某汽车4s店财务管理制度(34页).doc

-某汽车4s店财务管理制度-第 32 页湘潭市海通汽车销售服务有限公司财务管理制度二零一一年四月一日目 录第一章 会计制度3第一节 总则.3第二节 资产.4第三节 负债.7第四节 所有者权益.7第五节 收入.8第六节 费用.9第七节 利润和利润分配.10第八节 会计计量.11第二章 会计核算细则.12第一节 债权管理12第二节 债务管理13第三节 低值易耗品及固定资产管理13第四节 发票管理15第五节 会计档案管理 .16第六节 会计基础规范18第三章 资金管理细则.20第四章 费用管理制度.24第五章 员工管理制度.30第六章 融资管理办法.32第七章 借贷管理规定.33返回目录第一章 会计制度第一节 总则第一条 根据中华人民共和国会计法和企业会计准则及国家其他经济法规，制定本制度。第二条 公司填制会计凭证、登记会计账簿、管理会计档案等要求，按照中华人民共和国会计法、新准则、会计基础工作规范和会计档案管理办法的规定执行。第三条 会计核算应当以公司发生的各项交易或事项为对象，记录和反映公司本身的各项经营活动。第四条 会计核算应当以公司持续、正常的经营活动为前提。第五条 会计核算应当划分会计期间，分期结算账目和编制财务会计报告。第六条 公司的会计核算以人民币为记账本位币。第七条 公司的会计记账采用借贷记账法。第八条 公司在会计核算时，应当遵循以下基本原则：一、公司应当以实际发生的交易或者事项为依据进行会计确认、计量和报告，如实反映符合确认和计量要求的各项会计要素及其他相关信息，保证会计信息真实可靠，内容完整。二、公司提供的会计信息应当与财务报告使用者的经济决策需要相关，有助于财务报告使用者对分子公司过去，现在或者未来的情况作出评价或者预测。三、公司的会计核算和编制的财务会计报告应当清晰明了，便于理解和利用。四、公司的会计核算方法前后各期应当保持一致，不得随意变更。如有必要变更，必须经公司董事会批准并将变更的内容和理由、变更的累积影响数，以及累积影响数不能合理确定的理由等，在报表附注中予以说明,公司的会计核算应当按照本制度规定的会计处理方法进行，确保会计信息口径一致、相互可比。五、公司应当按照交易或事项的经济实质进行会计核算，而不应当仅仅按照它们的法律形式作为会计核算的依据。六、公司提供的财务报表应当反映公司财务状况、经营成果和现金流量有关的所有重要交易或者事项。七、公司对应收款项的可收回性、固定资产的使用寿命、售出存货可能发生的退货，应保持谨慎，充分估计到各种风险和损失，既不高估资产或者收益，也不低估负债或者费用。八、公司的会计核算及会计报告应当及时进行会计确认、计量和报告，不得提前或延后。第二节 资产第九条 资产是指企业过去的交易或者事项形成的、由企业拥有或者控制的，预期会给企业带来经济利益的资源。第十条 公司的资产应按流动性分为流动资产、非流动资产。第十一条 流动资产，资产满足下列条件之一的，应当归类为流动资产。（一）预计在一个正常营业周期中变现、出售或耗用。 （二）主要为交易目的而持有。 （三）预计在资产负债表日起一年内（含一年）变现。 第十二条 流动资产以外的资产应当归类为非流动资产，并应按其性质分类列示。第十三条 公司应当设置现金和银行存款日记账，按照业务发生顺序逐日逐笔登记。银行存款应按银行和其他金融机构的名称和存款种类进行明细核算。目前公司有计算机记账，但应建立现金和银行存款手工帐本。现金的账面余额必须与库存数相符；银行存款的账面余额应当与银行对账单定期核对，至少每月核对一次，并与按月编制的银行存款余额调节表相符。第十四条 应收及预付款项，是指公司在日常经营过程中发生的各项债权，包括：应收款项(应收票据、应收账款、其他应收款)和预付账款等。第十五条 应收及预付款项应当按照以下原则核算：一、应收及预付款应当按照实际发生额记账，并按照往来户名等设置明细账，进行明细核算。二、公司的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤消等原因已无望再收到所购货物的，报公司董事会批准后，作为资产损失。三、公司持有的未到期应收票据，如有确凿证据证明不能够收回或收回的可能性不大时，报公司董事会批准后，作为资产损失。