2022年会议及接待管理制度.docx

精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档会议及接待治理（试行）一总就第一条为使集团公司的会议和接待治理规范、有序,提高会议的行政决策效率,特制定本制度.其次条本制度适用于集团公司总部组织召开的各种会议及接待工作.第三条集团综合部负责集团公司各种会议和接待的承办,其它部门主办的会议和接待,综合部应赐予帮助.二会议治理第四条会议的分类（一）集团董事会集团董事会是集团决策重大事项的会议,由董事长召集和主持, 或由副董事长召集和主持,全体董事参与,监事可列席参与,也可邀请集团主要治理人员列席. 主要内容为： 集团经营方案和投资方案的确定.公司合并、分立、变更、解散方案的制定.重要人事任免.增加或削减集团或二级公司注册资本.主要治理人员薪酬以及其它有必要提请董事会争论的事项.（二）总经理办公会总经理办公会是集团决策重要事项的会议,由集团总经理或分管副总经理提议召开,集团主要领导参与,综合部或与会议有关的部门负责人列席.主要内容为年度工作重点、人事任免、年度财务计 划（预算）、年度经营（生产）方案、投资决策、薪酬嘉奖及其他有 必要提请会议争论的事项.由总经理或分管副总经理主持.（三）工作例会可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档工作例会是集团综合性的业务会议,一般于每月底召开, 也可依据需要由集团总经理或分管副总经理提议召开,集团主要领导、 集团各部门负责人、各公司主要负责人参与. 主要内容为总结汇报各部门、各公司前阶段的工作,支配部署下一阶段的工作,集中争论、争论、 解决各单位经营（生产）治理中遇到的突出问题,和谐各方面工作, 由公司综合部主持.（四）各公司专题会议各公司专题会议包括：为和谐或解决各公司经营治理中显现的突出问题召开的会议. 对各公司进行阶段性工作检查时召开的会议.对重要工作进行部署或听取汇报召开的会议.各公司年初工作方案会议、年终工作总结会议等.各公司专题会议不定期召开,集团相关领导、相关职能部门负责人、所属公司主要治理人员或全体员工参与,由该公司负责人主持.（五）职能部门专题会议职能部门专题会议分为两种形式：1、职能部门联合专题会议.由集团总经理或分管副总经理提议召开,主要是各职能部门的工作汇报、重要工作部署、重要问题的研讨会.职能部门联合专题会议不定期召开,集团主要领导、各职能部门负责人参与,由总经理或分管副总经理主持.2、职能部门单独召开的专题会议.由该职能部门负责人召集, 主要是总结、分析、争论、部署本部门的工作,一般每月召开一次,部门全体员工参与,由该部门负责人主持.（六）工作专题会议工作专题会议指针对某一专题事项进行争论、争论、决策、部署的会议.由总经理或分管副总经理指定与专题会议有关的人员参与,可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档由总经理或分管副总经理主持.（七）年终总结表彰大会每年春节前召开, 集团主要领导、在宜、回宜的集团正式员工参与,主要是总结上年度工作和部署当年工作,主要内容为：行政第一 负责人作工作报告. 各主管领导作专业报告或专题发言.争论工作报告.对先进予以表彰等,由公司综合部主持.（八）其它会议其它会议包括： 鉴定会、评审会、论证会、研讨会、新闻发布会、党、团会议、工会会议等,由发起部门组织召开并确定会议内容及参 会人员.第五条会议的预备（一） 一般会议提前一天以上、重要会议提前三天以上,由综合部或会议组织部门通知参会人员.通知内容包括：会议时间、的点、主要议题、需要预备的汇报（争论）材料或资料等.（二）参会人员接到通知后,应按要求积极做好参会预备.（三）综合部或会议组织部门提前做好会场布置、会场设施投影、音响、摄像、录音等配备及会议资料的预备工作.第六条对重大会议,承办单位（人）应提出会议企划报告,经总经理批准后执行.会议企划报告包括以下内容：（一） 会议的名称、时间、的点.（二） 会议主旨和目标.（三） 会议议程.（四） 会议议项.（五） 会议主持人.（六） 出席人员名单.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档（七） 会议财务（支出）预算.（八） 接待工作说明.（九） 当前筹备情形及进展.（十） （可能）存在的问题、解决方案及要求.（十一） 筹备时间进度表等.第七条会议的组织召开（一）会议主持人应遵守以下规定：1、会前 10 分钟（重要会议应提前30 分钟）到场,检查会务落实情形,做好会前预备.2、会议进行中,主持人应依据情形,对议程进行适时必要的掌握,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,确保会议效率.3、属争论、决策性的会议,主持人应引导会议作出结论.