公司证照管理制度99296(5页).doc

-公司证照管理制度99296-第 5 页公司证照管理制度一、目的为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。二、借阅原则一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。三、证照资料的种类1证照原件：营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。2所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。3重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。4经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。四、证照资料的保管归档1、证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外）归行政中心专人统一保管；2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管；3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送；五、证照资料的使用管理1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写公司证照使用申请单写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续；2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天；4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保；6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。六、证照的年审、到期、变更证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等）由行政中心专人负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。七、相关责任1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任；2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。公司证照使用申请单申请人申请部门申请时间证照类别原件借阅 复印件 电子档证照名称（份数）使用时间归还时间用途说明部门主管审 核行政主管审 批保管人公司证照使用申请单申请人申请部门申请时间证照类别原件借阅 复印件 电子档证照名称（份数）使用时间归还时间用途说明部门主管审 核行政主管审 批保管人公司证照使用汇总表日 期申请部门申请人证照资料名称/份数备注第 页