四、公司对于不能收回的应收款项应当查明原因，追究责任。对有确凿证据表明确实无法收回的应收款项，如债务单位已撤消、破产、资不抵债、现金流量严重不足等，报公司董事会批准后，作为资产损失。第十六条 存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。包括各类低值易耗品、库存商品、在途商品等。存货应当按照以下原则核算：一、存货在取得时，应当按照实际成本入账。实际成本按以下方法确定：1、购入的存货，按照进价和按规定应计入商品成本的税金。企业采购商品的进货费用金额较小的（如：低值易耗品），也可在发生时直接计入当期损益（销售费用）。2、委托外单位加工完成的存货，以商品的进货原价、加工费用和按规定应计入成本的税金，作为实际成本。3、公司接受的债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的存货，或以应收债权换入存货的，应当对受让的非现金资产按其公允价值入账，重组债权的账面余额与受让的非现金资产的公允价值之间的差额，计入当期损益。4、以非货币性交换换入的存货，应以公允价值和应支付的相关税费作为换入资产的成本，公允价值与换出资产账面价值的差额计入当期损益。换入资产和换出资产公允价值均能够可靠计量的，应当以换出资产的公允价值作为确定换入资产成本的基础，但有确凿证据表明换入资产的公允价值更加可靠的除外。5、盘盈的存货，按照同类或类似存货的市场价格，作为实际成本。存货盘亏造成的损失，应当计入当期损益。二、发出的存货，应当采用加权平均法确定其实际成本。三、存货应当定期或不定期盘点。盘点结果如果与账面记录不符，应于期末前查明原因，报董事会批准并征得税务机关批复后，在期末结账前处理完毕。盘盈的存货，应冲减当期的管理费用；盘亏的存货，在减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，计入当期管理费用，属于非常损失的，计入营业外支出。第十七条 固定资产，是指公司使用期限超过一个会计年度的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与经营有关的设备等。第十八条 公司应当按照规定的固定资产目录、分类方法、每类或每项固定资产的折旧年限、折旧方法，进行相关账务处理。未作为固定资产管理的设备、工具等，作为低值易耗品核算。第十九条 固定资产在取得时，应按取得时的成本入账。固定资产取得时的成本应当根据具体情况分别确定：一、外购固定资产的成本，包括买价、相关税费、使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费等。二、自行建造固定资产的成本,由建造该项资产达到预定可使用状态前所发生的必要支出构成。三、投资者投入固定资产的成本，按照投资合同或协议约定的价值确定，但合同或协议约定价值不公允的除外。四、在原有固定资产的基础上进行改建、扩建的，按原固定资产的账面价值，加上由于改建、扩建而使该项资产达到预定可使用状态前发生的支出，减去改建、扩建过程中发生的变价收入，作为入账价值。五、公司接受的债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的固定资产，或以应收债权换入固定资产的，按应收债权的账面价值加上应支付的相关税费，作为入账价值。六、以非货币性交换换入的固定资产，应以公允价值和应支付的相关税费作为换入资产的成本，公允价值与换出资产账面价值的差额计入当期损益。换入资产和换出资产公允价值均能够可靠计量的，应当以换出资产的公允价值作为确定换入资产成本的基础，但有确凿证据表明换入资产的公允价值更加可靠的除外。七、盘盈的固定资产，按同类或类似固定资产的市场价格，减去该项资产的新旧程度估计的价值损耗后的余额，作为入账价值。固定资产的入账价值中，还应当包括分子公司为取得固定资产而交纳的契税、车辆购置税等相关税费。第二十条 公司应按月提取折旧，当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧；当月减少的固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧。