计算机基础第五章.ppt

在日常办公事务中，人们经常要在日常办公事务中，人们经常要“写写”和和“算算”.“.“写写”( (写通知，写报告等写通知，写报告等) )可通过文字处可通过文字处理软件进行，而理软件进行，而“算算”(”(计算，统计数字等计算，统计数字等) )则应使则应使用电子表格来实现。用电子表格来实现。 ExcelExcel之所以被称为电子表格，是因为它采用之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式来管理数据。表格的方式来管理数据。 ExcelExcel以二维表格作为基本操作界面以二维表格作为基本操作界面. .本章主要内容本章主要内容 Excel基本知识基本知识工作表的编辑和格式化工作表的编辑和格式化公式与函数公式与函数图表的制作图表的制作数据管理与统计数据管理与统计 5.1.1 Excel5.1.1 Excel窗口窗口 当前工作簿名称为当前工作簿名称为Book1Book1；行号栏和列标栏；行号栏和列标栏 工作表标签工作表标签Sheet1Sheet1，Sheet2Sheet2等等标题栏标题栏菜单栏菜单栏“常用常用”工具工具栏栏“格式格式”工具工具栏栏编辑栏编辑栏工作表标签工作表标签Office助手助手状态栏状态栏滚动条滚动条任任务务窗窗格格“全选全选”按钮按钮二维表二维表 5.1 Excel5.1 Excel基本知识基本知识1.1.工作簿：工作簿：由若干个工作表组成，一个工作簿就是由若干个工作表组成，一个工作簿就是一个一个ExcelExcel文件文件. .其扩展名为其扩展名为XLS.XLS.2.2.工作表工作表: :也称电子表格，是也称电子表格，是ExcelExcel用来存储和处理用来存储和处理数据的地方数据的地方. .3.3.单元格单元格: :它是存储数据的基本单位，由行和列交叉它是存储数据的基本单位，由行和列交叉形成形成. .4.4.单元格区域单元格区域: :多个连续的单元格组成区域称为单元多个连续的单元格组成区域称为单元格区域格区域. .由单元格区域左上角和右上角单元格地址由单元格区域左上角和右上角单元格地址组成组成( (中间用中间用: :分开分开).).5.5.工作表的行列数：工作表的行列数：行数行数1 16553665536，列数，列数1 1256.256.6.6.单元格的地址：单元格的地址：列标列标+ +行号行号. .5.1.2 5.1.2 工作簿、工作表和单元格工作簿、工作表和单元格 1 1 选一个工作表选一个工作表: : 单击 2 2 选多个相邻工作表选多个相邻工作表: : Shift+单击 3 3 选多个不相邻工作表选多个不相邻工作表: : Ctrl+单击 1 1 插入插入 菜单：插入/工作表 2 2 删除删除 菜单：编辑/删除工作表 3 3 重命名重命名 双击工作表后输入新名 4 4 移动移动 拖放工作表 5 5 复制复制 Ctrl+拖放工作表 5.2 5.2 工作表的编辑和格式化工作表的编辑和格式化5.2.3 5.2.3 格式化工作表格式化工作表首先选中单元格首先选中单元格菜单菜单: : 格式格式/ /单元格单元格.1 1 字符字符 “ “字体字体”卡卡2 2 数据数据 “ “数字数字”卡卡3 3 对齐对齐 “ “对齐对齐”卡卡4 4 边框边框 “ “边框边框”卡卡 未设置边框未设置边框, ,则则 打印无边框打印无边框5 5 底纹底纹 “图案图案”卡对话框卡对话框5.2.4 5.2.4 窗口的拆分和冻结窗口的拆分和冻结1 1 窗口拆分窗口拆分 拖放拖放“水平分割条水平分割条”或或“垂直分割条垂直分割条”。2 2 窗格冻结窗格冻结 (1) (1) 确定冻结区确定冻结区 冻结顶部冻结顶部 单击欲冻结处的下一行单击欲冻结处的下一行 冻结左侧冻结左侧 单击欲冻结处的右一列单击欲冻结处的右一列 冻结左上角冻结左上角 单击欲冻结处的右下角单元格单击欲冻结处的右下角单元格 (2) (2) 菜单菜单: : 窗口窗口/ /冻结窗格冻结窗格3 3 取消冻结取消冻结 菜单：窗口菜单：窗口/ /取消冻结窗格取消冻结窗格 5.2.5 5.2.5 选定单元格选定单元格 “先选定，后操作先选定，后操作”是是ExcelExcel重要的工作方式重要的工作方式. . 1. 1. 选定单元格选定单元格 常用的方法有：常用的方法有： (1)(1)单击；单击；(2)(2)使用光标移动键使用光标移动键 2. 2. 选定一个单元格区域选定一个单元格区域 3. 3. 选定不相邻的多个区域选定不相邻的多个区域 4. 4. 选定行或列选定行或列 5. 5. 选定整个工作表选定整个工作表 6. 6. 撤消选定撤消选定(1) (1) 数值型数据数值型数据( (简称数字简称数字) ) 用用0 09 9和特殊字符构成的数字。右对齐和特殊字符构成的数字。右对齐 科学记数法，如科学记数法，如1.23457E+111.23457E+11、3.27835E-083.27835E-08(2) (2) 文本型数据文本型数据 任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐(3) (3) 日期日期/ /时间型数据时间型数据 表示各种不同格式的日期和时间表示各种不同格式的日期和时间 21-Oct-96 21-Oct-96、1999-5-291999-5-29等等5.2.6 5.2.6 在单元格中输入数据在单元格中输入数据 (1)(1)当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动识别为数值型数据。