2022年会议室管理制度 .docx
精品_精品资料_会议室标准简章1. 目的为了合理管控、标准及爱护公司会议资源的使用, 特制定该流程作业指导.2. 范畴鹤壁天海全部会议资源3. 关键角色及应负责任序号角色应负责任可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_01 会议室治理员1. 统筹治理公司会议资源, 指导并监控各部门会议资源的使用.2. 负责对公司全部会议资源进行统一治理, 对会议资源进行例行化以及非例行检查, 并相应做好记录,对于违规记录进行登记和月度汇总.3. 负责日常会议资源和谐、 设备整理、纠纷调剂等治理工作.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_02 其他情形会议资源预定者1. 会议资源钥匙由会议治理员、保卫科、清洁工各保管一套.2. 清洁工负责清扫时间会议室开关门.3. 保卫科负责节假日及 17：30 分以后会议需求的开关门.1. 会议资源预订者,对部门内部会议资源需求和谐,填写会议资源申请.2. 对部门内部会议时间进行建议与掌握.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_03文员、助理3. 对部门内部进行会议室使用标准宣扬与设备操作指导.4. 与部门职工沟通,对不需要的资源准时释放.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_04 会议室使用人05 IT 设备治理员1. 会议资源爱护者之一, 会前会后会议室 6S 整理、会议设备爱护者.2. 合理使用会议室时间治理、设备等、会后及时关闭投影、电脑等.3. 会议资源使用人帮助监督者, 对会议室前后使用情形进行监控.IT 部相关责任人对会议室设备进行全面检查,每周一次.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_4. 内容描述4.1 会议资源申请4 依据部门业务需求,通过行政部进行会议资源预定.4 预定者预定胜利后向需求人反馈预定情形, 并指导部门职工对会议设备的正确操作方法, 提示其遵守会议资源使用治理规定, 并督促会议组织者在会议终止后做好会议室 6S 工作.4.1.3 如遇紧急会议或接待需和谐会议资源 , 由部门文员负责资源和谐.4 日常会议资源预定可提前三天填写申 请表,适用于内部会议、 公司级会议、接待、 会议等会议.预定视频会议：请请按需求挑选第三会议室,并在会前通知 IT 进行技术指导.预定 会议：请按需求挑选其次第三会议室.请尽量预定没有门禁限制的第一会议室、其次会议室.4.1.8 会议室优先权：展厅会议室： 优先政府接待及重大接待使用.第三会议室： 原就上只用于视频会议,为缓解日常会议和接待所需会议室,可暂时供全部会议使用,但假如有视频会议需要召开,必需由优先视频会议使用.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_第四会议室： 优先研发项目使用且仅限研发锁定使用.4.2 会议资源使用4 会议前：4.2.1.1 会前 10 分钟到会议室进行确认预备, 假设会议室没开门就向治理员申请打开门锁或借用钥匙开门.4 当会议室椅子不够用时, 可借用职工椅 ,但会议终止后务必将椅子归仍至职工椅区相应的位置并摆放整齐.4.2.1.3 会议如需使用较大的设备仪器, 请对会议桌面做好爱护措施, 如： 在桌面上放置较厚的胶皮等,轻拿轻放、搬动时不能在桌面上拖拉移动, 防止划伤桌面.4 如会议不能正常召开, 请在原方案会议时间前告知文员对会议资源进行释放.4 当会议资源发生和谐时, 会议室预定人应当准时反馈治理员对预定信息进行更换,否就会议室使用时发生的不良记录,将记录原预定人部门.4.2.2 会议中：4 使用会议室时,全部与会人员必需自觉遵守会议资源使用治理相关规定.4 与会人员应保持会议室干净、 不乱丢垃圾、 不用在桌椅上乱写乱画, 不用坚硬的物品划花桌面和皮椅.4 与会人员应做好时间治理, 在自己所预定的时间内完成会议, 不能占用和延用他人资源时间.4.2.3 会议后：4 会议终止后,必需关闭投影仪、电脑电源,将遥控摆放好,关闭会议室照明灯,不带走会议室线材、遥控、白板笔及白板擦等会议室标配物质.4.2.3.2 将借来的职工椅归仍到原先的位置,并摆放整齐.4.2.3.3 会议提前终止较预定时间提前 30 分钟以上请准时通知部门文员对资源信息进行释放.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_会议室设备配置表楼层会议室名称投影电视电脑VGA视频链接线会议视频会议二套一套一楼展厅按需按需第一按需按需二楼其次第三按需第四按需按需4.4 巡查及惩办方法4.4.1 治理员不定期对会议室使用情形进行巡查以上全部内容,并对检查情形依据表 02会议室检查表日常使用情形进行登记记录.4.4.2 会议室清洁人员帮助监控以上全部内容.4.4.3 治理员对会议室物质进行检查,保证基本设备的基本配置,并对检查情形依据表 01会议室巡查表硬件设施进行登记记录.4.4.4 IT 设备治理员每周对 IT 设备例行巡查一次,并做好相应的记录.4.4.5 全部人员都有权对会议室使用情形进行监督,对因会议资源影响到会议正常召开的情形均可反馈到治理员邮箱.4.4.6 上述人员反馈的信息经核实属违规行为后,将记当次会议资源预定 人员不良一次如当天预定多个会议室均未使用且未通知释放,将按会议室个数记不良次数4.4.7 对于月累计两次以上包含两次不良记录的会议室预定人,将取消该预定人员预定权限一个月.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_5 支撑表单表单编号表单名称储存时限保管部门01会议室巡查表硬件设施1 年行政部02会议室检查表日常使用情形1 年行政部可编辑资料 - - - 欢迎下载