所谓提足折旧，是指已经提足该项固定资产应提的折旧总额。应提的折旧总额为固定资产原价减去预计残值加上预计清理费用。已计提减值准备的固定资产，还应当扣除已计提的固定资产减值准备累计金额。公司应当对所有固定资产计提折旧。但是，已提足折旧仍继续使用的固定资产和单独计价入账的土地除外。第二十一条 由于出售、报废或者毁损等原因而发生的固定资产清理净损益，计入当期营业外收支。第二十二条 公司对固定资产应当定期或不定期实地盘点。对盘盈、盘亏、毁损的固定资产，应当查明原因，写出书面报告，报财务部批准后，在期末结账前处理完毕。盘盈的固定资产，应作为前期差错计入以前年度损益调整；盘亏或毁损的固定资产，在减去过失人或者保险公司等赔款和残料价值之后，计入当期营业外支出。如盘盈、盘亏或毁损的固定资产，在期末结账前尚未批准的，在对外提供财务会计报告时应按上述规定进行处理，并在会计报表附注中作出说明；如果其后批准处理的金额与已处理的金额不一致，应按其差额调整会计报表相关项目的年初数。第二十三条 公司对固定资产的购建、出售、清理、报废和内部转移等，都应当办理会计手续，并应当设置固定资产明细账和固定资产卡片进行明细核算。除购建固定资产以外，所有筹建期间所发生的费用，包括人员工资、办公费、培训费、差旅费、印刷费、注册登记费等，待公司开始经营当月起一次计入开始经营当月的损益。公司发生的装修费也应一次性计入当月损益。第三节 负债第二十四条 负债是指企业过去的交易或者事项形成的、预期会导致经济利益流出企业的现时义务。第二十五条 公司的负债均为流动负债。第二十六条 流动负债，是指将在1年(含1年)或者超过1年的一个营业周期内偿还的债务，包括应付票据、应付账款、预收账款、应付职工薪酬、应交税费、其他暂收应付款项等。第二十七条 月度终了，将本月应交未交或本月多交的增值税额自“应交税费增值税”科目转入“应交税费未交增值税”明细科目。第四节 所有者权益第二十八条 所有者权益是指分子公司资产扣除负债后由所有者享有的剩余权益。公司的所有者权益又称为股东权益。所有者权益包括实收资本、资本公积和未分配利润。第二十九条 公司的实收资本是指投资者按照公司章程或合同、协议的约定，实际投入企业的资本。第三十条 公司资本除下列情况外，不得随意变动：一、符合增资条件，并经有关部门批准增资的，在实际取得投资者的出资时，登记入账。二、公司按法定程序报经批准减少注册资本的，在实际发还投资时登记入账。投资者按规定转让其出资的，公司应当于有关的转让手续办理完毕时，将出让方所转让的出资额，在资本账户的有关明细账户及各备查登记簿中转为受让方。第三十一条 债权人豁免的债务在当期损益中核算。第五节 收入第三十二条 收入是指企业在日常活动中形成的、会导致所有者权益增加的、与所有者投入资本无关的经济利益的总流入。本制度所涉及的收入，包括销售商品收入、提供劳务收入和让渡资产使用权收入。公司代第三方收取的款项，应当作为负债处理，不应当确认为收入。公司应当根据收入的性质，按照收入确认的原则，合理地确认和计量各项收入。公司营业执照上规定的主营业务统一在“主营业务收入”科目核算。第三十三条 销售商品的收入，应当在下列条件均能满足时予以确认：一、企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方； 二、企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制； 三、收入的金额能够可靠地计量；四、相关的经济利益很可能流入企业；五、相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。第三十四条 销售商品的收入，应按公司与购货方签订的合同或协议金额或双方接受的金额确定。现金折扣在实际发生时作为当期费用；销售折让在实际发生时冲减当期收入。第三十五条 公司已经确认收入的售出商品发生销售退回的，应当冲减退回当期销售商品收入；年度资产负债表日及以前售出的商品，在资产负债表日至财务会计报告批准报出日之间发生退回的，应当作为资产负债表日后调整事项处理，调整资产负债表日编制的会计报表有关收入、费用、资产、负债、所有者权益等项目的数字。