任何输入，如果包含数字、字母、汉字为数值型数据。任何输入，如果包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就认为是文本型。及其他符号组合时，系统就认为是文本型。 (2)(2)如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整如果输入的数字有效位超过单元格的宽度，必须调整列宽列宽 (3)(3)输入分数，应在分数前加入输入分数，应在分数前加入0 0和空格。如和空格。如“0 2/3”0 2/3” (4) (4)把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。把输入的数字作为文本处理，可在数字前加单引号。 (5) (5)在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开隔开输入数据时要注意的一些问题输入数据时要注意的一些问题 (6)(6)输入日期时，可按输入日期时，可按yyyy-mm-ddyyyy-mm-dd的格式输入的格式输入 (7) (7)在单元格中输入当前系统日期时按在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+;Ctrl+;键键 输入当前系统时间时按输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+;Ctrl+Shift+;键键 (8) (8)以以1212小时制来显示时间，需后加小时制来显示时间，需后加AMAM或或PMPM 如如“8:20 PM”8:20 PM” (9) (9)按按Alt+EnterAlt+Enter组合键可强制在某处换行组合键可强制在某处换行 (10) (10)在一个选定区域内输入数据，输入结束后按在一个选定区域内输入数据，输入结束后按 Ctrl+EnterCtrl+Enter组合键确认组合键确认 使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据地输入有一定规则的数据: : 1 1）填充序列）填充序列 ExcelExcel能够自动填充日期、时间及数字序列，包能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列括数字和文本的组合序列. . 例如：星期一，星期二，例如：星期一，星期二， ， 星期日星期日 一月，一月， 二月，二月， ， 十二十二 1 1， 2 2， 3 3， 数据自动填充数据自动填充在单元格在单元格A1A1中输入起始数中输入起始数“10”10”选定区域选定区域A1:A10A1:A10选择选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“填充填充”命令命令从从“填充填充”级联菜单中选择级联菜单中选择“序列序列”选项，打开选项，打开“序列序列”对对话框话框选择选择“序列产生在序列产生在”为为“列列”,“,“类型类型”为为“等差序列等差序列”,”,在在“步长值步长值” ” 框中输入框中输入3.3.执行结果：执行结果： 例例5.2 要在单元格要在单元格A1:A10中填入序列数字中填入序列数字10, 13 ,16, , 37用户可以根据自已的需要，把经常使用的有序数据用户可以根据自已的需要，把经常使用的有序数据定义成自已的数据序列，即定义成自已的数据序列，即“自定义序列自定义序列”选择选择“工具工具”菜单中的菜单中的“选项选项”命令，再选择命令，再选择“自自定义序列定义序列”选项卡，即可在选项卡，即可在“输入序列输入序列”文本框中输文本框中输入自已要定义的新序列，如入自已要定义的新序列，如“北京北京”、“上海上海”、“天津天津”最后最后“添加添加”也可以采用导入序列的方法来建立自定义序列也可以采用导入序列的方法来建立自定义序列 2 2）自定义序列）自定义序列“自定义序列自定义序列”定义成功以后，就可以通过定义成功以后，就可以通过“序列序列”对话框的对话框的“自动填充自动填充”功能，一次性地把数据输入功能，一次性地把数据输入工作表中工作表中 (1) (1) 填充相同的数据填充相同的数据 (2) (2) 填充自动增填充自动增1 1的序列的序列 (3) (3) 填充等差、等比数列填充等差、等比数列3 3）用鼠标拖放方法填充序列）用鼠标拖放方法填充序列 4.4.单元格批注单元格批注 可以为单元格添加批注，即可给单元格添加一些可以为单元格添加批注，即可给单元格添加一些说明性的文字，以便于更好地理解单元格的内容。批说明性的文字，以便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不像其他的输入内容显示在单元格中。注内容并不像其他的输入内容显示在单元格中。 