生鲜采购管理制度流程2018年度(5页).doc

-生鲜采购管理制度流程2018年度-第 五 页生鲜采购管理制度一、适用范围?本制度适用于公司采购部所有采购人员，价格的审核、接单、订购、验收等，除另有规定外，均按本制度执行。二、权责?1、公司采购部门负责生鲜产品的采购工作?。2、大客户部负责客户订单的收集汇总及异常处理，生鲜产品的销售统计工作。3、配送中心负责对生鲜产品的质量数量进行审核?。4、配送中心负责对货物进行加工，分拣，配送，运输。?5、配送中心结合库存情况，负责对每天的生鲜产品下单，并将需求下达采购部。6、结合每天的实际库存及市场行情，与配送中心及大客户部共同确认每天的实际采购量，并负责将生鲜产品送到配送中心。三、采购原则?1、?严格执行询价议价原则。生鲜商品必须有三家以上供应商提供，每天的实际采购必须有三家以上的供方报价记录（供方报价在权衡质量、价格、交货条件、资质、信誉等因素的基础上进行综合评估），确定最优供方后进行采购。2、信息传递及时原则。采购人员每天对市场信息进行收集，产品价格、数量与前一天对比超过20%涨跌幅时，必须向公司相关部门进行汇报。3、 职责分离原则。采购人员不得干涉商品采购外的其他部门工作。4、 一致性原则。采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号，数量相一致（特殊情况需向公司申请，公司同意后方可执行）。5、 入库及时性原则。采购人员采购的物品或服务必须满足配送中心的时间性要求，特殊性情况必须提前3小时以上与配送中心沟通确认。尽量缩短对存储条件要求高产品的采购、流转、运输时间。6、?严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督?。四、?采购计划的制定?1、生鲜采购工作根据公司的销售任务和毛利计划，库存情况编制采购计划，经领导批准后实施采购（仅限于有库存需求的产品）。2、?采购部门还需根据公司业务的淡旺季的需求，核对仓库的库存量，确定生鲜商品的品项、规格、数量等方面的实际需求，编制并调整采购计划。?3、 ?采购计划经公司领导核准后，采购部与财务部、配送中心各持一份，采购部依据采购计划进行采购作业，配送中心依据采购计划安排收货，财务部依据采购计划安排所需采购资金的审批。五、采购计划制定的原则1、参考上年各月的销售及采购价格波动趋势；2、参考上月(节假日除外)销售及采购价格；3、参考本周销售采购价格及当日库存情况；4、市场上商品的品相；5、商品价格的市场竞争力。其中4、5项为采购负责人在决定采购时必须参考的要素。六、?采购的实施?1、?选择供应商?（1）生鲜供应商的采购选择要从批准的合作供应商中选取；?（2）各类产品选择供应商时应当挑选三家以上的供应商询价，以作比价、议价依据?；（3）部门主管在审价时，认为需要再进一步议价的，则由采购主管亲自与供应商议定价格?；（4）公司领导在核价时，均可视需要再行议价或要求采购部门进一步议价；?2、?价格调查?（1）?已核定的商品，采购必须经常分析或收集商品资料，作为降低成本的依据?；（2）采购人员均有义务经常性市调以协助主管了解市场行情，以利于领导做决策参考；?（3）?已核定的生鲜产品采购单价如需上涨或降低，应及时了解相关情况汇总上报；?（4）?采购数量或频率有明显的浮动时，应及时做出采购计划的调整以应对变化?；（5）公司相关部门对采购价格有核查监督权。3、?询价和比价?（1）?根据采购生鲜商品的品项、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象；（2）?采购人员根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格；?（3）?在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面进行核对，以保证供应商可以提供的商品符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期等方面进行比较分析，以便选择条件最优的供应商；?