如何做一名全面的项目部办公室主任(13页).doc

-如何做一名全面的项目部办公室主任-第 12 页如何做一名全面的项目部办公室主任办公室的工作无疑在一个公司、一个项目部中起着重要的作用。如果把一个单位比喻为一个大家庭的话，那么办公室主任应该是“大管家”。结合我在办公室工作的亲身体会，以及与许多领导、办公室主任交流的心得，现就如何做一名全面的项目部办公室主任谈谈自己的一些想法。项目部办公室的基本职能是为施工一线服务，需要搞好后勤保障和管理，尤其要给领导服好务，要让员工吃的好，休息的好，减少生活中的后顾之忧。办公室主任是衔接项目部前线后方、联系各部室关系的纽带，他的工作繁琐复杂，工作中有以下几点需要注意：一、办公室主任工作首先需要项目主管的充分理解与大力支持。办公室主任要对公司文件精神，项目主管的管理意图、指示上传下达，要执行项目部的各项规章制度，而职务只是部级，权力有限，很多时候如果没有主管领导的鼎力支持，工作是难以开展下去的。二、办公室主任要对自身的位置有个正确的定位。有人说办公室主任就是“项目部头号打杂”的，这个观点比较片面，只反映了办公室工作的繁琐性和服务方面的职能。错误的观点会让许多同志弄不清自己工作如何去开展，办公室主任应该是即有行政管理的职能，又有后勤服务的职能，在行政管理中搞服务，在服务中穿插管理。办公室主任考虑问题一定要全面、细致，在应对各种繁杂事务的时候，处理方法条理要清晰，要分清主次、轻重缓急。而且要有相当的忍耐力和宽容性，美国著名的西点军校有句名言“合理的要求是训练，不合理的要求是磨练”。项目部人员素质参差不齐，人品有高有低，做为一名全面的办公室主任即要能接受上级领导的批评与责备，还要能从容地处理与同事之间的各种关系。办公室主任要有很强的沟通和协调能力，在项目部即要树立自己的威信，工作的时候能调动该调动的人员，同时又要保持足够的亲和力，尽可能团结同事，得到最多的支持与拥护。三、办公室主任具体的日常工作归纳起来有如下十二点：1、做好收发文件工作。这是办公室最基础的工作，是上级单位、业主、监理等文件精神上传下达的渠道，各种文件的分类、存档要严格按公司外审内审的标准制定。收文要做到分类详细，收到文件第一时间就要给领导批示，给他们建议来决定发送的部门，该发送的发送，该传阅的传阅，绝不拖泥带水。存档的文件要按标准及时归档，按顺序排序，并建好目录，以便日后查询。发文不管是对内还是对外都要做到表述清楚，格式统一标准。见文如见人，特别是发给上级和外单位的文件，是代表全项目部乃至整个公司的水平，这点尤其值得注意。2、统一建家，规范管理。项目部的建家，从工地上的各种标志标识牌、六牌一图、各种上墙的规章制度、宣传栏，项目部各种车辆标志的制作，到项目部内部的会议室、办公室、寝室、文化活动室、球场、餐厅、厨室、浴室的布置建设以及员工安全帽、工作服样式，项目部文件格式的制定，办公室主任都要严格把关。优秀项目部建家的标准应该是力求符合公司及股份公司的标准，外观上严肃大气，符合统一规范；内部办公桌、椅，资料档案柜配备到位，打印机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、传真机，网络等现代办公设备一拥俱全，“工欲善其事，必先利其器”，先进的设备设施将有利于提高工作效率；另外为了提高员工的生活质量，项目部应该尽可能提供篮球、乒乓球，羽毛球场地、电视、棋牌等文体娱乐设备，以丰富员工业余生活；让员工在项目部有家的感觉，从而能更安心地投入工作。3、辅助项目部领导建立健全各种规章制度。“没有规矩不成方圆”， 一个成熟的项目部必须拥有一套属于自己的、完整的，科学规范的管理制度。对人员分工、员工日常行为、车辆、食堂，以及各部门具体工作流程等等都进行系统全面的管理。