对需要集体决议的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人说明看法. 对未决议的事项应加以归纳并引导会议就其后续支配统一看法.（二）与会人员须遵守以下规定：1、准时到会,一般应提前5 分钟（重要会议应提前15 分钟）到会.2、发言简洁清楚、紧扣议题.3、遵守会场纪律.4、对尚未公布的会议内容,不得对外泄露,否就按泄密论处.第八条会议纪律（一）无特别情形,不得请假,未经请假,不得缺席会议,否就以旷工论处.（二）未经主持人或领导同意, 不得提前退场, 否就以早退论处.（三）不得交头接耳或做与会议无关的事项.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档（四）不得随便进出会场.（五）召开大型会议,与会者应将手机调整至振动和关闭状态,并不得在会场内接听电话.第九条会议纪要的整理（一）各类会议应确定记录员做好会议记录,记录员由综合部或会议主持人确定.（二）会议记录员应不迟于会议终止后二日内将会议纪要整理后上报总经理、副总经理或会议主持人.（三）会议纪要经审核后发至集团领导及相关部门或人员.（四）会议资料由集团综合部整理、立卷、存档.其它部门主办的会议,会议资料除各自存档外,并应报综合部备案.第十条会议室治理（一）会议室由综合部负责治理.（二）会议室只限本公司使用,外单位借用会议室须经综合部经理批准,各部门无权将会议室借给外单位使用.（三）集团各部门（各公司）使用会议室需经综合部同意后,领取会议室钥匙. 使用会议室的部门必需爱惜会议室的公用设施,保持会议室清洁, 用后应检查安全, 锁好门、关好窗,将钥匙交仍综合部.（四）任何单位和个人未经综合部同意,不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做它用.（五）会议室内的卫生每周至少清洁两次,遇有会议时要一次一清洁.（六）会议室治理人员要严格室内物品的治理和保护（含花木等）,做到会散、人走、电源关、门上锁.第十一条会议内容的督办、落实可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档会议形成的打算、决议、工作部署等由公司综合部负责检查、督办、落实.对于没有落实到位的单位要下发督办通知,对仍旧没有落实到位的要在集团内通报批判,并限期完成.三接待治理第十二条接待工作是公司的窗口工作,对于塑造企业良好形象具有非常重要的意义 ,各相关部门及人员必需高度重视且规范有序.第十三条对外接待范畴本制度规定的接待范畴主要是集团及所属各部门、各公司经营治理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和伴随参观等.第十四条对外接待原就对外接待应遵循“公平、对口、节省、周到、保密”的原就,使客人兴奋而来,中意而归.（一）公平原就.来宾不论职位高低, 都要公平相待, 落落大方、不卑不亢.一般情形下,级别与权限相等,同级别出面,特别情形高规格接待.（二） 对口原就. 坚持集团综合部归口治理与各职能部门对口接待相结合的原就. 集团综合部负责接待工作的统一治理与和谐,办理重要接待事务. 对涉及较强业务性的接待事务,应由对口部门或公司牵头接待,综合部赐予协作.（三）节省原就.款待来宾既要热忱周到,也要讲究节省,量力而出,反对铺张铺张.不重复宴请,主方伴随人数原就上不多于来宾人数.接待费用支出应视接待事由归口各公司列支.（四）周到原就.坚持“统一高效、规范服务、热忱周到”的原就,做到接待程序清楚、接待方式完善,分工明确、热忱细致、服务到位、以礼相待.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档（五）保密原就.一直宾介绍情形,留意保守公司隐秘,奇妙回避不宜回答的问题.第十五条接待分类贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾或政府部门领导的接待.业务接待：指与集团有业务联系的客户的接待.一般接待：指一般来客的接待.第十六条接待方式、标准（一）贵宾接待： 综合部文员迎接来宾于会议室 （接待室） 入座, 公司领导陪客接待,以茶、烟和水果方式款待,如须就餐由公司领导或指定专人伴随支配于公司或酒店就餐.（二） 一般接待和业务接待： 综合部或相关部门人员迎接客户于办公室（接待室）洽谈,综合部或对口部门支配专人伴随,以烟、茶方式款待.如须支配外出就餐,由综合部或对口部门支配伴随人员.