八步法A3资料制作.ppt

1,A3资料制作技巧,2,部下,上司,问题解决的思考过程,有效并有针对性的指导,A3,A3资料的特点,是人才培养（OJD）的重要工具,沟 通,为什么要“制作简洁易懂的资料” （对资料使用者而言） 能够尽快理解 能够供每一位相关人员理解 即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。 即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正 （对资料制作者而言） 自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”， 有助于对思路的自我检测和整理。,3,什么是“什么是A3资料”,A3资料是强有力的沟通工具之一。 能够将问题解决的8个步骤归纳在一张A3纸上 是赞成或是反对，对哪个部分进行讨论，论点明确。 通过视觉表达，使内容一目了然 有助于尽快理解问题，将节省出来的时间用于对内容的讨论。即使很忙的人也可以很快速地理解，做出决策。 A3资料是培养问题解决能力的交流工具 （问题出在哪一步，一目了然，便于指导和被指导）,4,今天学习的目的就是：尽一切可能排除上述危险，掌握将A3资料功效发挥到最大限度的技巧,什么是“A3资料”？,并非只在形式上满足A3要求即可 一味的填充令资料不得要领 不知图表为何而做 图表、表格的表现内容艰涩难懂 理解了每个项目的内容，却不能了解整篇资料的中心,5,1A3资料制作的步骤,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,重点,6,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step1.明确资料目的,7,Step1.明确资料目的,资料是说明、传达事情的工具。制作什么样的资料要依其目的而定。 关于目的，首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长、课长,面向谁,资料的内容,传达 什么,分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长、课长,如何 使用,说明,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长、课长,用途 如何,报告,联络,商谈,决裁,决裁：决定是否批准提案,8,资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定,即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一， 资料所传达的内容也应当有所改变。,首先自问自答“资料的目的是什么？” 思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息,从以下角度出发，明确目的 “面向谁” “如何使用” “用途如何” 此3点,Step1.明确资料目的技巧,9,Step2.撰写资料纲要,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,10,制作简明易懂的说明纲要是使资料通俗易懂的前提。没有好的纲要， 无论任何版面设计或讲求视觉效果都没用。 简明易懂的纲要，就是要简洁、遵循问题解决的步骤、合理、符合逻辑。,纲要主体 每个步骤的信息都表述简单、符合 逻辑整体的长度以口头表述秒到 分钟为佳,纲要补充内容 简洁地整理出个左右的理由或数据， 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息,各个步骤所传达信息的 理由和补充数据,Step8巩固成果,Step7评价结果和过程,Step6贯彻实施,Step5制定对策,Step4把握真因,Step3设定目标,Step2分解问题,Step1明确问题,Step2.撰写资料纲要,11,（1）确定纲要的主体 将每一步所要传达的信息用至多1句话表述类似报纸 上的新闻标题口头念一下，长度以从30秒到1分钟为 最佳 （2）确定对纲要主体进行补充的内容 为每条信息找出3个左右的理由或数据 （3）检查纲要整体 比照资料的目的反复通读 （思考“面向谁”“如何使用”“何种用途”）,Step2.撰写资料纲要顺序,12,资料不可能一次制作成功,思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未 具备整体的整合性,首先考虑每个文本框的主题信息， 检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性,制作纲要的要点在于： 掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中） 语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑 此3点,Step2.撰写资料纲要技巧,13,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step3.确定版面设计,14,根据做好的纲要，确定资料的版面设计（模板） 。 顺着思路进行版面设计，应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤。,标题,顺着思路展开！,Step3.确定版面设计,15,初稿,论据,论据,论据,想强调的重点,结 论,初稿,论据,论据,把想强调的重点放在正中间,先提结论,其它参考,Step3.确定版面设计,16,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 检查校对资料,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step4.撰写资料内容,17,标 题,需要强调的部分用粗体字、大字,文章要 【简明扼要】 【具体的】 【主动语态】,使用的表和图，图表，给予他人【视觉性】,遵循文体和书写格式的基础，通过框格的上下左右进行合并,Step4.撰写资料内容,确定版面设计后，接下去就要填写各文本框中的内容。行文要尽量简明扼要， 并使用图表、表格，使资料具有较强的视觉效果。 