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-秘书写作复习重点-第 13 页秘书写作复习大纲第一章 秘书写作 一 含义：秘书在本职工作范围内的各类公务文书及其它各类应用文体的写作 二 特点：一 严格忠于机关制文意图 二 具体明确的写作目的 三 特定的行文格式和严格的行文程序 四 文字简介确切，文风庄重平实 五 才思敏捷，拟稿迅速三 一般过程：（一）准备阶段1，领会领导制文意图，吃透中央有关精神，全面掌握本单位的实际情况领会领导意图，吃透政策，指示精神2，广泛而深入的收集材料材料：用来表现文章观点的事实和依据，包括工作中的各种现象，情况和已经形成的文字资料类型：直接材料和间接材料；典型材料和面上材料；正面和反面材料核实：对情况的核实；数据的核实；引用材料的核实 3，提炼正确的观点 含义：一篇文稿一个观点 从材料中提炼正确的观点，用观点来选择材料两者辩证关系：材料蕴含观点，观点统率材料4，正确选用各类文体明确行文对象：下行文命令，决定，意见，公告，通知，通告，通报，批复 上行文报告，请示 平行文涵，通知区别文体作用（二）写作阶段1，拟定写作提纲提纲的重要性编写提纲的方法：标题式，句子式2，掌握基本表述方式：结构上法定格式，惯用格式开头：目的式，根据式，概括式，提问式主体：纵贯式，并列式，递进式，交错式结尾：定型式，总结式，号召式3，规范运用语言使用该规范的书面词语遵守语法规则掌握适当的修辞手法（三）审核修改阶段1，审核修改的重要性秘书写作过程的一个重要的，不可或缺的阶段2，文稿审核修改的内容立意准确反映机关制文意图，符合政策和上级精神，明确中新思想材料真实，典型，一致，必然审核措施，方法切合实际，准确可行全篇结构布局，条理清楚文字语法，词句公文体式适当，得体3.审核方法整体审视：思想内容，文体形式局部调整：层，段，句第七章 简报一 含义：机关，团体，企事业单位内部使用的一种简要的工作报告或情况报道，用来反映情况，沟通信息和交流经验二 作用下情上达上情下达同级机关之间互通情报三 种类工作简报专题简报信息简报四 特点真实性，简明性，新颖性，时效性，综合性五 格式和写法1，格式：报头，主体，结尾报头简报名称，期号，主编单位，印发日期，保密程度，编号主体目录，标题，按语，正文，署名报尾发送范围，印制份数 2，写法：（1）标题明确，醒目，质朴-概括性，形象化，提问式，主副式 （2） 按语观点鲜明，短小精悍 （3） 正文前言概括主要内容，叙述式，结论式，提问式 主体抓要点，突出主题，并列式，逻辑式，纵贯式，数据式 结尾总括全文，提出要求第八章 规章制度一 含义和作用规章制度：机关，团体，企事业单位，为了维护公共秩序，维护劳动纪律，保证生产，工作和学习正常开展，根据国家法律法规和自己的职权范围制定的一种共同遵守的规范和约束人们行为的规则，章程，制度的总称。作用：规章制度是党的方针，政策的具体体现 规章制度是个体服从集体的有效手段二 种类和特点种类：章程，条例，规定，办法，细则特点：执行的严格性 表达的直接性 语言的准确性 制定的严肃性 形式的条文化三 格式和写法格式：标题，题注，正文标题制定和发布法规文件的单位，内容和法规文件的名称 完全式：三部分全 两项式：只含两部分（内容加法规文件，单位加法规文件的名称）题注发布机关，时间，会议名称和时间正文开头，主体，结尾 章条式，条贯式，总冒分条式写法：章程标题（政党或团体名称加标题） 题注（会议名称和通过日期） 正文（章条式） 条例标题（事由+文种） 签署（发布机关和日期加其它） 正文（制定条例的目的，依据；条例主体内容；条例的实施说明） 规定标题（内容+种类；单位+种类） 题注（发布单位和日期） 正文（总，分，附则） 办法标题（制文单位+事由+文种；事由+文种） 发布（发布机关和时间） 正文（前言主体结语；总则分则附则；条目式）细则标题（运用范围+依据条文+文种；依据条文+文种）题注制文机关正文（总，分，附则）第九章 讲话稿一 含义和作用讲话稿：在各种会议或集会上（公众面前），为了表达自己的主张，见解，进行宣传或开展工作而使用的具有一定目的性，条理性，完整性的文稿，又称“讲演稿”。作用:交流思想，表达感情，发表意见和主张，提出号召和倡议。