（三）接待标准1、用餐标准：贵宾接待 80 120 元/人·餐（或按董事长、总经理的看法办理） 较重要的业务接待及一般接待50 80 元/人·餐一般的业务接待及一般接待3050 元/人·餐常客及公司驻外员工20 元左右 /人·餐2、住宿标准贵宾接待 200 300 元/间（或按董事长、总经理的看法办理） 较重要的业务接待、一般接待15 0200 元/间一般的业务接待、一般接待10 0 150 元/间第十七条接待礼仪要点可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 7 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档（一）见面要主动、热忱、礼貌.（二）接待要主动起迎,问明来意.（三）支配交谈的点：1、依据来客来意和身份,支配适当的点（办公室、接待室、会议室）进行交谈.2、手头正忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接待或另商时间.3、切忌让客人久侯而无人问津.4、客户提出与集团领导或他人交谈,应立刻联络,并将客人引至商定的点等候会面,介绍后再行离开.（四）引见第一向领导介绍客人（单位、职务、姓名）,按职务高低,依此 介绍一行来客, 职务相同,先介绍年纪大的. 领导与来宾见面交谈后, 对客人原定日程有变化的,与客人共同协商支配.（五）行路1、伴随客人行路,请客人行于自己右侧.2、乘坐车、上下楼梯、电梯要礼让在先,主动开关门.3、自己处于主陪位置,应并排在客人旁边,不要落在后边.第十八条接待程序和内容 一 接待程序1. 综合部文员对来访人员礼貌询问后让座与办公室或会议室.2. 综合部文员与公司领导或相关人员联系.3.公司领导或相关业务人员与来客洽谈.4. 重要接待由综合部拟订接待方案（指南）,包括：迎送伴随人员、日程支配、车辆支配、食宿支配、会议、会谈、参观、旅行观光可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 8 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档线路、接待费用等.接待方案（指南）制定后报主管领导审批.5. 接待人员须严格遵守公司相关规定,保守公司隐秘, 未经主管领导同意,不得让客人随便查阅资料和超规定范畴参观.（二）接待内容1、接受任务.弄清来宾的基本情形：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班.2、布置接待.提出接待看法：接待部门、人员、规格、方式、支配、费用预算,并报请上级批准.3、迎接支配.依据来宾身份、人数、性别,预订宾馆,支配好伙食标准、 进餐方式、 时间、的点, 按来宾抵达时间, 派人派车迎接.4、探望并商量日程.来宾住下后,集团有关人员前往探望,表 示欢迎和问候, 明白来访日程和目的, 商定活动日程并通知有关部门和人员.5、支配有关领导会见.按接待规格和礼仪,支配有关领导去住宅探望,接待人员支配会见的点、时间、伴随人员.6、组织活动实施.按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情形,参观现场.对上级检查,支配汇报座谈会.7、参观游玩.依据来访目的、性质、来宾意愿和爱好,挑选有针对性的游玩项目,支配身份相当的伴随人员.8、送别.依据客人看法,预定车、船、机票,结算食宿帐目, 话别送行,派人派车送至车站、码头或机场.（三）接待用品预备1. 一般接待用品：综合部预备烟、茶水、水具及其它用品等.2. 特别接待用品：如纪念品、礼品等由综合部提出方案,经批准后选购,或依据董事长、总经理看法办理.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 9 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档第十九条其它（一）穿着不得过于任凭,按规定着装,衣着干净、有风度.（二）主动照料来宾中的老人、妇女和儿童.（三）敬重不同民族来宾的风俗习惯和礼节.（四）因故未能准时赴约的,应尽早通知对方,并以适当的方式致歉.四附就其次十条本制度说明及修订权属集团公司综合部.其次十一条本制度自颁布之日起试行, 原有相关制度同时废止.附表：会议签到单可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 10 页,共 10 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载