采购部管理制度(11页).doc

-采购部管理制度-第 11 页目 录一、 目的和适用范围二、 定义三、 采购管理制度四、 供应商选择、评审和终止办法1、 供应商选择标准2、 供应商选择流程、评估、终止办法3、 供应商档案管理要求五、 采购流程1、 采购原则2、 采购作业流程3、 采购作业细则4、 相关责任六、 采购部职责和权力1、 部门职责2、 部门权力七、 采购部员工基本素质要求八、 附则九、 附件表格一、目的和适用范围为了规范公司采购行为、降低公司运营成本，确保所采购的产品、服务符合公司整体的日常管理规定要求。本规范适用于公司工程项目材料，工厂产品原材料，公司设备等物料采购的控制。二、定义2.1供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他合法组织。2.2合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。2.3物料申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购部门的单据，此单据须有有审核权限的人员签字。2.4供应商选择考察表：是确定为公司合格供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表。2.5供应商考核表：是每年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。2.6终止供应商合作报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购部门提出。2.7抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购部门汇总成册。2.8货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。三、 采购管理制度3.1严格遵守公司纪律，按采购规范和要求进行采购工作；3.2注重职业道德修养，廉洁自律，不能向供应商伸手，不接受供应商任何礼金、礼品和宴请，杜绝弄虚做假，贪吃回扣的行为；3.3按时按质按量地采购到所需物品；3.4采购应遵循“同等条件看质量，同等质量看价格，同等价格看信誉，同等信誉看远近”的原则选择供应商，做到货比三家，为公司做到最大化的降低成本；3.5自觉维护企业利益，努力提高采购质量，在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；3.6严格加强供应商考察、评审、甑选，以保证合格供应商的供货品质；3.7加强采购的事前管理，建立完善的价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本，并保证采购质量；3.8科学、客观、认真地进行收货质量检查；3.9认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；3.10做好采购相关文档的存档、备份工作；3.11所有采购必须事前获得批准，未经审核和批准，除急购外不得采购，且急购需在事后立即补下订单或合同；3.12凡同类别物品，尽最大可能集中采购；3.13采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的合格供应商处购买，不得随意变更供应商；3.14加强学习，提高认识，增强法治观念。 3.15严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 3.16工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。3.17努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料及市场信息。四、供应商选择、评估、终止办法和档案管理4.1供应商选择标准4.1.1 供应商必须证照齐全，具有相关资质及履约能力，注册资金达到50万以上的一般纳税人；4.1.2具有良好的信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识，健全的商务管理流程和制度，积极的合作态度；4.1.3有良好的财务状况，设备类至少可以给予7天以上帐期，材料类至少可以给予30天以上账期；4.1.4具有优势的产品资源；4.1.5对于经常使用的材料或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录， 会同客服、销售、生产、工程技术部门对供应商定期进行评估和审计。4.1.6 在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时， 应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4.1.7 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。4.2供应商选择流程、评估、终止办法专业媒体市场走访专业网站各种名册客户介绍展览会和行业活动名片筛选待选择的供应商进行资信调查考 察上门了解经济实力信誉财务状况优势产品资源管理水平营业执照税务登记证考察结果报告采购经理审批采购总监审批正式洽谈合作选择供应商的程序流程图4.2.1供应商选择流程供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。4.2.2供应商选择考察表（表格附后）4.2.3合格供应商名录（表格附后）4.2.4供应商资料卡（表格附后）4.2.5供应商考核办法及考核表：供应商的考核采取年度考核办法，由采购部征集各方意见汇总成考核评语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由总经理决定是否终止供应资格。（表格附后）4.2.6终止合作报告（表格附后）4.3供应商档案管理对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含供应商选择考察表、供应商名录、供应商资料卡供应商考核表和终止供应商的报告，以及其它和往来单据等资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。