领导工作的重要组成部分，是传达信息，部署工作的重要方式，也是贯彻政策，指导或推动工作的重要工具。二 种类和特点1，种类：内容上政治讲话稿，学术讲话稿，礼仪讲话稿，社会生活讲话稿，工作讲话稿。 应用范围和表现形式会议讲话稿，广播讲话稿，集会讲话稿2，特点：针对性，鲜明性，条理性，通俗性，限定性三 格式和要求1，格式：标题直接标示式，直接标示式变体，正，副标题式 正文2.要求：言之有物，实事求是 言之有序，脉络清晰 言之有理，逻辑严密 言之有情，形象生动 言之有趣，诙谐幽默第十章 商务文书概述一 含义和特点 商务信息：一切与商品的生产和流通有关的商业经济信息 特点：社会性从事商务信息工作是一种普遍的社会现象 商务信息联系着人们的一切活动 客观性 价值性 时效性 依附性 相对独立性 可传递性 可存储性 可加工性 可增值性二 构成要素和种类构成要素：发生源 信息载体语言，文字，电磁波 接受体种类：信息活动领域内部，外部商务信息 信息产生的过程原始，加工商务信息 信息的性质不同常规性，偶然性商务信息 信息的时效性不同滞后性，实时商务信息和商务预测信息 信息的不同用途决策，控制，业务信息 信息收集渠道不同正式组织系统，非正式组织系统商务信息三 收集1，原则：目的性，时效性，准确性，全面性，经济性2，程序：确定目标，选择信息源，选定方法3，方法：文献检索法，计算机联网检索法，调查法，观察法，实验法四 商务文书写作的原则1，目标性原则2，层次性原则：垂直方向战略决策层，管理控制层，业务处理层 水平方向功能部门化，产品或服务部门化，用户部门化，地区部门化3，系统性原则：纵向，横向，纵向和横向关系的作用体系4，灵活性原则五 写作者的修养1，思维素质：定向辐射性，全方位开放性，灵活敏捷性，定量预见性2，知识结构：纵向知识写作学的基本知识，写作总过程，书写时的规定性知识 横向知识以经济管理学为基础的各类相关学科的知识，专业知识 交叉知识边缘学科知识，方法论方面知识3，表达能力：选材能力 立意能力 谋篇能力 语言能力 图表显示能力 文面规范化能力第十一章 综合报告文书一 概念，作用，原则 商务综合报告文书：企业为实现经营目标，对内部条件和外部环节进行分析，拟出经营方案，从中选择和实施理想方案这一前后相连的过程中的所使用的各种文书 作用：236原则：目标原则，信息的原则，系统原则，可行原则，满意原则，集团原则，实践原则种类：确定目标阶段，拟定方案阶段，评估选择阶段使用，实施反馈阶段二 市场调查报告1，概念：企业或企业代理人，专门的调查机构或研究人员，运用科学的方法，对市场商品供应与需求信息，市场营销活动信息，消费信息等进行收集，记忆，整理，研究分析，从而得出合乎客观事物发展规律的结论之后写出的书面文字材料。2，作用：有利于企业生产适销对路产品 有利于企业提高决策的科学性 有利于企业制定有效的广告策略 有利于企业提高竞争能力3，种类和特点种类：商品情况的调查报告 消费者情况的调查报告 销售情况的调查报告 市场竞争情况的调查报告特点：事实性，时效性，科学性，针对性4，写作格式 标题：直述式标题，结论式标题，问题式标题，复合式标题正文：开头，主体（纵式，横式），结尾 落款：署名和日期注意事项：实事求是，重点突出，叙议结合，讲究实效第十二章 专项报告文书一 专利申请书1，专利申请书：一项发明创造经专利局审查合格后授予的在一定期限内对该发明创造享有排除他人使用的，销售或制造的个人所有权。2，条件：新颖性，创造性，实用性3，格式（1）请求书：申请日期 发明或实用新颖的名称 设计人 申请人的姓名，邮政编码和地址 专利代理机构名称，地址，邮政编码，代理人姓名和登记号 优先权请求 其他事项（2）说明书：摘要 正文：名称，发明或实用新型所属技术领域，技术文件，目的，附图说明，使用方式，优点 注意事项：顺序不能变，不得使用商业性宣传语，图片格式要求，图文一致（3）权利要求书：独立权利前序部分，特征部分 从属权利应用部分，限定部分注意事项：阿拉伯数字，无插图，一发一独要求二 项目建议书1，概念：企业在调查研究基础上提出的拟建项目的大致设想，是从项目的发展背景，基础，条件出发，提高对拟建项目的必要性和可能性进行分析论证而写成的书面申请。 作用：项目立项批报的依据，企业开展下一阶段工作的依据。