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-采购流程制度1-第 7 页采购流程及制度（讨论稿）一、请购要求及流程：、非工程类、固定资产的采购 定义范围：办公用品、办公设施、固定资产类物资、福利物品、耗材、其他非 工程施工类物资。1、 请购要求：由采购部集中采购，目的是便于公司资产的管理 所有部门及项目部的非工程采购需经过采购部，申请人需在实际采购前向采购部提交由申请人部门相关负责人签字批准的物资计划请购单，申请人可提出对供应商或名牌的建议，由采购部统一采购。 物资计划请购单中应写明申请时间、申请部门、材料设备名称、品牌、产地、规格型号、详细参数、单位、数量和其他要求等，原则上对未写清楚明细（特别是名称、规格型号、参数、数量、单位）的请购单一律不得采购。对于无法写明材料设备明细的应在备注栏标注清楚，并电话或口头方式告知相关采购人员。 项目实施部门、各事业部和公司各部门负责人应对提交的物资计划请购单负责并签字确认，对于填写不认真、不详细、乱涂乱画的要责令其重新按要求填写；未经负责人签字确认或邮件确认的，采购部不得采购；如有其它特殊情况不能签字确认的除外，但必须在采购完成之前补齐手续。 采购金额在300元以下的办公耗材及用品，由项目实施部门、各事业部内勤向行政部申领或自行采购报销。 对于批量采购或采购数量较大的（无论是否为低值易耗品）必须由采购部集中采购。 对于须定向采购、有特定专业要求的物资（含软件类）采购应由申请部门自行寻找供货商，协定价格后，报采购部按流程申购。 所有采购订单须由采购部发出，采购订单应依据采购申请，发给经采购部门领导审核的供应商进行采购。2、 请购流程：步骤一：项目实施部门、各事业部申请人填写物资计划请购单交相应负责的负责人审批签字或邮件批复，对于不合格或不需要采购的物资做批示处理；常用办公日用品、耗材向行政部申领或根据项目或部门实际情况自行采购；采购物资应提前3天申报。步骤二：各申请人将签有各相关负责人签字批准的物资计划请购单以邮件形式交采购部门核实；不合符要求的责令重新修改后提交。步骤三：采购人员与申请人及时沟通确认，对采购物品的规格、型号、数量是否符合申购要求进行确认，完成询价比价流程。步骤四：询价完成后由采购人员报询比价结果交相关事业部总经理审批后在物资计划采购单 上签字或邮件批复，返回采购部负责人处批准采购。步骤五：到货验收入库：由采购员通知仓管员和相关申请部门做验收入库处理；项目实施部门和各事业部现场到货验收，由各负责人组织现场验收，验收结果以邮件方式反馈回复给采购部门，采购部通知仓管做入库处理。、工程物资类采购定义范围：各项目实施部门及事业部用于施工安装所需的材料物资（不包括甲方部分），包括监控器材、门禁原材料及配件，施工用的辅料等非固定资产类物资。1、请购要求：由采购部集中采购，目的是便于公司资产的管理 月度计划：每月25日前报下月物资采购计划，月物资采购计划须填写物资计划请购单，由各负责人签字及邮件形式上报采购部采购。 零星物资采购：申请人需在实际采购前三天向采购部提交由申请人部门相关负责人签字及邮件批复的物资计划请购单，申请人可提出对供应商的建议，由采购部统一采购。 物资计划请购单中应写明申请时间、使用时间、申请部门、材料设备名称、品牌/产地、规格型号、详细参数、单位、数量和其他要求等，原则上对未写清楚明细（特别是名称、规格型号、参数、数量、单位）的请购单一律不得采购。对于无法写明材料设备明细的应在备注栏标注清楚，并电话或口头方式告知相关采购人员。 项目实施部门、各事业部和公司各部门负责人应对提交的物资计划请购单负责并签字确认，对于填写不认真、不详细、乱涂乱画的要责令其重新按要求填写；未经负责人签字确认的，采购部不得采购；如有其它特殊情况不能签字确认的除外，但必须在采购完成之前补齐手续。 对于监控、设备类的特殊物资实行定向采购，由各工程部提物资采购计划，采购部按流程向供应商定向采购，并将订单进度及时反馈给申购人/部门。 门禁类工程物资根据实际情况按要求提采购计划，设计和特殊技术类物资由项目申请人提出备选供应商，采购部统一集中采购。 所有采购订单须由采购部发出，采购订单应依据采购申请要求，发给负责工程部的领导及采购部领导审核后的供应商进行采购。2、请购流程：步骤一：项目实施部门、各事业部申请人填写物资计划请购单交相应归口部门或项目部负责人审批签字；月度计划在当月25日内报下月请购计划；零星采购提前三天报请购计划；部门主管领导对于不合格或不需要采购的物资做批示处理；步骤二：各申请人将签有各相关负责人签字批准的物资计划请购单书面提交或邮件形式提交采购部门核实；专用物资需要提供意向供应商的也应填写完整；不合符要求的责令重新修改后提交。步骤三：采购人员与申请人及时沟通确认，对采购物品的规格、型号、数量是否符合申购要求进行确认，完成询价比价流程。