第三十六条提供劳务的总收入，应按公司与接受劳务方签订的合同或协议的金额确定。第三十七条 让渡资产使用权而发生的收入包括利息收入和使用费收入。 一、利息和使用费收入，应当在以下条件均能满足时予以确认：1、相关的经济利益能够流入公司；2、收入的金额能够可靠地计量。 二、利息和使用费收入金额，应按下列方法分别予以计量：1、利息收入金额，按照他人使用本企业货币资金的时间和实际利率计算确定；2、使用费收入金额，按照有关合同或协议约定的收费时间和方法计算确定。第六节 费用第三十八条 费用是指公司在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。第三十九条 公司应当在确认产品销售收入时，将已销售产品的成本等计入当期损益。公司发生的支出不产生经济利益的，或者即使能够产生经济利益但不符合或者不再符合资产确认条件的，应当在发生时确认为费用，计入当期损益。 公司发生的交易或者事项导致其承担了一项负债而又不确认为一项资产的，应当在发生时确认为费用，计入当期损益。 第四十条 符合费用定义和费用确认条件的项目，应当列入利润表。第四十一条 公司在经营过程中所耗用的各项物资、材料、商品，应按实际耗用数量和账面单价计算，计入费用。第四十二条 公司应支付职工的薪酬，应当根据规定的工资标准，计算出职工工资，计入费用，公司按规定给予职工的各种工资性质的补贴，也应计入工资项目，包含基本工资、加班工资、奖金、福利费、社保费、工会经费、教育经费、辞退福利等。第四十三条 公司在经营过程中所发生的其他各项费用，应当以实际发生数计入费用。凡应当由本期负担而尚未支出的费用，如果有确凿证据需要预提的，记入其他应付款科目，凡已支出，应当由本期和以后各期负担的费用，如果未超过一个会计年度应直接计入费用，超过一个会计年度的费用应计入长期待摊费用摊销。第四十四条 公司的期间费用包括销售费用、管理费用和财务费用。期间费用应当直接计入当期损益，并在利润表中分项目列示。 一、销售费用，是指公司在销售商品过程中发生的费用，包括分子公司的职工薪酬、租赁费、包装物、广告费、装修费、商务车费、运输费、差旅费、商品车汽油费等。 二、管理费用，是指公司为组织和管理公司经营所发生的费用，包括招待费、办公费、水电费、税费、折旧费、修理费、劳动保护费、低值易耗品摊销、会议费、坏账损失、存货盘亏毁损报废等。 三、财务费用，是指公司经营活动所需资金等而发生的费用，包括应当作为期间费用的利息支出(减存款利息收入)以及相关的手续费等。第四十五条 公司必须分清本期费用和下期费用的界限，不得任意预提和摊销费用。第七节 利润和利润分配第四十六条 利润是指公司在一定会计期间的经营成果，包括营业利润、利润总额和净利润。一、营业利润，是指营业收入减去营业成本、营业税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用及资产减值损失，加上公允价值变动收益及投资收益后的金额。二、利润总额，是指营业利润加上营业外收入，减去营业外支出后的金额。三、营业外收入和营业外支出，是指公司发生的与其经营活动无直接关系的各项收入和各项支出。营业外收入包括非流动资产处置利得、非货币性资产交换利得、债务重组利得、政府补助、盘盈利得、捐赠利得等。营业外支出包括非流动资产处置损失、非货币性资产交换损失、债务重组损失、公益性捐赠支出、非常损失、盘亏损失等。营业外收入和营业外支出应当分别核算，并在利润表中分列项目反映。营业外收入和营业外支出还应当按照具体收入和支出设置明细项目，进行明细核算。 四、净利润，是指利润总额减去所得税费用后的金额。第四十七条 公司的所得税费用核算原则。公司在计算应纳税所得额时，应注意以下几点： 一、 业务招待费的扣除标准应符合税务部门的要求。 二、 在经营过程中，被有关部门处以罚款、罚金、滞纳金，以及被没收财物的损失，不得税前扣除。三、未取得合法的发票及与生产经营活动无关的费用支出不得在税前扣除。公司应认真学习当地所得税申报相关规定，严格按照当地税法规定如实调整应纳税所得额，不得多缴和少缴所得税。