修饰资料，使资料更简洁明了，使着重强调的部分一目了然。关键技巧在于 统一文体和书写格式，只强调需要强调的要点。,18,（1）各框内容的书写,1）文章要【简明扼要】、【具体的】、【主动语态】,【简明扼要】,尽可能用一行文字表达,一句话表达一个内容,【开门见山】的表现,不重复使用相同的词语, 【具体的】避免抽象的表达, 【主动语态】尽可能避免被动的表达,2）使用的表和图、图表要给予他人【视觉性】,（2）内容要采取一目了然的布局和修饰,遵循文体和书写格式的基础，通过框格的上下左右进行内容的排版。,需要强调的框格和文字要使用粗体字和大字（尽可能选择3种以下的 颜色和字体，对想强调的部分进行强调和标注。）,Step4.撰写资料内容,19,20,Step4.撰写资料内容,（1）撰写各文本框的内容,【简明扼要】,尽可能用一行文字表达,两行以上无法让人一目了然,一句话表达一个内容,不好的例子：,由于6月份起新研制的汽车上线，与原有汽车并行生产，目前的状况无法对应，因此必须对车间的布置和作业方法进行改革。,好的例子：,6月份起新研制的汽车上线，实行与原有汽车并行生产。 需要改善车间布置和作业方法。,【开门见山】的表现,不好的例子：,安全问题并不是不比数量问题重要（双重否定）,好的例子：,安全问题比数量问题重要,不好的例子：,质量不合格的事件，去年发生了34起，今年又发生了18起。,好的例子：,今年发生质量不合格的事件18起。（去年34起）,不重复使用相同的词语,1）文章要【简明扼要】、【具体的】、【主动语态】,Step4.撰写资料内容,“具体”：避免抽象的表达方式,不好的例子：,今年的销售情况还可以。,好的例子：,今年的销售完成了目标的98%。, 【具体的】, 【主动语态】,“主动语态”：尽量避免被动的表达方式,不好的例子：,业绩受下属的干劲儿所影响。,好的例子：,下属的干劲极大影响着业绩。,2）使用的表和图、图表要给予他人【视觉性】,参照“资料作成的有效工具”（后续）,（1）撰写各文本框的内容,1）文章要【简明扼要】、【具体的】、【主动语态】,Step4.撰写资料内容,（2）内容要采取一目了然的布局和修饰,不好的例子：,好的例子：,1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右对齐,不好的例子（促销方法的现状和改善方向）,好的例子：,文体不一致 主语、宾语不同 填写内容不同,2）须强调的文本框和文字用主题，加大字号,整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面 / 整体内容方面） 符号和编号是否注意保持了同整体统一 避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）,Step4.撰写资料内容,技巧,23,Step. 检查校对资料,资 料 的 撰 写,5大步骤,顺序,Step. 撰写资料内容,Step. 确定版面设计,Step. 撰写资料纲要,Step. 明确资料目的,（）确定纲要的主体 （）确定对纲要主体进行补充的内容（）检查纲要整体,（）根据纲要，确定版面设计（模板） （）确定各文本框的标题,（）分别将各部分内容填入模板（）修饰资料，使内容能够一目了然,提 纲 的 制 作,（）最后检查整体的效果,（）考虑是“面向谁”的资料 （）考虑要“如何使用”资料 （）考虑资料用于“何种用途” （）考虑要传达“什么内容”,Step5.检查校对资料,24,标 题,很容易明白整体的思路吗？,能快速看清初稿的大纲吗？,想说的话有遗漏吗？,页边距与文体内容的整体布局是否合宜？（合理布局）,Step5.检查校对资料,25,26,问题解决A3资料的特点,1张纸展现8个步骤, 用一张纸表达所要表达的事物的情节。, 根据资料的目的、用途的不同，写法 也是不同的。最佳的表现方法还是A3 资料。, A4资料和A3资料一样，也是将情节进 行理论地展开，以让对方更加容易理解。, 写报告时，要根据所要报告的人的职位， 将要点总结在3页A4纸内（尽可能1页纸） 为好。作为报告的依据或数据等，以附 件的形式附在报告的后面，更容易使人 理解。,2A4资料制作,何谓A4资料？,27,干,思 路,关于,的决裁,1. 目的,2. 现状的问题点（背景）,3. 改善设想,A案,B案,C案,（方案对比）,4. 建议选择的方案,5. 结论,年 月 日 姓名,A4资料（样式）,28,3资料作成的有效工具, 柱状图比较绝对值的大小,（1）图（图表）的种类及用途,Ex., 折线图随着时间的推移有变化,Ex.,年度不良发生件数推移,29, 圆环图比较整体比例（构成比）,Ex., 条形图各项目的构成比,Ex.,修理工数 设备区别、地点,Total 7650个,零部件生产实际,3资料作成的有效工具,30, 两轴线柱状图重点指向,Ex.,粗材加工不良项目件数,年16月实际 N250, 散点图复数数据的相关关系,Ex.,温度和不良发生件数,不 良 件 数,温度,湿度和不良发生件数,不 良 件 数,湿度,3资料作成的有效工具,31,（2）图（图表）的写法,Ex.,（图1）零部件不良率推移,（技术室提供资料）, 根据目的，选择合适的图表, 醒目的标题, 编号, 数据的出处、调查方法等特殊事项的标注, 必须表明单位, 刻度和刻度线要清晰,很多线的时候，考虑如何更能使人看得清楚。,3资料作成的有效工具,32,（3）制作图（图表）时的注意事项, 不同单位的事物在同一张图表上表现，容易产生误断,Ex.,单价上涨了吗？,单价降低了吗？,3资料作成的有效工具,33, 刻度设定的方法，会引起判断的差异,Ex.,大的变化有 回复的基调吗？,没有特殊的变化？,Ex.,A:B2：1,A:B3：2,3资料作成的有效工具,34, 过去的数据，从什么时候取合宜？,Ex.,上升中？,比较1981年的水平有恢复吗？,3资料作成的有效工具,35,资料（特别是A3资料）的效果 从问题的发生到解决，过程一目了然 明确制作资料的目的 资料所传达的内容因目的而不同 从“面向谁”、“如何使用”和“用途如何”3个角度考虑并 决定目的 首先制作资料的纲要 确定纲要的主体 检查纲要整体的整合性 版面设计要考虑读者阅读的便利性 始终保持“简明扼要”、“强视觉效果”和“整体一贯性” 制作完毕后仔细校对 检查整篇资料是否尚有逻辑不通的地方,资料制作课程总结,36,感谢聆听！,Thank you!,37,