五、采购流程5.1采购原则 5.1.1严格执行询议价程序进行采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、 售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议 定最终价格，临时性应急购买的物品除外。5.1.2大宗材料、特殊材料或技术要求比较复杂材料的采购，必须经过工程技术部、生产部、销售部和客服部参与，调研汇总各方意见，经公司领导审核批准方可实施采购。 材料采购需要相关部门配合的，相关部门不得找理由拒绝。5.1.3 采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货期等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成5.1.4采购人员采购的材料或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时将信息反馈给销售、客服或工程技术部供更改采购单作参考5.2采购作业流程 材料、设备采购流程图采购部 相关部门 责任人接受物料采购清单分类、汇总是否现场施工急用小金额物料？领备用金，委托项目经理现场采购制定采购计划 是采购部现场采购 项目经理采购询价、比价、谈判办理合同评审流程采购合同、定单签定采购部、造价设计部订单跟踪通知到货日期到货核对入库仓库负责人物料入账到货完成5.3采购作业细则5.3.1物资采购的申请与审批所有的材料或设备的采购，如没履行以下相关手续，采购部有权拒绝采购。5.3.1.1工程项目所需材料须由项目经理填写请购单后报采购部。由采购经办人员与项目经理确认材料名称，规格，数量及技术要求后进行采购作业，请购单未填写明确的采购部有权退回请购单，要求请购部门填写完善。(设备/材料请购单格式附后)5.3.1.2 固定资产及大型生产设备的采购，由各使用部门报总经办统一申请。报请总经理审批后交采购部门采购。 5.3.1.3 工地急用或零星材料，由工地项目负责人或安装单位本着节约成本的原则直接就近采购，事后报采购部备案,补齐材料申购手续。其采购金额不能超过5000元，超过金额应先报公司总经理批准。5.3.1.4采购过程中发生变化时，销售部或需求部门出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。5.3.2采购询价、比价、议价 5.3.2.1采购部门接到审批后的请购单进行采购作业时, 根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购人员应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象。如是新材料,采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，由财务部对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。5.3.2.2对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。5.3.2.3采购人员收到供应商报价后，应对报价条件进行品种、规格、数量、质量要求等方面与项目部技术人员进行核对，以保证供应商提供的物料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、质量、售后服务等方面进行分析比较，选择条件最优的供应商。5.3.2.4采购人员应依据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格。5.3.2.5供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认后再进行议价。5.3.2.6专用设备/特殊材料或用品，采购部应会同使用部门共同询价与议价。5.3.2.7对重大的物资采购，无论是技术、商务谈判，要保证参加人数不少于两人进行商务谈判。有关价格、选型及其他重要的技术、商务谈判，要求有两个以上的部门派人参加。5.3.2.8对供应商的报价资料整理后，经办人员应在公司规定的权限范围内与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。磋商完成后，应提交比价表呈报部门经理核决。5.3.2.9国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。5.3.3采购合同/订单签定5.3.3.1公司的采购业务统一由采购部负责办理，其他部门或人员不得自行采购。 5.3.3.2 采购部经价格审查后才可签定采购合同或采购订单，除零星采购和现场采购外的采购业务，设备类的采购必须以采购合同形式进行采购，材料类的采购以采购订单形式进行采购即可。5.3.3.3采购合同和采购订单内容应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式、销售发票及经济处罚等条款。5.3.3.4采购合同经公司内“合同章使用审批表”审批流程后，加盖公司合同章，经对方签章后生效。采购合同一式两份，双方各执原件一份。采购部负责采购合同的传阅会签和相关部门的存档。5.3.3.5所有采购业务应经价格审查后方可报总经理签批。5.3.4货物跟踪5.3.4.1采购人员应根据采购合同/订单约定交期及时跟进物料交货进度。 5.3.4.2如供应商不能如约交货，应及时与需求部门沟通，以提早做应急准备。5.3.4.3发货前要求供应商在“送货单”上注明“合同编号”，以便验收确认。5.3.5物资验收采购物资运到指定地点时，由验收人员核对请购单名称、规格、数量，由技术部确认相关技术要求，确认无误后签收。5.3.6结算 5.3.6.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。 5.3.6.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填写采购付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。 5.3.6.