第四十八条 公司当期实现的净利润，加上年初未分配利润(或减去年初未弥补亏损)和其他转入后的余额，为未分配利润(或未弥补亏损)，未分配利润可留待以后年度进行分配。公司如发生亏损，可以按规定由以后年度利润进行弥补。公司未分配利润(或未弥补的亏损)应当在资产负债表的所有者权益项目中反映。第四十九条 公司实现的利润和利润分配应当分别核算，利润构成及利润分配各项目应当设置明细账，进行明细核算。公司年初未分配利润(或未弥补亏损)、期末未分配利润(或未弥补亏损)，均应当在所有者权益变动表中反映。第八节 会计计量第五十条 公司在将符合确认条件的会计要素登记入账并列报于会计报表及其附注（又称财务报表，下同）时，应当按照规定的会计计量属性进行计量，确定其金额。 第五十一条 会计计量属性主要包括： （一）历史成本。在历史成本计量下，资产按照购置时支付的现金或者现金等价物的金额，或者按照购置资产时所付出的对价的公允价值计量。负债按照因承担现时义务而实际收到的款项或者资产的金额，或者承担现时义务的合同金额，或者按照日常活动中为偿还负债预期需要支付的现金或者现金等价物的金额计量。 （二）重置成本。在重置成本计量下，资产按照现在购买相同或者相似资产所需支付的现金或者现金等价物的金额计量。负债按照现在偿付该项债务所需支付的现金或者现金等价物的金额计量。 （三）可变现净值。在可变现净值计量下，资产按照其正常对外销售所能收到现金或者现金等价物的金额扣减该资产至完工时估计将要发生的成本、估计的销售费用以及相关税费后的金额计量。 （四）现值。在现值计量下，资产按照预计从其持续使用和最终处置中所产生的未来净现金流入量的折现金额计量。负债按照预计期限内需要偿还的未来净现金流出量的折现金额计量。 （五）公允价值。在公允价值计量下，资产和负债按照在公平交易中，熟悉情况的交易双方自愿进行资产交换或者债务清偿的金额计量。 第五十二条 分子公司在对会计要素进行计量时，一般应当采用历史成本，如须采用重置成本、可变现净值、现值、公允价值计量的，应当保证所确定的会计要素金额能够取得并可靠计量。返回目录第二章 会计核算细则第一节 债权管理第五十三条 应收账款。一、公司一律实行现款现货政策，公司若有新的应收账款(因银行原因当月产生下月收回的除外)产生而不能及时收回的，将追究相关人员的责任。二、公司应按不同的购货单位设置明细账，进行明细核算。 三、应收账款有关责任人由于工作变更，必须取得所负责单位的对账确认书和还款计划后交接收人，并由监交人监交后方可调离，实施前任不清后任不接的原则。四、公司每月末要对应收账款进行全面清理，并进行账龄分析。当账龄超过1年时应及时报财务部，对于不能收回的应收账款应当查明原因，追究责任，对确实无法收回的（如倒闭、撤消等情况），应取得工商部门的相关证明后报财务部审核，经董事会批准后报税务部门通过后方可作为坏账损失进行相关处理。五、公司每季度必须与往来单位（含供应商、服务商、经销商）核对往来账、取得对账确认书，并由责任人负责催收应收货款，对帐确认书必须在次月15日前寄回。六、对账确认书填写必须规范，要素齐全，双方若有差额，在查证原因后按上述格式填写确认书的调增调减项目，并注明调整原因及凭证号，调整后余额必须一致。对账确认书必须有会计人员和财务负责人的签章以及对账双方的财务专用章。第五十四条 其他应收款。一、公司应按不同的债务人设置明细账，进行明细核算。每月末要对其他应收款进行清理，对长期借款未报销的事项，要查明原因，按报销制度和标准，分清责任，落实人员，及时报销。二、公司每月末要对其他应收款进行账龄分析，当账龄超过半年时应及时报财务部，对于不能收回的其他应收款应当查明原因，追究责任，对确实无法收回的（如倒闭、撤消等情况），在取得工商综合部门的相关证明后报财务部审核，经董事会批准后报税务部门方可作为坏账损失。三、公司员工不允许因私借款。因公务需要：借款由财务部批准后借支。所有借款必须做到“前账不清，后账不借”，否则，会计拒付。 四、公司员工如有调动的，参照“交接管理制度”执行。第二节 债务管理 第五十五条 应付账款。一、公司应按不同的销货单位设置明细账，进行明细核算，并及时登记应付账款和库存商品账。