办公室要在进场伊始就及时将各种规章制度归纳整理，发放宣传到位，以便项目部管理从一开始就走上科学有序的正轨。4、考勤管理。这是办公室日常工作中非常重要的一项。工地项目部应该是一个讲究纪律的团队，考勤管理好的项目部，纪律严明，员工工作认真积极，考勤管理不好的项目部，则作风涣散，迟到早退，工作时间睡懒觉现象频发，个别项目部还出现员工失踪几天不知去向，发现时已身亡的悲剧事件有责任心的办公室主任每天都要严查考勤，对每位员工的去向要了然于胸，心中有数，员工出差必须填出差单，而且要领导签字同意，才能准假；到月底做完考勤表，必须在企务公开栏公示一下再交给财务造工资表，以避免考勤错误，给员工造成不必要的损失，对当月迟到、早退等违反项目部规定的处罚要一并公示，以儆效尤。要塑造一个良好的工作氛围，考勤管理应该秉承一个“公平、公正”的原则。在项目上，有的员工无视项目部考勤制度、工作散漫、经常迟到早退，对他们的宽容是对那些遵守项目部制度员工的一种不公平。违规的行为如果不受处罚的话，只会令更多的员工纷纷效仿，最终将整个项目部的工作风气搞坏。当然，考勤管理同时也要张驰有度，对不自觉员工的考勤应该特别严格，而对工作态度认真，劳累辛苦经常加班的员工可以适当宽松，通过这种调节，可以将项目部的工作氛围维持在一个良好的水平。这是办公室主任对项目部工作的一种贡献，更是自身的职责所在。5、食堂管理。项目部员工在一线努力工作，办公室的后勤保障一定要跟上，民以食为天，在项目部经费允许的情况，要尽可能让大家吃饱吃好。买菜应该由专人负责，办公室主任监督，买菜一看新不新鲜，不能买过期变质的食品；二议价格，在菜品好的前提下，要尽量压低价格，为项目部节约成本，最好在集中的地方买菜，便于统一压价和采购。办公室要挑选人品好，廉洁克已，懂菜品搭配的专人买菜，专人要随时了解菜品菜价的行情，买菜的数量要与厨师逐一清点，不得中饱私囊做有损项目部利益的事情，办公室主任要不定期地对菜市行情进行了解，对专人和厨师的工作进行抽查和监督。日常菜品的搭配在项目部经费允许的前题下，要尽可能丰富多彩，具体菜谱经办公室主任与厨师、买菜专人进行协商决定，要尽力做到饭菜可口，干净卫生，菜谱多变，符合大众口味，同时还要接受大家的意见和建议，不断改进饭菜质量，提高烹饪水平。由于工作需要，项目部一般都要准备一间小餐厅，以备项目部领导、驻地监理人员日常用餐以及外来领导的接待用餐。小餐厅平时要备些酒水饮料、蛋类食品等以备不时之需。食堂日常要做好清洁卫生，员工都有各人自己的碗筷，食堂配有洗毒柜、冰柜、洗涤剂以及杀虫剂、灭蝇器、粘蝇纸等，防虫防蝇防蚊防鼠，保证给大家提供一个清洁卫生的用餐环境。平时厨师要关注就餐人员，非项目部人员包括员工家属在内都要及时登记，对在就餐时间因工作未能及时赶回来就餐的员工，要求提前通知办公室主任或厨师，以便及时预留饭菜。办公室主任对主管领导、来访领导用餐的喜好、档次都要做到心中有数。平时没有领导同意，食堂不得私开小灶，以便降低成本，维护食堂正常的运营秩序。每月月底的时候，办公室主任牵头，与厨师、买菜人员一同核算当月用餐费用，进行节超分析，将当月食堂收支情况进行公示，做到账目的“透明、公开”。同时不断接受反馈意见，及时总结，提高食堂管理水平。6、车辆管理。用车的管理方面，办公室主任要秉承一个“将车辆使用效率最大化，成本使用最小化”的原则，先保证生产用车，再保证生活用车，先保证领导用车，再保证普通员工用车。项目部的用车都必须由办公室主任统一协调，除项目主管外，其它人不管是公事还是私事都不得私自与司机联系出车，司机的出车线路只能由项目主管和办公室主任安排，在同一个方向、同一条线路上，尽可能多带人，避免重复驾驶，这种做法有利于提高了车辆的使用效率，降低用车成本，同时也更加规范对司机的管理；修车管理。