步骤四：询价完成后由采购人员报询比价结果交相关事业部总经理审批后在物资计划采购单 上签字或邮件批复，返回采购部负责人处批准采购。步骤五：到货验收入库：由采购员通知仓管员和相关申请部门做验收入库处理；项目实施部门和各事业部现场到货验收，由各负责人组织现场验收，验收结果以邮件形式反馈回复给采购部门，采购部通知仓管做入库处理。二、 采购制度、采购计划1、月度采购计划 项目实施部门、各事业部请购人须每月25日前整理汇总后由其负责人签字后（或负责人指定专人）以书面或邮件形式交公司采购部。2、 零星采购 项目实施部门、各事业部每月的零星采购计划必须由各负责人签字确认后方可邮件形式交采购部采购，原则上每月零星采购次数不得超过三次，因工程需要或紧急程度需采购的必须说明情况，由分管领导签字确认后采购员采购。、询价比价1、 采购员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家及以上的供应商进行比价，零星物资、低值易耗品等特殊情况除外。2、 项目实施部门、各事业部的采购也应遵守询价原则的第一条，其他具体情况须报采购部或相关负责人后再具体处理。 3、原则上必须从公司合格供应商名录中选取，如需新增供应商，应按照公司供应商管理办法进行审核评价，纳入合格供应商后，方可选取。 4、采购员对需采购物资根据市场调查进行价格预估，并决定采购形式。现金采购：主要针对零星物资的采购或金额较低物资采购。月结采购：主要针对单批次大批量或多批次重复性的采购，需提供售后服务的物资。长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。5、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；6、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中询价采购；7、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；8、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供增值税专用发票、普通发票的能力或完成我公司所需物资的能力。、采购订单（合同）的审批及签订 1、询价完成后，由采购员在询价对比表上填写采购建议，包括价格优势、质量优势、售后服务、交货期等综合评价后交采购部负责人，由采购部负责人和事业部总经理确定供应商并在物资计划采购单上签字确认或邮件确认，采购人员方可进行采购。 2、采购部向财务部提交采购请款需求，获得批准后向供应商发出采购订单进行采购。 3、订单下达前采购员须核对库存相关物资是否有库存，有库存必须先出库存，无可用库存和库存不足时再下订单采购。 4、项目实施部门、各事业部的采购也应在核查现场库存后确定是否需要采购，采购订单的签订必须由相关负责人签字确认并报备到采购部和相关主管领导处，待审批后方可采购。紧急采购必须事先电话请示审批。 5、采购合同的签订必须由事业部总经理或采购部负责人签订。、跟踪到货、验收入库 1、采购员对已经订货的物资进行跟踪，了解物资的生产及运输进度。当供应商不能按时交货时，应及时与供应商及使用部门沟通，寻求解决办法。 2、原则上采购的物资必须安排入库到公司仓库，以下两种特殊紧急的情况除外： 项目实施地离库房较远，不宜于二次运输。 材料物资需求比较紧急的情况。 3、物资到达公司仓库后，由采购员通知使用部门、仓储部门及相应的技术部门，对物资进行验收（设备类验收分开箱验收、安装调试验收、试运行验收等，需填写相关验收单）。如验收不合格，由采购员与供应商联系，协商维修、更换、退货事宜。 4、因特殊原因，物资直接到达项目实施现场，到货后也应第一时间由项目部负责人组织相关人员进行验收，并在验收完毕后以邮件形式回复验收结果给采购部，对验收当中发现的问题应及时处理解决。 5、验收合格后，采购部通知仓管员及时办理入库手续。、资金申请、付款1、 到货验收等相关手续完成后，采购人员依据采购订单或物资采购合同办理付款申请。2、在收到发票以后，采购员将发票和入库单进行核对。在确认无误后，填写付款申请单，将发票、入库单连同付款申请单一起转交给公司财务部，财务部安排付款等事宜（注：如合同已写明付款金额及方式，应严格按照合同条款执行）。3、采购员及时对财务付款情况进行跟踪，必要时跟供应商进行充分沟通，避免法律纠纷的出现。、供应商维护及售后处理1、采购部对询价资料保留存档，筛选合格的供应商进行存档管理。2、定期对供应商合作情况、信誉、资金账期等进行考核，淘汰不合格供应商，开发新的供应商。3、所签订的合同及采购订单应备份保留存档，以备及时查阅。4、采购员对物资的使用情况要随时跟踪，了解该批次物资性能，以便能及时联系供应商做售后服务，为下一次该物资采购提供参考意见。附件一 物资计划请购单附件二 采购订单附件三验收单