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核请购单、采购合同、采购付款申请单、供货商送货单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。 5.3.6.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。 5.4相关责任 5.4.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。 5.4.2经审批的采购申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有人到责任不能按时采购而影响正常经营的，经查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。 5.4.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高。经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。 5.4.4物料需求部门必须依据实际需求，认真按照规定填制请购单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。5.4.5采购申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，采购部可退回不予采购。对贪图省事、乱提采购申请，造成本公司资源浪费的，经查实后将处以100元/将罚款。5.4.6采购部在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。 5.4.7财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 5.4.8验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 5.4.9仓库对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告（必要时直接报告总经理），同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。六、采购部职责与权力6.1部门职责6.1.1采购员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，积极按采购的规范和要求进行采购工作；6.1.2采购材料应遵循优质价廉的原则，严禁弄虚作假、贪吃回扣或购进劣质材料； 6.1.2新产品、新材料信息的收集与供应商的开发；6.1.3对新供应商产品质量体系状况（产能、设备、交货期、技术、品质等）的评估与论证，以保证供应商的优良性；6.1.4根据生产计划材料需求做采购计划的编排、物料订购及交货期的控制；6.1.5与供应商的询价、比价、议价的谈判工作，遵循“同等条件看质量，同等质量看价格，同等价格看信誉，同等信誉看远近”的原则选择供应商时货比三家，尽量压低采购成本；6.1.6负责建立完整规范的合格供方信息档案，建立供方考核与评价体系，定期对供方进行考察和综合评价，不断优化供方资源，提高采购质量，合理降低采购成本；6.1.7供应商货物到达后，及时组织相关部门和人员进行检验，清点数量，发现问题及时与供应商联系解决，按合同规定执行退换货处理；6.1.8来料异常的处理；6.1.9品质的跟进，有关物料的质量问题反馈给供应商，并协商处理方案；6.1.10新物料的寻找及打样工作；6.1.11外协加工项目的实施与跟进；6.1.12及时跟踪掌握原材料市场价格行情及品质情况，以降低采购成本，提高采购商品的质量；6.1.13物料的库存平衡，降低库存成本；6.1.14根据合同、订单、帐期，与供方对帐，办理货款支付申请。6.2部门权力6.2.1公司相关政策制度的参与权和知情权；6.2.2相关采购规则以及采购工作监督跟踪权；（进行交期、质量的有效控制）6.2.3违规供应、采购的否决、制止权和处罚权；6.2.4物料管理的监控权；6.2.5所属部门下级员工违规行为处罚的权力；6.2.6工作中有突出表现的员工以及严重违章造成公司经济损失的有奖励和处罚的建议权； 6.2.7对所属下级的聘用、调岗、晋升、辞退有建议权 ；6.2.8对所属下级的工作有监督、检查权、考核评价权和奖惩建议权 ；6.2.9对本部门预算内的费用有使用权；6.2.10对所属下级的工作争议有裁决权七、采购部员工基本素质要求7.1 操守廉洁7.1.1 正直高尚的个人品质7.1.2 良好的职业道德7.1.3 不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠7.2 市场知识7.2.1 对工程行业有深入的了解7.2.2 对工程所需物料的市场行情有深入的了解7.2.3 掌握所负责物料的专业知识7.3 精打细算7.3.1 良好的成本控制意识7.3.2 尽最大努力创造最高的利润7.3.3 时时处处维护公司的整体利益7.4积极认真7.4.1 敬业、爱业，热爱工程行业7.4.2 良好的心态，工作认真扎实7.4.3 上进心强7.5 创新求进7.5.1 不断寻求突破，提升业绩7.5.2 善于学习，提高自我7.5.3 不在原来的成就上沾沾自喜7.6 适应性强7.6.1 良好的身体素质和心理素质7.6.2 能适应工程行业的采购模式和重复繁琐的工作7.6.3 合理安排工作7.7 团结合作7.7.1 良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作7.7.2 良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作7.7.3 尊重供应商、同事及施工队施工人员八、附则8.1采购过程中各相关部门，请明确分工、明确责任、互相配合、互相监督，确保公司的利益不受损害。8.2采购人员应严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金，同时接受公司全体员工监督。一经发现上述情况，视情节，按所受回扣或酬金的十倍处罚，停职直至开除。九、附件表格4.2.2供应商选择考察表4.2.3合格供应商名录4.2.4供应商资料卡4.2.5供应商考核表4.2.6终止合作报告5.3.1.1设备/材料请购单本制度自正式发布之日起实施。本制度最终解释权归采购部。