项目部所有车辆平时的维修保养都必须到指定地点进行，维修前司机得向办公室主任申请，后者再向项目主管汇报情况。办公室主任通过指定维修点密切监控车辆的维修情况，在车辆维修单上严格让司机签字确认维修部位和价格，从根源上杜绝司机“修车吃回扣”的不良现象，控制项目部成本，端正风气；车辆的加油管理。条件允许的情况下，最好是到项目部物资部准备的加油点去加；如果没有固定加油点或者有急事要在外面加油，必须事先给办公室申请，加油票由陪同人员签字证明；定期对司机进行教育。办公室主任平时要经常给司机开会，定期对车辆加油情况、平均油耗以及车辆维修部位及费用做集中的统计和分析，对驾驶、操作不当造成的车辆维修损坏、油料的浪费要严肃批评，情节严重的要给予一定处罚；严格教育司机遵守交通规则，提高驾驶水平，杜绝酒后开车。平时要对每个司机优缺点、喜好、生活习惯都了如指掌，派车的同时还要密切关注司机的工作强度和疲劳程度，监督、帮助他们开车之余，搞好休息，避免疲劳驾驶；既要满足员工的用车需要，又要照顾到司机的正当利益。随时还要关注车况，车辆有故障的时候尽快维修，不让病车上路，做到“司机人要精神，车况也要良好。”将车的事故隐患降到最低，积极保障项目部员工的出行安全。办公室主任还要教育司机支持乘车人员的工作，不得无故催促乘车人员，为项目部用车塑造了一个良好和谐的氛围；对项目部及下属施工队的所有车辆设备进行统一编号，这即方便了对车辆总体的管理，又可为项目部塑造良好统一的车辆形象。7、清洁管理。清洁卫生如同人的脸面一样，直接反应了一个项目部的精神面貌状况。一个干净整洁的项目部会给人一种健康向上，管理有序，干劲百倍的感觉。项目部办公室的卫生应该由各部室自觉打扫，办公室主任经常进行监督、检查。公共区域的卫生应该划分为几块，分配给就近的部室，办公室主任定期牵头进行卫生大扫除，如果某区域打扫不干净，就直接对相应的部室进行经济处罚。寝室卫生也要定期检查，办公室主任组织一个多人小组，制定标准对各寝室进行卫生评比，卫生好的、差的分别给予奖罚。项目部浴室、厕所的卫生应由各寝室轮流打扫，项目部的垃圾如果当地环保部门不能处理，那只有自谋出路。根据经验来讲，项目部支付一定的费用将垃圾、剩饭剩菜交由当地居民处理不失为一种好的方法。当然，打扫领导办公室、会议室肯定是办公室主任全权负责的事情。强调一下会议室的卫生，要在一散会就立刻打扫干净，要力争做到一旦有检查、一旦要开会，打开会议室的门，里面随时都是干净整洁的状态。做到这个程度，办事才算干练，工作才算到位。8、物品采购。物品采购管理，应该做到“需时有申请，买时有凭证，出时有记录。”就是说，各部室如果有购买办公、生活用品的需要，就要向领导打申请报告，领导同意后再交由办公室集中统一采购。办公室购买物品最好有固定的地方，以便办理月结，方便支付，同时还可以争取最多的折扣，降低项目部成本；当物品发放出去的时候，必须有详细的记录，工作、生活物品分开登记，做到有帐可询。购买物品先交申请，这种做法让购买物品的权力掌握在主管领导手上，有利于他们进行项目部成本控制，办公室主任要建立一个详细准确的购物台帐，定期进行更新，以便对物品进行管理，对项目部管理费用进行控制。9、辅助项目部书记工作。书记工作的一项重点是党务工作，办公室主任要协助书记搞好党风建设、反腐倡廉工作，与当地纪检部门签订企检共建协议；做好各种党务工作的总结、报告，搞好争先创优、领导班子民主生活会、职工民主大会、党员大会、代收项目部党费等等。10、宣传、报道工作。项目部所有对外宣传的照片、文章，稿件，给公司上报的总结都应该由办公室主任着手办理。全面的办公室主任应该具有良好的文字功底，要善于捕捉身边发生的各种新闻事件，当工地有检查时，办公室主任应该第一时间出现在现场，拍照、记录事情发生的经过。