二、公司每季度末10日内要对应付账款进行全面清理，签定对账确认书和进行账龄分析。 三、公司要定期与供应商核对车款、配件往来账的发生额和余额。 四、公司对出现的由于债权单位撤消或其他原因而无法支付且账龄达3年以上的应付账款，经董事会批准，并计入当期损益。 第五十六条 其他应付款。一、公司应按不同的债权人设置明细账，进行明细核算。每月末要对其他应付款进行清理，及时支付应付未付项目。二、公司收取经销商的车辆保证金，按单位进行明细核算，车款往来不得在此科目核算。 第三节 低值易耗品及固定资产管理第五十七条 低值易耗品及固定资产。一、公司的低值易耗品是指不能作为固定资产的各种用具物品。如座机电话、点钞机、冰箱、保险柜、文件柜、计算器、消毒柜、桌、椅等。二、公司的低值易耗品在购入时按一次摊销法摊销（其使用年限见附页1）。三、公司的低值易耗品种类繁多，存放地点分散，流动性大，容易遗失，必须指定专人负责建立实物台账，并定期进行盘存，做到账实相符。 四、公司购置的低值易耗品及各展场领用的物品，要教育使用者精心爱护所配置的资产，做到正确使用，妥善保管，责任到人，每季度盘查一次，并编制盘点表报送财务部备查。因使用、保管不当，造成资产损坏或遗失，将追究分子公司经理及保管人的责任。 五、公司个人使用需领用低值易耗品的，应向物品管理人员按规定办理领用手续，方可使用物品。如因工作调动，使用者要与接收人进行移交，由公司资产物品管理人进行监交。因交接不清，物品遗失，或人为损坏的要对责任者进行处理，并按物品原价进行赔偿。 第五十八条 固定资产。 一、公司新购买的运输设备，使用年限按10年计算，其他固定资产，使用期限按5年计算，残值率均按5%计算，折旧方法均按直线法摊销；而尚在使用且尚未提足折旧的原有固定资产仍按原有使用年限、折旧方法、残值率继续计提折旧。计提折旧时，必须将“固定资产月折旧计算表”附在记账凭证后，作为计提依据。 二、新购车辆的车辆购置税、上牌费用及车身广告制作费用等一次性支出应作为固定资产的入账价值，而保险费、养路费、车船使用税等应根据“费用管理制度”计入相应的费用科目。三、从其他公司购入的固定资产按该固定资产的净值购入，应将该固定资产原建固卡片和原始购置发票的复印件作为附件，确定剩余使用年限，达到固定资产标准的，作为固定资产核算；达不到固定资产标准的，作为低值易耗品核算。四、在固定资产使用年限内（其使用年限见附页1），提前报废或不能使用的，按净值金额，由责任人全额赔偿。五、公司应设置“固定资产卡片”（见表1），按固定资产类别、使用部门进行管理。临时租入的固定资产，应另设备查簿进行登记，不在固定资产科目核算。表1：固定资产卡片年度：使用单位：名称：建账日期：类型：数量：制造厂家：标签号：型号规格：存放地点：可使用月数：原值：残值率：资产状况：资产来源：月 份月折旧额累计折旧净值1 月2 月3 月4 月5 月6 月7 月8 月9 月10 月11 月12 月备注：主管：制表人：六、公司的固定资产每半年应盘点一次。七、对在清查盘点中发现的盘盈、盘亏或报废，报董事会审批后，方可进行处理。第四节 发票管理 第五十九条 发票管理。一、公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方索取发票，取得发票时，不得要求变更商品名称和金额。公司取得的不符合规定的发票，不得作为报销凭证。 二、公司购买发票时，应检查发票是否缺页、缺号，如发现应立即向售票税务局报告，购回后应在发票登记账簿上详细登记购票日期、发票种类、联数及号码，并定期向当地税务机关申报发票使用情况，未使用的发票按规定时间上缴主管税务机关。三、公司发票必须由专人负责，专人购买、保管、开具、审核，严禁转借、转让、代开发票，对空白发票应视同现金管理。未经税务机关批准，不得拆本使用发票，不得自行扩大发票使用范围。四、公司必须严格执行中华人民共和国发票管理办法和国税发（2006）156号文件增值税发票使用规定，开具后的存根联应按照顺序装订成册。任何发票不得携带或邮寄到异地开具。 五、公司开错的发票，应保证联次齐全，并加盖“作废”印章。因错开发票造成的罚款，由发票开具人全额承担。 六、公司发票开具人暂离工作岗位时，须办理交接手续，并注明交出发票的起止号码等要素，经公司经理签字后方可移交。 