2，内容：技术引进项目建议书的内容项目名称，内容和申请理由，进口国别与厂商，承办企业的基本情况，产品名称，主要原材料，电力，燃料，交通运输及协助资源等方面的近期和今后要求具备的条件，资金的估计与来源（项目的总用汇额，外汇资金的来源与偿还方式，国内费用的估计与来源），项目的进度安排，初步的技术，经济分析，附件中外合资经营企业项目建议书的内容：项目名称，中方合资经营者的基本情况，外方合资经营者的基本情况，创办企业的目的和理由，生产经营的范围，规模及生产能力，合营方式和年限，项目总投资额，注册资本，各方的投资比例，出资方式及资金来源合营项目产品在国内外市场的销售比例和渠道合营企业的地点，周围环境，基础设施，市政配套以及交通运输等条件外汇平衡估算及平衡方法初步的经济效益分析项目建设的进度安排附件3，格式标题：单位名称+项目名称+文件名称目录正文附件落款三 产品说明书1，概念和作用 产品说明书：一种以说明为主要表达方式，概括介绍商品用途，性能，特征，使用和保养方法等知识的文书材料。 作用：推销产品，指导用户，交流信息2，类型梗概型产品说明书描述型的产品说明书说明型的产品说明书析疑型产品说明书3，格式标题：产品名称 产品名称+文种 产品名称+功效结构正文：条款式，概述式落款：企业名称，地址，邮政编码，电话等第十三章 商务协约文书一 合同分类买卖合同供用电，水，气，热力合同赠与合同借款合同租赁合同融资租赁合同承揽合同建设工程合同运输合同技术合同保管合同仓储合同委托合同行纪合同居间合同二 合同的订立1，订立原则：平等性，合法性，严肃性2，订立程序：准备可行性研究，资信审查 洽谈协商要约，承诺 拟订合同文书 办理生效手续签名，盖章，签证或公证三 写作格式1，合同的体式：条文式，表格式，表格条文式2，合同的结构：标题，合同当事人名称，正文双方签订合同的目的或依据，合同的主要条款，附则生效标志双方法定代表人或委托人签名，双方当事人加盖印章，双方当事人注明地址，电话，电挂，邮政编码，图文传真号码和开户银行名称及账号；根据国家规定必须经过鉴证或公证，双方约定进行的鉴证或公证的合同，应由鉴证或公证机关加盖印章。签订日期3，合同的主要条款：合同法规定的条款标的 数量和质量 价款或酬金 履行的期限，地点和方式 违约责任 解决争议的方法 当事人姓名和住所根据法律规定的或按照合同性质必须具备的条款当事人一方要求必须规定的条款第十四章 商务告启类文书一 商业广告1，概念和种类 商业广告：企业为了推销商品，推广服务，提倡一种观念，在付费的基础上通过传播媒介向确定的对象进行信息传播活动而形成的文书材料。 种类：广告者的不同总体广告，零售广告 广告受众的不同行业广告，顾客广告 广告内容的不同企业形象广告，商品广告 传播媒介的不同报纸，杂志，电台，电视，网络广告2，特点：内容的真实性 对象的针对性 功能的时效性 表达的艺术性 文面简洁性3，格式标题：直接性标题，间接性标题，复合型标题正文：前言，主体（陈述体，证书体，问答体，文艺体），结尾随文标语二 商务公示1，概念和作用 商务公示：企业在生产经营活动中，为了增进与社会公众的联系与沟通，借助大众传媒发表的篇幅短小，格式编排自由的启示声明类的文书材料。 作用：提升企业形象，促进产品销售 提高企业信誉，吸引社会各界投资 优化企业的生存发展环境 吸引人才，聚集人才2，种类和特点 种类：征召类，公告类， 贺类，声明类 特点：针对性，真实性，合法性，超然性3，写作格式启示标题：（单位名称）+事由+（文种）正文：直陈式，总分式落款：媒体实际发出日期为准声明标题：（单位名称）+文种正文：直陈式落款：单位名称，具体日期三 企业简介1，概念和作用 企业：对工商企业的性质，规模，发展历程，主导产品，经营服务范围，经营特色，企业文化等多方面作多方位介绍的一种说明性文书。 