公司费用报销管理制度(4页).doc

-公司费用报销管理制度-第 4 页为加强财务管理，规范财务工作，促进公司经营业务的发展，提高公司经济效益，根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。本公司现暂时划分为两大部门，即销售部和综合部，各部门有相应的费用报销项目、负责审批的领导及审批流程，请各位员工务必清楚自己所属的部门并严格遵守。员工在需要发生费用前应先以电子邮件方式向相应的领导申请，费用发生后需先填写“费用审批表”，连同消费票据交由相应领导审批，总经理审核签字后交财务核报。一、销售部费用报销项目及审批制度。1、销售部设有若干销售团队，每个团队有相应的销售经理，均受公司经理管理辖，现暂由公司经理兼任销售经理，其上级领导为公司负责人。2、销售部日常支出费用包括印制名片、洽谈业务请车、员工交通费、文件快递费、招待费、差旅费、礼品采购、样板和货物运输（公司/物流广州点至客户处），均需填写“费用审批表”，交相应领导审批。3、销售人员因工作需要招待客户或赠送礼品的，应事先向相应的领导主动说明情况，单笔票据在少于500元由销售经理审批，多于500元（含500元）由公司负责人审批。4、销售人员出差必须填写员工外勤单，报销售经理审批准，紧急情况下可电话确认。（1）员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。 （2）特殊情况，经公司负责人批准后，可选择飞机。 （3）违反公司规定使用交通工具，一律按火车票报销（超出部分由个人支付）。 （4）出差目的地交通工具应尽量使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。 （5）员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用）。（6）员工外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。（7）销售人员出差省级城市必须提供住宿票据（正规票或盖有住宿单位公章的收据）并有日期。（8）国外出差报公司负责人批准。（9）差旅人员在出差回公司三天内办理报销手续，报销时由出差人填写报销凭证，写明时间、地点、费用等，由销售经理签字。报销费用超出标准（标准后续）须由公司负责人审批；已由对方业务单位或人员报销的，公司不予重复报销。5、单笔报销金额或单笔票据报销金额在少于300元的，由销售经理审批，多于300元（含300元）的由公司负责人审批。未经审批，擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。6、报销总金额多于500元（含500元）需提前一天通知财务部以便备款。7、销售人员因业务需要借资的，借支金额单笔少于2000元由公司经理审批，多于2000元（含2000元）由公司负责人审批。借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借者转为个人借款从工资中扣除。8、样品申购需填写“物品申购表”交公司负责人审批。二、综合部费用报销项目及审批制度。1、综合部细分为行政部和采购部，领导人为综合部经理，其上级领导为公司经理。2、综合部日常支出费用包括如下，均需填写“费用是批表”，交相应领导审批（1）行政部：印制名片、电话费、员工交通费、打印机租赁费、公司租金、水电管理费、会务费、修理费等行政费用。（2）采购部：采购快递费、送或收货请车费、货请车费、物流运输费（货物或样板运输是由厂家/供应商发到公司/物流广州点、外请搬运工人）。3、单笔报销金额或单笔票据报销金额在少于300元的，由销售经理审批，多于300元（含300元）的由公司负责人审批。4、报销总金额多于500元（不含500元）需提前一天通知财务部以便备款。5、综合部人员因特殊情况需要借资的，借支金额单笔少于2000元由公司经理审批，多于2000元（含2000元）由公司负责人审批。借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借者转为个人借款从工资中扣除。三、附则。1、遇到突发事件或事态紧急尚未提交费用申请的费用，必须致电部门经理、公司负责人同意在付款后2个工作日内补办费用审批手续。 2、费用申请人需按照审批金额权限及工作流程操作，凡违规操作不规范第一次按该审批金额的5%罚款，第二次按该审批金额的10%罚款，罚款将在当月的工资中扣除。3、附费用审批表、物品申购审批表各一份。