七、公司应当在办理变更或者注销税务登记的同时，办理发票和发票领购簿的变更、注销手续。 八、公司应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁，已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存五年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。 第六十条 发票审核责任。 一、公司发票审核人员应熟练掌握发票使用规定，并能对发票开具人进行指导。 二、公司发票开具人将发票开具完毕，由审核人员将发票签字领出进行审核，审核期间负责发票的安全。 三、公司发票审核人员应不定期进行日常审核，保证发票的真实可靠。发票审核人员有权对发票开具不符合要求的内容提出纠正。 四、公司发票审核人员在审核完毕后，将发票封面的内容填写完整，如起止号码、作废号码、开出金额等。第五节 会计档案管理 第六十一条 档案。一、档案的内容。公司的档案包括会计档案、业务档案和电子档案，它是能够记录和反映公司经济业务往来的重要资料和证据，并具有保存价值的文件及文字说明材料。1、会计档案包括会计凭证、会计账簿（包括各类业务辅助账、备查账）、会计报表、银行对帐单、价格通知、跟账务处理有关的批复报告和说明以及其他与会计核算相关的资料。2、业务档案包括与经销商的往来资料、与有关单位签订的所有经济合同及协议、已批复的报告和说明、人事资料以及一切与公司资产往来管理有关的资料和证据，如商品车出入库单、内部调拨单、库房台账、企业证件以及各类交接资料等。3、电子档案包括公司经营管理活动中应用计算机等电子设备产生出来的有保存价值的数据文件和图像资料，如各项基础资料、报表、报告、单据以及各类宣传广告促销活动的图像等。二、归档时间。1、每月形成的档案应于次月十五日前归档,每年年终后四十五日内，要将全年所有档案归档；2、电子档案的收集归档应从档案的形成和累积开始，在形成档案后的次月十日前将电子档案分类保存，在年终后三十日内公司将所有的电子文档整理后归档。三、归档要求。（一）归档的纸制档案必须字迹清楚、真实、完整，且一般情况下必须是正本。（二）归档的纸制档案按建档规范要求整理、分类、定卷，装订成册，严禁随意包装。（三）银行对账单和银行存款余额调节表应装订入会计凭证首页，装订后的会计凭证封面各要素需填列完整。（四）对账确认书应装订入会计报表内归档管理；税务报表可在会计年度终了分地税和国税按时间顺序分装成册，凡在网上申报的纳税申报表必须打印后装订成册。（五）与财务相关的文件、通知、报告、折让兑现台账、价格资料等在会计年度终了编写目录、加装封面后，装订成册归档。（六）电子档案归档的要求：1、管理电子档案的人员必须能熟练操作计算机和常见软件；2、归档的电子档案按照收集文件的时间、种类、内容等进行分类、命名并压缩便于以后查询；3、必须存于指定的计算机或存储载体内，并定期进行数据的双重备份；4、对于已经存档的电子档案的保存和使用都要严密的保护，严禁随意修改、拷贝、删除；5、电子档案中需要定期打印的，如会计凭证、会计账簿（往来账簿每季度，其他会计账簿每半年打印一次，经审核无误后装订成册，并由记账人员和经理签字或盖章）、会计报表等按会计档案管理办法的规定保管。四、档案的管理。1、档案资料原则上只供本公司员工借（查）阅，需要。外单位人员借（查）阅档案资料，需持本单位证明，按保密规定范围经公司领导批准就地查阅，不得摘抄、拍照；2、借（查）阅档案应严格遵守档案管理规定和保密制度，按规定办理登记和审批手续后，由档案保管人陪同借（查）阅；3、会计档案的存放要有专人专柜保管，分类排列上架，存放有序，便于查找和使用，不得存放在公司以外的地方，电子档案需指定专人和专用设备管理、存放； 4、每月定期对档案保管的状况进行检查，发现问题及时解决，并做好防火、防蛀、防盗、防磁等安全工作；电子档案在归档后一般每三年进行鉴定拷贝一次； 5、严格执行档案保管期限规定，对未超过保管期限的一定要妥善保管，对超过保管期限的也一定要按规定处理。第六节 会计基础规范第六十二条 原始凭证。