执行执行“插入插入”菜单中的菜单中的“批注批注”命令，然后在弹命令，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容。出的批注编辑框中输入批注的内容。当鼠标指向该单元当鼠标指向该单元时，就会出现标注时，就会出现标注 1. 1. 插入空白单元格或区域插入空白单元格或区域 (1) (1) 选定要插入新单元格的位置或区域。选定要插入新单元格的位置或区域。 (2) (2) 选择选择“插入插入”菜单中的菜单中的“单元格单元格”命令，命令，打开对话框打开对话框 (3)(3)从对话框中选择一种合适的插入方式从对话框中选择一种合适的插入方式5.2.7 5.2.7 单元格的插入和删除单元格的插入和删除 2. 2. 插入空白行或列插入空白行或列 例例5.3 5.3 在图在图5.35.3所示工作表中的第所示工作表中的第4 4行处插入行处插入2 2行行 3. 3. 删除单元格或区域删除单元格或区域 4. 4. 删除行或列删除行或列 1. 1. 复制数据复制数据 方法一：使用方法一：使用“常用常用”工具栏上的命令按钮复制工具栏上的命令按钮复制 方法二：用鼠标拖放来复制数据方法二：用鼠标拖放来复制数据2. 2. 移动数据移动数据 移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基移动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作基本相同本相同3. 3. 选择性粘贴选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时通过数据复制时通过“选择性粘贴选择性粘贴”可以只需要复制它的可以只需要复制它的部分特性部分特性5.2.8 5.2.8 数据的复制、移动和清除数据的复制、移动和清除 先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目标区域中的第一个单元格，选择中的第一个单元格，选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“选择性选择性粘贴粘贴”命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项命令，打开对话框。从对话框中选择相应选项即可即可 4. 4. 清除数据清除数据 5. 5. 撤消与恢复撤消与恢复6 6 查找与替换查找与替换 菜单：菜单：编辑/替换. 5.2.9 5.2.9 调整单元格的行高和列宽调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命令方法一：采用菜单命令 选择选择“格式格式”菜单中的菜单中的“行行”命令命令( (或或“列列”命令命令) )根据需要进行设置根据需要进行设置 方法二：采用拖放操作方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高拖动鼠标来调整行高( (或列宽或列宽) ) 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等连接在一起的式子，以等号接在一起的式子，以等号“=”=”开头开头 =5=5* *10-20 10-20 常数运算常数运算 =A6+B1 =A6+B1 对单元格对单元格A6A6和和B1B1中的值相加中的值相加 =SQRT(10+A2) =SQRT(10+A2) 使用使用ExcelExcel函数，函数，SQRTSQRT表示求表示求 开方根开方根 5.3 5.3 公式和函数公式和函数 1.1.运算符运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符算术运算符、文本运算符和关系运算符 2.2.建立公式建立公式 =83*25% 表示表示8的立方再乘以的立方再乘以0.25，结果为，结果为 128 =5*8/23-B2/4 若单元格若单元格B2的值是的值是12，则结果为，则结果为2 =”计算机计算机” & ”电脑电脑” 运算结果是运算结果是”计算机电脑计算机电脑” = A1 & A2 把单元格把单元格A1和和A2中的文本进行连接而中的文本进行连接而 生成生成 一个新的文本一个新的文本公式举例：公式举例： = B242 比较结果为比较结果为TRUE (设设B2的值是的值是12) = B2=32 比较结果为比较结果为FALSE = B212 比较结果为比较结果为FALSE = A3+80 假设假设A3为日期型数据，则为日期型数据，则A3+80表示日表示日 期期A3加上加上80天天公式举例：公式举例： 三种表示方式三种表示方式 (1)(1)相对地址：相对地址：以列标和行号组成，如以列标和行号组成，如A1A1，B2B2，C3C3等等公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公公式复制时，若引用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动式中的相对地址会随之变动. . (2)(2)绝对地址：绝对地址：以列标和行号前加上符号以列标和行号前加上符号“$”$”构成，如构成，如$A$1$A$1，$B$2$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变等。