新闻事件有时效性，好的新闻报道是“抢”出来的，动作要迅速，在事件发生的当天就立即发表文章进行宣传报道。除了新闻事件，办公室主任还要有足够的观察力，对发生在身边的努力工作、争先创优、帮助村民，无私奉献等好人好事保持高度的敏感性，做个有心人，把这些都变成为良好的写作素材。照相、摄像是对外宣传、上报资料非常重要的一个环节。办公室主任对照相机、摄像机使用要有一定的研究，要掌握必备的照摄相技巧，现场应该站在哪里，取什么样的角度效果最佳等等都需要平时用心地来琢磨。给公司的各种报告总结是年终评优评先进的重要参考资料之一，也是办公室主任日常的必修课，应该多采纳其它部室提供的数据、资料，及时反馈给项目主管进行修改整理，保证内容的严肃性和准确性。办公室主任平时应该加强学习、提高自己的文采、掌握足够的照摄像技巧，勤动手、勤动脑，通过多种途径对项目部进行宣传报道，包括发稿件、做项目部施工简报给上级单位、业主，监理宣传部门以及社会媒体杂志，让当地电台对项目部做专访扩大自身知名度等等，充分地展示项目部的良好风貌。11、对外联系、接洽、接检。在一个大家庭里，对外接洽，来人待客通常是“大管家”的事件。在项目上，当有各级领导来检查办事的时候，办公室应该立刻准备好茶水等，并通知食堂安排来访者就餐，安顿好来访者的司机等等，做好待客之道。工地上需要的横幅、指示牌、安全警示标识标语等经各部室提出申请后，由办公室主任负责联系广告公司统一制作。有检查的时候，办公室应该组织人员插彩旗、挂横幅，做好份内的迎检工作。平时要做好与上级公司各部门以及业主、监理对口部门的沟通与交流，做到信息及时的接收与反馈，避免项目部在信息上的后知后觉。办公室主任平时应该注意自己的仪表仪容，举止谈吐。在外购买物品、衔接关系，对外应酬的时候，出门办事不是简单地代表自己，而是代表着项目部以及全公司的形象，这些也是工作中不容忽视的细节。12、查漏补缺，处理项目部各种杂事。办公室主任是个“大管家”，项目部员工吃喝拉撒睡全由他负责。项目部生活用水，饮用水也是后勤工作中非常重要的一项，如果工地不能以自来水当作生活用水，办公室主任必须寻找可靠卫生的水源，使用前要找质检部门进行水质检测，合格后方可使用，饮用水则更加严格，每一步都要为项目部员工的健康负责。项目部各种闲杂事情都需要办公室主任及时处理，他甚至还要知道附近哪有好的干洗店、杂货店，知道哪有什么样档次的餐馆、酒店，娱乐场所等等，以便工作需要时能及时安排到位。办公室主任要积极参与项目部的业余文化活动建设，经常组织打球、唱歌，棋牌等文化娱乐活动，搞活项目部气氛，增进员工间的团结。自身还要廉洁克已，遵纪守法，工作、生活作风正派，为项目部树立好的形象，为年轻同志树立好的榜样。四、对项目部办公室工作的两点建议。1、借鉴其它部室的宝贵经验。项目部其它部门中有很多好的经验、方法值得办公室借鉴和学习。财务室的账户管理、物资部的材料管理、工程部、试验室，安质部的资料管理都是很好的经验，这些管理方法是经过业主、监理、质检站等许多部门、大大小小若干次检查千锤百炼后的精华；各部室主管在多个项目部工作后在他们的领域积累了不少宝贵的管理经验，这些精髓如果被办公室拿来去粗求精，为我所用，肯定会对办公室工作大有裨益。2、使用专业的办公室软件，提高效率，规范管理。现在的科技越来越发达，计算机软件的使用对提高工作效率，增强管理起着越来越明显的作用。办公室需要一个专业的软件来改进自身的工作，随时能在电脑里很快地查到办公、生活用品采购情况、每个员工的各种档案情况、车辆维修情况、食堂每月开销情况，公司下发文件发放落实情况等等。办公室主任都用心力求做到这一步，那么整个公司的项目部办公室水平必将很快上升到一个全新的层面。