一、出入库单。 1、商品车到公司后，根据系统运行出的“入库单”一式三联，签字后交会计作凭证附件，库管员、计划员和财务各一联； 2、车辆销售时，根据系统运行出的“出库单”， 一式三联，提车单位或提车人签字后交会计作凭证附件。库管员、保安和财务各一联； 二、发票。1、对二级网点开具增值税发票，必须附上销售订单和销售出库明细；2、对客户销货发票的各项内容必须与出库单的各项内容一致。 三、费用报销。1、费用报销应把握及时性，贯彻“谁经办谁报销”的原则，费用发生后，经办人填制“费用报销单”，由相关领导签字同意，交会计审核并填制付款凭证，出纳凭付款凭证付款，经办人领款签收；2、审核的内容包括：内容的真实性、发票的真假、填制是否规范、费用超标、审批签字的合理性、完整性是否有主管部门的审批单等； 3、除行政事业性收费收据外，其他收据一律不得作为报销依据。四、原始凭证。 1、从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的发票专用章或财务专用章；自制原始凭证必须有经办人和单位领导的签名或盖章； 2、凡填有大写和小写金额的原始凭证，大小写金额必须相符；购买实物的原始凭证，必须有验收证明，支付款项的原始凭证必须有收款单位和收款人的收款证明；3、发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有相关部门同意退货的证明，退货的验收证明（入库单），以及收款收据或汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据； 4、员工借款时，应填制借款单，出纳凭领导签字同意后付款；员工凭报销单报销冲抵后出纳应开具相应的收据给员工，如直接还款的也同样开具等额的收据给员工。 5、经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件；如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明文件字号； 6、原始凭证不得涂改、挖补，发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的印章。 第六十三条 会计账簿。 一、公司应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿，包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。 二、现金日记账和银行存款日记账采用订本式账簿，登账时按总账凭证所附银行回单或支票存根逐日逐笔序时登记，不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。登账要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。三、应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称并贴印花税票。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和经理姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或监交人员姓名，并由交接双方人员签名或盖章。四、公司应单独设置手工账簿和辅助账簿的有：1、现金日记账；2、银行存款日记账；3、应交税金应交增值税账；4、存货应按购进渠道和销售渠道设置相应的辅助账（计算机台账）；5、应收票据备查簿（具体内容及格式见第四章 资金管理制度）。五、公司应及时打印会计帐簿。打印出的账页应连续编号，经审核无误后作为正式账页装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。六、公司应定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对。1、账证核对：核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致、记账