公式复制时，公式中的绝对地址保持不变 (3)(3)混合地址：混合地址：它是上述两种地址的混合使用方式如它是上述两种地址的混合使用方式如$A1($A1(绝对列相对行绝对列相对行) )，A$1(A$1(相对列绝对行相对列绝对行) )等。公式复制时，等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变公式中相对行和相对列部分会随引用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变。动而变动，而绝对行和绝对列部分保持不变。5.3.2 5.3.2 单元格地址表示方式单元格地址表示方式 相对引用相对引用 绝对引用绝对引用 混合引用混合引用 相对列绝对行相对列绝对行 绝对列相对行绝对列相对行5.3.3 5.3.3 出错信息出错信息 当公式当公式( (或函数或函数) )表达不正确时，系统将显示表达不正确时，系统将显示出错信息出错信息 格式：格式： =(, , ,.),.) 举例：举例： = SUM(C2:C6)= SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM SUM 求和数求和数 AVERAGE AVERAGE 求平均值求平均值 MAX MAX 求最大值求最大值 MIN MIN 求最小值求最小值 COUNT COUNT 求数值数据的个数求数值数据的个数 COUNTIF COUNTIF 条件求数值数据的个数条件求数值数据的个数 FREQUENCY FREQUENCY 频率分布统计频率分布统计 IF IF 条件选择条件选择5.3.4 5.3.4 函数的使用函数的使用 步骤：步骤： 选中单元格选中单元格, ,菜单菜单: :插入插入/ /函数函数 在第一个对话框中选中函数在第一个对话框中选中函数在第二个对话框设置参数在第二个对话框设置参数 函数应用举例：函数应用举例： 例例5.95.9：计算基本工资总数，并将结果存放在单：计算基本工资总数，并将结果存放在单元格元格C7C7中中 (1) (1) 单击单元格单击单元格C7C7，使之成为活动单元格，使之成为活动单元格 (2) (2) 键入公式键入公式“=SUM(C2:C6)”=SUM(C2:C6)”，并按回车键，并按回车键 例例5.10 5.10 计算补贴总数和扣除总数，并将结果计算补贴总数和扣除总数，并将结果分别存放在单元格分别存放在单元格D7D7和和E7E7中中 (1) (1) 选定选定D2:E7D2:E7区域区域 (2) (2) 单击单击“自动求和自动求和”按钮按钮，即可对这，即可对这两列分别求和，和数分别存放在两列的最后一两列分别求和，和数分别存放在两列的最后一个单元格上个单元格上例例5.11 5.11 计算基本工资的平均值，并将结果存放计算基本工资的平均值，并将结果存放在在C8C8中中例例5.12 5.12 利用函数利用函数MAXMAX求出基本工资数的最大值，求出基本工资数的最大值，并将结果存放在单元格并将结果存放在单元格C9C9中中 频率分布统计函数用于统计一组数据在各个频率分布统计函数用于统计一组数据在各个数值区间的分布情况数值区间的分布情况 格式：格式：FREQUENCY(data_array,bins_array)FREQUENCY(data_array,bins_array) 功能：计算一组数功能：计算一组数(data_array)(data_array)分布在指定分布在指定各区间各区间( (由由bins_arraybins_array确定确定) )的个数的个数 频率分布统计函数频率分布统计函数FREQUENCYFREQUENCY：例例5.13 5.13 在成绩表在成绩表A1:D9A1:D9中，统计出成绩中，统计出成绩6060，6060成成绩绩7070，7070成绩成绩8080，8080成绩成绩9090，成绩，成绩9090的学的学生数各有多少生数各有多少 (1) (1) 在区域在区域( (如如F4:F7)F4:F7)中建立统计的间距数组中建立统计的间距数组 (59,69,79,89) (59,69,79,89) (2) (2) 选定作为统计结果的数组输出区域选定作为统计结果的数组输出区域G4:G8G4:G8 (3) (3) 键入函数键入函数“=FREQUENCY(C2:C9=FREQUENCY(C2:C9，F4:F7)”F4:F7)” (4) (4) 按下按下Ctrl+Shift+EnterCtrl+Shift+Enter组合键组合键频率分布统计函数频率分布统计函数FREQUENCYFREQUENCY：例例5.135.13的执行结果：的执行结果：格式：格式： IF(logical_test,value_if_true,value_if_falIF(logical_test,value_if_true,value_if_false) se) 功能：本函数对比较条件式功能：本函数对比较条件式(logical_test)(logical_test)进行进行测试测试, ,如果条件成立如果条件成立, ,则取第一个则取第一个(value_if_true),(value_if_true),否则取第二个值否则取第二个值(value_if_false)(value_if_false)举例举例: :已知单元格已知单元格E3E3中存放考试分数，现要根据该中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格分数判断学生是否及格 =IF(E360,=IF(E3, , =, : =, , , =, 逻辑符逻辑符: AND(: AND(与与), OR(), OR(或或) ) 通配符通配符: ?