作用：推销自己的产品，推销企业本身2，写作格式标题：企业名称；企业名+简介；文章式标题正文：企业的地理位置，性质，从业人员数量及素质，固定资产和建筑规模，主产品和副产品，生产效率，生产设施规模，制作工艺，生产流程，质量检验方式，服务方式，科研成果，人才培育规模与方式，企业与消费者的关系，获奖情况，机构管理方式和水平，同行中所占的地位，名人，要人参观，视察本企业的情况，企业的发展前景等落款：单位地址，电话，传真，邮政编码第十五章 涉外类商务文书一 概念和特点 涉外商务文书：人们在从事涉外经济活动中处理各类业务问题所形成并使用的商务文书 特点明确性强种类：涉外贸易文书 涉外经济合作文书 涉外财务文书 涉外司法文书 涉外商务通用文书二 中外合资经营企业合同1，概念和特点 概念：我国的企业或者其它经济组织，与外国货境外的企业或者其他组织和个人，以合资经营企业为目的，明确双方共同投资，共同经营，共负盈亏，共担风险的权利和义务协约书， 特点：合同的主体，一方为中国当事人，一方为外国或境外当事人，双方当事人都具有中国法人资格。 中外合资经营企业合同必须符合我国的有关法律法规。2，编写原则：独立自主，平等互利，符合项目可行性研究报告内容和批准文件要求的原则3，主要内容合营各方的名称，注册国家，法定地址和法定代表人的姓名，职务，国籍合营企业名称，法定地位，宗旨，经营范围和规模合营企业的投资总额，注册资本，合营双方的出资额，出资比例，出资方式，出资缴付期限以及出资额欠缴，转让的规定合营各方利润的分配和亏损分担的比例合营企业董事会的组成，董事名额的分配以及总经理，副总经理以及其他高级管理人员的职责，权限和聘用方法采用的主要生产设备，生产技术及其来源原材料购买和产品销售的方式，产品在中国境内和境外的销售比例外汇资金收支的安排财务，会计，审计的处理原则有关劳动管理，工资福利，劳动保险等事项的规定合营企业期限，解散及清算程序违反合同的责任解决合同各方之间争议的方式和程序合同文本采用的文字和合同生效的条件附件和合同具有同等法律效力4，写作格式首部：标题公司名称+文种 前言 总则正文：定义条款 基本条款 一般条款尾部：结束 落款注意事项：合同的整体内容必须符合我国的涉外经济法和国际惯例，并须经我国政府审批机关批准后方能生效 合同条款内容，必须详尽，具体，完备语言表述要准确第十六章 经济诉讼文书一 概念和种类 1， 概念：参与法律活动的主体在处理经济活动因纠纷而引起的诉讼事务时，为实现当事人法律规定的权利或者履行法律规定的义务而依法制作的具有法律效力和法律意义的一系列文件的总称。2，解决途径：仲裁，诉讼3，诉讼文书：起诉状，答辩状，判决书，调解书4，作用：法院受理经济案件的依据 法院解决经济纠纷的法律凭证 诉讼活动的记录和凭证，反映了诉讼活动的全过程 通过程序法律实施实体法律的重要手段5，特点：法律性真实性规范性结构固定，事项固定，称谓固定，用语固定，司法文书呈现表格化准确性6，写作要求制作的规范化：遵循格式 主旨明确材料真实，具体，能说明情况 叙事清楚，说理清楚 表达准确，逻辑严密概念准确，前后一致；正确判断，切忌武断；合理推理，合乎逻辑词章的基本要求：语言准确 句式规范 修辞妥帖语言风格朴素平实；叙事说理，贵在陈直，不用曲笔；语言端庄郑重，使用规范书面语；恰当使用积极修辞手法，增强诉讼文书的表达二 起诉状1，概念：经济纠纷的原告在自己的利益受到侵害或者与他人发生争执纠纷时，向任命法院陈述纠纷事实，阐明起诉理由，提出诉讼请求，要求依法裁判的法律文书注意：必须有明确的诉讼对象 必须有明确的诉讼标的 必须充分阐明诉讼请求所根据的事实和理由2，格式首部：标题，当事人基本情况正文：请求事项，事实和理由尾部：致送法院，署名及日期附项注意：陈述事实要真实可靠 阐述理由要充分清楚 引用法律依据要准确完善 运用人称要前后一致三 上诉状1概念：经济诉讼当事人或他的法定代表人对各级人民法院第一审案件的判决或裁定不服，在法定的诉讼期限内按照法定程序，请求上一级法院撤销，变更原审判决，裁定或者重新审理而提出的诉讼文书注意：了解上诉法定期限 明确上诉人要求上诉是否具备法律规定的实质要件2，格式首部：标题 当事人的基本情况正文：案由 上诉请求 上诉理由尾部：致送法院，署名及日期附项注意：上诉人必须具备上诉权 上诉状的说理要有针对性 提交上诉状要注意期限四 答辩状1概念：经济诉讼案中的被告，被上诉人或被申诉人根据起诉状，上诉状，申诉状的内容，针对原告，上诉人，申诉人诉讼请求的主张，做出肯定或者否定的答复，并对其提出的事实和理由进行辩驳的书面材料2，格式首部：标题 答辩人的基本情况正文：案由 答辩理由 答辩意见尾部附项3，注意事项：答辩应有针对性，不可无的放矢 要抓住关键问题进行答辩 要用事实，证据，法律根据进行答辩