业日销售的信息，内容包括日期、分店编号、商品编号、销售数量、应收金额、实收金额、库存单价等。“零售查询”用于对零售的历史数据进行查询！1  系统管理系统管理是每个系统都必须具备的功能，包括的子功能模块如图4所示。由于这部分功能比较通用，在后面的实例中我们将不再详细介绍。4  “系统管理”功能模块各子功能模块实现的功能分别为：“参数设置”用于设定系统定义的一些基础参数或开关。“权限设置”用于设置各操作员使用系统的权限，为了方便设置，一般的应用系统都是可以将操作人员分组的，将通用的权限赋予整个组，个别的权限单独赋予个人，这样可以大大减少权限管理的工作量。“数据备份”用于备份系统数据库。“数据恢复”用于恢复系统数据库。“日志管理”用于维护系统的使用日志。一个好的应用系统会对任何操作员进行的所有操作进行日志记录，“日志管理”可以查询、导出和删除历史的日志。“更改密码”供用户更改自己的密码。“数据通信”用于对分店与总部间数据的更新，由于分店和总部比较分散，不可能采用专线进行联网，在充分考虑万一数据通信中断的情况下应能使得各业务能够正常运作，故各分店本地均保存部分必须的数据，在万一数据通信中断后可通过手工或通信恢复后及时更新总部数据！