(: ?(代表单个字符代表单个字符), ), * *( (代表多个字符代表多个字符) )只能根据一个字段筛选只能根据一个字段筛选菜单菜单: :数据数据/ /筛选筛选/ /自动筛选自动筛选 1.1.自动筛选自动筛选 高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足高级筛选采用复合条件来筛选记录，并允许把满足条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清条件的记录复制到另外的区域，以生成一个新的数据清单。单。 先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，先建立条件区域。条件区域的第一行为条件标记行，第二行开始是条件行。第二行开始是条件行。 (1) (1) 同一条件行的条件互为同一条件行的条件互为“与与”(AND)(AND)的关系，表示筛的关系，表示筛选出同时满足这些条件的记录选出同时满足这些条件的记录例例: :查找成绩大于等于查找成绩大于等于8080分，且班号为分，且班号为“11”11”的所有记录的所有记录 筛选条件：成绩筛选条件：成绩=80 AND =80 AND 班号班号=11=11，条件区域表示：，条件区域表示： 成绩成绩 班号班号 =80 112.2.高级筛选高级筛选 (2) (2) 不同条件行的条件互为不同条件行的条件互为“或或”(OR)(OR)的关系，表示的关系，表示筛选出满足任何一个条件的记录筛选出满足任何一个条件的记录 例例 查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于查找英语和计算机课程中至少有一科成绩大于9090分的记录分的记录 英语英语90 OR 90 OR 计算机计算机9090，条件区域表示：，条件区域表示： 英语英语 计算机计算机 90 90 (3) (3)对相同的列对相同的列( (字段字段) )指定一个以上的条件，或指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，则应重复列标题条件为一个数据范围，则应重复列标题 例例 查找成绩大于等于查找成绩大于等于6060分，并且小于等于分，并且小于等于9090分分的姓的姓“林林”的记录的记录 姓名姓名 成绩成绩 成绩成绩 林林* =60 =90高级筛选高级筛选 能根据多个字段筛选能根据多个字段筛选 “与与”关系关系: :值在同一行值在同一行 菜单菜单: :数据数据/ /筛选筛选/ /高级筛选高级筛选 高级筛选高级筛选 能根据多个字段筛选能根据多个字段筛选 “或或”关系关系: :值在不同行值在不同行 汇总前汇总前必须先排序必须先排序, ,若要按若要按“性别性别”汇总，必须先汇总，必须先按性别排序。按性别排序。 菜单菜单: : 数据数据/ /分类汇总分类汇总1 1 简单汇总简单汇总 5.5.5 5.5.5 分类汇总分类汇总2 2 嵌套汇总嵌套汇总以多种方式汇总。不要选中以多种方式汇总。不要选中“替换当前替换当前分类汇总结果分类汇总结果”。5.5.6 5.5.6 数据透视表数据透视表 不用先按汇总字段排序。可对多个字段汇总不用先按汇总字段排序。可对多个字段汇总数据透视图数据透视图( (及数据透视表及数据透视表) )与制作数据透视表的步骤一样。只是在向导的第与制作数据透视表的步骤一样。只是在向导的第一步时选中数据透视图一步时选中数据透视图( (及数据透视表及数据透视表) )5.6 5.6 保护工作簿保护工作簿菜单菜单: :工具/保护/工作表 则不能修改工作表 5.7.1 5.7.1 使用多工作表使用多工作表 1. 1. 选定工作表选定工作表 2. 2. 插入工作表插入工作表 3. 3. 重新命名重新命名 重新命名工作表：右击工作表标签，从快捷菜单中重新命名工作表：右击工作表标签，从快捷菜单中选择选择“重命名重命名”命令，再键入新的名字命令，再键入新的名字 4. 4. 删除工作表删除工作表 5. 5. 工作表的复制和移动工作表的复制和移动5.7 5.7 其他有关功能其他有关功能5.7.2 5.7.2 网络功能网络功能菜单菜单: :文件文件/ /另存为网页另存为网页.可用浏览器浏览。浏览器中可用浏览器浏览。浏览器中, ,菜单菜单: :查看查看/ /源文件源文件, ,查看源查看源文件。文件。设置好打印区域设置好打印区域菜单菜单: :文件文件/ /页面设置页面设置菜单菜单:/:/文件文件/ /打印预览打印预览