（4）?供应商提供报价的商品规格与请购规格不同或属于代用品时，采购人员要经过主管的确认为准；?（5）?高量产品、特殊产品、大金额产品采购时，采购人员应该和部门相关人员共同询价议价；4、采购的执行（1）采购员需现金采购时，采购员根据采购需求单上产品的数量预估采购金额（以前一天的采购单价为参考），采购现金由采购员到财务借支备用金，现金采购必须采购员及付款员（财务人员暂定）两人同时上市场进行。（2）采购员需将每天的采购价格、采购时间、采购供方、质量状况等记录好，逐步分类分单品摸索总结出每天的最佳采买时机、采买地点，以获得最佳的商品品质、品相和最优惠的价格经验，最大限度降低采购成本，形成科学有效的采买制度。（3）采用送货制的供应商，每周二进行一次生鲜产品的报价，采购员结合市场调查的价格报采购主管审核后，与供应商确认下一周的定货价格。所有生鲜产品均为净重入配送中心仓库，有损耗的产品暂定自然损耗为3%。（4）现金采购的生鲜产品，采购员必须先进行市场询价（需要有记录），确认意向采购方后，进入议价环节，必须2人以上，现场明确主采购人员和协助采购人员，并对议定单价负责；价格谈定后通知携带现金的人员(指派专人并专款专用)开单结算，付款人员与驾驶员、搬运工一起过秤装车，付款人员对已买商品全部装车无遗漏负责。装车完毕后，由开单付款人负责填写采购单(一式两联)，有条件的留下供货商手机(电话)和联系地址，供货商签字确认；驾驶员、付款人员在送货单上签字确认并付款。付款人员对采购商品的数量、金额、现金结算负责。（5）自采的叶菜类产品的损耗率控制在3%以内（暂定），箱装类产品入配送中心需以净重量入库，采购人员需折算好毛重与净重的比率，入库单据上的单价及净重量亦需填写明确。（6）前期采购的金额在小于等于3万元/日时，采用自采模式，大于3万元/日时，采用供应商送货的模式。前期自采时大客户部及配送中心协助采购部进行市场采购，同时把好价格、品质关。（7）采购部负责将生鲜产品运输至配送中心，装车时采购员按重货优先原则、商品保鲜优先原则安排装车，商品要求轻拿轻放，严禁野蛮装卸商品。运输过程中驾驶员必须小心驾驶以保证商品安全、完整。（8） 公司对采购的商品进价，由监控部随机不定期抽检。（9） 对没有按上述流程执行的，公司视事情轻重进行处罚。5、采购流程（1）采购部从大客户部接收订单，最迟接收订单时间为晚上9：00，个别特殊情况的客户订单可延迟至晚上10：00。采购部接到大客户的订单后进行汇总整理形成采购单，确认是否有特殊商品（市场缺货、对采购数量有要求）或当日价格变化较大的商品，如有应在10：00前将信息反馈给大客户部，由大客户部与客户进行沟通确认。采购单一式三份，采购员一份，配送中心一份，采购部留存一份。（2）采购按汇总后的订单至市场进行实际采购（按公司制度执行），分批次将当日所需的商品运送至配送中心，最晚不能迟于次日3：00，如有个别特殊情况，采购人员需在次日2：00前通知配送中心晚点，并明确具体的到货时间。（3）每一批商品进入配送中心，都需进行入库流程的办理。采购人员按采购单要求采购，将实际采购的供方送货单或实际采购单交配送中心办理入库。入库存完成，配送中心打印实际的入库单并签字交采购员二份，一份交财务核消，一份采购部留存。（4）配送中心按采购单进行收货，箱装产品如有零散不满整箱的，采购人员可以整箱采购，配送中心存储。对质量不符合要求的商品，配送中心有权拒收。验收后的商品质量由配送中心负责。（5）入库完成后，采购部将分捡单一式两份打印出，一联交配送中心分捡，一联采购留存。（6）采购员凭打印入库单、采购订单、手工入库单一起，在财务结算。6、流程图：大客户部接单采购部接收汇总采购部形成采购单配送中心采购员执行采购采购部留存采购到货（送检）入配送中心库配送中心分检采购部制分检单配送中心存储财务结算采购、销售客户需求采购到货（送检）客户需求入配送中心库合格不合格采购部制分检单配送中心分检财务结算采购、销售配送中心存储每日库存数据报至采购部*生态农业有限公司2016-10-01